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1、会议管理办法（修订） 为规范与加强公司会议管理，进一步减少文山会海，降低会议成本,提高会议质虽与效率，特制定本办法。 一、总则 （一）精简高效。要坚持精简、务实、节俭、高效的原则 ，少开会，开短会，求实效，严格控制会议数虽、规模、会期，提高会议质虽确保会议效率。 （二）形式多样。根据实际需要通过多种方式办会，能不开的会坚决不开，能合并开的会就合并开，能通过电视电话会议形式召开 会议一律不集中召开。 （三）控制预算。严格实行会议经费预算管理，节约会议费用与参会人员的工作时间。 （四）分类管理。公司会议根据形式、规模、内容进行分类管理。 二、会议分类 公司会议一般分为以下五类：
2、一）总经理办公会议 （二）经营活动分析会议 （三）公司工作会议 （四）专题会议 （五）周工作例会 三、会议审批 承办部门将会议申请提交综合部，并填写《会议申请单》（见附件1）, 综合部会议管理人员根据申请内容进行审核后，对会议室 进行分配，承办部门在相应时间与地点召开会议。如出现会议室使 用冲突，应确保重要的会议优先使用。 （二）外部会议申请审批程序 承办部门填写《会议申请单》，报公司分管领导、总经理审批，承办部门持审批后的会议申请单到财务部办理相关手续。 四、会议组织 （一）会议通知 1、承办部门负责会议通知的起草，通知应明确告知会议的名称、内容、时间、地点、参
3、加人员范围、应准备的材料、文件与其她要求。 2、重要会议一般应提前3天通知，一般会议应提前1天通知。 （二）会务工作 1、总经理办公会议、公司工作会议、两会（职代会与党代会）、 周例会以及经营活动分析会由综合部负责承办，协调会议的接待、 会场组织、会议记录等会务工作。 2、视频会议由运行维护部负责会议设备、线路的保障工作。 3、其它类型会议均由牵头部门负责相关会务工作。 （三）会议材料 会议材料由会议牵头部门协调组织。需公司领导出席并讲话的重要会议、重大活动，主办部门应提前将会议议程、会议材料及领导讲话代拟稿报分管领导审核。参会人员要提前阅读会议材料，并准备发言提纲。会议除为
4、公司领导准备纸质材料外，原则上以电子文档形式汇报，不向参会人员分发纸质材料。会议决议经会议主持人审定后，以公司会议纪要形式印发执行。 （四）会议内容及与会人员 1、总经理办公会议 公司总经理办公会议就是公司高层决策机构，主要研究公司 战略部署、经营决策、规章制度、管理办法、招投标等“三重一大”事项。会议原则上由总经理主持，各副总经理出席，各部门负责 人与议题相关部门人员参加。 总经理办公会议实行会议议题报审单制度，具体工作流程为 议题申请部门填写《会议议题报审单》（见附件2）-部门负责人 审核签字一相关部门会签（如有必要）一综合部负责人审核就是否上会一分管领导审核同意一总经理批准
5、一《会议议题报审单》送综合部一综合部收集议题内容，将材料提交会议用。各有议题部门须在会议召开前两天，将已经审批的《会议议题报审单》及相关资 料送综合部。 议题申报部门应就会议议题所涉及内容进行充分调研与论证 认真准备会议材料，提前与公司领导与相关部门沟通，必要时提出 一个以上可供决策的方案，并在对各方案进行利弊分析后提出决策建议。综合部对拟上会的议题要进行审核，能通过专题会议等小型会议解决的，不提交总经理办公会议。 会议原则上每周三召开，无会议议题不召开，地点固定在六楼 行政会议室，会议时间一般不得超过2个小时。 2、经营活动分析会议 经营活动分析会议就是公司每月例行召开的专项会议，
6、研究公司生产经营主要指标完成及变化情况，存在的问题及原因分析、解决措施，经营风险及控制措施等，由公司分管经营的副总经理主 持。参会人员为：公司领导，各部门经理与前端部门业务主管以上人员，各县分公司领 导、网格经理。会议一般每月10日左右召开，如 遇节假H或特殊情况则顺延。 会议发言次序为财务部、市场营销部、集团客户事业部、客户服务部等部门。会议发言部门要提前做好充分准备，掌握详实的第一手资料，发言的重点就是分析问题，并提出解决问题的具体措施。每个部门发言时间原则上不超过15分钟，总体会议时长不得 超过3个小时。 3、工作会议 会议主要研究、部署、落实年度工作任务与目标，参会人员为：
7、公司领导、各部门经理、县分公司总经理。会议一般每年召开二次，年初召开年度工作会议，半年召开年中工作会议。 4、专题会议 会议主要研究生产经营等重要的专项工作。会议由公司总经理或分管领导主持，参会人员为：议题涉及的部门经理及相关人员， 可根据工作需要邀请其她分管领导出席。公司专题会议不定期召开，会议时间不得超过2个小时。 5、周工作例会 周工作例会包括公司周例会与分管领导部门例会以及部门周例会。公司周例会内容为汇报各阶段重点工作安排及推进情况（每 月第一周主要汇报本月工作安排及主要措施，第二、三、四周汇报 月度工作计划执行情况与存在问题），会议时间不得超过一个半小 时。分管领导周
8、例会内容为通报近期工作开展情况，安排部署下阶 段工作；参会人员为公司分管领导与所辖部门经理，一般每周五召 开。部门周例会参会人员为部门全体员工，一般每周一召开。 （五）会议签到管理 公司召开的重要会议均实行签到制，签到采用桌签、签到表与 主持人点名二种方式。 （六）会议纪律管理 1、参加会议人员应严格遵守会议纪律 ，不迟到、不早退。参加公司大型会议应提前10分钟进入会场，中小型会议应提前5分钟进入会场，并在指定位置就座。因特殊原因无法准时到会或中途提前退场时，须向会议主持人请假。对无故迟到、早退、缺席者，将按照公司员工劳动纪律有关规定处理。 2、参加重要会议或重大活动，与会代表原
9、则上应着正装。 3、会议期间，参会人员应将通信工具关闭或置于静音状态。 4、与会人员应严格遵守保密管理规定，不得泄漏会议内容。 （七）会议事项管理 1、各类会议都应有会议纪要（记录），周例会、专题会与总经理办公会议的会议纪要（记录）由综合部负责撰写淇她会议由牵头部门负责组织。 2、加强各类会议的宣传报道工作。工作会、月度经营分析 会等重大事项由综合部安排专人进行新闻宣传报道工作，及时通 报会议情况。 3、强化对会议议定事项的督办落实工作。会议结束后 主办 部门应做好会议议定事项的督办工作。原则上总经理办公会议决 议的督办 由综合部负责，其它类会议的督办由主办部门负责，
10、重要 事项由综合部协同相关部门督办。 五、会议经费 （一）严格实行预算管理与归管理，建立健全会议接待报批、审核制度，接待标准列入报批内容，先审批、后使用，谁批准、谁负责，任何人不得擅自提高接待标准。 （二）会议费用由会议主办部门在会议结束一周内结算，结算时 应附带发票与参会人员名单，经综合部审核后方可办理相关账务报销手续。 （三）公司内部会议一律不准赠送礼品，会场不得摆放花草、香烟、茶歇、矿泉水与纸笔等，一般性会议不允许印制会议材料。 六、会议服务 （一）公司工作会、月度经营分析会、生产经营培训会议由综合部负责，相关业务部门协办。其她会议的后勤服务由承办部门指定专人负责。 （
11、二）根据会议规模与规格指定摄影摄像人员及其她相关人员。 七、附则 （一）本办法由公司综合部负责解释 （二）本办法自印发之日起试行，原有会议管理办法同时废止 附件1 会议申请单 年月 日 申请部门会议时间 会议名称 会议内容 参会人员 合计人。 费 用 预 算 宿费 备注： 餐费 会议室费 其它费用 总计 申请部门意见 综合部意见 财务部意见 分管领导意见 总经理意见 附件2 会议议题报审单 年 月曰 议题申报部门 议题内容 本部审核意见 有关部门会签意见 综合部审核意见 分管领导审批意见 总经理审批意见 备注 会议管理办法
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