仓库管理作业办法-收发货、退货、盘点、呆滞料处理程序.docx

仓库管理作业办法

制定日期：2021-04-25

制定部门： 仓 储 部

管理类别：仓 储 管 理

编 制
审 核
批 准
张瑾

2021.4.25

修订履历

版本号
条款号
修改内容
B

对于超发货、月盘点盈亏表、库龄分析表时间统一修改为3日前
B

凭单发货改为凭提交后打印单据发货(试行)
B

退货管理
B

《销售出库单》回单明确由销售部门收集后转财务部门

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4.3.

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目的
为了使各类物料的供应适时、适地、适量，使产品制造得以顺畅进行而无断料、大量滞积、虚占仓储空间等情形；同时使仓库作业规范化、制度化，保证帐实一致，特修订本制度。

适用范围
适用于所有仓库。

定义
指物品储存空间的管理。

规定
收货管理
收货根据客户送货单、收货计划、采购订单在ERP中收货，同时必须要由品管验收合格签字后才可入库，全程使用库位管理。
核对送货数量与采购数量一致，收货计划在三天内，对于不在计划内及送货数量大于采购数量的严禁收货。
验收入库时，分订单号，做到收货数量准确；面料需要有“毛重、净重、米数等”标识。
所有货物入库时，需要分库位，将相应的标识卡附上；面料需要有明细标识卡。
货物入库需要有送检单，品管部安排QC检验，检验合格后开具《物料检验合格单》，仓库人员根据《物料检验合格单》进行入库。
外套收货需要核对货物跟包带、订单号、尺寸、条数是否齐全，并且进行相应的验针处理，及时做好货位登记（发出的货与新进的货要及时更新货位）；面料收货需要核对门幅、克重、规格等； 化工原料需要进行磅重，仓管员需要全程参与监督，不允许只看磅重条，不看实物情况,化工原料装入某个容器必须由仓管员指定，送货司机不能自行卸货(并且仓管员填写原料入库报表发给部门经理)。
成品分批收货时，必须手工记清入库数量，并且当天与生产核对清楚，开出入库单（注明库位），同时对订单数量与实收数量进行比较，确保数量一致。
对于移库单收货，由收货仓库进行确认签收（ERP中确认）。
对于非正常收货（不符合上述规定的），需要上报上一级同意后方可收货。
收货单需要有客户送货单、磅重单、质检单等做为附件。
出库管理
各类非订单类材料的发出，原则上采用先进先出法；订单式管理的材料，按订单一对一发货；所有出库均需要有相应的出库单（仓库提交后打印单据）发货，严禁无单发货。
货物出仓，必须有合法的经批准的凭证： 生产发料凭ERP系统中《生产领料单》办理；成品出仓凭ERP系统中《销售订单》和业务及单证下达的装箱通知办理；委外加工发出物料凭《委外领料单》； 调拔出仓凭《其它出库单》；技术研发或其他非生产领料凭手工《生产领料单》办理；委外发料凭《委外领料单》。
货物出仓，发货时需要及时打印相应单据，由发货人及领货人在相应单据上签字确认。面料仓库：修改实发数时，必须凭领料人签字的出库单。
发货时要点清数量，确保不出现多发、少发、发错货现象。
外销成品出库时把驾驶员带来的装箱单和单证给的装箱通知单上的船名航次，提单号核对一致，如果特殊的装箱要求同步列出；按照装柜规则，装箱结束后拍照，关门，把装箱单上的内容填写完整，撕下最后一张留底。将装箱单、出库单交给司机后关门再次拍照（封条与锁）。
公司配送发货（含外发），送货人/提货人必须由公司指定人员签字；外单位自行提货，必须核对提货人身份及授权委托并签字（以运输合同中相应规定为准）。
所有货物发出（含外发），必须在第一时间取得加盖收货单位公章或收货经办人签字的签收回执或收货凭证（具体以相应的购买合同中收货授权规定为准；同时这是结算物流运费必备要件）。
如有需要进行发外磅量的物品，需由二人（经管仓管员和保安各一人或行政部门指定的其他人员）陪同办理并签字确认。
公司内部单位领用成品或非生产领料或超定额生产领料，需经部门经理或其授权人员批准后方可到相应仓库办理领用手续。
对于零星销售物料或成品的，需要凭财务部相应的收款签字后发货。
严禁用白条出仓或擅自从仓库借用物品。确需借用，需经部门经理或授权人员批准并约定归还日期（一般不超过三个工作日）。
对于外套仓如果有少套现象要领料人签上实际收到外套数量，过后及时找到货物补给领料人并要求签字以及领料数量；面料仓对于多发布料，应进行手工登记（订单号、应发数量、实发数量）并进行跟踪，仓库需要对超发物料及退库数量做好登记，同时进行超发料统计和比对并且定期提供报表，每月3日前将相应报表报审计部备案。
样品领料管理样品部领料先开手工领料单交仓库进行领料,仓库月末前汇总手工领料单领料记录然后进行ERP数据处理（原始领料单留存作为附件）。
外销成品出库时，装箱单与实际出货单不一致时，需要手工记录备案。
销售出库单应有对应的装柜照片、装柜单等。
退货管理
成品退货：
所有成品退货，均需经业务部门经理审批同意后退货。明确：消化时间、消化方案。外部客户：业务部门申请，同时提供合同为依据；内部客户：退货单位申请。审批件抄送生产计划部、品管部、仓储部、审计部，转发生产副总。
退货客户提供相应的退货清单，业务部在ERP中做退货申请，仓储部根据实收数量点收入库。
业务部门通知品管部对退货产品进行质量的问题确认分析，报表送责任单位确认。
入库后三天内业务部通知生产计划部安排责任单位返工。
返修结束，业务部门按原定计划进行消化。内部客户将相应的返修费用与相应客户、责任单位进行结算。
原材料退货：
由QC提供质量异常回馈单，仓库查询应退货数量、可退货数量。
采购部采购员联系供应商洽谈，确认退货方案后，二天内将异常回馈单交给仓库。（如果供应商帐面无余款，应由供应商将相应退货款汇至公司，并且在异常回馈单上注明余款情况，同时要求财务确认）
仓库保管员凭质检、采购、财务签字的异常回馈单退货。
仓库录入员凭异常回馈单，参照原入库单ERP内做退库单，现场核对退货数量，由客户签收或客户委托司机签收；如果均无，应由采购部跟踪将客户确认收货件退货后三天内反馈仓储部。
采购提交财务退货费用及索赔记录，按合同约定执行。
整个退货过程在发现质量问题外一周内处理完毕，否则对相应责任人进行考核。
加工次品退货：
各车间（含外加工）生产中次品涉及退货后换货的，按补料流程执行。
各车间（含外加工）余料退回的标准是：未开封使用或已开封但余下部分未动过的如：面料整卷或部分卷但未使用，在ERP中做退货处理；其余已使用过的质量裁片，按补料程序进行补料后，ERP退货处理；余料退回不足部分，按相应制度赔偿。严禁出现边角料抵余料的现象。
各车间（含外加工）余料退回时，应列明详细清单（归集订单号）及相应的备注说明，并且进行整理分类（废品、仍可利用；相应规格、数量），附相应的分类标准。
由QC进行现场质量检查分类后，仓库进行清理收货；使用手工退库的，进行手工登记清帐。
对于仍可利用的裁片，由仓库及外发整理后，做出报表：面料、规格。交与裁剪车间在后面的订单中负责处理，并做好相应的登记工作。月度上报利用情况。
4KG内的面料节余可留在车间备用，不退入仓库。
保管与安全要求
每天按照5S管理的原则由责任人根据卫生值日表对负责区域内进行清洁整理工作，将需要使用的物料和设备按指定区域进行整理达到整齐、整洁、干净、卫生、合理摆放的要求。
每天下班后由5S卫生值日人检查门窗是否关闭，按安全原则检查货物，异常情况及时处理和报告。
非仓库人员谢绝进入仓库，如需要进入必须予以登记方可进入。
库内严禁吸烟和禁止明火，发现一例立即报告处理。
高空作业需要使用作业车，并注意安全。
保障疏散通道、安全出口畅通，以保证人员安全。
不得损坏或擅自挪用、拆除、停用消防设施、器材、不得埋压、圈占消火栓，不得占用防火间距，不得堵塞消防通道。
不得私自乱接电线和使用电器用品以保证安全用电。不得私自拆接、改变网络线路。
盘点制度
仓库所有物品均需配明细标识卡管理，需要做到帐、物、卡一致。
化工仓库，需要借助“浮标刻度”管理，不定时与“浮标”进行核对盘点。
海绵泡仓，每日与帐面数核对，并且将结果上报计划部。
仓库每三个月全面盘点一次（财务监盘），仓库每月需要自盘一次，并且需要有相应盘点资料（仓储部经理、库位仓管员、ERP操作员等签字）。
对于盘点过程中出现的盈亏需要查找原因，并且将相应的分析报告在每月3日前上报财务部、审计部备案。
所有盈亏处理均需要有相应的审批文件，严禁仓库自行进行盘点帐务处理。
帐外资产管理制度
帐外资产指：未在ERP中进行核算的资产，包括盘盈的材料、样品、免费品、前期呆滞报损品等
帐外资产按手工帐进行管理原则，进出需要有手工单据，月末统一在ERP中进行处理。
使用帐外物料时，统一使用手工领料单，并做好手工帐记录（有相应的订单号等信息），同时在ERP里进行一对一入库与出库（附原始领料单）。
月末将手工记录汇总进销存交财务审核，同步抄送一份审计部存档。
呆滞物料、不良品管理
仓库应及时关注呆滞、不良品，尤其是对重大质量事故或操作失误造成的呆滞、不良品，应及时填报处理。
仓库需要严格按采购计划收货，对于出现呆滞物料应及时上报。
仓库对于不良品需要单独存放。
仓库收到订单不正常中止生产通知时，应在第一时间将已入库或完工的数据报销售、采购部处理；同步抄送审计部跟踪。
仓库每月提供存货帐龄分析表，在每月3日前上报生产、销售、采购部门，对于不良品、呆滞分析原因（要有相应的订单编号）后抄送审计部跟踪处理。
废品管理
废品指生产中的零星边角料与残次裁片无法再次利用的、包装箱等，使用手工帐管理。
废品变卖应由行政部与仓库主管一同现场出售，价格参考市场价。
废品转沙发生产时，应有相应的磅重记录，并将此作为出库单附件。
物料报废前，每周六会同生产部门、品管确认后（留用、报废）处理，每月对报废品处理情况统计后上报生产、品管部、财务部、审计部备案。
ERP数据处理的相应规定
所有出入库数据必须当天处理完毕，做到日清月结；特殊情况需经部门经理批准后隔日处理。 所有出入库均需要依据相应手续， 严禁无故删单。
对于形态转换单规定：严禁私自进行形态转换，形态转换数据必须以报表形式通知部门经理，数量大的数据如果需要进行形态转换操作必须先向部门经理申请，经同意后方可进行操作；每月仓库分析后上报财务部与审计部备案。
对于转储单规定：南北厂仓库之间的物料调用必须开具在ERP里调拨单，各仓库见到调拨单方可发料。
对于车间共耗规定:原则上仓库禁止使用车间共耗，如需使用必须先申请，同意后方可操作。
资料档案管理
日常进出仓等单据应分单据类别、处理状态分别有序夹放；需递送其他部门、人员的单据应按规定时间及时递送，不允许随意押单。
每天一次将ERP《生产领料单》及《生产入库单》、《销售出库单》红联交财务一份，白联仓库保管，用于核对使用。其中内销销售出库单由五联组成。
《销售出库单》回单由销售部门跟踪回收后，交财务存档。
每月4日前将单据分类别按顺序进行装订，在单据封面、脊面做好标识，分类别、按时间有序地存放在相应的箱、柜内，并在箱、柜表面做好目录标识。
手工单据，统一从行政部领用（使用更换制度即用完后换领）
考核制度
所有违反本制度造成的损失，按公司《问责》制度执行，其它员工按原价赔偿。
对于违反本制度未造成损失的，按相应的绩效考核制度执行。

本制度自下发之日起执行.

附：流程图