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如何管理工程项目档案管理

1.工程初期准备阶段。每一个项目的工程施工伊始，作为施工单位，从制定图纸的复核、施工地段地质、水文的勘察与了解，施工现场的复测到安营扎寨，施工区域的购地拆迁，接水接电，各种材料的储备等等，准备工作是大量的，纷繁的。这个阶段施工档案的跟踪管理应针对初期施工图纸、文件资料的形成部门多，产生的形式不尽相同的特点，向项目经理部了解一按时期内有关工程施工规划、工作安排，通过定期向有关工程管理部门了解一个时期内有关工程施工准备阶段各项工作、会议、外事活动等安排状况，及时了解掌握有关档案形成的信息，跟踪管理亦进入角色，同步启动。
工程施工初期阶段，应明确跟踪管理规定和要求，使档案资料的管理有明确的工作依据。要针对来自不同的归属部门、明确有关档案和完工资料应执行的具体管理规则，形成统一规范，避免执行中的不明确性，对应归档的档案资料没有按时归档的，及时主动上门跟踪索取，同时定期进行阶段性文件资料归档的清查清欠。依据工程技术资料归档范围的具体规定，在工程进展的一定阶段内应形成的各类文件资料与实际已归档入库的相应文件资料对号清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清单与各有关文件资料的形成或发送部门联系索取。

2.工程把关施工阶段。大面积工程施工的全面展开，是工程质量、安全的重要把关阶段，也是各类工程技术资料大量形成的时期。关于这阶段的档案资料分目标跟踪管理，工作重心应转移到重点抓住档案资料形成的薄弱环节，以确保归档资料的质量。强化对施工现场施工文件资料的检查，这是档案管理的基础工作之一，如到项目部检查或抽检技术人员、领工员的施工日志、班组施工作业记录，包括工程用料状况，工程施组、施工规范的执行状况，工程试验、压力容器的检测记录，中线水平观测记录，安全操作状况，工程分交状况等，检查其填写是否齐全符合规范。
特别检查分部、分项工程检查证的填写状况，对地下、隐蔽工程检查记录的填写。工程监理的认签等，要考证其可靠与真实程度，以确保归档资料的可靠与真实性。应搞好库存档案清理达标工作。随着工程的进展，工程技术资料大量归档，要按工程建设阶段对归档资料从数量上和质量标准化上进行专人逐项的检查，按交验单位分门、按交验部门分类，进行自检、整理、充实、完善，按档案工作的业务要求，在分类、立卷，编号时应将不同阶段形成的(下转第162页)(上接第155页)技术文件资料区别分开，协助各项目部备齐各类完工文件资料。对一个时期内资料室借出资料进行定期归档，是档案跟踪管理在整个施工阶段的长期业务工作，而在完工验交阶段更应注意。应着重强调资料借出的时间性，以防止因借阅人对借出的资料长期占用保管不善、而造成文件资料的损坏、丢失。
2施工 企业 工程项目 财务 档案管理

施工企业项目财务档案能为微观经济管理提供丰富的原始数据
一个单位要提升经济管理水平，强化单位内部微观经济管理，就必须依据财务档案提供的原始数据，进行分析、猜测，以便采用相应的决策和措施，才干达到预期的目的。而财务档案是关于单位经济活动全面、真实的记录，从中可以明确看出哪些是固定性费用，哪些是可变费用，哪些应该增加费用开支。对其进行认真地分析研究，就会在财务档案中得到微观经济管理所必须的有价值信息。如阜阳市XX公司安庆市顺安河综合整治工程，该工程投标报价5900万元，有效工期300天，财务档案建立齐全。该项目必须要水泥17850吨，如果一次进货，价格当然便宜。但是水泥保质期一般是3个月，因此必须分期进货。先进的先用，后进的后用。通过查询财务档案，就可以知道什么时候该进货了，每次应该进货多少吨。什么时间发的货，用于哪个部位，从而就能计算出该部位用的水泥数量、单价、金额是否超过预算，也可以知道库存多少吨，哪些水泥应该尽快使用。

财务档案对成本控制具有不可替代的重要作用
内部控制是指审计部门为确保业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、改正错误，确保〔会计〕资料的真实、合法、完整。内部控制管理渗透在企业〔采购〕、生产、销售和综合管理的各个环节，而财务会计档案为其工作的开展提供了可靠翔实的数据分析，为企业优化管理措施和改善工作程序打下了坚实的信息基础，为今后的预算管理和经营策略提供了前瞻性看法。其中的实际发生费用就是依靠会计档案分析数据汇总而来，对控制费用进度、平衡使用费用、节约使用费用提供了及时准确的信息支撑。
施工企业项目财务档案管理存在的问题
施工企业项目财务会计工作人手少、工作环境条件简陋、工作程序繁杂，除了对会计凭证、账簿比较重视外，对预算、计划材料收发等一般档案的重要性重视不够。 档案资料的收集、整理往往被忽视，导致单位形成的计划、总结、专题报告、预决算资料、市场报告、合同协议书、等档案资料丢失或霉变。有时一个项目刚刚完工又要上另一个项目，就出现各别人将一些资料在工作调动、岗位调整时一并带走。由于带走了一些资料，导致了和劳务公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些个人承包者和原来的工程项目无法结算，对原先的施工项目造成了一定的损失。 目前还有不少施工企业项目单位存在重经营轻管理的现象，更别说项目档案管理了。多数施工项目部都没有明确具体财务档案收集归档人员，财务档案没有专人负责，以致有关人员手中都有档案资料各自为政。由于野外施工办公条件差，财务财务档案没有专门的存放档案室，一些财务档案资料存放在临时建造的办公室里，缺乏档案资料存放的安全性，且易潮湿、污损，更谈不上防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光了。
3工程项目档案的重要性

最初的工程项目档案就只有浅表的记录不够具体，随着社会的不断进步，上到政府机关下到平明百姓都必须将档案作为前行的媒介来推动其发展。而工程项目的档案也就有了更高更严格的定义和要求，为使其更具有适用性、耐久性、安全可靠性、经济效应性和环境协调性国家有了针对的法律、法规、施工技术规范及标准等。按照这些要求工程的质量有个一个衡量的标准，而档案恰巧是全方位印证高标准的关键所在。
一个项目不仅仅是看它成型后的宏伟壮观，还要抓其过程施工的每个环节，我们才知道此项目是不是合格的、安全的。工程质量把控主要靠人、机械、材料、技术、环境等诸多因素，而能直观体现出这一切丰富全面的就只有档案，而在我国工程项目质量出现问题而造成了人员伤亡的事件已屡见不鲜，造就了这一切不合格安全隐患工程的主要原因有偷工减料、政绩，献礼违反基建、赶工工程等状况。
最令人发指的是在事发后却找不到一套完整、系统的工程项目档案，主体工程的质量无从查找施工流程和依据，这是工程项目的悲伤。而现在国家已经将档案作为工程项目验收的标准之一，如果没有完整、系统的档案不同意对其工程项目进行验收。所以档案是工程项目的关键。
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