采购管制程序-规范采购作业流程及对供货商的评审方法.doc

1.目的:为规范采购作业流程及对供货商的评审方法，以适时、适质、适价、适量、适地的原则选择合格的供货商，确保所采购产品的质量满足规定要求，特制定本程序.2.范围:本公司所有原材料/辅料/设施设备的采购作业、托外作业及对供货商的评审作业均适用3.权责:资材部:负责供货商基本资料的搜集、合格供货商的评审、采购样品的索取或组织相关部门对供货商进行实地评审等，同时负责生产性原物料、机器零配件的采购和入库作业，并负责相关的外发加工作业.品管部:负责对所购原材料进行检验，并要求供货商提供所必需的相关数据.相关部门:视必需要协助资材部对供货商进行实地评审，并负责办公用品、机器设备的请购及验收作业.4.作业内容:4.1供货商的分类：依据本公司现状可将供货商分为以下四类：A类：原料及辅料供货商B类：外发加工供货商 (现暂无)C类：设备和修理用配件供货商D类：办公用品供货商4.2对A类和B类供货商的选择标准:4.能提供优质的产品;4.交货及时、数量准确、服务态度好; 4.价格合理、管理完善等.4.3对A类和B类新供货商的评审4.对新供货商的评审，由采购向供货商问询及发出供方基本数据调查表的方式进行. 4.书面评鉴合格后，进行样品评鉴，在对样品进行确认时，由采购将样品转工程部，工程部技术人员按物料的相关要求对其进行判定和确认，并将判定结果告知采购.4.样品判定不合格时，可让其再次送样.假设连续三次不合格则取消其评审资格.4.样品合格后，必要时由采购人员组织工程、品管去供货商处做实地评鉴，(主要是生产能力，质量系统，及工程开发能力与环境管理能力综合性评估)并填写供货商评鉴报告，评鉴合格时，则可采纳此供货商，并将其列入合格供货商名录.4.依据供货商之绩效表现对各供货商可进行定期式或不定期评审，并要求主要供货商签订供商质量协议书有关产品中所含物质确保.4.在对供货商的选定与评估过程中要含盖环境管理体系的评估.4.4为确保原、辅料的质量，本公司应确定相应稳定的合格供货商，由采购依据供货商资格评审结果，填写好供方基本资料调查表交部门负责人审核后，将合格的供货商列入合格供货商名录一起呈经理级(含)以上核准. 4.5日常评审4.供货商的日常评审工作由资材部及品管部负责执行每月对已交货之供货商进行评审.见供货商每月评核成绩表.2评审项目分交期(Deliver)/质量Quality)/成本(Cost)/服务(Serve)四项，其评分的计算方法按 以下方式进行：评分=D+Q+C+S D:交期，交期占30分，每延迟交货一天扣1分;Q:质量，质量占50分，每次异常有回复有改善扣2分，有回复无改善扣3分，无回复无改善扣5分; C:成本，成本占10分，材料价格有两项降价则可得10分，价格有两项上涨则扣5分，价格不变者扣2分;S:服务，服务占10分，每拒绝配合一次扣1分.3考核期为3个月，60分以下者则从合格供货商名录中删除;如得分为60-69分，则对其再考核3个月;假设再得不到70分者，则必需取消其合格供货商的资格.4在以下状况下合格供货商可通融登记，但不能由此免除采购对其的评审责任：.4.1.客户指定的供货商.4.2.海外供货商； .4.3.供货商独占市场，而无其他供货商替代时.5为了提升市场之竞争力，采购要想法与供货商主动沟通，想法继续降低成本，当认可后，填写各第三方材料单价变动单，并Key入ERP系统.4.6对C类和D类供货商的评审:因C、D类物品多数为现金采购，而多数C、D类物品的供货商为零售商，而非直接生产厂商，且此类物品对本公司质量不构成直接影响，因此对此类供货商不作评审，且对此类物品不做特别检验.4.7为确保合格供货商之有效性，必需每半年更新一次合格供货商名录，必要时可月、季更新一次.4.8采购作业:4.原辅料的采购4.资材部采购人员依据订单必需求及物料库存状况提出物料的采购必需求，选择合格供货商采购物料.4.所选择的所有供货商均应来自合格供货商名录中(新认定尚未登录的供货商除外).如果是新供货商，必要时，采购还应将采购技朮资料传给供货商要求其先制作样品， 并可向供货商定购小批量物料进行试产，试产数量不可超过1000PCS，待样品正式承认合格后，再转入以下程序.4.相关供货商确定后，采购人员应按物料的品名、规格、数量、交期及质量要求等能满足采购要求的相关供货商材料进行询价、比价、议价、定价作业，定价时必需填写各第三方材料定价表，并把此单价Key入ERP系统.4.定价作业完成后，采购应将所选择的供货商填写在采购单的相关栏目内， 并将必需采购物品的名称、规格、数量、交期等内容填写在采购单上呈课长级以上签核. 4.假设供货商因其他因素影响无法按期交货时，采购必需将此状况告知生管人员，并及时与供货商协商新的交期，以确保物料满足生产要求，对长期而稳定之订单或常用之物料， 可依据材料来源容易与否备材料安全库存，安全库存量对淡季及旺季，予以合计，一般方法以前两个月生产平均用量的5%10%为准则，也可要求供货商备安全库存，用天心系统进行管控安全库存量是否符合生产正常必需求 4.本公司为了验证所采购之物品与其来源是否符合客户规定的要求，要求供货商要提供相关的承认书或检验报告等，并由IQC按进料检验规范的有关要求进行检验. 4.采购产品的质检记录由品管部保管，并定期整理以作为评定合格供货商的依据.4.资材部仓库对检验合格的物料进行入库作业，作业内容依据产品防护管制程序的相关要求执行.4.办公用品及机器零配件的采购4.相关部门假设必需求办公用品或机器设备零配件时，应填写物品申购单交部门主管(购买机器设备时须副总经理以上人员)签核后转采购人员.4.采购人员应针对物品申购单所示内容寻找相应的生产厂商或零售商，并进行相应的询价、议价作业.完毕后，通知厂商供货或直接到零售商店购买.4.物品购回后，必需开进料验收单，仪器设备类由品保验收，机器/模治具类由工程及使用单位验收，验收合格后予以入账，且由管理部统一财产编号后，使用单位方可领出. 4.假设所购设备或物品不合格，则由采购人员与供货商接洽展开相应的退货或换货事宜.4.8.3 托外加工作业4.8.3.1.本公司暂无托外加工作业.沈阳清华同方科技5.附记事项:1.采购依据必需求开发新供货商2.厂商填写基本数据,及送样3.厂商送样4.工程测试,测试NG厂商改善5.采购,品保,工程到厂商实地评鉴.6.厂商不合格改善7. 采购提请评鉴结果8. 评鉴合格会纳进合格供货商名单9. 厂商交货10. 供货商评估合格日常交货11. 评估不合格作异常改善,改善OK正常交货,12.改善不合格后进行供货商辅导,辅导OK正常交货,假设NG给予淘汰.13.取消合格供货商名单5.1流程图OkNGOkOkNGOkOkNG(三次)淘汰 纳进合格供货商名单评鉴报告开发新厂商填写基本数据送样改善样品承认实地评鉴改善NG异常改善供货商日常评估厂商交货供货商辅导取消合格供货商名单淘汰NG