2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案.docx

2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）
盗传必究
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分，共10分）
1. 文秘人员在差旅结束后，应该（）。
A. 给未出差的单位领导分送出差地特产
B. 整理好出差过程中的单据、凭证，及时办理报销、结算事宜
C. 休息几个工作日，缓解因出差带来的疲劳
D. 把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报，无需形成书而材料，存档备案
2. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪个做法是错误的？（）
A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认
B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知
C. 对方越忙越必须早一点联络
D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会
3. 当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（）。
A. 向上司报告
B. 送礼'
C. 写信祝贺
D. 查证消息的可靠性
4. 接受忠告的反应应该是（）o
A. 以烦躁的心情倾听
B. 尽量把责任推给别人
C. 应辩解说：“那是因为……”
D. 切勿感情用事
5. 文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（）和归档要求。
A. 归档时间
B. 归档凭证
C. 归档模式
D. 归档历史
6. 以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（）
A. 订购
B. 制造
C. 分配，
D. 储备
7. 文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（）
A. 善于同他人合作，密切配合，步调一致
B. 应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己
C. 配备文秘人员时遵从异质结合的原则
D. 公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任
8. 以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（）
A. 考虑打电话的时间是否合适
B. 打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下就挂电话
C. 仔细核对电话号码，确保一次拨号就能成功
D. 对正当的投诉电话，应先安抚来电者，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查
9. 以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（）
A. 按收件人姓名分拣
B. 按收件部门名称分拣
C. 按私人公务标准分拣
D. 按邮件重要性分拣
10. 文员做会议记录时，可以在会议记录中（）。
A. 加入自己的主观意见
B. 不记录议题
C. 与发言者用词不一致但意思完全一致
D. 对所记内容作评论
二、判断题（正确划“"”，错误划“X ”，每小题1分，共10分）
11. 办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。（V ）
12. 发放办公用品的时候，不需要对用品库存进行记录。（X ）
13. 我国古代的谋士、谏官和幕僚，以及当今各国的智囊团、思想库等，都是决策的重要辅助力量。
（V ）
14. 涉外礼仪中以右为尊。（V ）
15. 公文行文时越级行文是普遍现象。（X ）
16. ±行发文的主送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人。（V ）
17. 电子文档不存在销毁问题。（X ）
18. 办公室公共关系沟通，主要是指与组织的服务对象的沟通。（X ）
19. 请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。（V ）
20. 会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。（V ）
三、 简答题（每小题10分，共20分）
21. 简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。
答：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（5分）
（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
（5分）
22. 核稿，是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”，请简述六查内容。
答：（1）查是否需要行文，以什么名义行文。（2分）
（2） 查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。（2分）
（3） 查要求和措施是否明确具体，切实可行。（2分）
（4） 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（2分）
（5） 查行文是否规范，文件格式是否符合规定。（2分）
四、 设计题（每小题15分，共30分）
23. ±司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？
答：（1）用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何 人代为会见，要问他哪些事情？ ”然后将写好的便条对折折好。（6分）
（2） 走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。（4分）
（3） ±司回头时，递上便条与铅笔。（3分）
（4） 退一步，等候指示。（2分）
24. 如何接受对方的名片？
答：（1）在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。（2分）
（2） 当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字， 以示尊重。（4分）
（3） 双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以 确认无误。（4分）
（4） 遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒味，可否请问一下，这个 字怎么念？ ”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。（5 分）
五、 案例分析题（每小题15分，共30分）
25. 案例题一：
爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件，电话铃响了，拿起电话，丁秘书听着对方的声音，辨别出又 是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时，丁秘书听着朱磊的自我介绍，判断这电话不是经理正在 等的电话，也不是紧急要事。于是她说：“很抱歉经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码，我会转 达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话，丁秘书就此事汇报了经理。经理听后，告诉她， 曾在一次交易会上见过此人，印象不佳，不想和他有生意上的来往。十天前，朱磊又来了电话，丁秘书说: “对不起，经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理，目前他非常繁忙，这事以后再说吧！”随即,
主动挂断了电话。
现在，朱磊第三次来电，丁秘书应该怎么办？
问题：
(1) 文秘人员接听电话时，首先应做些什么？电话结束后又应该怎么做？
(2) 假如你是丁秘书，针对朱磊第三次来电，你怎样说？
(3) 文秘人员怎样审查来电？具体做法怎样？
(4) 文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的？
答：(1)文秘人员接听电话时，首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂"的原则。丁秘 书做错了。(3分)
(2) T秘书在朱磊第二次来电时，就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时，秘书应该 说：“你的事情，我已经与经理汇报过了，对你们的生意经理无意参与，尚未考虑与你联系。请你以后不 要来电话了。如果情况有了变化，我会主动与你联系的。谢谢！”(5分)
(3) 审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码，然后请示上司是否想与对方通话。
如上司同意通话，可打回电或请对方再打过来；如上司不想通话，应想办法拒绝对方。(5分)

(4) 在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”，又不得在言语、行动上失礼，冒犯对方。(2分)
26. 案例题二：
小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见而后，小李寒喧到：“欢迎、欢迎”，嘴 里说着，却并不主动伸手；等客人伸手了，小李才与之相握。
接着小李一把拿过客人的行李，放入轿车后边的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在 这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。
一路上，小李非常关心地询问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客 人似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么……
问题：小李的很多做法不合乎礼仪，小李应该怎么做才是正确的？
答：(1)主人和客人之间，应该主人先伸手。(2分)
(2)在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”(2分)
(3) 哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。(2分)
(4) 司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”。(2分)
(5) 客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座。(2分)
(6) 客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。(3分)
(7) 应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。(2分)