进出口业务管理制度.docx

进出业务管理制度
1目的
为了使进出业务日常管理规范、有序，进一步加快对外贸易的步伐，特制定本项制度。
2适用范围
公司所有进出业务均适用本办法。
3职责
3.1进出公司负责管理与开拓国际市场业务。
3.2进出公司负责建立进出业务相关的操作流程。
4相关规定
4.1做好国际市场调查研究与分析，及时掌握商品市场信息，积极开拓国际市场。
做好国际战略供应商的供货信息调查研究，以便及时采购迅速满足生产所需。
4.2建立客户档案，定期与客户保持联系以了解客户需求。
4.3接到国外客户询价，及时将信息反馈到技术、财务等有关部门，迅速报价。对重要的配套客户询价，要采用多功能小组形式进行可行性分析和报价。报价后与客户保持联系，了解客户对价格的反映，有问题及时与公司内相关部门协商，并向客户争取订单。
4.4随时了解公司内部各环节生产进度情况。
4.5根据国家有关法规及公司有关制度和流程认真仔细签订贸易合同，内容必须具体、明确，用词必须严密、准确，不能模棱两可、
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含糊不清；
4.6根据订单要求及时备货、发货，正确无误制定各种单据；
4.7根据合同条款，保证货款及时回笼；
4.8保持与银行、海关、商检部门的良好合作关系，取得上述单位的支持与配合；
4.9对于客户的抱怨意见、业务纠纷、索赔案件的处理工作要做到及时、适度、客观，使客户的不满及索赔得到合情合理的解决。
4.10在业务的处理过程中严格按相关流程操作。
5具体流程
5.1出新产品流程
5.1.1进出公司收到市场新产品需求信息，填制出产品需求信息表（当天），如果是OEM项目应成立项目组，对产品开发作市场可行性分析、技术可行性分析和成本可行性分析，提高报价有效性和效率；
5.1.2产品开发部作技术分析，决策产品是否开发。
5.1.2.1自行开发
5.1.2.1.1 产品开发部编制工艺（如需技术上的翻译，由进出公司翻译）。如产品在五个品种以下的，两个工作日完成；如产品在五个品种以上的，四个工作日完成；若属B类产品开发，则在C类产品开发的程序上增加厂内专家技术可行性会审和工艺方案会审程序，时间可视情况适当延长1至2天；
5.1.2.1.2 制造部门协助财务部核价，送产品信息表交进出公司（一个工作日）；
5.1.2.1.3 进出公司对外报价（当天）；对OEM出报价，须报总经理审批；如总经理出差，报价可延长1天。
5.1.2.1.4 如客户未接受价格，业务员及时与财务部沟通（如
7 /7是OEM项目，业务员应及时通知项目组成员，以项目会议的形式进行沟通），重新核算价格，并进行第二轮报价，努力争取客户确认；
5.1.2.1.5 进出公司与客户签订合同并填制产品开发表给产品开发部，进入新品开发程序；
5.1.2.1.6 制造部门进行样品试制，出业务员对外送样，并取得客户对样品确认，通知制造部门进行批量生产。
5.1.2.2 外包
5.1.2.2.1 进出公司送交资料给产品开发部，产品开发部编制外包工艺路线，相关部门按外包工艺路线办理（两个工作日）；
5.1.2.2.2 按出产品外包流程办理。
5.2出产品外包流程
5.2.1出业务员接到国外客户需求信息，在内部确定不能自行开发后，向有关供应商询价（当天）。
5.2.1. 1如客户是提供样品的话，公司技术工程部必须作简单测绘，且业务员须对样品进行各个角度的拍照留底；
5.2.1.2如果客户是提供图纸的话，则技术工程部必须将图纸进行存档及编号处理。
5.2.2出业务员收到供应商报价后，财务核价员就供应商的报价核算价格，以确认供应商的价格在合理范围之内（当天），并加上合理利润作最终供货价格；
5.2.3进出公司向国外客户报价（当天）；
5.2.4客户接受价格，向我公司下订单后，出业务员将此项目相关资料提交财务部（客户下订单的当天或次日）；
5.2.6财务部核算利润，并填写利润核算表（一个工作日）；
5.2.7出业务员与供应商签订合同（三个工作日）；
5.2.8供应商供货，出业务员发货（外包货物收回后，出业
7 /7务员以书面形式通知质量部验货，五个工作日）；
5.2.9出业务员按照订单要求负责收回货款；
5.2.10财务部凭付款通知单、供应商合同、增值税发票和专用缴款书，以及发货提单副本、出商业发票、利润核算表、装箱单（如贴牌产品需提供检验结果证明）付款给供应商（五个工作日）。
5.3出产品销售流程
5.3.1进出公司对外报价（当日）；
5.3.2客户确认价格；
5.3.3进出公司下销售需求计划或填写产品订单（当日）；
5.3.3.1如是自营业务且涉及到预收货款的合同，出业务员在合同签订后应在国家外汇管理局网上平台进行合同登记（当日）；
5.3.4产销计划制造部组织生产；
5.3.5业务员联系发货（两个工作日）；
5.3.6业务员根据合同要求收回货款。
5.4 出业务核销流程
5.4. 1出业务员通知财务部核销员有关核销单需求情况每月1号、15号）；
5.4.2财务部核销员向外汇局申领核销单；
5.4.3出业务员就每笔具体自营业务向核销员领取核销单，并签收（当天）；
5.4.4核销员在网上备案（当日）；
5.4.5出业务员组织出产品发运，送交销货清单、装箱单和商业发票给财务，制作有关出单据，单据交银行或寄给客户，负责收回货款；
5.4.6进出公司去银行拿取结汇水单，并填写涉外收入申报单
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（两个工作日）；
5.4.6.1如果此笔业务是涉及到预收货款,则出业务员在收回外汇前，应在国家外汇管理局网上平台进行预收货款登记，在收回外汇后，应在国家外汇管理局网上平台进行预收货款注销申请；
5.4.7出业务员负责核销单和报关单的收回，送交核销员（七十个工作日）；
5.4.8财务部核销员去银行、外汇局、税务局进行核销、退税。
5.5进业务流程
5.5.1接收产销计划部的进计划采购单，进业务员根据需求部门要求进行询价；
5.5.1.1 如果是一般刀具、零件进，则进业务员向指定供应商询、议价；
5.5.1.2 如果是设备进，则进业务员需研究海关发行的相关政策（如“国内投资项目不予免税的进商品目录”等），进设备参数尽量优于不予免税条件，在商品目录中所提到的参数与我们要进的设备参数发生歧义时，应及时与海关人员沟通确认。参与项目招议标工作，对进货物的商务条款进行商谈。
5.5.2草拟合同-合同评审-签订合同。
5.5.2.1 如果是设备进且符合免税条件的话，办理免税业务流程为：业务员须持相关资料提交到海关进行备案申请-海关确认-进入海关系统预录入一海关三级审批一通过一海关出具免税单（此审批过程需要60天完成）。
5.5.2.2 进业务员在合同签订后应在国家外汇管理局网上平台进行合同登记（当日）
5.5.3进付汇
5.5.3.1 如果此笔业务是涉及到预付货款，则进业务员在付
7 /7汇前，应在国家外汇管理局网上平台进行预付货款申请；
5.5.3.2 一般业务采用T/T方式付款，进业务员在银行申请购汇-申请付汇，并对每笔付款填制“贸易进付汇核销单（代申报单）；
5.5.3.3 进设备付款一般都是采取信用证的方式，付款流程为：业务员持“开证申请书”到银行办理开证申请―支付保证金到银行T根据信用证条款进行分批付款，并对每笔付款填制“贸易进付汇核销单（代申报单）”。
5.5.4进单据准备
5.5.4.1 如果此笔业务是属于“3C认证”产品，则需要持相关资料到市商检局办理“3C认证通关单”，其具体流程如下：业务员持相关资料到市商检局办理备案一由市商检局将资料递交省商务局审批一审批通过后，由省商检局出具“中国国家强制性产品认证证书”
5.5.4.2 如果此笔是受进许可管制的，则需到省商务厅办理“机电批文”，其具体流程分为两种情况：（1）,货物金额在1万元
以内业务员持相关资料直接到省商务厅进行备案一省商务厅审批完后将资料递交国家商务厅审批-审批通过后出具“机电批文”；（2）货物金额在1万元以上，则该设备必须通过招标环节，业务员持相关资料（含招标书）到省商务厅进行审批-省商务厅审批完后将资料递交国家商务厅审批一审批通过后出具“机电批文”；
5.5.4.3 如果此笔是属于法检产品，则需要到市商检局办理“进货物通关单”，其具体流程为：业务员持相关资料到市商检局
进行备案-在商检系统中办理进货物预录入-商检局审批单据-缴纳检验检疫费-商检局出具“进货物通关单”
5.5.5进清关手续及货代安排
如果此笔是以FOB术语交易的，业务员应在供应商通
知发货前一个月联系好货运代理，保证货物能及时装运。
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5.5.5.2 货物到达目的港前一星期，业务员应联系好报关行，并准备好报关单据（如合同、发票、装箱单、提单、免税表、3C认证证书、进货物通关单、机电批文等），由代理报关行在目的地直属海关进行报关T海关将货物放行后T业务员应联系国内货代将货物从海关监管仓库运往工厂（货物到厂后任何人都不能擅自开箱）T业务员需与海关及商检局人员联系预约时间来厂检验货物T货物检验无误后由商检局出具“中华人民共和国出入境检验检疫入境货物检验检疫证明”方可使用；
5.5.6进业务员负责将进报关单收回，并在国家外汇管理局网上平台进行货到注销申请。
5.6进付汇、核销运作流程
5.6.1业务员提交外汇申请表和有关项目资料给核销员（两个工作日）；
5.6.2业务员将购汇申请表和有关项目资料送交银行购汇付汇（两个工作日）;
5.6.3业务员将报关单、付汇核销单等资料送交财务核销员，核销员签收（当日）；
5.6.4核销员向外汇局进行进核销。
6本制度由进出公司负责解释。
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