出口合同排产、采购、商检及发货实施细则-全套工作流程.doc

江西泰豪科技进出口
出口合同排产、采购、商检及发货实施细则

1、目的与范围
为适应江西泰豪科技进出口发展，规范出口合同排产、采购、商检及发货流程，防范经营风险，责任到人，特制定本实施细则。本实施细则适用于江西泰豪科技进出口。
2、出口合同分类
出口合同分类：自营产品项下出口合同、加工贸易项下出口合同、贸易项下出口合同。
3、内部销售合同或采购计划单填写规范
3．1 内部销售合同为江西泰豪科技进出口与事业部签订的购销合同。
3．2贸易型项下采购计划单分为：发电机组采购计划单、SKD型项下采购计划单、发动机采购计划单、配件采购计划单，以下统称采购计划单，为进出口公司向外部单位签订采购合同的依据。
3．3内部销售合同、采购计划单均依据进出口公司所确定的模版由销售人员进行填写，销售人员不得随意改动或删除模版中的内容，有异议的地方在模版中“其它〞地方进行说明。
3．4 “□〞为选定内容，“ 〞为填写内容，选定内容使用“√〞 并删除原有的“□〞。
3．5模版中的合同编号由进出口公司商务部填写，为进出口公司与其它事业部签订的合同序列号；出口合同编号由销售人员填写，为与客户签订的合同号或已立项的项目名称或已批准的参展展会名称。
3．6发电机组中铭牌型号为销售人员与客户签订的产品型号。
4、自营产品项下出口合同排产实施细则
4．1 销售人员将已评审可排产的合同、合同评审表、及内部销售合同交区域经理审核，审核后交进出口公司副总进行审核。
4．2 进出口公司副总对内部销售合同产品型号、交货期、包装等条款进行审核，在确定收到预付款或信用证或特批排产单状况下在一个工作日之内予以下达排产计划。
4．3 发电机排产：
4．3．1 ABB发电机由江西泰豪科技进出口商务部与南昌ABB泰豪发电机签定购销合同，落实交货期后反馈销售人员。
4．3．2 泰豪发电机由江西泰豪科技进出口商务部与电机产品事业部或特种电机公司签订内部销售合同，落实交货期后反馈销售人员。
4．4 发电机组或静音机组排产：
4．4．1 发电机组或静音机组由江西泰豪科技进出口商务部与电源技术商务部签订内部销售合同，落实交货期后反馈销售人员。
4．4．2 假设电源技术事业部商务部反馈不能满足合同的履约，则由江西泰豪科技进出口副总决定向其它单位咨询能否满足合同的条款，在满足合同条款状况下向外部进行采购。
4．5 项目、参展产品排产：
4．5．1项目由项目组提出立项申请报总经理批准，填写内部销信合同交进出口公司副总审核后予以排产。
4．5．2 参展产品由区域经理提出报总经理批准，写内部销信合同交进出口公司副总审核后予以排产。
4．5．3为强化项目和展会管理，内部销售合同“出口合同编号〞标明XXX项目或XXX
展会。
4．6 归档：
4．6．1 排产单在货物发往港口后两个工作日内归档到合同档案，责任人：出口合同监管员。
4．6．2 在排产过程中产生更改状况的工作联系函必需归档。
5、加工贸易项下出口合同排产实施细则
5．1 销售人员填写《加工贸易申请单》交区域经理审核后交单证部经理，单证部经理在一个工作日内与出口合同监管员核对出口合同中有关产品型号规格、数量、单价等资料，确认无误后予以办理。
5．2 单证部经理负责办理加工贸易手册，在10个工作日内完成手册的办理。
5．3 单证部经理办理完加工贸易手册，一个工作日内将《加工贸易回复单》反馈销售和商务部。
5．4加工贸易项下合同排产参阅自营产品项下合同排产，增加《加工贸易回复单》审核。
6、贸易项下出口合同采购实施细则
6．1贸易项下出口合同采购按《江西泰豪科技进出口采购合同签订及采购实施细则》执行。
6．2归档：
采购合同、采购合同评审表在货物发往港口后两个工作日内由采购员负责归档。
7、出口合同商检实施细则
7．1 商务部出口合同监管员接业务的《发货申请单》，即与相关事业部或采购落实货物的尺寸、重量、包装种类、总件数等资料，在一个工作日内完成《商检材料制作、订船、 预发货通知》。
7．2 单证部负责制单的单证主办接到《商检材料制作、订船、预发货通知》后，在一个工作日内完成商检材料制作，并交单证部经理审核，审核无误后报江西泰豪科技进出口副总审批。
7．3 单证主办将已审批的商检材料交出口合同监管员，由出口合同监管员依据出口合同类型进行分发：
7．3．1商检材料原则上提前四天提交。
7．3．2 假设是自营产品项下合同、SKD项下合同、贸易项下合同且供应商无法提供商检，则将材料交负责商检工作的罗家平并坚持沟通，及时反馈货物的生产进度状况，并催促商检工作完成。
7．3．3 假设是贸易项下合同且采购合同中注明为供应商提供商检，则将材料交采购员，由采购员提供给供应商，并由采购员负责将通关单或商检凭单〔凭条〕交单证主办。
7．4 SKD项下合同，由跟单员负责向罗家平提供商检所必需的测试报告。
7．5 单证主办负责将商检凭单〔凭条〕或通关单同时归档。
8、出口合同发货实施细则
8．1 商务部对已排产或下采购计划的合同进行跟踪，并填写合同推动表，合同推动表由出口合同监管员负责催促到位；
8．2 销售经办人依据合同推动表掌握交货进度，并与客户坚持沟通；
8．3 销售人员提前7天〔原则上以内部销售合同或内部采购计划单反馈的交期作为参照〕填写《发货申请单》，由区域经理审核，商务部予以安排《商检材料制作、订船、预发货通知》；
8．4 商务部出口合同监管员接到业务《发货申请单》，在一个工作日内填写《商检材料制作、订船、预发货通知》通知单证部、跟单员；
8．5 单证部接到通知后即与业务坚持沟通，依据工作流程图并做好有关材料及订船工作，在两个工作日内将进仓通知反馈出口合同监管员；
8．6 商务部跟单员在接到《商检材料制作、订船、预发货通知》时，即对产品的发货状态进行落实，主要内容为：交货期、发货清单、包装物、商检批号、唛头、配件，并将发货状态记录在《发货清单一览表》中。
8．7在接到事业部或外购单位通知完工后，由商务部负责办理产成品库存K3入库手续,K3手续办理按《江西泰豪科技进出口产成品库存管理细则》执行。
8．8出口合同监管员依据合同推动表中生产进度及订船状况，填写《江西泰豪科技进出口正式发货通知单》，交单证部审核货款到位状况并填写预定船期，在确定合同货款到位或信用证到位或有特批发货单后，交江西泰豪科技进出口副总及财务审核。
8．8.1 在货款未到位状况下，该客户为公司总经理特批授信客户，且此次发货总金额在授信额度之内，由单证部通知业务经办人填写《特批发货申请单》一式三联，区域经理审核，报总经理或其授权人批准，商务部予以发货；
8．8．2在货款未到位状况下，该客户为总经理特批授信客户，但此次发货总金额在授信额度之外，由单证部通知业务经办人不予发货；
8．8．3在货款未到位状况下，该客户不属公司总经理特批授信客户，由业务经办人向总经理或其授权人审批受信额度，批准后商务部予以发货；
8．9 跟单员得到已审核可发货的《江西泰豪科技进出口正式发货通知单》及进仓通知办理K3出库手续，组织货源并联系车辆，通知销售经办人到发货现场，将货物运送到指定的仓库，反馈单证部、副总。
8．10 贸易项下出口合同发货按《江西泰豪科技进出口采购合同签订及采购实施细则》执行。
9、以上实施细则从2008年1月1日起试行。

〔注：此申请单由销售经办人填写〕
江西泰豪科技进出口特批排产〔采购〕申请单
商务部备案联
现有 出口合同，金额为 美元，此次排产〔采购〕金额为 美元，因客户预付款或信用证尚未收到，现申请提前排产〔采购〕。
本人承诺排产〔采购〕后将积极向客户催收货款直至到帐，因未收回的帐款而对公司造成的损失，本人自愿承当连带偿还欠款本息责任。给予支持为感。
申请人： 区域经理 ： 总经理：

〔注：此申请单由销售经办人填写〕
江西泰豪科技进出口发货申请单 日期：
编号：〔由商务部填写〕
进出口公司商务部：
现有 区域，出口合同号 ，合同金额 ，贸易术语 ，目的港________, 必需申请发货，发货金额 ，明细如下，请予以支持！
产品名称
规格
数量
单价
金额

订船要求：(1)□海运 □空运 □其他 ;(2)预订船期 ；
(3)指定货代 ：□是 □否 (4)其他要求 ；
〔5〕装箱要求：□拼箱 □整箱___________________

申请人： 区域经理：

〔注：此单由销售经办人填写〕
江西泰豪科技进出口特批发货申请单 第一联商务部备案联
现有 出口合同，金额为 美元，此次发货金额为 美元，因客户货款尚未收到，现申请提前发货。
本人承诺发货后将积极向客户催收货款直至到帐。因未收回的帐款而对公司造成的损失，本人自愿承当连带偿还欠款本息责任。给予支持为感。请给予支持为感。
申请人： 区域经理：
公司给与该客户赊销信用额度为 ，目前赊销状况为 。
建议： 单证部：
总经理或其授权人：
江西泰豪科技进出口特批发货申请单 第二联：财务部备案联
现有 出口合同，金额为 美元，此次发货金额为 美元，因客户货款尚未收到，现申请提前发货。
本人承诺发货后将积极向客户催收货款直至到帐。因未收回的帐款而对公司造成的损失，本人自愿承当连带偿还欠款本息责任。给予支持为感。请给予支持为感。
申请人： 区域经理：
公司给与该客户赊销信用额度为 ，目前赊销状况为 。
建议： 单证部：
总经理或其授权人：
江西泰豪科技进出口特批发货申请单第三联：单证部备案联
现有 出口合同，金额为 美元，此次发货金额为 美元，因客户货款尚未收到，现申请提前发货。
本人承诺发货后将积极向客户催收货款直至到帐。因未收回的帐款而对公司造成的损失，本人自愿承当连带偿还欠款本息责任。给予支持为感。请给予支持为感。
申请人： 区域经理：
公司给与该客户赊销信用额度为 ，目前赊销状况为 。
建议： 单证部：
总经理或其授权人：
〔此单由合同监管员填写〕
江西泰豪科技进出口产品出口商检材料制作、订船、预发货通知
编号： 号
进出口公司单证部、商务部跟单员：
现有 区域，业务经办人 ，出口合同号 ，合同金额 ；本次申请发货金额为 ，拟完工时间 ，必需发货。
〔一〕 请做好商检材料及订船〔仓〕工作；
〔二〕 请跟单员做好发货前的准备工作；
〔三〕 运输方式：□海运 □空运； 贸易术语：FOB SHANGHAI；
〔四〕 目的港：_NSW,AUSTRALIA
〔五〕 贸易方式：□自营产品 □加工贸易 □贸易项下
〔六〕 具体信息如下：
1)产品
名称
2〕型号规格
3〕功率
4)数量
(5)包装箱
(6)重量〔KG〕
(7)尺寸〔MM〕
(8)备注
(9)唛头

□海运 □ 空运

合计

M³

商务部经办人： 商务部
江西泰豪科技进出口发货正式通知单
编号：
商务部跟单员 ：
现有 区域，出口合同号 ，发货金额 ，现要求发货。请及时办理完K3入库手续。细如下：
产品名称
规格
数量
单价
金额

货款及船期状况：
单证部

合同监管员： 进出口公司副总 财务