外贸公司工厂外贸部门外贸业务员管理规章制度规范.docx

外贸业务员管理
1. 管理如要做到公正，公开，绝对需要员工的配合！如果员工藏
有私心，不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息，导致管理者
无法作出判断及相关决策。要做到公平公正，员工之间，员工与
主管之间需要互相监督。要做到完全公开,管理者必须有实权审
核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便
后来的员工查阅参考。
2. 如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪
资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括
销售技巧，付费平台发布信息数量,免费平台广告发布的网站数
量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考
核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本
相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升.通过考核制度发
放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客
户及销售额。
3. 关于现在划分的区域，虽然做到了区域平分，但是不可能做
到完全平等。总有区域相对好的和一般的.完全按区域分问题在
于免费平台，现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给
对方，但如果此业务员有私心不拿出来（当然现在我们有公开制度）或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心，因此没有那么
努力了。这时我们需要考核制度（免费平台广告发布的网站数量）
来约束。深入一步来说，如果他继续努力在更多的平台发布更多
的信息，但是还是别人区域的询盘，这时他的积极性会大大下降。
这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业
绩？
关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下
制度执行，以确保公司的利益最大化.红色字体是我标出的特别需要注意的.
（一） 日常工作
1. 8: 40之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息.
2. 综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为四
类：
（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时
3. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘
出来存入备忘录。
4. 工作结束之前确认一天的工作结果，将六点计划中完成和未完成的标注
出来。注明完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。
5. 每周一上午9点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五下
午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总
结.
总结内容应包括：
（1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。
（2） 总结一周内遇到的技术性问题。
（3） 总结在业务上遇到的问题
6. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，
交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情
况进行总结。
7对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总
结，进行客户评价分析。
8.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计
划.
（二） 客户开发前期工作
1. 收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，
及时跟踪和处理.
2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研
发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司
及办证机构联系，进行办理.
3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付
帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。
并将邮寄信息快递单据整理存档.确认客户收到样品后一个星期，须跟
踪样品测试结果.
（三） 报价及合同签定
1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，
应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客
户，并要求客户签字回传。
2. 收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销
售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客
户签定佣金协议。
3. 将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批
4. 合同盖章后，扫描发给客户确认签字。
5. 如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。
6. 双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案
（四） 安排生产（备货）
非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！
（部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理.不能业务员一条龙操作。）您
或许会觉得成本会增加，但这绝对是必要的！
1. 业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知
跟单员在速达50中及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。
2. 业务员需要和生产部计划好生产包装,发货和单据制作的时间表。
3. 业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。
4. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货
5. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。
（五） 发货
1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF
条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认
合适的轮班和发货时间。
2. 货物报关出后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等
扫描存档，并发给客户，进行确认。
（六）文件资料管理
业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），
必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标
识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮

助处理紧急事件。
（七） 电脑管理
1。 电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。
2. 业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。客户
资料半年进行一次光盘刻录，进行数据备份。
（八） £盘文件管理
1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电
子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都
能找到。
E 盘：高级客户 ：客户 Business Report Customer Fil Packing—
--Shipping document
低级客户：客户 邮件
潜在客户：客户 部件
2. 文件存放说明：Business Repor下存放业务进展，工作总结。Customer File
下存放来往邮件，传真，及报价°Packing下放置与包装有关的文件，图片Shipping
document下按合同号设置文件夹,分别存放各合同与出货有关的单据.保证所有与
客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。
（九）邮件管理
统一使用Foxmail管理.邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看
工作邮箱。
（十）产品报价程序
业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，
主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。
（十一）合同号登记本
业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部
门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称,产品名
称，数量，预计发运日期，目的地。
合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明.
（十二）单证保管
货物发出十日后,收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管
（十三）奖惩制度
业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规
定第一次给予警告，第二次给予扣分。