非生产物资采购管理制度-办公后勤仓库物资采购管理规范.docx

非生产物资采购管理制度

第一条 目的
为了规范公司的采购行为，兼顾效率及成本，在确保公司日常运营所必须物资按时、按质、按量交付使用的前提下，降低风险，减少交易成本，坚持并确保对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资，特制定本制度。

第二条 采购物资分类
〔一〕A类物资：自用办公IT类物资。为满足公司正常办公而必须要的公司自用IT设备、备件、网络设备及备件、开发工具、软件产品、计算机外设与耗材〔如：投影机、打印机及其耗材等〕及其维护服务。
〔二〕B类物资：自用办公非IT类物资。包括自用车辆、家具、办公设备及相关配件、家电产品，视听器材、办公文具、办公耗材、印刷类产品礼品、财产保险、场地修饰、设施修理/维护以及其他属行政类物资及服务。
〔三〕C类物资：咨询、服务类外包项目。包括人力资源、管理、法律、翻译、财务、研发等相关咨询、审计等服务。
〔四〕D类物资：工程类、宣扬类外包项目。与生产配套的生产设备采购和土建施工工程外包，及广告宣扬、平面/影视制定制作等服务项目。
〔五〕E类物资：各部门外部培训服务。
〔六〕F类物资：其他消耗品。以上未涵盖的价值2000元以下的低值易耗品。
凡本制度定义范围内的采购物资类型，均应按照本制度执行。酒店、机票预订的管理应参照本制度逐步统一集中管理。

第三条 采购方式划分
按采购活动是否纳进年度预算，可将采购方式划分为：
〔一〕预算内采购：
A、与供应商单次合作总金额在〔RMB〕20000元以上的预算内采购应签订书面采购合同。
B、与供应商单次合作总金额在〔RMB〕20000元以下的预算内采购可不签订书面采购合同。
〔二〕预算外采购：
A、与供应商单次合作总金额在〔RMB〕20000元以上的预算外采购应签订书面采购合同。
B、与供应商单次合作总金额在〔RMB〕20000元以下的预算外采购可不签订书面采购合同。

第四条 采购职能部门划分
〔一〕物资必须求部门：
指有使用必须求，提出申请购买物资的部门。
〔二〕采购主办部门：
指具体负责采购执行的部门，在采购管理中，采购主办部门负责：
1.物资必须求部门所申请物资必须求的必要性和必须要数量；
2.与物资必须求部门一起确定采购物资选型；
3.制定年度物资采购预算，依据年度预算和各月的实际必须求状况按月做出月度采购计划；
4.负责供应商选择及制定物资使用标准或规范；
5.负责采购物资的日常售后服务跟踪及质量反馈；6.负责物资使用的分配，物资的使用登记。
各采购主办部门可以依据必须要按本制度拟定本部门管辖范围内的采购管理规定。
〔三〕物资使用部门：
指负责某一类物资的验收和在本部门内日常使用管理的部门。

第五条 采购职能分工
（一） 为明确各类物资的采购主办部门、物资管理部门及采购审批、合同审批权限，特制定物资必须求部门/采购主办部门/物资使用部门/物资采购申请审批权限/物资采购审批权限表，详见《审批权限一览表》。

《审批权限一览表》
物资类别
物资必须求部门
采购主办部门
物资管理部门
审批权限
A类物资
(自用办公IT类物资)
部门经理批准物资申请必须求
企业发展部

使用部门

1、年度预算和月度采购计划经主管副总经理批准后,由总经理最终批准；
2、单次合作总金额RMB 2万元及以上经主管副总经理批准后,由总经理最终批准；
3、其他采购由主管副总经理最终批准。
B类物资
(自用办公非IT类物资)
部门经理批准物资申请必须求
人力资源部

使用部门

C类物资
(咨询、服务类外包项目)
部门经理批准物资申请必须求
接受服务的部门
接受服务的部门
D类物资
(工程类、宣扬类外包项目)
部门经理批准物资申请必须求
接受服务的部门
使用部门
E类物资
(各部门外部培训服务)
部门经理批准物资申请必须求
人力资源部

接受服务的部门
F类物资
(其他消耗品)
部门经理批准物资申请必须求
计划物流部
使用部门

〔二〕 说明：物资采购的审批权限依据采购行为是否签订书面合同规定如下：
A、无合同采购流程
申请人申请-----本部门经理核准申请-----采购主办部门依据年度预算和具体状况做出月度采购计划----主管副总经理和总经理批准采购计划〔特别状况下的紧急采购由主管副总经理批准〕----采购主办部门按计划采购-----物资使用部门验收接受-----采购主办部门办理财务等相关手续并登记管理。
B、合同采购流程
执行人与供应商签订合同----本部门经理核准合同----企业发展部和财务部审核合同-----主管副总和总经理批准合同----采购主办部门按合同采购----物资使用部门验收接受-----采购主办部门办理财务等相关手续并登记管理。
原则上， 采购主办部门应寻找至少三家以上的供应商进行比较后再确定最终供应商。

第六条 采购人员职业规范
〔一〕 本规范适用于采购主办部门人员及公司其他部门直接或间接参加采购工作的人员〔以下统称为采购人员〕。
〔二〕 采购人员应以公司利益为己任，不同意向供应商索要礼品或接受礼品，以及私自收受其它个人利益，一经发现，公司将依据相关规定处理直至予以辞退。
〔三〕 采购人员只有在合理的工作原因状况下，经部门经理认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不同意接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。
〔四〕 采购人员只有在有利于商业合作及协调工作的前提下，方可以接受供应商邀请，前往参观公司、观摩产品展示等公开商务活动。
〔五〕 采购人员代表公司专业形象，关于供应商方面的工作人员，应当做到有礼有节，公平对待，不同意傲慢的举止和不公平的态度。
〔六〕 采购人员在与供应商交往中，应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。
〔七〕对违反本制度的行为，公司有权进行处理，包括必要时对严重违反本制度的员工解聘。