采购部管理流程-采购部各岗位职责-采购部常用表格.doc

俊龙餐饮经营管理采购部标准化管理采购部标准化管理采购部各岗位服务标准流程采购部各岗位使命标准采购部各岗位常用记录表格采购部各岗位服务标准流程物资进出库管理流程仓库管理人员对进库物资，填写商品、物料进库验收单，核对商品、物料的规格、数量、质量相符后签发验收单。 仓库人员发现质量要求及规格、数量与发票或采购、业务部门的要求不相符的商品，有权拒绝进库，并及时向业务部门、采购部报告。物资出库，要求办理出库手续，凭出库单与领料单或调拔单，验收规格与数量，有关领导签字后，给予发货。 库房对任何部门均应按正式出库单发货，严禁先出货后补手续的做法。为确保仓库安全，保管员必需在仓库办公地方发货，领用人未通过同意不得进入库房。由提货方点验离开后发生的短缺，由提货方自负，仓库不负补偿责任，仓库应挂有显然标示牌。物资采购管理流程了解各部门使用各类物资的状况，编制物资年度使用量与月度使用量计划，交采购部。 充分掌握市场信息，收集市场物资状况，猜测市场供应变化，为酒店物资采购提出合理化建议。 由采购部依据物资的库存状况制定实际采购计划，交分管经理审批，同意后交采购部进行采购。签订合同，必需注明供货品种、规格、质量、价格、交货时闻、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。 严把质量关，认真检查物资质量，力求价格低廉，供货及时。及时与库房联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量，避免盲目采购造成积压浪费。仓库领料流程各部门填写领料、领物单时要字迹清楚，不得涂改，否则做废票处理。 领料、领物单必需经部门领导签字方可生效。如遇特别状况急必需领取物品，必需由部门经理 通知采购部管理员以上的负责人，经同意后由领货人签写借条，向仓库领货，并在次日补办领料手续。所领物品要当面点清，严禁私拿仓库物品和私吃仓库食品。夜间无特别状况，不得开仓库发货。物品管理流程在每月初及月末对各部门所有物品进行登记、盘点。物品登记和清查时，须有办公室相关人员及登记部门物品负责人双方在场。各部门所必需物品应于月初列出清单交至办公室，由办公室统一申请；办公室领取后分发至各部门，并明确记录各部门所领物品。物品清查时，办公室以及各部门人员应核实所有物品的实际数量、耗用状况。各部门对已耗用的物品应能具体阐明其用途，给予合理解释，清查人员做好具体记录，如发现物品使用有不符合实情时应及时汇报。借用物品时，必需首先经办公室物品管理负责人同意后方可借用；借用人须为各部门主管，或具有各部门主管证实的人员。借用物品时须在物品借还登记表上签借用人的姓名、所属部门、所借物品名称及数量、借用时问。归还物品应在期限内；如必需续借，应在归还期限前办理续借手续；归还期限一到，如所借物品尚未归还，物品管理人员有权去催促催还，各部门应配合其工作。借条上应加盖公章，由部门负责人签名同意后，方可借用。使用时应妥善保管，如有损坏按价赔偿。 所有大件公用物品在一按时间由办公室统一收回，盘点并集中保管。如有所必需，及时补充，以确保日后工作的顺利进行。 采购部各岗位使命标准采购部经理岗位使命主持采购部全面工作，执行总经理(或财务部总监)的指令，执行国家的有关法律规定，依据董事会的工作安排，提出并执行酒店的采购制度，全面负责酒店内的采购工作。调查研究酒店各部门物资必需求及消耗状况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化状况，了解酒店内各种物资的供必需状况。 负责制定采购方针、策略、制度及采购工作的程序与标准，经管理当局批准后，确保落实执行。依据酒店经营目标，掌握酒店经营的物质必需求，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，确定供求关系；负责与厂商进行重要的业务谈判，签订有关合同报上级审批；检察所有货合同及其它业务合约等文件。负责组织市场调查研究，及时提供市场信息和采购政策，按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支，降低成本。 监督参加大批量商品的订货业务洽谈，认真督察各采购员的采购进度及价格控制，并督导检查仓库的验收、入库、发放及管理工作，确保物品的质量。督导部门员工执行经济、海关、检疫、卫生等法律法规的状况，及时处理发现的问题。协调与政府有关部门的关系，学习国家经济、海关、检疫卫生等法律法规，并督导采购人员在从事采购业务活动中，遵纪遵守法律讲信誉。 负责部门员工工作安排、考勤，制订并执行培训计划，组织学习业务、法律、卫生检疫等方面的知识，定期考核评估员工，向上级提出对员工的奖惩建议。在部门例会上，定期总结采购落实状况，每月初将上月的采购状况逐项列出报表，呈报酒店总经理财务部经理，以便上级领导掌握酒店的所有采购项目。审批所有采购宴请单，订货单、协调与各部门之间的关系，向各部门提出降低成本的建议；对必需要采购固定资产设备，提出原有设备修复的可能性。采购部主管岗位使命依据采购部经理的要求，整理有关资料，提出看法和建议，并主持采购部各项工作，提出酒店物资采购计划。调查研究酒店各部门物资必需求及消耗状况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化状况，指导并监督员工展开业务。全面负责对外采购业务，安排采购人员的日常采购工作。审核年度各部门的采购计划，统筹策划和确定采购内容。负责协助经理与供货商洽谈供货合同，组织对供应商的评估工作，确保供应商费用等指标的完成，审核商品采购合同和促销协议。 负责采购人员的工作安排、任务分配和培训考核，监督采购员的订货工作，确保分店和配送中心有充足的库存，同时确保较高的商品周转。按计划完成公司各类物资的采购任务，并在预算内尽可能减少开支。采购员岗位使命严格执行酒店采购管理规定和实施细则，在接到采购任务单后，明确购货具体要求，做到及时采购，确保供应。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，货(价)比三家，选择物美价平的物资材料，完成下达的降低采购成本的责任指标。了解和掌握一线商品供货信息，对酒店采购策略、产品原料结构调整改善及新产品开发提出参照看法，并负责办理物料验收、运输入库、盘点交接等手续。负责与客户签订采购合同，催促合同正常如期的履行，并催讨所欠、退货或索赔款项，发生问题及时向上级报告，坚持与各供货单位的关系。采购过程中，遵守财务制度，以公司利益为重，不索取回扣，馈赠钱物上缴公司，遵守国家法律，不构成经济犯罪。 严把采购质量关，选择样品供领导审核定样，对购进物料均须附有质保书或当场(委托)检验，做到进货环节少，质量优等，价格合理。 填写有关采购表格，提交采购分析和总结报告。完成采购部主管临时交办的其他任务。仓库保管员岗位使命负责保管和收发所有的物资，严格检察各部门的物资领用计划表，核对规格、数量与库存后，将缺口物品报采购部主管。按照采购单内容，依据产品的型号、规格、数量等分类别存放，办理验收手续。严格执行物资管理制度，强化对库存物品的管理、检查，把防火、防盗、防蛀、防霉烂等措施落在实处，确保库存物资的完好无损和合理存放物品。按生产营销部的生产计划，做好备料工作，及时催促采购员按时入库，碰到无法解决的问题要上报。做好月末盘点工作，编制库存报表。协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品。严格遵守工作场所管理要求，做好仓库卫生工作。服从分配，按时完成领导指派的其他工作。物资管理员岗位使命负责落实酒店物资的购置、管理工作，按规定将所购物资及时登记入帐入库。每月抽检各部门物品的出、入库消耗状况做到物尽其用。妥善保管库存物资，做到勤清查、勤核对，确保物资部库房的物品与帐面相符，确保财产物资的安全完整，因违犯管理制度而造成的损失，由责任人负责赔偿。定期抽检一个部门，并将所查结果报部门经理和采购经理，对财产物资的提出购置建议。定期向领导汇报财产物资的购置、消耗和实存状况，认真总结经验，切实管好用好各项财产物资。采购部司机岗位使命遵守酒店纪律和规矩，自觉遵守交通规则，按操作规程驾车，不得玩忽职守。严格遵守有关车辆保养规定，爱护车辆。为确保行车安全，必需天天检查车况，发现险情，及时报告领导，并提出处理看法。认真填写行车记录。严守机密，具有优良的职业道德确保采购部外出用车，不得私自出车。及时向领导提供检车、检证、养路费等状况。按时完成领导交办的临时性工作。采购部各岗位常用记录表格采购申请单表7-1 采购申请单采购物资名称采购数量采购时间采购人物资领用汇总表表7-2 物资领用汇总表物资名称数量领用部门领用日期年月日领用者签名物资验收单表7-3 物资验收单品 名规 格单 价用 途物资入库单表7-4 物资入库单编号科 目进货价格零售价格含税进销差价品 名单位数量单价商品进价进项税价税合计单价金额金 额人民币大写收货单位主管： 保管： 物价： 制表：注：第一、二联营业组留存，第三联供货结算联，第四联会计记帐联，第五联仓库留存。物资盘存表表7-5 物资盘存表物 资单位帐面数量盘点数量盘 盈盘 亏备 注名 称规格编号数量金额数量金额小 计会计： 主管： 核对： 填表：物资发出月报表表7-6 物资发出月报表 年 月编 号品 名单 位数 量零售单价金 额十万千百十元角分备注付货人： 收货人：注：第一联他库留存，第二联会计记帐，第三联营业组留存。物资退货登记表表7-7 物资退货登记表厂商： 编号： 日期：物资编号名 称数 量备 注签 章退货理由主管： 填表：