ERP系统应用标准规范-ERP系统实施、管理与维护规定.doc

ERP系统应用标准规范

第一章 ERP应用标准
1、库存模块：
库存模块要求达到集成整个库存业务的收、发、存操作，满足现有和将来的业务必需求，具体目标如下：
l 成品仓库存准确率达到100%；
l 材料仓库存准确率达到98%以上；
l 车间库存项目数量误差率控制在正负5%；
2、采购模块
采购模块要求反映整个供应商、报价单、请购单、采购订单及各审批结构的信息输入、跟踪和维护，具体目标如下：
l 采购报价单相关信息：供应商、项目、价格、币种、有效期准确率达到100%；
l 采购订单相关采购信息：价格、数量、币种出错率控制在3‰；
l 采购订单完成率达到95%以上；
3、BOM模块
BOM模块反映了整个产品的结构、层次、生产工序信息，是最基础也是最关键的数据，具体目标如下：
l 按编码规则编制的项目编码和以蓝图为依据录入的项目描述的准确率达到100%；
l 项目属性信息：模板、单位、供应类型、供应子库、计划员等属性定义的准确率达到99%以上；
l BOM信息：清单项目、定额、损耗、供应类型、有效期等BOM信息的准确率达到98%以上；
4、计划模块
合同评审是计划系统的源头数据，计划运行结果直接指导生产和影响采购的及时性、准确性，具体目标如下：
l 依据合同评审录入主计划的准确率达到100%；
l 通过主计划运行出的生产计划准确率达到90
l 通过主计划运行出的物料必需求计划准确率达到85%；
注：生产计划和物料必需求计划准确率的评定是依据单次计划运行的结果而得，未将插单、推迟、取消等影响计划准确性因素排除。
5、WIP模块
车间生产任务是车间的生产指令，由计划模块下放而得，车间生产任务执行、清理状况又会影响计划运行的准确率，具体目标如下：
l 每月车间生产任务总装执行率达到98%以上；
l 任务的定义、帐户类别、外协替代清单的出错率控制在5‰；
l 每月外协任务总体执行率达到90%以上；
6、成本模块
成本数据可以充分体现公司经营的成本目标及状况，使不同期间成本数据的可比性加强，具体目标如下：
l 财务制定的成本录入的准确率达到100%；
l 成本录入的数值控制在有效报价单最高价和最低价之间；
7、评定标准
为了对事业部各子公司ERP系统的应用状况进行评定，以更好地推动ERP系统的应用和发展，特以几大模块的主要运行数据为依据，结合事业部的特点和业界的相关评定标准制定出一套在事业部范围内通用的ERP系统实施评级标准，具体参数如以下表格：
ERP系统评级标准
评比项 级别
A级
B级
C级
库存准确率
>=98
95-98
<=95
采购订单执行率
>=95
85-95
<=85
BOM准确率
>=98
95-98
<=95
计划准确率
>=90
80-90
<=80
总装离散任务执行率
>=98
90-98
<=90

第二章 ERP维护应用规范
为达到以上目标，必需要系统管理员从系统整体角度对系统设置、方案制定、流程制定、日常培训及维护进行合理、有效、便捷的管理和监控，更必需要业务操作员严格按照既定的操作规范进行操作，才干更充分、有效的应用系统为企业管理服务。
第一节 系统管理员维护规范
一、日常维护
1、 日常操作异常信息的处理：依据业务操作员反馈的异常信息，追查原因，跟踪处理；
2、 库存模块维护：每月1－2次抽检财务仓库的单据〔不少于10项〕或依据投诉内容跟踪帐务处理状况；每月1－2次对仓库数据进行抽检〔抽检项目不少于15项〕以统计库存的准确率，并将抽检结果全公司通报；
3、 采购模块维护：每月1－2次或依据投诉内容检查采购业务员报价单和采购订单录入、维护、清理状况；每月10日前对各公司上月采购订单执行率进行统计、通报；
4、 BOM模块维护：依据投诉内容检查BOM操作人员项目录入、属性选择、BOM录入及维护状况；每月5日前要求各公司BOM人员出具上月新增BOM检查状况表及旧款BOM抽检状况表〔旧款BOM抽检范围不得少于5款〕，系统管理员抽检上述数据，并将BOM准确率全公司通报；
5、 计划模块维护；每月1－2次依据合同评审单检验计划输入状况或依据投诉内容对计划和请购单的输入、运行、清理状况进行检查；每月1次依据运行出的生产计划、物料必需求计划统计生产计划准确率和物料必需求计划准确率，并全公司通报；
6、 WIP模块维护：依据投诉状况对任务下放的时间、内容、必需求更新、任务清理等要素进行检查；每月1次对任务清理状况进行抽检〔抽检不少于20个任务〕，并反馈给相关业务部门；每月10日前统计出上月车间生产任务和外协任务总体完成率，并全公司通报；每月对车间异常负库存跟踪处理1次，并分析产生原因；
7、 成本模块维护：运行零成本报表或依据采购订单引不出估价价格或依据对财务影响的状况对成本定义、累积、冻结状况检查；
8、 对业务操作人员的考核：依据各模块操作、考核手册及相关人员的投诉状况进行查实、考核；
9、 例会制度：建立例会制度，每月在公司召开一次ERP例会，反映系统近期运行状况，商讨解决应用过程中碰到的问题，并提出整改目标。
二、培训工作
1、 新业务流程培训：
培训对象：业务流程变更涉及到的所有业务操作人员；
培训内容：新业务流程系统操作步骤、方法及与关联业务的影响；
培训效果：熟练运用新业务操作方法进行系统操作。
2、 岗位调整培训：
培训对象：岗位调整人员；
培训内容：新岗位涉及到的系统模块功能、原理、业务流程、查询和报表功能的培训；
培训效果：清楚岗位系统使命，熟练系统操作。
3、 必需求培训：
培训对象：提出培训必需求人员；
培训内容：依据提出的必需求进行系统培训；
培训效果：满足必需求人员的具体要求。
4、 自行组织培训：
培训对象：针对系统使用状况欠佳的部门、人员；
培训内容：改正应用不当之处，灌输正确的使用方法；
培训效果：达到系统应用正常的操作要求。
三、系统管理
1、 使命控制：依据不同用户的职能必需求进行使命的控制；
2、 业务流程制定：依据新业务必需求制定新业务流程，并编写具体的操作方案；
3、 系统设置：依据业务特征结合系统设置要求进行系统设置；
4、 各模块操作手册的制定：依据各模块已制定的业务流程编写具体的操作手册；
5、 各模块考核手册的制定：依据各模块的具体操作要求制定明细的考核手册；
6、 系统安装：对必需要使用系统的用户进行 指引或实地安装；
7、 杂项帐户、子库的维护：依据申请表进行杂项帐户、子库的添加、更新、失效和删除；
8、 任务、订单关闭：按周期〔月〕在月底将任务关闭；按周期〔月〕在月底将采购订单〔范围为前个月的采购订单〕关闭；
9、 周期打开：在每月第一天将采购、库存、成本周期打开；
第二节 业务人员操作规范
一、库存模块
1、 每日下午5：30前发生的帐务处理必需在当日完成，每笔帐务处理必需有相应的单据对应；
2、 非寄售物料的订单接收，检验合格后必需按“接收－检查－交货〞的步骤进行系统操作；寄售物料的订单接收，先做接收操作，生产实际领用时，再做“检查－交货〞操作；物料退货要选择对应供应商的采购订单进行操作，同时要输入对应的红冲收料单号；
3、 移库发外加工〔返回〕必需输入外协外包出仓单号〔红冲单号〕，注意移库类型要选择正确；外协件完工入库后，要核对发外材料的倒冲状况，以避免外协库存出现问题；
4、 帐户别名的使用必需经财务领导审批后才干进行，注意帐户别名要选择正确；
5、 盘点严禁出现错盘或漏盘现象，盘点差异必需有书面的财务领导审批才干按照盘盈盘亏的帐户别名对仓库数据进行调整；
6、 严禁打重收料单或不按照要求提交收料单报表，造成重复、虚假的现象；
二、采购模块
1、 采购报价单必需输入正确的价格、有效日期等信息，报价单输入完毕后，将报价单状态由“未释放〞改为“以释放〞；
2、 采购部门要及时提供供应商供货或停供的相关资料以便财务部门及时在系统中添加或终止供应商的供货资格；
3、 采购请购单必需注明项目、数量、必需求日期及供应商信息，采购计划员将其自行审批，关于不再使用或影响计划的请购单采购计划员要及时取消；
4、 采购业务员从物料必需求计划生成采购订单，依据物料必需求计划分配的供应商在订单上输入对应的供应商，检查币种、汇率、项目、数量、价格、订约日期、子库存等信息无误后，将订单自行审批；
5、 严禁采购业务员从物料必需求计划生成采购订单，又手工定义采购订单，从而影响采购计划；严禁采购员随意更改订单数量和供应商；
6、 采购订单出现错误时，采购业务员要及时通知相关部门；
7、 采购业务员要定期对采购订单进行清理关闭工作，以免影响采购计划运行的准确度；
三、BOM模块
1、 系统项目要唯一，描述要清楚，模板类型的选择和属性〔供应类型、单位、子库存等〕的定义要正确；
2、 BOM人员添加新项目后，要即时通知财务部门添加新项目的标准成本，以防发生的事务处理产生成本差异；
3、 BOM人员在修改描述、失效项目时，要合计库存量、采购订单、离散任务、BOM清单的影响，才干进行相关操作；
4、 BOM的添加依据蓝图进行，产品的层次、定额、损耗、供应类型、子库存信息按系统要求进行录入；外协BOM的添加要更改除加工费外所有项目的子库存为对应的外协仓库，加工费项目的子库为加工费特定仓库；
5、 BOM清单的维护依据技术部门出具的新版蓝图、更改通知单或联系单进行更新；
6、 BOM员每月5日前将上月新增BOM全查，旧款BOM进行抽检〔不少于5款〕，并将检查状况表反馈给系统管理员；
四、计划模块
1、 主计划员依据销售订单将订单输入主计划，天天按时运行：
空调电机公司生产计划运行时间为晚上10:30；
洗涤电机公司生产计划运行时间为晚上10:00；
电子电器公司生产计划运行时间为中午11:30；
2、 计划员天天依据主计划运行出的物料必需求计划下放总装生产任务指导车间生产和采购请购单指导采购部门进行采购；
3、 计划员定期〔每星期〕查询计划例外信息，对影响计划准确度的请购单、总装生产任务进行跟踪清理，对采购订单通知采购业务员进行处理，对部件生产任务通知生产计划员进行处理；
4、 计划员每月初对因任务关闭产生的计划反冲信息进行清理；
五、WIP模块
1、 生产计划员依据主计划员天天下放的总装生产任务定义部件生产任务；
2、 生产计划员定义任务时注意帐务类别和类型的选择要正确；定义外协任务选择对应的外协替代BOM；
3、 对实际领料和任务不符的状况要更改任务必需求或做项目替代；
4、 严禁随意定义非标准任务以达到随意领料的目的，并注意非标准任务所挂物料的供应类型应全部为推式；
5、 车间操作人员要及时处理任务的发料、完工入库操作；
6、 车间操作人员要不定期核查车间班组报数数据的准确性；
7、 车间操作人员要追查车间负库存产生的原因并进行处理；
8、 离散任务归口由各子公司指定人员进行清理，严禁其它操作人员随意更改任务状态；
六、成本模块
1、 成本维护员依据新增项目信息及时定义项目的标准成本；
2、 项目标准成本定义后，要对半成品或成品进行成本累积；
3、 成本维护员依据集团规定每月月底定期进行成本冻结；
4、 当采购项目成本发生变化时，成本维护员要对标准成本及时更新，并对该项目的装配项目进行成本累积的更新。