基于Excel的进销存系统设计-使用Excel制作进销存表格.doc

基于Excel的进销存系统设计方法
王学宝
（齐齐哈尔大学应用技术学院，黑龙江 齐齐哈尔 161000）
摘 要：以Excel电子表格软件为设计平台为企业设计出符合自身日常工作的财务软件。本文先对已知数据进行了归纳与总结，分别制作了商品信息表，往来客户表，通过使用Excel电子表格自带的函数公式完成了入库单、销售单的制作。通过使用编程功能来实现库存商品日记账，库存商品日记账的数据是将入库单与销售单内所记录的数据按照时间的先后顺序记录过去的。结算单查询与修改、往来款查询与库存商品明细账等表格都是通过编程功能实现的，此编程主要实现在库存商品日记账内取数。单项利润表的实现是使用函数公式。
关键词：进销存系统设计；Excel；存货发出计价方法
全文目录
一、需求分析 1
（一）用户需求分析 1
（二）已知数据分析 2
二、设计思路 2
（一）总体设计思路 2
（二）具体设计思路 2
1、 基础工作 2
2、 入库单 2
3、 销售单 3
4、 往来款查询 3
5、 库存商品明细账 3
6、 单项商品利润表 4
三、技术难点 4
（一）销售成本的确定 4
1、 理论分析 4
2、 库存商品日记账 5
（二）结算单的查询与修改 5
1、 结算单的查询 5
2、 结算单的修改 5
结论 6

一、需求分析
（一）用户需求分析
适用于经济业务流程比较单一，产品品种不多，供应商相对较少，主要将产品销售给大众。首先依据业务流程，将日常发生的进货与销货按照时间的先后顺序逐笔记录下来。其次根据客户查询往来款，根据商品查询库存商品明细，根据进货与销货的票据对购进与销售的商品进行查询，按照还款与收款的票据对往来款进行查询。查询主要能够将前期记入的商品能与录入时的票据进行核对，如果出现了录入时的错误能进行修改，而且不影响数据的准确性与真实性。
（二）已知数据分析
入库单显示了商品采购情况，内容包括商品的型号、吨数、件数、每件的包装数量、采购总价、含税情况以及货款支付情况等；销售单反映了商品的销售情况，内容包括商品的型号，销售数量（包括理论吨数、件数、每件的包装数量、销售款、含税情况以及回款情况等）；库存表反映商品的存量信息，但是该公司提供的数据量较小，只有库存商品的数量情况，包括型号、件数、每件支数等，缺少理论号数、实际吨数和库存金额等重要信息。
二、设计思路
（一）总体设计思路
首先在Excel表格内创建商品信息表，往来客户表等已知信息。本部分是本表制作时的基础工作。库存表是查看企业商品的库存余额的情况，一部分体现期初余额，一部分体现当前库存。此表的数据主要是从基础工作与库存商品日记账得来的。往来客户表是查看往来款项的，它主要体现的是整体的资金往来，部分是期初数额，部分是当期数额，此表的数据也是从基础工作与库存商品日记账得来的。依据业务流程分别设计了入库单与销售单。入库单与销售单的大体设计思路是相同的，本表聚集了所有的记载项目和所有的有用的信息。然后在根据库存商品日记账的进行以下工作，工作的主要内容就是在此表内进行取数来完成查询功能。单项商品利润表是本企业想要体现商品各自的价值和能为企业创造的利润等。
（二）具体设计思路
1、 基础工作
先根据产品的品名、型号、长度、等级、产地共同组建了商品编号。再一次填列品名、型号、长度、等级、产地和产品所对应的系数，这样就建立了商品信息表。将以前的数据资料进行整理、归档，把库存商品的期初数额与往来款的期初数额进行归纳，分别把期初数录入到库存表与往来客户表内。
2、 入库单
入库单主要是记录企业购买商品的表格，所以在设计表格时应该先考供应商、购买日期、是否含税、是否调货等，再根据所购商品的信息进行记载，所需记载的事项有品名、型号、件数、支数、零头、米数、单价、吨数、代垫运费、货款、其他费用等内容。商品编号是商品信息表的内容，主要是由产品的品名、型号、长度、等级、产地共同组建的，是商品的合集，可以辨别产品。本设计通过使用数据有效性与商品信息表相结合，产生下拉列表，通过下拉列表进行选取。品名、型号、长度则是利用函数公式“MID”与商品编号联系起来，只要选取商品编号就会对应出现品名、型号、长度等。供应商也是通过使用数据有效性与往来客户表联系在一起，产生下拉列表，也可选取。本表还包含编程内容，在表下方设有两个按钮，一个是确定按钮，一个是取消按钮。在本表的下面同时也设有还款事项，也是根据编程与库存商品日记账联系在一起，再确认无误后点击确定按钮，相关数据就录入到库存商品日记账里。
3、 销售单
销售单主要是记录企业销售商品的表格，所以在设计表格时应该先考客户、购买日期、是否含税、是否调货等，再根据所购商品的信息进行记载，所需记载的事项有品名、型号、件数(J)、支数(Z)、零头(L)、米数（M）、单价、吨数、代垫运费、货款等内容。商品编号是商品信息表的内容，主要是由产品的品名、型号、长度、等级、产地共同组建的，是商品的合集，可以辨别商品。
商品的系数是通过使用“VLOOKUP”在商品信息表中进行寻找。商品编号是通过使用数据有效性与商品信息表相结合，产生下拉列表，通过下拉列表进行选取。品名、型号、长度则是利用函数公式“MID”与商品编号联系起来，只要选取商品编号就会对应出现品名、型号、长度等。供应商也是通过使用数据有效性与往来客户表联系在一起，产生下拉列表，也可以选取。本表带有很多公式，本文在设计时已将这些公式进行保护。
4、 往来款查询
往来款查询表是建立在库存商品日记账的基础上。查询是指建立在已有的物质上进行查找。往来款查询是根据供应商或客户查看企业往来款项的,查看有多少货款没还,有多少货款没有收回来。此表主要体现摘要、单据编号、日期、商品编号、件数、支数、零头、理论吨数、货款、抹零、代垫运费、其他费用、往来户等。本表也是通过编程进行查询的。第一步,先在库存商品日记账内选好原区域，也就是把对此表有用的信息选出来。第二步,再在往来款查询表内设好条件区域,就是根据什么条件进行查询工作,本表是根据供应商或客户名、起始日期、结束日期等条件进行查询的。第三步，就是在往来款查询表内设置目标区域，也就是查询所显现的区域和显现的信息。这样就达到了往来款的查询表。
5、 库存商品明细账
库存商品明细账表是建立在库存商品日记账的基础上。查询是指建立在已有的物质上进行查找。库存商品明细账是根据商品编号查看企业商品的往来情况,查看商品的进销存情况。此表主要体现摘要、单据编号、日期、商品编号、件数、支数、零头、理论吨数、货款、抹零、代垫运费、其他费用、往来户、进货吨数、库存吨数,移动平均单价、库存金额（成本）等。
6、 单项商品利润表
单项商品利润表是通过使用函数公式"SUMIFS"在从库存商品日记账中进行取数，计算来完成的。单项商品利润表的主要内容有商品编号、销售货款、销货成本、净利等。销售货款是指不含税货款，主要是使用"SUMIFS"在库存商品日记账摘要栏内查找"销售"，再查找所销售商品的商品编号与利润表的商品编号相对应，再从不含税货款列进行查找。销货成本大体与销售货款相同，不同之处在于此项是在成本列进行查找。净利则是通过函数公式将销售货款与销售成本相减。
三、技术难点
（一）销售成本的确定
1、 理论分析
由于产品难以区分进货批次，所以只能选用平均法。全月一次加权平均法与计划成本法等同于一种方法。设期初库存数量为q0，单价为p0；本期n次采购数量与采购单价分别为和；本期发出存货总数量为QD（Quantity of Deliver)。
一次平均法的结果:
设当期可供发出存货总金额为Amt，则

设本期可供发出存货总数量为Q，则

设一次平均单价为p，则有

设发出存货成本为AD(Amount of Deliver)，则

计划成本法的结果
设该存货的计划单价为P，本期采购的累计差异为ErrA (Error Accumulated)，差异率为Err，则

加权平均法适用于任何企业，加权平均法中的移动加权平均法虽然存在误差，但误差小于全月一次加权平均法于计划成本法，所以采用移动加权平均法。
2、 库存商品日记账
库存商品日记账的关键在于能将商品按照进销的先后顺序记录下来，这样就为计算移动平均单价创建了良好的条件。该表的记载事项主要是依据入库单、入库单下设的还款栏、销售单与销售但下设的收款栏。库存商品日记账内的摘要与单据编号会明确该项业务来自那个表。日期、商品编号、件数、支数、零头、理论吨数、货款、抹零、代垫运费、其他费用、往来户、是否含税、是否调货、成本、发票、售价、账户、单价与进货吨数等内容都是来自入库单、入库单下设的还款栏、销售单与销售单下设的收款栏。库存吨数与库存金额等内容则是为了计算移动加权平均单价。不含税的货款是针对发票上的数额来计算。此表之所以设计得这么庞大，一是为了计算移动平均单价，二是为了实现一些查询功能。
（二）结算单的查询与修改
1、 结算单的查询
结算单查询表与入库单、销售单大致相同。因为结算单查询是查询以前录入的数据有没有错误。本表的设计思路，第一，表格的设计，结算单查询表主要包括供应商或客户，日期，是否含税，是否调货，商品编号、品名、型号、件数、支数、零头、长度、单价、吨数、代垫运费、货款、其他费用等内容。第二，本表设有查询按钮，此按钮是将库存商品日记账表内的信息利用编程将想要的数据能显现在本表内，便于对账。查询功能是依据单据编号来进行查询的。
2、 结算单的修改
结算单的修改是根据所查询的信息与原始单据核对完后，如果出现错记、漏记、记重等事项，再在本表内进行修改。一开始仅使用函数公式进行查找，后因为出现错记、漏记和记重时无法进行修改，只要进行修改就会破坏本表的公式，本文为了避免表格公式被破坏，就将公式与编程结合起来使用。修改的主体思路就是先利用编程删除错误数据，再利用编程在原区域进行插入。

结论
本文试着将会计工作与计算机技术结合起来使用。Excel表格本身具有很强的功能，不仅为我们提供了表格制作功能、支持数据计算等。而且自身还提供了系统编程的功能。表格内含有数学函数、三角函数、财务函数等公式，可供人们使用，我们还可以根据自己的需要，利用编程自定义一些函数，来供我们使用。本文介绍了Excel进销存系统的总体设计思路和具体设计思路，对设计难点进行了详细说明。

参考文献
[1] 于勇,基于NET的服装进销存管理系统开发[J].城市建设,2010,(7):52-54.

[3] 冉鹏,基于C/S模式的钢材进销存管理系统的设计与实现[D].大连海事大学,2021.
作者简介：王学宝（1966-），男，黑龙江人，副教授，硕士，研究方向为会计电算化和会计从业教育。