仓储仓库类单位公司企业管理制度办公室管理制度.docx

目录
一、公文管理制度3
二、印章管理制度5
三、办公用品采购与使用管理制度6
四、车辆使用和维修管理制度8
五、职工食堂管理制度9
六、职工公寓管理制度11
七、行管人员夜间值班制度11
八、办公区清洁卫生管理制度12
办公室管理制度
一、公文管理制度
1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
2、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
3、公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
4、办公室负责主管并指导各部门公文处理工作，负责公文的办理、管理、整理、归档等工作
5、文件种类与应用范围：
（1）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，组织变更或人事任免；撤消有关部门不适当的决定事项。
（2）决议一一适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
（3） 通告（或公告） 适用于公开发布、全体职工应当遵守或周知的事项。
（4）通知一一适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门和全体职工应当遵守或周知的事项。
（5）通报一一适用于表彰先进、批评错误、传达重要情
况。
（6 ）报告一一适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。
（7）请示一一适用于下级向上级请求批示、批准、批复的事项。
（8）批复一一适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复。
（9）函一一适用于对外沟通和联系、询问有关事宜。
（10） 规定（或办法）适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度。
（11）会议纪要一一适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。
6、正式发文一律实行先核稿后签发制度。公文需由相关部门起草，草稿经办公室核稿后，呈库主任签发，文件一经领导签发，不得随意改动。
7、收文办理：收文办理是指收到公文的办理过程，包括签收、登记、批办、承办、催办、立卷、存档等程序。
（1）凡送交本库的公文，由办公室档案管理员统一签收、登记、编号。
（2）送领导传阅批办的公文，必须使用《文件办理单》，库领导批阅后，相关人员根据领导批示逐一传阅，并签署意见。
（3）承办部门收到文件后，须在规定时间内办理完毕。确有困难的，及时和办公室联系并报告领导；对不属本部门办理的，及时退回办公室并说明理由。
（4）办公室对归档的文件、资料应及时整理，根据文件的内容进行立卷，妥善保管，便于调阅查找。
8、公文的翻印、借阅、保管、销毁等管理，要严格执行国家《档案管理制度》，档案室要做好防火、防盗工作。
二、印章管理制度
1、为加强粮库印章管理，防范经营风险，保障印章安全合理使用，制定本制度。
2、本制度所指印章包括粮库公章、财务专用章、粮库合同专用章、粮库法定代表人名章。
3、本库公章由办公室负责日常管理和使用；法定代表人名章和财务专用章由财务部负责日常管理和使用；合同专用章由购销部负责日常管理和使用。
4、粮库对外开展业务和法律事务，签订合同和协议需使用粮库印章时，须经库主任审批；涉及重要事项用印以后，需将其中一份留办公室备查。
5、一般文件、材料、报表需加盖粮库印章时，须经办公室主任审核同意。
6、每次使用公章必须在《印章使用登记簿》上记录备查，记录内容为：用章日期、事由、批准人、用印数等。
7、财务专用章的使用须经库主任或取得授权的部门领导同意。
8、严禁在空白介绍信、空白证件、空白信笺、空白支票上用印，严禁私用印章。
9、严禁将能获得银行支付所需的印章和支票交由一个人集中保管，必须由二个及以上财务人员分开保管。
10、企业印章损坏或遗失，要立刻向相关部门领导汇报，及时通知银行等相关业务部门，避免不必要的损失。必要时要在报纸上刊登《遗失和作废申明》。
11、对未经批准擅自使用粮库印章，给企业造成声誉和经济上损失的人员，除给予经济罚款和行政处罚外，情节严重造成重大经济损失的，要追究其法律责任。
三、办公用品采购与使用管理制度
为加强办公用品的管理，规范办公用品采购行为，特制定本制度。
1、本制度所指办公用品包括：
（1）耐用品
办公用具类，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、茶具、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。
办公设备类，如：电脑、空调、电话、传真机、复印机、打印机、碎纸机、扫描仪、电视机、摄像机、幻灯机、（数码）
照相机、电风扇、音响及相应耗材（机器耗材、复印纸）等。
（2）低值易耗品
信封、信纸、笔、笔记本、电池、抽杆夹、文件夹、档案盒、订书机、计算器、装订针、回形针、大头针、胶水、印泥、印油、票夹、剪刀、裁纸刀、一次性水杯、水笔（芯）、墨水、胶水、涂改液、复写纸、大头针、曲别针、钉书针、计算器、手提袋等。
（3）办公耗材品
墨盒、硒鼓、碳粉，磁盘、U盘、软盘、刻录盘、复印纸、打印纸、光驱、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标、油墨、鼠标垫等。
2、各种办公用品统一由后勤部购买、保管、分发，各部门不准擅自购买。
3、因特殊需要的，采购办公用品须事先填写购物单，请示分管领导同意后方可购买，否则不予报销。
4、后勤部每月末征求各部门意见后，确定需购买办公用品的数量、品种、确属办公需要的，经请示分管领导后填写采购物品清单后采购。
5、实行购买、保管分离制度，办公用品由后勤部购买后交器材保管员验收入库登记。
6、建立办公用品明细账，分门别类进行登记，每半年进行一次盘查，发现将办公用品占为已有的，给予处罚。
7、大宗办公用品采购，如电脑、空调、复印机、摄像机等，应实行公开竞价采购。
8、各部门要本着节约和实际需要的原则领用办公用品，要填写领用申请单，先由本部门负责人签字，再交后勤综合部门经理审查签字后，保管员方可发放。
9、保管员要加强责任心，认真做好办公用品的保管和分发，对领用人员热情服务，及时向后勤综合部门经理报告库存情况。
四、车辆使用和维修管理制度
1、粮库公务车证照保管、车辆年审及车辆保险费、养路费购买事务统一由后勤部指定专人（或司机）负责。
2、车辆必须服从库后勤部统一管理、调度、保养、维护。使用公务车须事前向后勤部申请调派，并填写《派车单》，后勤部依重要性顺序派车。临时紧急任务用车和领导用车优先。车辆维修、保养指定专业厂家，统一结算，否则费用一律不准报销。
3、未经库主任批准，粮库车辆不得借予与粮库无关的人员使用。
4、非本库指定驾驶员不得随意驾驶粮库车辆。
5、驾驶员不得擅自将公务车开回家，或作私用，违者将予以处罚。
6、车辆应停放于指定位置或入库保管。
7、驾驶员应爱护车辆，及时做好车辆的清洁卫生和保养工作，保证能及时出车，正常运行。
8、粮库所有车辆油料由后勤部统一购买油本，统一结算。外出购油及维修须经库主任批准后，凭发票据实报销。
9、车辆设置驾驶记录，每日使用后记载行驶里程、时间、地点、用途，后勤部了解掌握车辆运行状况。
10、因私借用公车应填写派车单注明私用，并由后勤部核算费用，个人支付。
11、粮库班车须按粮库制定路线、固定时间接送职工上下班。
12、违规与事故处理
（1）非紧急和意外情况违反交通法规及造成车辆损坏，其罚款和费用由驾驶员负责。
（2）未经许可私自用车时发生事故，除扣掉保险赔付后全部费用由驾驶员负担。
（3）驾驶员酒后驾驶，一经发现即予以解聘。
13、职工因公租用社会车辆，须请示领导同意，否则，不予报销费用。
五、职工食堂管理制度
1、食堂工作人员必须身体健康，定期接受个人身体健康检查，后勤部要严格建立食堂工作人员健康档案。
2、必须保持食堂和厨房的卫生，工作人员首先做好个人
卫生。工作时应穿工作服，禁止穿工作服离开厨房和食堂；厨房内严禁做与制作饭菜无关的事。
3、食堂应严格按粮库后勤部核定的伙食标准供应职工伙食，不得克扣饭菜数量和降低伙食标准。
4、不得向职工供应过期或变质的伙食，每次就餐后，都要及时清洁厨房和食堂卫生，厨具、餐具要及时清洁和消毒。
5、食堂要不断的翻新供应的花色品种，提供新鲜、健康、绿色伙食，不得连续二天提供同一样式的伙食。
6、后勤部负责职工就餐登记，按照确定的伙食标准每月定期发放餐券（餐券遗失不补）。
7、食堂严格按规定时间接待职工就餐。就餐职工必须遵守就餐秩序，服从食堂人员管理，文明就餐。
8、后勤部全面负责食堂事务管理。严格把好原料采购关，参与食谱制订，做好食堂日常开支的审核报销。
9、粮库业务招待原则上在食堂就餐，后勤部提前2个小时通知食堂做好接待准备。
10、粮库食堂原则上不对外营业，接受外来人员就餐必须由后勤综合部门经理批准；职工有亲朋确需在食堂就餐，应提前通知后勤部和食堂，并到财务部交纳相应的伙食费用。
11、食堂如经库主任办公会议研究后批准采取承包经营或租赁经营的模式，则必须按上述要求优先搞好职工就餐服务工作。
12、后勤部要制定《食堂工作应急预案》，确保职工就餐安全。
六、职工公寓管理制度
1、后勤部负责职工公寓日常管理工作，后勤部负责职工公寓安全管理工作。
2、凡符合本库职工公寓入住条件，由本人向后勤部申请,经分管副主任批准后，办理相关手续后方可入住。
3、入住人员须服从粮库相关部门统一管理，爱护公寓内设施，不得私自改变宿舍内部结构。
4、入住人员要讲究卫生。室内卫生由居住人员整理；楼梯、过道等公共区域卫生由楼层人员排班定期打扫。
5、居住人员要节约用水用电，遵守《公寓安全用电、用水规定》。
6、公寓未经后勤部同意不得留宿外来人员。
7、公寓内不得从事赌博等违反粮库规章制度和法律法规的活动。
8、未经后勤部批准，职工之间不得私自调换公寓房号。
9、职工因故和粮库解除劳动关系，应在一个星期内办好相关手续，搬出职工公寓。
七、行管人员夜间值班制度
1、粮库每晚必须安排一名部门经理及以上行管人员值
班。
2、值班地点在办公楼，值班时间每晚八点一第二日凌晨六点。
3、值班人员不得离开值班岗位，必须保持值班电话和无线通讯联络畅通。
4、值班人员要检查督促门卫加强夜晚库区内警卫巡逻。
5、值班人员不准饮酒后值班，也不得在值班期间饮酒。特殊情况须经分管副主任批准后安排调班。
6、值班人员负责临时处理粮库晚间发生的事务，重大或突发紧急情况应及时向库主任和其他相关领导请示报告。
7、值班期间如遇被盗、火警、工伤等安全事故发生，应立即向公安（110）、消防（119）、医疗救护（120）报警，果断处置并保护现场。
8、值班人员必须认真填写值班记录，以备查询。
八、办公区清洁卫生管理制度
1、粮库办公区是粮库行政管理中枢，同时也是会议和接待的主要场所，必须每天保持良好的清洁卫生。
2、主任办公室以及楼梯、走道、卫生间等公共设施的卫生由保洁员每天早晨和中午各打扫一次。
3、其他各办公室由办公人员每天自行打扫二次。
4、各办公室物品定置摆放整齐、洁净无灰、环境协调。
5、保洁员要具有良好的职业道德和专业素质。不得损坏
公共设施；不得翻看和复印、传播室内文件；严禁带他人进入办公区；未经许可不得随意改变室内布置。
6、会议室每个星期五下午定期打扫，每次会议前后由后勤部安排清洁卫生和会场布置。
7、办公区内摆放的盆景、花卉要定期养护和更换，公共设施损坏要及时派人维修，卫生间肥皂、消毒液、手纸等要及时补充。
8、后勤部对办公区清洁卫生工作全面负责，各部门所需清洁卫生用具由后勤部统一发放。