医用耗材库存管理办法-医用耗材仓库降低库存的方法.doc

医用耗材库存管理

一 库存管理存在的问题
　　医用耗材和普通商品一样，库房中也会有过剩库存、积压库存和缺货的情况，如果库房中有大量发放不出去的物资，其结果是物流效率的低下和库存物资成本的上升。
　　过剩库存指采购员和库房管理员订购了正常库存以上的物资，造成库存超过了正常需求量而带来的库存；积压库存指物资发放后，由于各种原因造成物资无法利用而遗留下的库存；缺货指某种物品供给量不足。
　　过剩库存、积压库存和缺货均为不良库存，三种库存严重制约着物流效率的提高。过剩库存和积压库存会给医疗卫生机构(医院)运营管理带来不良的后果：医疗卫生机构必须进一步扩大用于保管设备耗材的仓库面积；在库房的管理上，由于仓库的空间越来越小、种类越来越多，管理人员必须花费更多的时间、精力、体力。同样，缺货也会给医疗卫生机构(医院)经营管理带来不良后果：库房管理人员需要将缺货的情况报告给主管人员，并催促采购人员进货，同时采购人员催促供货商送货，无形中增加了平时不必要的工作量，成本上升；缺货导致临床急需使用的医用耗材供应不足(或根本无货)，增加了机会成本，减少了医疗卫生机构(医院)医疗收益，甚至出现医疗纠纷。医疗卫生资源的特殊性决定了医疗卫生机构对设备耗材的管理不同于一般商品的管理，它更加注重时效性、实用性、品种规格复杂性。
二 降低库存的方法
　　库存管理的本质是维持合理的库存。根据每一种医用耗材的医疗使用情况，确定合理的库存和基数，一旦某种耗材的库存少于基数时，考虑科室情况，确定订货量(确切的使用数量是决定订货量的基础，可以用一些间接的数据来代替，如平均出库量/日(月)来确定基数)、填写采购单。
　　库房中的医用消耗品不是种类越多、数量越大越好，恰恰相反，品种越单一、数量越小越好，这样库存成本和物流成本最低。
　　库存医用消耗品的品种过多，会带来诸多问题：首先消耗品库存成本的上升；其次医用消耗品品种过多，很容易发生过剩库存和积压库存。过剩库存和积压库存的存在，不仅要浪费保管费用，同时还会降低库房内的工作效率，从而使库房作业增加成本，影响经费利用率。
　　现在，医疗保障(保健)的特殊性使得科室需求变得越来越不明朗。为满足科室的需求，要求库房备货种类增加。但科室请领数量减少、品种增多，库房管理上就很容易按医用耗材大类来进行管理而不细化，导致过剩库存及缺货的发生和库房管理工作效率低下。只有大幅度地降低医用耗材库存、提高医用耗材周转速度才能解决这一问题。同时给库房管理人员如何科学的管理提出新的问题。
　　大幅度地降低耗材库存可分两个阶段来进行。首先，弄清楚常规医疗供应使用的耗材品种数和极少使用的耗材品种数。其次，在充分考虑耗材平衡的基础上，加强库房盘库的盈亏核算、效益评估分析、超支结余情况分析。对于超过一段时间(例如半年)从未出库的库存可采取集中放置、另外处理的方式，以最大限度地降低库存成本。
　　随着医用耗材行业的迅速发展，耗材的品种越来越多，规格越来越复杂。在品种逐步多样化的今天，库存品种也与日俱增，这样就使得库存管理变得越来越复杂。为了正确把握库存，首先计算出每月各种耗材的出库数量金额，并按出库金额的多少来依次从大到小进行排列；其次计算出每种耗材的出库金额占全体出库金额的百分比；最后，挑出占前50%出库金额的消耗品定为第一类，挑出占50%~80%之间30%出库金额的消耗品定为第二类，挑出占80%~95%之间15%出库金额的消耗品定为第三类，剩余的5%定为第四类。对于不同类别的消耗品实行不同的管理方式。
　　对于大多数医疗卫生机构(医院)来说，95%以上的出库数量金额源自于不超过60%的消耗品种类。也就是说，余下的40%左右的消耗品种类充其量只能换回不超过5%的出库数量金额。
　　在库存的耗材中，第四类消耗品出库合计还不到总出库的5%，而这些消耗品的库存量却占全库存量百分之几十。很显然，这样的库存结构明显不合理。从效益上考虑，这些医疗卫生机构(医院)的物流成本必然会很高。在医用耗材的管理中，如果将余下的40%左右的消耗品种类列入医疗卫生机构(医院)请领范围之外的话，可以降低管理成本。
　　但是医疗卫生机构(医院)的特殊性决定了几乎每一种医用消耗品都必不可少，只能是减少规格、寻找可替代的多功能耗材，剔除过时、无用的库存消耗品。对于第一、二类耗材要积极组织价格优惠、货源稳定的进货渠道，最大限度发挥其经济效益；对于第三类耗材也是重要的类别，不可忽视其作用；在不影响第三类耗材的情况下尽量减少第四类耗材的品种和数量。另外可以增设最大库存消耗品品种的限制，以保证剔除无用的消耗品品种。
三 实际成本计价的耗材收发核算
　　耗材按实际成本计价方法进行的收发核算的特点是：从收发凭证到明细分类账和总分类账全部按实际成本计价。
　　医院的耗材品种多，规格复杂，收发频繁。如果医用耗材供应不足，临床需要就会受影响；相反，如果耗材储备过多，又会造成耗材积压，影响资金周转。因此，医院必须认真地组织耗材的明细分类核算，按耗材的品种、规格反映耗材收发和库存数量和金额，按耗材的类别反映资金的增减变化和占用情况。
　　耗材明细分类核算应包括数量核算和价值核算两个部分。耗材收发、库存的数量、价值核算，由库管人员负责。根据这一要求，我们医院设置“一套帐”的管理方式，进行耗材的明细分类核算。
　　所谓一套帐方式，是指仓库按品种、规格设置的耗材卡片与财会部门设置的耗材明细分类帐合并，实行“帐卡合一”，即把耗材卡片与耗材明细分类帐合并为一，由库管人员负责登记数量，同时医用耗材的价值自动随出库数量计算出来，在出库单体现出来，既利于库房管理的分类汇总，又利于临床统计消耗的医用耗材。
　　出入库单是登记耗材收发数量的明细记录，医用耗材出入库单应按耗材类别和编号顺序排列，或按类别装订成活页帐，以便保管。从该明细帐中，不仅可以取得各种耗材的数量资料，而且可以取得各种耗材的资金增减和占有的核算资料。
　　采用实际成本计价时，由于库房的各种耗材是分次分批购进的，而每次购进的耗材，单价又往往不同。因此，在每次发放时，就存在这样一个问题：即究竟按哪一批的单价计价。我们库房使用加权平均法进行计价。
　　购入耗材在运输途中发生短缺毁损，应根据不同情况作出相应的帐务处理。属于定额内合理损耗的，应视同提高入库耗材的单位成本，不另作帐务处理；属于运输部门或供货单位造成的短缺毁损的，应根据赔偿请求单所列的索赔金额索取赔付。
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