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为什么要会计电算化

"〔财务〕电算化'的历史从国家"八六三计划'到现在，二十多年的历史，而作为很多财务一线的工还对此报以怀疑态度，这就不得而知了。 目前要考会计从业证，都要先过会计电算化证，国家之所以定这个政策是以理由的，因为计算和处繁锁的数据业务人脑远远不及〔电脑〕的，储存更是如此。 在此，就单一的财务〔管理〕，列出如下财务电算化与传统的手工账的一些区别： 1，传统账：建立公司账套、登记总账、明细账薄子目，之后跟根发生业务做会计分录，然后登明细账(记账)，算总账，反复对账，核算报表; 2，财务电算化：由软件服务工程师协助建立公司账套，做好期初基础设置，然后会计要做的就是在总账系统填制凭证，点记账按钮，系统会自在几秒钟的时间完成对账，记账工作，然后总账、明细账、费用账、报表系统的资产负债表、损益表等都自动完成; 现在的财务软件，通过二十多年的发展，已经很成熟完善，更具人性化，学起来更容易上手，不必须要太高深的计算机知识与闲熟技术，会打字(实在不会打字也可以用手写板)，一学就上手，轻轻松松摆脱手工账的繁锁。轻轻松松做账，精细管理，卓越理财。 用友财务软件的财务部分，由总账(应收、应付、现金管理)、报表(资产负债表、损益表、现金流量表)、工资、固定资产、财务分析等系统组成，是集中解决财务管理的核心应用模块，逐步满足企业信息化必须求，能够使企业尽快享受到信息化的成果。

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用友(T3)会计信息化软件(以下简称用友通)是用友软件股份有限公司面向中小型企业信息化必须求〔制定〕的管理系统。
用友通以客户为核心，集产、供、销、财一体解决方案，特别了对关键流程的控制，实现了对主要业务过程的全面管理，其智能化管控平台支持立体综合统计分析，使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌，为企业科学决策提供依据。
一、用友通总体框架
(一)总体结构
用友通由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成，这次会计电算化教材所涉及到的模块为：总账、财务报表、工资、固定资产系统。
(二) 企业账套建立及系统启用基本操作
1.操作流程
企业建账的工作流程如图所示。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。
企业建账的工作流程
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设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。
1)建立会计科目
(1)会计科目编码
科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总等;减少输入工作量，提升输入速度;促进会计核算的规范化和标准化。
制定会计科目编码首先从一级科目开始，逐级向下设置明细科目。一级科目编码按财政部的统一编码方案编制;明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设置。
通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上一级科目编码后，组成本级科目全编码。即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。由此可见， 每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样的编码能够很好地反映科目上下级之间的关系。
(2)会计科目名称
会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在定义科目名称时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化和标准化。输入科目名称时应尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。
(3)科目类型
即按会计科目性质对会计科目进行划分。按照会计制度规定， 科目类型分为六大类，即资产、负债、共同类、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总的依据。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为："1=资产'，"2=负债'， "3=共同类'、"4=所有者权益'，"5=成本'，"6=损益'。因此在指定科目类型时必须将定义的类型与编码的第一位坚持一致。
(4)账页格式
即依据会计核算的必须要对会计账簿进行格式定义，账页格式一般有金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式等种类。
(5)辅助账设置
辅助账是指科目的辅助核算内容，主要有个人往来、客户往来、供应商往来、部门核算、项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。

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五大辅助核算得应用：
手工方式下，应收账款应该按照企业名称设置明细科目，比如，应收账款-A公司，应收账款-B公司，应收账款-C公司。
填制凭证的时候，比如说如下分录：
借：应收账款A公司 30000
贷：主营业务收入 30000
手工方式下，采纳活页式账簿，因为随着经济业务的变化，明细科目的内容也在发生变动，采纳活页式账簿比较容易核算。
计算机方式下如果采纳手工记账方式下的明细设置方法，就会出现信息设置重复，因此我们就应该合计如何将应收账款科目和客户档案联系起来。
方法是：建立应收账款科目的时候，我们可以将其设置为"客户往来辅助核算'，这样应收账款科目和客户档案就可以自动建立起联系。以上面的分录为例，在填制凭证的时候，计算机会弹出一个辅助窗口，由凭证填制人员选择是与哪一个公司发生的业务往来，然后输入金额3万。
设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总，即下一级将自动向有隶属关系的上一级进行汇总;设置部门核算可以按部门进行分类和汇总;设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入状况的管理提供了快速方便的辅助手段。
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审核凭证
审核凭证是审核员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。
只有具有审核权的人才干进行审核操作。
会计制度规定，审核与制单不能为同一人。
凭证审核必须先重新注册改换操作员。
[例]改换操作员。
以"刘伟'的身份重新注册T3.
[例]审核凭证。
操作提示：
审核人必须具有审核权。
作废凭证不能被审核，也不能被标错。
审核人和制单人不能是同一个人;凭证一经审核，不能被修改、删除;只有取消审核签字后才可以修改或删除;已标记作废的凭证不能被审核，必须先取消作废标记后才干审核。
3.记账
在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先制定的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
记账一般采纳向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。
记账操作每月可多次进行。
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