不动产登记中心档案管理制度.docx

不动产登记中心档案管理制度
为保证中心档案资料的完整，依据《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实施细则》和《不动产登记操作规范》（试行），特制定本制度。
一、登记资料的管理
（一）登记资料的范围
不动产登记资料包括：
1、不动产登记簿等不动产登记结果；
2、不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、登记原因文件、不动产权籍调查表等申请材料;不动产登记机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；其他有关机关出具的复函、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。
不动产登记资料由不动产登记中心、统一管理。
（二）登记资料管理
不动产登记资料由不动产登记机构管理。不动产登记机构应按照以下要求确保不动产登记信息的绝对安全：
1、不动产登记簿等不动产登记结果及权籍图应当永久保存；不动产权籍图包括宗地图和房屋平面图等；
2、不动产登记原始资料应当按照规定整理后归档保存和管理；
3、不动产登记资料应当逐步电子化，不动产登记电子登记资料应当
通过统一的不动产登记信息管理基础平台进行管理、开发和利用；
4、任何单位和个人不得随意损毁登记资料、不得泄露登记信息；
5、不动产登记机构应当建立符合防火、防盗、防渍、防有害生物等安全保护要求的专门场所，存放不动产登记簿和权籍图等；
6、除法律、行政法规另有规定或者因紧急情况为避免不动产登记簿
毁损、灭失外，任何单位或个人不得将不动产登记簿携出不动产登记机构。
二、纸质资料管理
（一）保管
不动产登记机构应妥善保管登记资料，防止登记资料污损、遗失，确保登记资料齐全、完整。
（二）移交
登记事项登簿后，不动产登记人员应整理登记资料，填写统一制式的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至资料管理部门。
（三）接收
资料管理部门应比对移交清单对移交材料进行检查验收，对符合要求的，资料管理部门应予接收。
（四）立卷
资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷。资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作，并应符合下列规定:
1、卷内材料应按下列顺序排列:
（1）目录；
（2）结论性审核材料；
（3）过程性审核材料；
（4）当事人提供的登记申请材料；
（5）图纸；
（6）其他；
（7）备考表。
2、卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。
3、卷内目录编制应符合下列规定：
（1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；
（2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；
（3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；
（4）备注应填写需注明的内容。
4、备考表的编制应符合下列规定:
（1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；
(2) 检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；
(3) 日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。
5、卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。
(五) 编号
资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。
(六) 装订
资料装订应符合下列规定：
1、材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；
2、破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；
3、幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；
4、卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；
5、卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为
12.5mm ；
6、应在材料左侧采用线绳装订；
7、材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；
8、卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。
（七）入库
纸质资料整理装订完毕，宜消毒除尘后入库。
（八）上架
纸质资料入库后，宜及时上架，以备查验和利用。
（九）保管
不动产登记资料保管，应符合下列规定：
1、资料库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14°C〜24C,相对湿度应控制在45%〜60%;
2、资料库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；
3、资料库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过1Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，资料在任何情况下均应避免阳光直射；
4、资料密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿；
5、应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫；
6、应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。
三、电子资料管理
（一）一般规定
电子资料的范围应包括电子资料目录、电子登记簿和纸质资料的数字化加工处理成果。
1、电子资料应以1次登记为1件，按件建立电子资料目录；
2、电子登记簿应按宗地为单位建立并应与电子资料目录形成关联；
3、不动产登记纸质资料宜进行数字化处理。
（二）纸质资料数字化处理
数字化处理基本流程应包括案卷整理、资料扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。
数字化扫描处理应符合下列规定：
1、扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面资料可采用大幅面扫描仪，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理;
2、对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的资料，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的资料，以及页面为多色文字的资料，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的资料，可采用彩色模式进行扫描；
3、当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对资料进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于1dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率；
4、对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决;对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式储存，应确保照片清晰度。
数字化图像处理应符合下列规定：
1、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原；
2、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现资料原貌的原则；
3、对大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；
4、彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。
数字化图像存储应符合下列规定：
1、采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用TIF格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式；
2、图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子资料目录形成对应。
数字化成果汇总应当符合下列规定：
资料数字化转换过程中形成的电子资料目录与数字化图像，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总、验收，并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，数字图像的排列顺序与纸质资料相符。
（三）电子资料数据验收
电子资料数据验收应符合下列规定：
1、对录入的目录数据和不动产登记簿数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3%；
2、对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制；
3、对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3%。
（四）电子资料备份和异地保存
电子资料备份和异地保存应符合下列规定：
1、电子资料目录、电子登记簿以及纸质资料的数字化加工处理成果均应进行备份；
2、可选择在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾备份的备份方式；
3、应至少每天1次做好增量数据和材料备份；
4、应至少每周1次定时做好完全备份，并应根据自身条件，应至少每年1次离线存放。存放地点应符合防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物的要求，还应采用专用的防磁柜存放；
5、应建立异地容灾体系，应对可能的灾害事故。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20km，在地震灾害频发地区,间隔距离不宜小于8km ；
6、备份数据应定期进行检验。备份数据检验的主要内容宜包括备份数据正常打开、数据信息完整、材料数量准确等；
7、数据与灾备机房的设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。