投资公司采购管理制度.docx

采购管理制度
采购管理制度
1. 采购原则
(1) 保证公司正常业务运营需求，有效控制成本，提高工作效率，同时避免造成在执行财务规定上的混乱和冲突。
(2) 建立规范的物品申购流程，做到从实际需求出发，充分合理运用公司的资源。
2. 采购流程
2.1. 申请
2.1.1. 办公用品
公司预算内采购，每季度最后一个月的25-30日由前台对办公用品/文具申请进行汇总，填写《办公用品采购计划》。要求必须清楚的列出申请理由和物品清单，并获得经理的批准签字。
2.1.2 .特殊物品及固定资产
非公司预算内采购，根据公司的情况需要而定的采买。但凡公司标签单价1元以上的采购应列为固定资产采购。采购人员应根据采购需求选择性价比最好的供应商并向经理提交《特殊物品及固定资产采购申请》，按审批权限获得审批后开始采购。请参见下方关于审批权限的规定。
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*单品价值在三千元以下的《特殊物品及固定资产采购申请》由经理审批，超过三千元的《特殊物品及固定资产采购申请》由公司最高负责人审批
2.2.供应商的选择
2.2.1. 办公用品
办公用品的采购应确定定点单位作为供应商，获得送货上门和长期优惠的服务。
2.2.2 .特殊物品及固定资产
(1) 对公司定购的物品至少应与三个以上的供货商联系，请供货商提供报价。收到报价后，采购人员须对每一个供货商的报价进行比较和评估，具体评估内容包括：
供货商的信用和信誉
商品或服务内容
价格和降价余地
质量、技术参数和规格
交货期和交货计划
付款时间和计划
质量保证
售后服务
技术培训等
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(2) 经过对供货商报价的比较和评估，然后将评估报送公司最高负责人审批。
(3) 评估报告批准后，即可开始与供货商谈判有关合同或购货单的条件和条款，并根据重大开支的具体项目准备合同或购货单。合同或购货单包括以下项目：
公司名称和地址
供货商的法定名称和地址
合同或购货单的日期
合同或购货单编号
发运或交货期
价格条款
交货地点
付款条件
付款计划
所需文件
数量
单价和币种
计量单位
货品或服务的名称和内容
规格、型号、类型、技术参数、备品备件、服务范围等
包装
安装调试和验收
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价格类型
质量保证和索赔
仲裁
合同或订货单条款的修订和更改
需要特别通知的事项：如货物出运前要通知运输计划等
2.3 .特殊物品及固定资产采购流程
(1) 采购人员根据物品申购明细，在寻找3家以上的供应商并要求对方提供公司介绍、营业执照、银行账号、产品功能、价格等相关资料后，就可以进入实际采购阶段。申请人员如果对产品熟悉或已有固定的供应商，应提供相关的供应商资料。
(2) 办公用品的采购确定定点单位作为供应商，实行送货上门和长期优惠的服务。
(3) 收到供应商提供的商品报价后，采购人员进行价格、质量、以及提供的配套售后服务等综合考虑因素方面的比较，然后做出决定，并报经理审批。
(4) 对今后可能继续购置的物品的供应商，应根据其表现和服务质量，与其签订较长时期的双方协议，以保证货源的充足和价格的优惠。
(5) 采购的产品涉及专业方面知识的，相关人员必须同时参与采购工作，并负责所采购的产品涉及到采购后的安装、调试、使用、培训、售后服务等的联系工作。
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(6) 对公司所购物品，所有员工必须在采购人员处填写《固定资产验收单》(请参见固定资产管理制度)，对新购物品进行登记验收。如有产品购置协议，须提供协议复印件给采购人员存档。
2.4. 合同的审批和签定
(1) 涉及合同签署的文件应征询律师意见。
(2) 合同签订后，根据合同的有关规定及执行情况，按审批权限逐级审核后，报公司最高负责人审批。
2.5. 付款流程
公司采购付款有三种方式：公司预付款、公司后付款以及员工垫付。请参见PPT《采购及付款流程图》的相关内容。
2.6. 采购后工作
2.6.1. 发票
采购的物品必须具有全套合法的发票凭证。对此，行政人员必须配合出纳人员完成报销的工作。
2.6.2. 文档
产品的说明书原则上由使用人留存，产品的保修卡等维修凭证则由行政人员留存，以便解决今后产品的保修和维修上等事宜。
2.6.3. 售后保修和维修
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所购产品如遇质量问题需维修的情况时，由行政人员和产品使用人共同联系维修事宜。涉及产品专业质量上的问题反映，相关人员必须配合，共同解决，不得推诿。
2.6.4 .办公室设备和办公家具的购置及保养
(1) 使用人购买办公室设备和办公家具时应向行政人员征询有关规格、标准、预算等方面的意见，由经理同意，报行政人员办理。
(2) 行政人员应设有设备保养合约档案，员工在设备发生故障时应交由行政人员处理。行政人员负责办公家具的修理。
2.6.5.办公室设备和办公家具的迁移
(1 )行政人员对办公室设备和办公家具统一编号，实行"公司统一调配，使用人负责"的管理办法。
(2)行政人员负责办公室之间以及员工之间设备和家具的迁移，并安排专业人员或外包公司处理大件物品的搬移。
(3 )为使固定资产登记与设备、家具的实际使用情况保持一致，各员工若要移动公司内的设备和办公家具，应事先通知行政人员并填写资产移动表。
(4) 员工调离或辞职前应把办公文具、抽屉及书柜锁匙交还行政人员。
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2.6.6 .公司资产、办公设备和办公家具的报废
(1 )办公设备和办公家具的报废由行政人员在维修无效的情况下报经理和财务人员批准后作报废处理。
(2)电脑、电器设备的报废须经行政人员和技术人员确认后报经理和财务人员批准，由行政人员作报废处理。
3. 违反采购纪律的处理
凡违反本规定的申请人员、采购人员或使用人，如果有违犯公司以上相关规定的，将予以通报批评；情节严重的，公司将以严重违反公司纪律论处。
4. 其他说明
本规定由公司行政人员负责制订、修改和解释，自公布之日起实行。
5. 人员分工
(1) XX为公司最高负责人。
(2) XX为公司经理。
(3) XX担任公司行政人员兼采购人员。
(4) XX担任公司财务人员。