公司采购部管理制度与工作流程(2篇).docx

公司采购部管理制度与工作流程
一总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人
员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二采购部人员职责及管理制度
1. 热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2. 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3. 负责公司生产所需材料的采购工作。
4. 负责供应商的开发、管理及维护工作。
5. 坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6. 大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7. 积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
8. 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9. 做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
10. 完成领导交办的其他工作。
三采购工作流程
采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责
任，采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实用、
完善的采购工作流程是提高采购效率，较低成本最有效的方法。在项目实施的过
程中，采购部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购
工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失
误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。
1. 在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部、投标部的具体要求，配合进
行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要避免发
生投标价低于实际采购价的情况出现。
项目正式运作后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备
工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对采购部下达《材
料申购单》（附表1）此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生效，一试三
份，一份申请人留存，一份发往采购部，一份发往工厂或者生产基地。
3. 采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，数量，
生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的 家-家发出《材
料询价单》（附表2）。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价单》签字，
盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付款的依据之
一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的一家或者几家
进行供货。向其发出《材料订购单》（附表3），同时向收货的工厂或者生产基地发
送传真件通知其准备收货。
4. 供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的
供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。
5. 工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、数量检
查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》相
对照质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货单》（附表
4），相关责任人签字后回传采购部。
6. 工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购部，由采购部根据货物
情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定，便于统一定
价，统一结算，节约运输成本。
公司采购部管理制度与工作流程（二）
一、 总则
（一） 、为规范本集团及下属生产企业的采购工作，特制定本制度。
（二） 、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、 采购原则
（一） 、严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在 元以上，
必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资
信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临
时性应急购买的物品除外。
（二） 、合同会签制度
固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、
审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，经公司分
管领导审核，总经理批准签约。公司采购管理制度。属集团采购的项目，应报总
裁批准。
（三） 、职责分离
采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的
解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
（四） 、一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一
致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申
请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核
后，差值不得超过请购量的%-%。
（五） 、最低价搜寻原则
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动
态及各地区最低价格，实现最优化采购。
（六） 、廉洁制度
所有采购人员必须做到：
1、 热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。
公司采购管理制度。
2、 加强学习，提高认识，增强法治观念。
3、 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
4、 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
5、 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
6、 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市
场信息。
（七） 、招标采购
凡大宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用
品、中药材等都应通过询议价或招标的形式，由生产、质量、财务、审计、采
购、总经办等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应
商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。
对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市
场行情，调整采购价格。
三、采购程序
（一）、供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材
料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质量部门同意。必要
时，报有关管理部门批准备案。
2、 对于大宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的
生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情
况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、质量、采购部门对供应商
定期进行评估和审计。
3、 固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评
估。供应商为中间商时应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对
象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、 为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。
5、 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商
品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商
品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。
6、 对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交采购部
门，向三家以上供应商询价，经有关部门及采购部门综合评估后，选择合适的供
应商，签订特约供货协议，定期结算。
（二）、采购程序
1、 原辅包装材料的采购计划及资金预算销售计划一一生产计划一一资金预算
2、 固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门填写请购单，写清采购物
资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期
等，由部门经理签字上报分管领导批准，交集团采购部门。
3、 采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调生产、财务、审计、质
量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。生产、质量、工
厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、
资信调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同条款的审查，审计部门负责
合同的事前审计和事后财务审计。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索
赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的
时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。凡由集团采供部代各生
产企业采购的物资，采购合同签订后，由集团采供部采购人员将合同传真至生产
企业采购部。
4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。仓储、质
量部门负责原辅包材的验收，并出具检测报告。并于每月 日、日将本月
收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至集团采供部。设备由申请部
门、工程技术部门验收，并出具验收报告。
（三）、中药材采购：
1、 中药材一般应实行招标采购，由于其价格随市场行情波动较大，一般
月需重新组织招标一次。
2、 在招标确定了供应商以后，应通过市场调研，上网公布需求信息等途径广
泛收集药材价格信息，与供应商协商，不断调整价格。
四、审计监督
采购全过程进行财务监督和审计。
在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、
使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务
部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的
事前事后审计。
采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。
对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关
人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。