国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题.docx

2024国家开放大学电大专科《办公室管理》期末试题及答案（试卷号2180）

一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上，每小题1分.共10分）
1. 下面属于文书的是（）
A. 书信
B. 电影片段
C. 音乐磁带
D. 话剧表演
2. 在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（）
A. 办公室人员帮其纠正后发出
B. 退交起草部门补充或修正
C. 即使文稿做了实质性修改，也无需原签发人重新签发
D. 修改回来的文稿不再重新复核
3. 公共关系工作的特点不包括（）
A. 以公众为对象
B. 以美誉为目的
C. 以惠己为原则
D. 以长远为方针

4. 会议过程可划分为不同的基本阶段，这些阶段不包括（）
A. 会前
B. 会中
C. 茶歇
D. 会后
5. 制定会议策划方案时，要明确6个W,其中“Who”是指的（）
A. 会议主持人
B. 会议发言人
C. 会议参加人员
D. 会务人员
6. 级别高的办公室一般称为（）
A. 中心
B. 办公厅
C. 秘书处
D. 联络处
7. 常用办公用品中属于办公文具的是（）
A. 中性笔
B. 回形针
C. 剪刀
D. 印章
8. 办公室人员辅助领导进行决策，意味着（）
A. 办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导进行决断
B. 只能充当领导的参谋和助手
C. 办公室人员只能站在自己的岗位层次辅助领导决策
D. 办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭台补台”，而是要登台唱戏
9. 在接待准备过程中，下列选项中被视为办公室接待礼仪基本要素的是（）
A. 熟练掌握寒喧语
B. 精心安排合影留念
C. 要有“诚心”
D. 高规格接待
10. 下列电话礼仪中错误的是（）
A. 与领导通电话，领导先挂
B. 与客户通电话，客户先挂
C. 与年长通电话，年长先挂
D. 与女士通电话，男士先挂
二、判断题（正确划“"”，错误划“X ”，每小怒1分，共10分）
11. 办公室工作的两大职能是政务（或业务）服务和事务管理，政务服务业务）就是为确保有效、 快捷的事务管理而开展的辅助性工作。（X ）
12. 小办公室的配置，上司的办公室应靠里面。（V ）
13. 文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊 架上供大家阅读。（V ）
14. 代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（V ）
15. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过 电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（V ）
16. 会议记录就是有言必录。（X ）
17. 上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（X ）
18. 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或 顾客说话，就可通俗。（V ）
19. 文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（X ）
20. 公务文书中所指的“主送机关”，是指收受、办理公文的单位。（J ）
三、 简答题（每小题10分，共20分）
21. 简述办公室的四种含义。
答：（1）广义的：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、医疗室、实验室等。（3分）
（2） 狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如厂长办公室等。（3分）
（3） 特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅，如河北省政府办 公厅。（3分）
（4） 专指的：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。（1分）
22. 制发文件时加盖机关印章，称为用印，具体要求有哪些？
答：（1）文件用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的文件原稿为依据，经核对无误后始得用 印。（3分）
（2） 文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要骑年盖月。（3分）
（3） 文件用印一定要与制发文件的机关、部门或单位相一致。（2分）
（4） 要核实用印份数，超过份数的不能盖印。（2分）
四、 设计题（本题30分）
23. 办公室的清理和清扫方法。
答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。
（D办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。
（2） 办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用 消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。
（3） 书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。
（4） 地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
（5） 整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。
（6） 抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检 查清楚并收拾妥当。
（7） 挂画、摆设。用掉子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上而，最好不用。
（8） 废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机 密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。
五、案例分析题（本题30分）
24. 东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打粉。公司明天要与法国某公司谈 判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、 资料等方面作了准备，还花了一番功夫进行了打扮。 正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣 着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。
古总经理与法国客商在接待室内寒喧时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃 来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中……这一切引 起了古总经理和客商的不同反应。客商而带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。 谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总 望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能！”
小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，与我有什么关 系？"
问题：小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？
答：（1）小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求；（4分）
（2） 小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象；（4分）
（3） 小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（4分）
（4） 小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（4分）
（5） 小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她 应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；（7分）
（6） 小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会, 用适当的方式说明情况，交流思想和感情。（7分）