单位公司企业办公设备管理制度.docx

办公设备管理制度
第一章总则
第一条为加强乂乂投资管理有限公司（以下简称“公司”）办公设备的采购流程管理，更好地控制成本，节约办公费用，明确管理职责，特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及全体员工。
第三条办公设备指：公司购置或租赁的电话机、配置工作手机、电脑、传真机、空调、电风扇、复印机、保险柜、冰箱、电视机、桌椅、橱柜、打孔机、打码机、考勤机等使用期限在一年以上的办公资产。
第二章 办公设备采购管理
第四条 办公设备采购采用以下两种采购方式：
（一）询价采购：是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确定最具竞争的采购方法。
（二）单一采购：是指向固定供应商就采购事宜谈判直接进行采购的方式。
第五条管理职责
（一）综合部：负责办公设备的型号确认、询价、比价、采购、验核入库、保管、领发、维修、库存统计及实物盘点等工作，设备的采购和保管须分别由不同岗位人员担任。
（二）财务部：负责相关固定资产的账务管理，配合综合部完成盘点工作并进行账务、台账核对。
（三）各使用部门：保管好已领用的办公设备，并定期进行自检，协助综合部做好设备的维修、保养工作。
第六条采购管理规定
（一）申请人填《办公设备采购申请单》，按授权体系申报领导审批。
1、根据公司或业务发展需要配置常规办公设备的，由综合部申请进行采购。
2、专业性较强的办公设备或专用办公设备由需求部门进行申请，提报综合部，由综合
部负责报批及实施。
（二）综合部在接到完成授权审批的《办公设备采购申请单》后，针对须采购设备进行供应商确定。
1、有固定供应商的，直接向供应商提出采购需求，安排送货。
2、如无固定合作供应商则须针对所需设备进行询价、比价，原则上实施询价采购，即对三家以上的供应商报价及相关配套服务进行比较，得出结论后由综合部负责人确定最终供应商。
3、如有固定供应商，原则上实施单一采购，即在对当前市场价进行了解后与固定供应商直接进行价格谈判，最终确定合理价格。
（三）由综合部负责采购的人员对供应商提出采购需求，确定送货时间，送货同时应将对应发票一同开具携带。
（四）费用结算方式：
1、针对固定供应商的采购以月结的方式执行，原则上每月初对上月采购费用进行结算。由综合部采购人员根据本月的《采购申请单》及《入库单》填写对应的《资金动用单》，与对应发票一同黏贴好后按授权体系进行报批。
2、针对其余供应商的费用结算，采取一单一结的方式。在采购申请经批准且已选定合作供应商后，由采购实施人员填制《资金动用单》并按授权体系进行报批，在报批流程结束后安排供应商送货。
3、针对加急采购情况的费用结算，可根据情况特殊处理，但须经综合部负责人批准。
第三章办公设备验收及入库管理
第七条
（一）综合部负责办公设备的验收及入库核验、保管等工作，并建立台账及相关管理表格定期汇总并报告，并根据《办公设备采购申请单》核对已采购设备的型号及发票数额。
（二）综合部根据《送货清单》和《设备装箱清单》核对相关配件及说明。
（三）综合部根据设备性能进行调试并试用，若为有特殊操作规范的设备，须请供应商进行相关操作指导。
（四）综合部需对设备《保修卡》、《设备说明书》、《设备装箱清单》和相关驱动光盘（如有）等进行统一保存。
第八条
（一）对通过验收的设备进行入库登记，填写《入库单》。
（二）在入库后须填写《资产管理台账》，并对该设备的相关资料等一同建档保存。
（三）入库后对办公设备进行妥善放置，防水、防潮、防日晒、防污染等，如有特殊要求的设备，按照相关要求进行放置。
第四章办公设备领用、借用与转移管理
第九条
人力资源部在新员工入职前将对应新员工信息传递至综合部，综合部根据新员工职位进行办公用品配置，并作相关登记。
第十条
（二）日常办公设备领用：
1、由需求部门人员到综合部设备保管人员处进行查询，如有库存设备，则在《领用登记表》上进行登记领用。
2、如无库存设备，则按照办公设备采购流程执行。设备采购入库后执行办公设备领用流程。
（三）办公设备借用：
1、由申请部门填制《办公设备借用单》，按授权体系进行审批，完成审批后由综合部进行借用。
2、综合部负责保管的人员按照《办公设备借用单》要求，对设备状况及相配套的软件和配套设施等进行描述，由借用方和保管人员双方当面确认后，方可借出。
3、借用人须按照申请的归还时间归还，如超期归还须重新填制《办公设备借用单》。
（四）办公设备的转移：
1、员工因离职及休假三个月以上等原因，需将领用的办公设备退回，退回的办公设备
用具，由综合部保管人员检查设备状况，并统一办理验收入库手续。
2、员工因调职原因离开所属办公地区到其他区域或项目公司进行办公：
（1）如办公设备需转移的，需将所领用的办公设备到综合部保管人员处办理转移手续，填制《办公用品转移单》（见附件四），按授权体系由各主管领导签字后由综合部备案，同时将审批完成的复印件转交财务部进行备案。
（2）如办公设备不需转移，需将所领用的办公设备退回，由综合部保管人员检查设备状况，办理验收入库手续。
第五章办公设备编号管理
第十一条 综合部对配置的办公设备实行编号管理，设备上标识设备编号、购置日期、使用部门、使用人等信息。新采购入库的设备不做编号管理，至领用时由综合部仓库管理人员对设备根据编码规则进行编号并标识。
第十二条办公设备的编码规则如下：
例如：综合部管理的投影仪 为：XZ-05-1
编码
设备类别
01
台式电脑
02
笔记本电脑
03
复印/打印/传真/扫描一体机或复印机、打印机、传真机、扫描仪
04
碎纸机
05
投影仪
06
电视机
07
空调
08
桌椅
09
橱柜

第六章办公设备配置管理
第十三条
（一）办公电脑的配备标准：
员工级别
配置标准
总经理、副总经理级别
40-50 元
各部门负责人级别
30-40 元
其他员工
30-40 元
贸易等特殊需求部门
视情况而定，由申请部门提出按授权审批

（二）固定电话的配置标准:
员工级别
配置标准
总经理、副总经理级别
西门子2025
各部门负责人级别
价值2-3元的西门子825
其他员工
价值1-2元的西门子505

（三）打印机/复印机/扫描机的配置标准:
部门及人员情况
配置标准
公司领导综合部
彩色打印/复印/扫描一体机（小，A4）
前台
彩色打印/复印/扫描/传真一体机（大，A3）

开放办公区
根据办公区域1-20人配备1台黑白打印/复印/扫描一体机（小，
A4）
（四）投影仪的配置标准:

部门及人员情况
配置标准
大会议室
固定投影仪，20 — 30元投影仪1台
小会议室
固定投影仪，20 — 30元投影仪1台
（五）碎纸机的配置标准:

部门及人员情况
配置标准
开放办公区
5-7元碎纸机各1台
前台
5-7元碎纸机1台
第七章办公设备维修管理
第十四条 使用部门使用人）对其所领用的办公设备，实行“谁使用，谁保管”的原则，要防止被盗、被挪用或污染与破损，不得擅自移交或委托他人代为保管。
第十五条 办公设备因破损、污染后需维修或清洗的，应由使用部门（使用人）与综合部联系，由综合部填制《办公设备清洗/维修申请单》，按授权体系审批完成后，综合部负责协调办理各项维修或清洗事宜。
（一）经专业机构检测，确认该办公设备因使用时限或正常损耗需维修或清洗时，相关费用可报销。若为使用人人为破坏或使用不当需维修或清洗的情况，由使用人负担相关费用。
（二）经专业机构检测，确认办公设备已无维修必要，应由使用部门申请，经综合部负责人审核并确认是否为人为原因造成及费用责任承担方后，报分管领导审批，由综合部实施报废处理。
第九章附则
第十六条 本制度自颁布之日起开始实施。
第十七条 本制度由公司综合部负责制定、修订和解释。
附件：
一、《办公设备转移单》
二、《办公设备采购申请单》
三、《办公设备维修申请单》
附件一：《办公设备转移单》
XX投资管理有限公司
办公设备转移单
申请部门：年 月 日
设备名称
规格型号
资产编号
数量
购买日期
设备原价

转移原因
申请人：
设备状况
（对设备外观、性能、软件、配套使用物品等由综合部保管
人填写）
填写人：
综合部

财务部

总经理

附件二：《办公设备采购申请单》
XX投资管理有限公司办公设备申请采购申请单
序号
设备名称
规格
数量
需要日期
用途
紧急程度
预计费用
1

2

3

预计合计费用

申购日期

申购人

申购部门负责人

综合部

分管副总经理

总经理

以下由综合部填写
供应商名称

报价

配套服务摘要

供应商名称

报价

配套服务摘要

供应商名称

报价

配套服务摘要

结论：
设备采购人

综合部负责人

附件三：《办公设备维修申请单》
XX投资管理有限公司
办公设备维修申请单
申请部门：年 月 日
设备名称

规格型号

资产编号

使用部门

领用日期

申请维修原因
申请人：
申请部门负责人
意见

综合部意见

总经理意见