学院教学档案管理办法.docx

学院教学档案管理办法
为了进一步加强学校教学档案的管理，充分发挥教学档案在教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《高等学校档案管理办法》《高等学校教学文件材料归档范围》《XX学院档案管理办法》等文件精神，结合我校实际，特制订本办法。
一、教学档案管理的基本原则
1. 凡在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。
2. 教学档案是教学管理的重要组成部分，实行“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入教学规划计划、纳入教学管理制度、纳入各级管理人员岗位职责。“四同步”是:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、检收档案材料同步；上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。
3. 教学档案工作实行统一领导、分级管理，教务处和各教学单位要明确分管档案工作的负责人，配备相应的专（兼）职档案管理人员，统一管理本单位的教学档案材料，并按学校规定做好本单位教学档案材料收集工作，定期向学校档案室移交。
4. 归档教学材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用，遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点，保证系统、完整、准确。
5. 教学档案材料保管期限按其档案材料的保存价值分为永久、定期30年、定期10年和临时5年。
（1）凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面，具有长远利用价值的教学档案材料，应永久保管。
（2）凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案材料，定期30年或定期10年保管。
（3）凡是在现阶段具有利用价值的教学档案材料，可临时5年保管。
（4）凡是介于两种保管期限之间的教学档案材料，保管期限从长。
（5）工作中形成的各种档案材料应先按照档案分类规定中的预定保管期进行管理，并应定期进行清理，以决定最终保管期类别。最终确定为永久保管和定期30年保管的档案材料应按时移交学校档案室。在预定保管期结束时，各种档案材料必须首先经过专人清理，并确定是否解除保管状态。
二、教学档案的形成与管理
在学校统一领导和协调下，教学档案由学校职能单位、各教学单位分级、分工负责管理。
1. 教学档案实行三级管理
第一级：校级管理。在教学工作中形成的各种具有长远参考和凭证价值的教学档案，应按照相关规定，及时将有关档案移交学校档案室，学校档案室统一保管。
第二级：教务处管理。教务处除按规定移交学校档案室的档案外，其他在教学管理中形成的、对学校教学管理在一定时期内有保管价值的档案材料，由教务处统一管理。
第三级：教学单位管理。各单位在教学工作中形成的、对学校教学在现阶段有保管价值的档案材料，由各单位自行保管。
2. 教学档案分类
教学档案材料按管理级别分为校级教学档案、教务处教学档案材料、教学单位教学档案材料。
3. 各单位应设立教学档案材料专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀等九防工作。
4. 各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，检查教学工作进度时要检查档案材料收集和整理情况，总结工作时要把档案材料收集、整理和归档情况作为其中一项重要内容，验收工作时要同时验收档案材料。
5. 各单位要建立档案材料借阅制度，设立借阅登记本。借出档案需要续借的，要重新办理手续，无故逾期不还者，应责令其归还借阅的档案材料。调离及退休人员在办理手续前，必须清还档案材料。

6. 各单位的档案管理人员工作变动时，首先要做好档案材料交接工作，在检查验收后，方可办理工作变动手续。新的档案管理人员上岗，所在单位应及时通知学校档案室。
三、教学档案的归档流程
（一）形成积累
1. 教务处和教学单位在组织教学过程中要注重形成积累教学材料，并将其落实到各项工作中。
2. 各岗位人员积累的教学文件材料，要定期整理。
（二）整理归档
1. 整理原则
（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件原貌和文件之间的有机联系；适当区分文件材料的不同价值；
（2）归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
（3）文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
2. 材料组件
（1）正文、附件为一件；
（2）文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；
（3）正本与翻译本为一件；
（4）试卷、报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；
（5）简报、周报等材料一期为一件；
（6）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
（7）来文与复文（请示与批复、报告与批示）独立成件。
3. 材料排序
（1）归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
（2）档案材料须编写《归档文件目录》（见附件1），归档文件目录用纸大小与档案材料相同，一式两份，一份入卷，一份备查。
4. 装订
（1）归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。
（2）应根据归档文件保管期限确定装订方式，定期10年保管和临时5年保管文件，订书钉可以不拆除，原样保存。
（3）用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、办公胶水、塑料封等装订材料进行装订。原则文件每件厚度不超过2厘米，超过2厘米的分开装订。
（4）永久和定期30年的归档文件，按学校要求装订。
5. 编页
（1纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
（2）页码应逐页编制（空白页不编页码），宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角靠近首行文字空白位置。
（3）文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
6. 装盒
（1）将归档文件按顺序装入档案盒，填写档案盒盒脊。原则上不同年度、问题、保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。
（2）档案盒盒脊和封面应填写年度、问题、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号；盒号即档案盒的排列顺序号
7. 排架
（1）归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。
（2）归档文件按年度一问题一保管期限分类的，排架时，每年形成的档案按问题序列依次上架，便于实体管理。
（三）案卷归档分类
1.学校教学档案分类
按照学校档案管理办法，上报学校教学档案分类设为综合、专业建设、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材七类。
JX 教学
11
综合
12
专业建设
14
学籍管理
15
课堂教学与教学实践
16
学位
17
毕业生
18
教材

2.教务处教学档案材料分类

依据学校档案管理办法，结合教务处实际，教务处留存工作档案材料分类为综合、专业建设、课程建设、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材、教学研究、教师培养十类。
JX 教学
11 综合（规章制度、教务处红头文件、培养方案、预算经费等）
12专业建设14学籍管理
15课堂教学与教学实践

[11]课务管理
[13]实践教学
[12]考务管理
[14]教学监控
16
学位
17
毕业生
18
教材
19
课程建设
20
教学研究
21
教师培训
3. 教学单位教学档案材料分类
档案材料分类暂设置行政、师资、教学、教师业务、学生管理、特殊载体等六个大类。各单位根据需要在大类下可设置不同层次的若干小类。
XZ行政档案材料
教学单位在行政活动形成有保存价值的各种载体形式文件。
SZ师资档案材料
教学单位在师资工作中形成的有保存价值的各种载体形式文件。教师结构、教学团队、外聘教师、骨干教师等、师德师风建设材料入此。
JX教学档案材料
教学单位在全日制本专科生的教学管理和教学业务活动中形成的有保存价值的各种载体形式文件。
JX
教学
11
专业建设12课程建设
13
实践教学条件建设14 教学经费

15
理论课程教学
16
实践教学（第二课堂）
17
教学管理
18
质量控制
19
学生成绩

20
毕业设计（论文）
21
教学研究
XS学生档案材料
二级学院在生源、社会评价、就业等方面的材料。
JS教师业务档案材料
教学单位的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活动中形成的有保存价值的各种载体形式文件。
TZ特殊载体档案材料
教务处、二教学单位在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。
四、档案类目的划分和标识
教学档案采用“年度一问题一件”分类法。
档号的结构：档号编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，完整的档号由“年度号、分类号、件号”三部分组成，各部分之间用横线隔开。例如:2011年学籍管理的第3号件的档号，可标为：
2011 — JX1711 — 03
件号
教学类档案材料二、三级类目代号
分类号
教学类档案材料一级类目代号
年度号
(1) 年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。
(2) 分类号：依据档案材料分类类目标识符号编制。
(3) 件号：采用两位阿拉伯数字标识，按件顺序编写流水排序编号，不足三位的补“0”。
本方案由教务处解释，自发布之日起实施。