工厂仓库文员的工作手册-仓库文员日常工作事项与流程.doc

广州红磨坊纺织品有限公司
仓库文员岗位工作手册
　一、每日工作内容：

　　（一）固定工作时间：（做完这些大概在2-3小时）

　　1、上班后去仓库和测试房，查看询问仓库人员是否上班到岗（需要5-20分钟）；

　　2、在电脑上做仓库的考勤表，做完后发给管理办（需要2-5分钟）；

　　3、进入海心实业系统，查询前一天的入库型号和花色，把入库明细写在白纸上（需要3-10分钟）；

　　4、打开库存表，在白纸上写下入库型号和花色的原有数量（需要2-5分钟）；

　　5、进入仓库，数现有入库冰箱的数量，摘记在白纸上，核对冰箱数量，现有冰箱数量=库存表上数量+入库数量，如果发现不对等出现2种情况（需要15-60分钟）：

　　（1）现有冰箱数量大于库存表上数量+入库数量，说明海心系统扫描数量出现漏扫描情况，核对后在库存表上的X日入库数量中必须按实际入库数量登记做表格；

　　（2）现有冰箱数量小于库存表上数量+入库数量，说明仓库冰箱少了，必须引起重视，当日查明原因，这种情况也导致这阶段工作时间增加。具体原因可以从多方面着手查明：是否仍在线上未入库，是否混在其他型号和花色的冰箱中，是否入库后因为质量问题重回线上等，是否条码错误，是否扫描错误，具体可以询问仓库领导，搬运工，下线扫描人员，车间主任等。

　　6、核对正确后，做库存表，将库存表尽快发给领导

　　7、做质量每日报表，将早上收集上来的存在问题逐一录入表格（需要20-40）；

　　8、在ERP中核对厂内生产入库单和其他入库单，打印，交给车间统计；（需要5-10分钟）；

　　9、做纸质明细账，在下班前或第二天上班时做当日出库和入库明细，算出结余，做到账薄和库存表数量统一。（需要10-20分钟）

　　（二）不固定工作时间：（这些需要的时间不确定，看是否有发货，是否有质量部单子而定，时间0 -8小时不等）

　　发货：

　　1做销售出库单，领导开单后根据冰箱和洗衣机型号花色做销售出库单

　　2 仓库发货时站在旁边核对发货数量和型号

　　3 打印销售出库单，并和司机核对数量，请司机签名

　　4 将出库明细录入库存表

　　5将出库明细录入ERP系统

　　6 将出库明细条码导入海心实业系统

　　二、每月工作内容：

　　1、领取和发放用品：包括手套，毛巾，洗衣粉，办公用品等；

　　2、做工资表

　　3、写领导指示的员工的违反厂规的通报：如迟到早退，上班时间玩手机等；

　　4、其他领导和管理办交代的工作

三、仓库文员工作管理流程

1、速达帐务处理
1.1、仓库文员要熟练撑速达进销存软件的使用，对仓库管理中的入仓、退料、盘点、调拨等各个模块以及货品资料、仓库资料的管理要得心就手。
1.2、仓库资料处理：根据公司的需要，在公司的授权下，对速达增减仓库或对仓库资料进行维护，以促进仓库管理工作的顺利进行。
1.3、货品资料录入处理：对公司新的货品，要按照公司规定的编码要求，录入速达系统，录入货品资料时，要注意加上卷号。
1.4、退料处理：公司目前不要求在速达上进行“退料”操作，当车间领余料退回仓库，要重新安排检验，对合格的重新入库。
1.5、盘点处理：速达帐务要根据仓库盘点情况，及时进行帐面盘点：
1.5.1、根据仓库定期和不定期盘点数据，核对速达数据，对速达数量进行盘点，以保证速达与仓库实物数量一致。
1.5.2、尾货数据调整：由于剪货损耗，在剪布过程中，剪单人员会有一些改剪以及发现实物数据与库存卡不一致的情况，会重新核定实物数据，在收到更改数据的通知单时，仓库文员必须在第一时间在速达上做数据处理。如果有发现数据有很大出入的，则需到仓库查询实际库存，然后进行数据调整。做此操作时，同时应该查询是否有已开单未剪货的情况，以免发生数据的进一步错乱。
1.6、货品入仓：根据质检报告，将新回仓的产品数据录入速达。录入数据要准确无误。
1.7、每周导出速达库存表一次，对库存货品进行抽样核对，核对库存卡上数量与速达帐面数是否一致，发现问题及时上报处理。同时要跟踪仓库库存动态，对销售量大而库存量小的情况，要及时与采购部购通是否备货。
2、协助公司采购人员收货：
2.1、仓库文员要协助仓库收货人员收货，收货时要严格按照仓库收货流利管理标准执行。
2.2、货品签收与交接。采购员每天中午和傍晚都会采购回来货，一对一的签收货品后，采购人员应把货物型号以及相应请购人给到仓库文员。
2.2、货品到货通知。收到采购员买回来的货品，在质检完后，如果是市场部文员请购的货品，要将货品米数录入速达，发到货记录给相关文员。如是档口加工生产单的货品，则按货物配送流程送到车间。
3、与市场部文员相关工作
3.1、货品调仓。由整卷仓调入散剪仓的货品，调仓人员需到达货品位置，选择合适的卷号调仓，方便剪货同事工作，以免发生所调卷被积压在下面的情况。
3.2、货品实物米数查询。由于各方因素，速达数据和实物米数会有一些出入，当市场部人员要求查询实际米数时，仓库文员要把货品实际米数核实准确，不能只看库存卡的余下米数，往往那些都是不准确的。
3.3、客户的一些货品信息查询。例如实物照要求，以及货品本身的一些特质（定宽、高、花位、花距等）查询，仓库文员应积极配合工作。
3.4、销售出货单的一些突发状况处理。有时候货剪好后，客户会突然要求等有货再一起发，或者和各品牌的货一起发，以及先不要发的情况。仓库文员得到市场部文员的通知后，需在第一时间落实这类单的特殊处理。
3.5、出现开单无货的情况。当剪货人员发现所开领料单以及销售单并无实物存在时，并反映到仓库文员时，文员应在第一时间与市场部文员沟通，看是否能分段处理。若无匹配数量只能重新申购货品，因此这类情况应及时反映。
4、与档口采购员相关工作
4.1每天必发的订货记录、到货记录电子档。一天的工作结束之前，采购需把当天输入的订货记录发给仓库文员，以便仓库文员了解货品用途。同样，仓库文员也要在每天早上将到货记录发给采购员，方便采购追踪货品。
4.2零售货品的图片。采购要及时把货品图片发给仓库文员（货品回来之前，应该把图片给到仓库），以便货品的核对和及时配送。
5、与车间相关工作
5.1、加工单的货物配送。
5.1.1、根据货品型号，对号入座，找到对应的生产单号，同时找到对应的图片进行货品核对，确认货品无误后，需在对应货品的包装袋上贴上对应的单号以及接单人员，方便车间展开工作。
5.1.2、对于一些快递回来的货品，尤其是货期很急的，文员要第一时间通知相关人员送货到车间，以免误了交货期。
5.1.2、送货的同时，文员需列好出货清单，单上详细写明货品型号、数量，以及接单员和生产单号,给到车间签收货品。（注：对于一些交货期还久的货品，先不要拿到车间，以防车间货品堆积太多，造成不必要的麻烦。）
5.2对于货品较急单的处理。（针对本公司产品）此类单车间会以传真方式通知到仓库，文员得到信息后，要第一时间安排剪货人员优先剪货。
6．与档口店员的相关工作（直接剪布走的单）
6.1、档口自提的单。鉴于自提单的货期短，货物少，文员可根据生产单的交货日期，通知司机来仓库带自提的货到档口。并让其签名在生产单上。
6.2、要发货走的以及要送货的单。店员根据自己生产单的交货日期，在接近交货期的时候，应跟进自己的单，查问档口采购是否到货，如果到货的，需以传真形式通知仓库出货的日期、单号以及接单员。如果是发货走的，店员应在传真单上注明发快递还是货运，以及收货方的详细信息。
6.3、打包要求。店员在接单时，在收尾过程中，应询问客户是否有特殊打包要求，并详细写在生产单上，并通知打包人员按要求进行打包。

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