公司文件管理制度.docx

公司文件管理制度
第一章总则
第一条为提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，制定本制度。
第二章适用范围
第二条 本制度适用于公司外部机构的来函、来电和来文；本公司上报下发的各种文件、资料。
第三章职责
第三条 综合部负责公司各类文件的归管理、签收和保管，阅批和分转、传阅和催办、发放、借阅和清退以及立卷与归档。其他各部门指定兼职文管员在综合部指导下对部门文件进行相应处理。
第四章工作程序
第四条 文件的签收。任何送到公司的公启文件（除公司领导亲启之外）均由文秘宣传主管签收，再交由综合部经理拆封。在签收和拆封时，文秘宣传主管和综合部经理要注意检查封和邮戳。对函件开和邮票撕毁应查明原因。
第五条 文件保管。综合部经理对来文拆封后，应及时附上《公司文件处理单》，或扫描后通过OA办公平台，分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，在公司领导启封后，应交综合部办理正常手续。
第六条 文件的阅批和分转
（一）公司收文运转充分依托XXX集团OA办公平台，各部门指定文管员向综合部发文。
（二）向地产旅游集团报文流程为：各部门需报送材料转至综合部（文管员）T综合部负责人阅批T向地产旅游集团综合部（文管员）提报T地产旅游集团综
合部（文管员）接收T地产旅游集团综合部负责人阅批T呈总经理审批T呈董事长审批T地产旅游集团综合部（文管员）将领导批示内容反馈给报文单位综合部（文管员）T综合部（文管员）反馈信息转报文部门负责人T材料编号T归档
（三）对于公司各部门的内部请示报告类文件，审批流程为:拟稿部门拟稿T部门负责人核稿T综合部接收（文管员）T综合部负责人阅批T副总经理审批T总经理审批T董事长批示T编号T归档
（四）以上为常规流程，在文件运转过程中，可能需要多次领导批示，多个职能部门提出意见，以及提交公司总经理办公会议研究等情况，流程根据需要略作调整。
（五）文件运转中，部门受理环节的主办部门要主动与协办部门沟通，尽快反馈办理意见和结果。
（六）综合部文管员及部门拟稿人负责及时跟踪上报文件的处理结果。
第七条文件的传阅和催办
（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或带到公共场所，也不得将文件转借、分阅其他人员。对尚未传达的文件不得向外泄漏内容。
（二）阅批文件应及时，一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合部应督办、催办有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走或复制、转借文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
（四）文件阅读完后，应交还综合部文秘主管，不得横向传阅。
（五）文秘主管对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合部经理同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
第八条发文规定
（一）公司正式对外发文只能以公司名义，公司上报下发正式文件的权力集中于综合部，各部门一律不得自行向上、向下递送正式文件。
（二）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求的，对全公司影响较大的工作部署，须由公司董事长批准签发，由综合部发文。
第九条发文范围
（一）凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、会议简报以及公司编写的会议纪要，均属发文范围；
（二）公司对外发文主要用于：对业务单位联系有关工程建设、技术、材料供应、公司经营、人事劳资等工作事宜；
（三）各部门与所属单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义发文，应各自编号备查。
第十条发文内容
（一）发布公司的规章制度；
（二）公布公司的重大工程、技术、安全、经营管理、生活福利等决定；
（三）发布公司有关奖惩决定和通报；
（四）其他有关公司的重大事项。
第十一条发文程序与要求
（一）公司发文流程：拟稿（部门员工）一部门核稿（部门负责人）T综合部初审（文管员）一综合部阅批（综合部负责人）T总经理阅批T董事长签发T编号（文管员）T校对
（拟稿人）一盖章套打一归档
（二）公司向集团公司的发文，需由地产旅游集团相关部门提出意见，连同公司发文（作为附件），按照发文流程，报送集团公司。
（三）以上为常规流程，在文件运转过程中，存在提交公司总经理办公会议研究或驳回等情况。
第十二条发文组成部分
（一）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，与签发人姓名一并位于文头与界栏线上；
以公司名义发文字号为“鲁金 字［年度］*号”，规划设计部发文则为“鲁金 规字［年度］*号”，工程技术部发文则为“鲁金 工字［年度］*号”，计划成本部发文则为“鲁金 计字［年度］*号”，财务部发文则为“鲁金 财字［年度］*号”，综合部发文则为“鲁金 综字［年度］*号”，均加盖公司公章。
（二）主送机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级则用“抄送”；
（三）标题：对文件主要内容的概括和反映，用三号黑；
（四）正文：文件的主体部分，用三号仿宋；
（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。
（六）文件日期：包括年、月、日，写在文件末尾，一般以印制日期为准，重要文件以签发日期为准；
（七）文件印章：加印在发文日期中间；
（八）密级：保密文件注明密级；
第十三条 用纸格式，公司经营管理类文件统一使用A4纸。
第十四条印装格式
（一）文件均采用横书横排；
（二）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；
（三）装订可用线装、钉装、胶粘等办法。
第十五条 版面格式首页采用文头，页脚标注页码。
第十六条文件的借阅和清退
（一）公司各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件的，须办理借阅登记，对有密级的文件须经综合部经理同意后方可借阅。
（二）借阅纸质文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。
任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。借阅电子文档，应遵守保密守则。
（三）文秘宣传主管应定期对已办妥的文件和领导要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级报告。
第十七条文件归档
（一）文件归档应按照年度、部门、内容、期限，分门别类地进行整理归档。
（二）归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
（三）要坚持平时归档与年终归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时归档。
（四）上年度形成的文件材料，要求在本年度三月份以前整
理完，四月份正式归档。
第十八条文件销毁
（一）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，文秘要定期清理造册，经公司总经理办公会议批准，办理销毁手续。
（二）经审核同意销毁的文件，应由文秘进行正式销毁。
第十九条文件管理记录
（一）综合部文秘对送到公司的公启文件进行登记。
（二）综合部对拆分的文件分类登记编号、保管。
（三）以公司名义的发文综合部至少要保留一份进行保管，各部门提交并由综合部制发的公文可由综合部视具体情况而定是否对其进行保管，但发文部门须至少保留一份。
（四）文件的借阅和清退应由综合部档案管理员进行登记。
（五）文件由综合部档案管理员进行整理归档。
第五章附则
第二十条 本制度未尽事宜或其他特殊情况，由总经理办公会另行决定。
第二十一条本制度由综合部制定并负责解释。
第二十二条本制度自发布之日起实施。
附表1:
文件/资料登记表

附表2：
文件/资料发放记录表

附表3:
档案查阅（外借）登记表
序号
借（阅）档案名称
日期
借阅人签字
1

2

3

附表4：
文件销毁申请表
序号
销毁档案名称
销毁原由
1

2

3

申请人：

日期：
审批意见：
签字：
日期：

注：档案管理员要定期整理档案，对需要销毁的档案提出销毁申请。
附表5：
档案销毁记录表
序号
销毁档案名称
销毁时间
经办人
1

2

3