货物凭据安全管理工作程序-货物凭据安全管理实施细则.docx

货物凭据安全工作程序目的本程序明确有关收、发、用货物以及成品出贷单据的开具、经手、保存等管制措施，;确保货物交易的文件资料清晰完整准确, 手续完善;避免丢失或提交不正确的资料,并能及时通知海关;对运输资料或资料系统的控制以防无许可接触，以免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。范围本程序适用于来料记录的安全控制本程序适用于厂内货物流转记录的安全控制本程序适用于付运文件资料的安全控制主要职责和权限货仓部负责物料/产品收发存单据的记录和控制船务部负责付运文件资料的外部联络和控制物料部负责物料/产品收发存单据审批和监控品管部负责产品/物料质量的记录和控制各部门负责车间内物料流通的记录和控制工作程序付运文件资料的准备和处理如何确保在付运前2天将文件传送给货运公司：.1船务部按照客户之交货期跟进生产工场的进度，在规定交货期前3天，如果尚未收到香港写字楼有关付运的资料，则会与香港业务运作部联络沟通，由香港业务运作部与客户联络了解有关之货运公司、走货船期、船公司、货柜等。.2在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后，香港业务运作部会发出付运产品之资料Booking传送给货运公司（FAX或专递等方式）。 .3在走货前2天，船务部一般会收到船公司的一份Booking资料，香港业务运作部会Fax或跟文件袋形式交给船务部，船务部会依此做好出货前的资料Shipment Note给货仓成品组负责人备货在出货当天船务部会根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署，然后签署放行条放车出厂.如何确保收到足够的信息资料（查PO以及与客户联络）：为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货的部门船务部需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。为了能够收到足够的出货信息资料，船务部需要根据客户之PO或与客户沟通联络，提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等，收到Booking资料在走货前2天，资料仍不齐全，则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。按期、按时正确准备好出货资料是船务部MBO中的重要一项。如何验证按期付运货物的程序由船务部根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与业务运作部联络预定车辆/货柜。货物有否按期付运主要依据Shipment Note上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。Shipment Note上会填写有付运资料（车辆号码走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEM NO、PO NO、司机装货后签名确认等）。在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理在进入付运工作的过程中，如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符时及文件资料有错误等，需要及时更改有关资料（例如重量/数量错误，则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等）正常情况下，香港业务运作部收到客方资料Shipment Plan或Shipping Order，为确保出口资料正确无误，如属新货，船务部需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟船务部所填写之出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知船务部复核是否需要更改资料。货仓收到 Shipment Note及出口清单（即出口集中报关货物申报单）后，在走货前，出货人员必须核对实货与Shipment Note资料是否一致，并核对实货与成品检验状态纸数量是否一致，如有不符，立即联络船务部/品管部有关人员查询，否则不可安排装柜，直至有关人员复查OK后方可进行装柜。经货仓复核及于Shipment Note填写上有关车辆资料并签署后，船务部据此开出发票给业务运作部董事批准后，由香港业务运作部传送给客户、会计部，香港业务运作部会保存底单。来料/货物的接收和处理接收来料之运作是：首先根据供应商之送货单核对本厂PO，然后点数秤重，通知IQC作待验,由IQC检验、标识，QC检验合格后转合格仓，并按检验状态和货物类别储存在适当仓位。不符合PO（例如超PO、无PO）的不收，待验、合格、不合格的货物会按检验状态和类别隔离摆放在不同区域等待处理。一些高度危险的物品（例如易燃易爆的化学溶剂等）会专门储存在危险仓，非经授权人员批准是不能接近和进入。详细运作程序可参看来料检验控制程序、货仓安全工作程序、货仓管理制度厂内厂外（付运成品）货物的流转的跟踪厂内货物流转的跟踪：厂内货物的流转主要在各分仓、生产车间、组别之间流转，凡是进出都会有相应的发货单或领料单支持和跟随以及电脑记录。.1为了能够识别货物，公司建立了独特的编号系统（Part Number System）对于不同工序、不同类别的制品都会有独特的物科/产品编号，而每一批物料/产品都会有自身之状态标识（注明名称、编号、数量、日期等，如属于成品，则会有一张“成品检验状态纸”注明该批成品的Date Code等资料）。具体参见.2为了能够清楚反映每一笔货物的进出去向和结存，工厂已设立电脑系统去输入和记录每一笔货物的进出情况：包括供应商名称、货物进由日期、货物名称、编号、数量等）；同时，每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署。.3货物在厂内流动迁移会有领料单、发料单的支持和跟随，单据上之资料和内容（例如：名称、编号、数量等）会与货物上的标识互相一致。即使是各工序/各组别之间的迁移流动，也会有内部发货/领料单做支持和追踪。.4如果发货给外发厂，货仓部会根据S/O之电脑记录的资料开出外发单备料,再转开送货单给外发厂签收,这些单据上的资料和内容也需要与货物上的标识相一致。.5为了如实反映存货的状态，每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。所有发生的生产、检验、收发记录都需要当天完成入数。各部门/各分仓每个月都会做一份月结，以反映本部门/本仓储位置的存货情况。同时，电脑记录上可以即时查阅已入数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓储位置等。.6各部门可以通过电脑系统即时查看货物的帐存数；同时，货仓人员每周会安排人员去抽查各分仓盘点后打印的周结报表帐存数的准确性，并通过每周、每月的收发盘存和定期实际盘点去反映存货的短缺和盈余，然后根据实际情况向公司报告和申请帐存数的盈亏调整。.7库存成品都会张贴上“成品检验状态纸”标识上客户名称、产品名称/编号，哪一张订单、数量以及QA检验的结果等。当安排装运成品上货柜时，载货单和付运清单上都会有相应的资料/内容去界定和报告所需付运成品的资料，以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。如果是成品出货，则按成品检验控制程序之规定执行。.8根据物料/产品的状态标识以及跟随转移的单据、帐册记录，可以跟踪货物的流转。如果客户还需要更详细的跟踪，则会编制个别具体的追踪工作指示去作为货物追踪的操作指引。如何跟踪成品/物科的付运.1每批成品付运会有Shipment Note和出口清单等资料记载Shipment Note上会写上货柜车的车牌号码、货柜号码等资料，以及要求司机签署。根据Shipment Note可以追踪付运成品的去向。.2每批物料/制品向外发货前，货仓都会依S/O之电脑记录，货仓会据此开出“外发单”从相应的分仓提货，然后开出“送货单”交收货方签署盖章。“送货单”等单据上都注明所发的物料/制品的详细资料（如名称、编号、数量、日期、收货方等）。根据S/O、PO、送货单等资料，可以追踪物料的去向。装运区域的安全和货柜的验证、密封控制详见记录、报告/分析货物短缺、盈余、损坏的控制详见接近/使用信息资料/电脑安全维护/信息的安全传递和保存的控制详见数据完整性规定为保持数据的完整性，防止未获授权人员违规更改并指定有权填写和/或签署货运文件的人,特作如下规定:只有船务负责人有权轻微改动货运文件上的货物数量（小于 +/- 5%），并在改动位置旁签名。如果需要进行较大的改动（大于 +/- 5%），必须打印或使用新的文件和表格由获授权的经办人员进行更改，并经必要的签名和审核。 本厂建议所有更改，即使非常轻微，都使用新的表格或重新打印。普通的装货员工仓管员检验员保安员等人员无权改动货运文件.货仓工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工作，如PMC部发出的采购单、船务部发出的出货通知书等，货仓工作人员务必核实货物的名称、规格、数量等，在此过程中，一定要警惕非货单物料的进入，在确认无误后才可签批。对于收发货单据，托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日（最好在二十四小时内）交财务部有关分管负责人。货仓部只保存货运单据复印件一个月，在每月月底将所有复印单据交公司存盘。对于公司的运输资料和资料系统要严格保密。7 / 7