单位公司企业文件、档案管理制度.docx

文件、档案管理制度
1目的
对公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。
2范围
适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件的管理。
3职责
3.1总经理负责批准发布质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、工作标准。
3.2管理者代表组织管理体系文件的编写，审核管理体系策划输出文件、质量方针、质量目标、环境方针、目标及管理手册，批准发布程序文件、管理标准、技术标准及其它管理性文件。
3.3办公室负责管理性文件归管理，组织文件的编制、发放、评审、更改、换版及销毁等管理工作。
3.4质检部负责技术文件的编制、发放、评审、更改、换版及销毁等管理工作。
3.5各职能部门负责相关文件的编写、使用和保管等管理工作。
4程序内容
4.1文件分类：
4.1. 1第一层次文件：管理手册（包括：方针、目标）；
第二层次文件：程序文件；
第三层次文件分为四类：
a）管理性文件；
b）技术性文件；
c）合同、报告、记录及其他文件；
d）与质量、环境和职业健康安全有关的政策、法规等外来文件。
4.2文件的编号
管理手册：
JYL/ X X X （X） X X X X X X X
1文件发布年号
文件顺序号
文件版本号
体系类型代号
（位数不限）
公司名称代号

注：QEM表示质量、环境管理体系手册。
程序文件：
JYL/SP1 - 29
SP：程序文件1：程序文件序号29:发布年号
其它文件：JYL /文件类别号+顺序号-发布年号
文件类别：管理标准（GL ）、工作标准（GZ ）、技术标准（JS）、质量计划（ZJ ）、指南（ZL）、预案（YA）。
记录：
JYL/R +标准条款编号+顺序号
4.3文件的编写、审核、批准
4.3. 1管理体系策划输出文件、方针、目标和手册由办公室协助管理者代表组织编制，管理者代表审核，总经理批准；
程序文件、管理制度、记录表式及其他管理性文件由办公室组织各职能部门编写，办公室负责人审核，管理者代表批准；
技术性文件由质检部组织编写，负责人审核，管理者代表批准；
适用的法律、法规由文件获取部门确认，办公室负责发放，具体执行《法律法规和其他要求的识别与合规性评价程序》。
4.4文件的归档
文件经批准后，原版文件由该文件归管理部门存档，并按文件的类别填写《文件清单》进行登记。《文件清单》中至少应包括文件名称、编号、数量、批准人/日期、生效日期、归档日期等内容。存入软盘的文件也进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份，以软盘贮存的文件也应进行标识。
4.5文件的发放管理
4.5. 1管理体系文件分为“受控”和“非受控”两大类。所有受控文件在文件封面上加盖表明受控状态的印章，并注明分发编号。非受控文件，公司不对其发放、更改等方面进行控制。
文件归管理部门按管辖范围建立《文件清单》，并注明文件的发放总数,为确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本，文件的发放、回收要填写《文件领用（发放）登记表》。
4.6文件的评审与更改
每年底或次年初，由办公室组织对管理性文件评审，质检部组织对技术性文件的评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，并根据评审结果，由文件

归管理部门按要求统一实施修改；
文件更改时，归管理部门填写《文件更改申请（通知）单》，经原审批人进行审批后（如果不是原审批人审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料），文件归部门负责对相关文件进行更改，并保留更改内容的记录；
所有被更改的原文件由文件归管理部门收回统一处置，以确保有效文件的唯一性。
4.7文件的领用
文件使用者在《文件领用（发放）登记表》中签收，并注明领取文件数量。
因破损而重新领用的文件，分发编号不变，并收回旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发编号，并注明已丢失文件的分发编号失效；文件归管理部门作好文件发放签收记录。
4.8文件的保存
各职能部门及时填写受控文件的《文件清单》，并妥善保管好本部门的文件，存放在干燥通风、安全的地方。
办公室和质检部每半年对公司文件保管、使用等情况进行一次检查，以确保各部门使用的文件均为有效版本并符合要求。
任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.9文件的作废与销毁
所有失效或作废文件由文件管理部门及时从所有发放或使用场所撤出，防止作废文件的非预期使用。
因某种原因需保留的任何作废文件，由文件管理部门，加盖“保留资料”印章。
对要销毁或保留的作废文件，由文件管理部门填写《文件销毁（留用）申请单》，经原审批人批准后，授权相关人员销毁（留用）。
4.10文件的借阅与复制
借阅管理体系有关的文件，由文件管理部门负责人批准后，文件管理人员在《档案材料借用登记表》上登记后借阅。需复制管理体系文件，经分管领导批准后，由文件管理人员复制，并在《文件领用（发放登记表》上登记、编号。4.11外来文件的控制
收到的外来文件（包括国际、国内、行业标准、法规等），由文件管理部门识别其适用性，经部门负责人确认后加盖“受控”印章，并控制分发以确保其有效性。法律、法规和其他要求具体执行《法律法规和其他要求的识别与合规性评

价程序》。
4.12对承载媒体不是纸张的文件的控制，同样参照上述规定执行。
4.13作为记录的文件按《记录控制程序》执行。
4.14行政文件管理：公司内部拟、发文及外来信件、来文等行政文件按公文处理办法执行。
5相关文件
5.1《记录控制程序》
5.2《法律法规和其他要求的识别及合规性评价程序》
5.3《档案法》
6记录
6.1《文件清单》
6.2《文件领用（发放）登记表》
6.3《文件更改申请（通知）单》
6.4《文件销毁（留用）申请单》
6.5《档案材料借用登记表》知 丁