档案管理制度范文.docx

档案管理制度
为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。
各级档案管理员职责
.公司办公室负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管；
.各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；
.档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；
.各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。
档案分类
.法规性文件。包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。
.公司的重大决议。包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
计划性文件。包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。
.总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
.凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。
.证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
.汇报性文书资料。包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
.劳资人事资料。包括公司下属各部门的人事任命、调整，员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。
.声像制品资料。包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
各部门在档案管理工作中，凡是涉及以上资料的，应在本部门内进行分类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理。
档案管理程序
建档。档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料，档案管理人员必须命名。
编号。同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在《档案登记目录表》（见附件一）中填写名称、日期等信息，以便查阅。
保管。各部门应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。
存档。档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1. 永久保存：
公司章程、制度、合同
组织规程及办事细则
董事会、管委会记录
财务报表
政府机关核准文件
不动产所有权及其他债权凭证
工程设计图
一3 一
其他经核定须永久保存的文书
1. 10年保存：
.预算、决算书类
.会计凭证
.事业计划资料
.其他经核定须保存10年的文书
1. 1年至5年保存：
.期满或解除之合约
.其他经核定保存5年的文书
会议纪录
1. 1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。
四、档案日常管理
.借阅
1.借阅手续：
.公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别。因工作需要，公司的其他人员需借阅档案时，由借阅人填写《借阅档案申请表》（见附件二），经过部门负责人审核并由办公室主任签字批准后，方可借阅。如果审核人或批准人不在公司，可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理，待审核人或批准人回公司后签字确认。
绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在《借阅登记表》（见附件三）上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
1. 借阅人须爱护档案，保持整洁，不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
2. 借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。
3. 借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
4. 会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。
销毁
公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
一5 一
凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁；一般的档案资料，由部门负责人批准后方可销毁。
每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》（见附件四），报公司主任审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案资料销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章。《档案资料销毁清册》需永久保管。
保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
移交
需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》（见附件五），报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
保密
档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
附件一：档案登记目录表附件二：借阅档案申请表附件三：借阅登记表附件四：档案资料销毁清册附件五：档案移交登记表附件一：档案登记目录表档案登记目录表
目录编
号
档案名称内
容
种类
档案编
号
归档日
期
交件人签
名
收件人签
名
备注

附件二：借阅档案申请表
借阅档案申请表
档案名称及文号

总页（份）数

借阅用途

借阅时间

归还时间

借阅人

审核

批准

注：1、归还时间原则上不超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续;
秘密级档案不得超过4小时。
2、人事档案转移时，归还时间栏填档案不归还和档案转移字样。
3、外单位借阅档案，需持单位介绍信，经部门领导签字，副主任审核、主任批准后借阅。

附件三：借阅登记表
借阅登记表
借阅日
期
部门
档案名称
及文号
方式
密级
页数
借阅人
归还日
期
收档人
备注
借阅
查阅

附件四：档案资料销毁清册

档案资料销毁清册
序号
档案
名称
销毁人
签章
监销人
签章
公司负责
人意见
销毁原因
销毁时间
页数
备注