公司供应管理制度.docx

XXXX 气有限公司
第六章 公司供应管理制度（试行）
第一节总则
第一条 为确保公司生产正常运行，持续营造良好的材料供应环境，促进供应部门各项管理工作正常开展，结合公司供应部、生产部、销售部的实际情况特制订本制度。
第二条 合理地组织采购,并及时供应生产部所需的物资是供应部的主要管理职能；
第二节供应采购流程
第三条 公司物资供应采购流程根据公司生产、经营的实际情况分以下几种方式：
1、标准件产品（即库存备货产品）生产所需物资（含包装物）供应采购流程
A、生产部根据生产计划的需要，首先由生产部提出材料申购清单，详细注明所申购材料的名称、型号、规格、数量、有特殊要求的可详细注明特定供应商，根据生产所需的紧急程度特别标注所申购材料需要的最迟时间界限。
B、材料申购清单填列人由生产部指定专人负责，经生产部经理审核、主管副总经理审批后方可生效，并及时传递供应部予以采购确认。
C、供应部根据生产部所填列的材料申购清单的相关要求，及时委派采购人员落实采购计划，准确组织完成材料采购工作，不得出现任何差错与延误。
D、所有材料采购供应部必须要求供应商按财务部规定出具发票、送货清单，详细注明材料供应商单位名称、所供材料的品名、型号、规格、数量、单价、金额。所有材料采购须经供应部经理审核、主管副总经理审批.
E、材料到货后，由供应部组织专人（供应商有送货人员的，须一同参加；特定材料须有生产部门人员参加。）会同品管部、仓库保管人员实施材料入库验收工作，并由仓库保管人员根据实际验收的结果出具收料单（或入库单），收料单（或入库单）只注明材料的名称、型号、规格、数量，相关方签字予以确认。
F、仓库保管人员将已确认的收料单（或入库单）财务联交给供应部人员或供应商送货人员（以后谁处理货款结算事宜交给谁）.
G、供应部人员（或供应商送货人员）将已确认的收料单（或入库单）财务联、供应商出具的发票、送货清单依序归类收集上报财务部。
H、财务部收到传递的相关资料后，再次审查核对，并依据以上材料供应操作规范、公司相关报帐制度予以确认付款或进行帐务处理.
I、出现材料短缺、损失情况，由供应部出具材料采购损失清单，上报公司管理层备案。同时供应部须及时出面联系处理，所有处理结果须上报公司管理层审核批准。处理无果的再由公司管理层作出相应的处理决定。
2、非标准件产品（即订单产品）生产所需物资供应采购流程
A、销售部在接到客户订货信息后，应首先将该批订货信息清单传递给生产部，经生产部与仓库保管衔接，确定该批订货信息中有哪些产品的名称及数量在仓库里有现货后，再由生产部确定需要生产该批订货信息中所缺产品的名称、数量及保守生产时间（含外协加工时间），通知销售部。
B、销售部接到生产部的通知后，根据生产部提出的保守生产时间（含外协加工时间），应首先与客户洽谈好公司供货时限并签订销售合同后，及时通知生产部进行生产准备（含外协加工产品）。注意供货时限应保留恰当的弹性空间。
C、生产部在接到销售部的生产准备（含外协加工产品）通知后，由公司自行生产的，根据A项确定需要生产该批订货信息中所缺的产品名称、数量，及时提出材料申购清单通知供应部，其物资供应流程按1款A至I项相同流程操作;需外协单位加工的产品，由生产部按销售合同约定的时间落实完成.
3、直接销售货物（不由公司生产）的物资供应采购流程
A、销售部在接到客户直接销售货物订货信息后，应首先将该批订货信息清单传递给供应部，经供应部与仓库保管衔接，确定该批订货信息中有哪些货物的名称及数量在仓库里有现货后，再由供应部确定需要采购该批订货信息中所缺货物的名称、数量及保守采购时间，通知销售部。
B、销售部接到供应部的通知后，根据供应部提出的保守采购时间，应首先与客户洽谈好公司供货时限并签订销售合同.注意供货时限应保留恰当的弹性空间.
C、销售部根据销售合同所附货物清单编列货物申购清单，详细注明所申购货物的名称、型号、规格、数量、有特殊要求的可详细注明特定供应商，根据销售所需的紧急程度特别标注所申购货物需要的最迟时间界限。
D、货物申购清单填列人由销售部指定专人负责，经销售部经理审核、主管副总经理审批后方可生效，并及时传递供应部予以采购确认。
E、所有货物采购供应部必须要求供应商按财务部规定出具发票、送货清单详细注明材料供应商单位名称、所供材料的品名、型号、规格、数量、单价、金额。所有货物采购须经供应部经理审核、总经理审批。以后流程参照1款E至I项相同流程操作。
第三节供应部在职人员行为规范
第四条 本职位人员所必须作出的许多重要决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。
第五条 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由供应部经理在任何时间所指派之任何事务.
第六条与供应商充分沟通及密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件.
第七条 采购人员成功的要素有下列五项，本职位人员应确实做好：
1、工作作风要操守廉洁
2、工作方式要掌握市场脉动
3、工作态度要积极认真
4工作行动要适应性强
5、工作细节精打细算
第四节供应采购程序
第八条采购工作以采购计划"和认证结果"为依据。
第九条 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。
第十条在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。
第十一条 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能.
第十二条根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中采购什么？采购多少?何时到货?”的基本依据。
第三十条 供应部根据元器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采

购责任人。
第十四条 采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性,如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给采购计划制订部门，以便采购计划部门及时调整计划。
第十五条采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单,采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等.货期不能满足时，需注明新的定约时间。
第十六条 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经相关程序批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由供应部存档并妥善保管。
第十七条 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。
第十八条 采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。
第十九条 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货.
第二十条货到待检库，采购员应告知待检库收货人员物料的紧急程度，以便及时送检。
第二十一条采购安全关键器件必须是其获得了安规认可，未获认可不得采购；因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时，必须履行规定的认可审批手续.
第二十二条当客户特别要求时，可在本公司或供应商处对采购物料进行符合性验证。
第二十三条外协加工控制
1、外协加工采购小组负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术文件、专用工装和仪器；
2、对重点物料，由外协采购人员组织对外协供应商相关人员进行技术培训、生产现场技术指导和并进行首次加工评审.外协物料可以由质检部检验员或授权人在供应商现场检验，也可以送回检验，具体检验方式由技术工程部提出、实施;
3、由供应部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络，协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。
4、由技术部组织对外协供应商实施定期考评，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商落实纠正、预防措施。
5、外协供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由质量工程部管理并纳入公司质量月报中。
第五节验货控制程序
第二十四条 供应商将物料送到待检库，待检库管理人员在接收送来的物料时，应对其品种、数量和包装进行核对和登记.
第二十五条 待检库管理人员填写送检单并送到品管部，由质检人员实施验证，对于风险采购物料品管部应按加严方式验证或检验方可入库。
第二十六条 对于已经在外协厂或其他场所检验的物料，待检库根据品管部开具的合格单据进行直接接收”操作。