国贸公司合同管理制度.docx

公司合同管理制度
1．目的
为规范公司经济合同管理,防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益,制定本制度.
2。适用范围
本制度适用于公司、所属各部门对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等,包括买卖合同、加工承揽合同、运输合同、仓储合同等。
3。职责
3.1公司总经理负责公司销售、采购合同及其它经济合同的审批：
3。2公司商务运营部负责公司各类合同的管理工作,具体职责是：
3。2。1负责销售、采购合同的谈判工作，并根据公司法人的授权签订合同.
3。2.2负责制定公司采购、销售合同统一文本。
3。2.3负责对合同专用章、合同统一文本、法人委托授权书的发放和管理。
3.2.4负责对各业务部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性进行审查.
3。2.5负责牵头经济合同纠纷的处理。
3。2.7负责经济合同的档案管理.
3.2.6负责本制度的监督执行。
4.合同的签订
4。1合同的主体
签订合同的主体必须是具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其它部门不得擅自对外签订合同。
签订合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同、应经公司总经理同意.
4.2合同的形式
签订合同应采用真实的合同书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外,公司一般要求采用正式的合同书形式。
4。3合同的内容
4．3.1当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对当事人提供的资信情况载明的当事人名称、住所应保持一致。
4。3.2合同标的
合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、产地等内容。
4.3.3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物的数量,常年买卖合同无法约定确定数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等)。
4.3.4质量：有国家标准,行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号，煤炭、铁矿石等用指标描述的产品应约定主要指标要求，凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
4。3。5价款或报酬：价款或报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款，价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确，价款或报酬的支付期应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付.
4。3。6履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式。合同履行地点应力争对本公司有利的约定。
在买卖合同中应约定交付的手续,即合同履行的标志，如托运单、货权转移单、仓库保管员签单等。
4。3。7合同的担保和风险控制
签订经济合同时,要充分考虑到公司利益的保护和公司主动权的维护，要有随时撤出和规避合同风险的约束条款，要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
4。3.8合同的解释
合同文本中所有文字应具有排他性的解释,对可能引起岐义的文字和一些非法定专用词语应在合同中解释。
4。3。9保密条款
对涉及经营信息、和公司信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺的违约责任。
4.3.10合同联系制度
履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
4。3.11违约责任
根据《合同法》作适当的约定,坚持合同的公平性。
4.3。12解决争议的方式
解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的要约定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择第三地仲裁机构.
4。4签订合同的工作程序
4.4。1签订合同前，负责签订合同人员按照本制度4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的《五证》证书留存。
4.4.2销售、采购合同,由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，交付商务运营部审查后,附合同会审表报总经理审批，审批后，由商务运营部编写合同编号并加盖合同专用章并登记。必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法行审查。
4。4.3除业务销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人商谈后拟好合同条款,附合同会审表报总经理审批，由商务运营部加盖合同专用章。
4.4.4办理好合同批准登记手续后，合同文本随合同会审表交存商务运营部按规定存档和发放
5、合同的变更、解除
5。1在合同履行期间，由于客观原因需要变更或解除合同的，需经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成以前，原合同依然有效。
5。2变更或解除合同时应当采用书面形式。
5.3变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准，并登记.
5。4存在下列情况之一的,公司可单方解除合同.
5。4.1因不可抗力致使不能实现合同目的。
5.4。2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。
5.4。3对方延迟履行主要债务，经催告后在合理期限内仍然未履行。
5。4。4对方延迟履行债务或其它违约行为致使不能实现合同目的。
5。4。5法律规定的其它情形。
6、合同的履行
6。1公司各业务部门应按合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人履行其义务。
6。2在合同履行过程中，对公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认.
履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式两份的收货单，一份留存对方，一份自己留存备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人出具收条。
履行采购合同时付款时应由对方当事人出具收据或收条。

6.3在履行合同过程中,经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的,应立即终止履行，并立即书面上报公司商务运营部，并报总经理。
6。3.1经营状况严重恶化。
6。3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务.
6.3。3丧失商业信誉。
6.3。4有丧失或可能丧失履行债务能力的其它情形.
6.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认。
6。4.1在常年合同特别是常年采购、销售合同履行过程中，经办人员应定期对账，确认双方债权债务。
6.4。2在对方当事人发生兼(合）并、分立、改制或其它重大事项以及公司或对方公司的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债务
7经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
7。1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决.
7。2合同双方在一定期限(一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的经办人员应及时书面报告商务运营部和总经理，并拟处理意见,报总经理决定.
对方当事人涉嫌合同诈骗的，应及时报告商务运营部和总经理.
7。3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷,以及对对方当事人起诉的，业务部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报商务运营部。
8、合同的日常管理
8.1公司实行二级合同管理，公司商务运营部全面负责公司的合同管理，各业务部门负责所在部门的合同管理。
8。2所签订购销合同或各类协议，公司商务运营部存档一份（原件)、财务部、结算部、业务部门各一份，共四份。
8。3商务运营部合同管理人员，对公司所有合同都必须实行统一编号，分类归档。建立合同登记、发放、借阅、管理台帐.并认真记录，始终保持公司合同的可追溯性。
8.4公司的合同专用章、授权委托书均由商务运营部专人管理，各部门业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况有总经理批准。
8。5已签订的合同以及业务来往传真、信函、对账单等资料，各业务部门应自行保管好，重要资料应将原件交商务运营部随合同保管。
8。6合同管理流程
8。6.1业务部门同客户洽谈业务后负责起草合同草稿提交商务运营部。
8.6。2商务运营部对业务部门提交的合同草稿全面初审
8.6。3公司法律顾问根据国家法律、法规和国家相关政策对合同初稿条款把关.
8。6.4业务合同经上属部门审核把关后，形成合同最后文本交公司总经理审批。
8.6。5合同经公司总经理审批后,到商务运营部履行合同登记手续，并加盖公司合同专用章形成合同正式文本。
8。6。6将合同正式文本交合同管理员,合同管理员按程序分别进行复制、存档、发放。
8.6.7以上程序操作均由业务归口部门负责执行。
8。6.8合同管理流程图附后.
8。7合同审批相关链接
8。71公司与客户签订的长期合作协议、长期经济合同、单批次购销合同，按“流程图”1—————6项程序审批.
8。7.2被公司列入“观察”业务的相关合同按“流程图”1—6项程序审批。
8.7.3已经审批过的长期合作协议或长期合同项下的批次子合同和月度子合同，执行“流程图"1、4、5、6项审批程序。
8。8为给业务部门提供方便快捷，根据业务部门实际情况，在符合下列条件下的业务合同，业务部门可使用合同传真形式办理合同的审批。
8.8.1已经审批过的长期合作协议或长期合同项下的批次子合同和月度子合同。
8。8。2合同条款中明确指明“此合同传真件有效”的合同.
9、本制度自下发之日起执行。
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