电大专科《办公室管理》期末试题及答案.docx

2030电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）

一、单项选择题I请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分.共10分）
1. 文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？（）
A. 初次写信，或有过激言行的
B. 有过激言行或漫骂领导的匿名信
C. 已做结案处理的
D. 没有具体内容的匿名信
2. 社交场合很讲究次序礼仪，一般（）。
A. 以右为次
B. 以右为尊
C. 以后为次
D. 以左为尊
3. 在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够 的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（）了解要求约会者的心理。
A. 社交的能力
B. 说话的技巧
C. 听话的能力
D. 听写的能力
4. 以下关于文员在差旅预订工作中的行为，哪一项是不适宜的？（）
A. 飞机票预订时，与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人
B. 预订火车票时，首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求
C. 如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话
D. 不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书而形式的证明
5. 文秘人员要关心上司的健康，如果上司生病初愈后，文员的行为中哪一项是恰当的？（）
A. 不要再让上司接触医疗检查，从而减轻上司的患病心理负担
B. 日程安排相对紧凑一些，从而把上司因生病耽误的时间迅速补回来
C. 暂时不要给上司安排任何职务活动
D. 注意安排好上司的饮食
6. 一般而言，在办公室里，（）的位置是上座。
A. 离入口最远
B. 离人口最近
C. 靠近门口
D. 靠近窗户
7. 文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的？（）
A. 最好到价格便宜的商店去购买办公用品，质量并不重要
B. 作出预算，按月或季度预计办公室的开销来控制开支
C. 采购大量物品时可以享受批量折扣，就一次多购买一些办公用品
D. 限制不必要的长途电话，轻易不要选择快递服务
8. 以下哪些接打电话的行为是不正确的？（）
A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击
B. 给上司的来电留言，应正而朝下放在他的办公桌上
C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用
D. 中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置
9. 邮件的寄发不要考虑以下因素（）o
A. 时间
B. 便利
C. 经济
D. 爱好
10. 关于握手的礼仪，下面说法错误的是（）o
A. 一般以3秒为宜
B. 右手握手是最普遍的握手方式
C. 一般社交场合握手不可太用力
D. 为了表示亲切，男士和女士握手时，可以双手相握
二、判断题（正确划“"”，错误划“ X ”，每小题1分，共10分）
11. 办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。（X ）
12. 文员对上司进言，无论是关于什么事，都应该在个别场合私下表达。（X ）
13. 正确的邮件信封拆封位置是在信封的右边侧。（V ）
14. 介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻 的人。（V ）
15. 文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（X ）
16. 上司和文秘人员必须在周末核对下周的行动计划，或是每天早上核对当天的行动计划。（V ）
17. 交际应酬要讲求时效，若时机错过再补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（V ）
18. 合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。
（X ）
19. 社交交谈中，一般忌讳谈对方的个人私生活话题。（V ）
20. 文本文件是没有格式控制的纯字符文件，在使用时不受计算机软硬件类型的控制，兼容性好。
（V ）
三、 简答题（每小题10分，共20分）
21. 简述办公室的四种含义。
答：（1）广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。（3分）
（2） 狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。（3分）
（3） 特指的：党和政府机关企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办 公厅。（3分）
（4） 专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。（1分）
22. 制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？
答：（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用 印。（3分）
（2） 文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。（3分）
（3） 文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。（2分）
（4） 要核实用印份数，超过份数的不能盖印。（2分）
四、 设计题（每小题15分。共30分）
23 设计一份电话记录单。
来电m位

来电弓码

来电者姓名

分机

来电时间
年 月 日 时 分

内齐摘要*
上司批示

处理结果1

记录人

24. 当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？
答：（1）先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”（3分）
（2） 然后请来访者稍坐，再联系上司。（3分）
（3） 向上司汇报：“您约好的某某单位某先生（女士），现在已经来了”。（4分）
（4） 如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生（女士），真抱歉，不知您已约好, 让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。（5分）
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25. 案例题一：
文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹 又向他作了请示，结果丽位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹 与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。
请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？而对这种情况小曹应该怎么办？
答：（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了， 就应按孙的意见办，不应多头请示；（4分）
（2） 在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；（2分）
（3） 两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按 孙的意见办；（3分）
（4） 如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；（3 分）
（5） 如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这是文员 执行主要决策人的意见。（3分）
26. 案例题二：
公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9： 00到11： 00召开销售员会议，要求小刘通知 有关人员.小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了， 也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了.
一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：“兹定 于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席
星期四上午8： 30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了 一会就走了. 9： 00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中2个说，他们已经约好客户在10： 00 见面.到了 10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴.公司一共 有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。经理对小刘非常不满，
问题：你认为小刘究竟错在哪些地方？正确的做法应该是怎样的？
答：（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备一份名单；（2分）
（2） 打印好书而通知；（2分）
（3） 在3天内，当而发放通知或电话通知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上的何 个人；（2分）
（4） 通知不能只写在布告栏里，可能不被人注意；（2分）
（5） 通知上应写清会议的时间（开始到结束时间）、地点；（2分）
(6) 应详细写清会议内容，应做好哪些准备；(2分)
(7) 应提前到会议室做好准备，做好签到工作；(3分)