公司产品销售出货管理制度-含出库单与货运交接单模板.doc

销售出货制度
1 目的：规范销售出货手续，确保及时出货。
2 适用范围：所有库存产品销售出库的管理。
3 使命与权限：
3.1 销售部文员负责销售出库单的开单和送签，并负责安排运输公司。
3.2 区域业务员和销售部经理负责《出库单》的审签，确保出库单的正确性。
3.3 出纳负责对《出库单》的最终审核。
3.4 仓库负责验证《出库单》，按单出货。
3.5 仓库负责安排出库货物的搬运上车和盘点。
销售文员负责出库货物运输手续的办理及各地货物件数的盘点。
区域业务员负责将货物运输单 或 通知客户。
4 程序内容：
4.1 销售文员负责开具《出库单》。
4.1.1《出库单》上应清楚注明客户名称、货物名称、型号或规格、数量、单价、应收金额、实收金额、应收余额、货款支付方式等，有特别或重要提示在备注栏中注明清楚。出库单号要连续，不得间断,《出库单》的具体格式和说明见附表。
4.1.2 《出库单》开单原则：《出库单》上所开的产品一定要有库存，并且一般都在确认客户货款已到帐的状况下才开单。
4.1.3 如遇客户预约上门交款提货，为提升出货效率，销售文员在接到区域业务员的通知后可提前开好出库单，并通知仓库准备好货物，以便客户一到马上就可以交款提货。
4.1.4 如遇客户的某张订单因为库存数量不够导致不能全部出完，在《出库单》上只开具有库存的产品，其他不能发的产品等有库存时再开。销售文员要清楚每张订单所没有发完的产品，并在《运输日报表》的“未出货〞表格中要统计出未出完全的订单及整张未出的订单。
4.1.5 《出库单》一律为电脑打单，除签名外，《出库单》上不同意出现手写笔迹，如有遗漏或更改必需重新开单。如因打印机原因导致字迹不清楚，可在旁边注明。遇有停电等特别状况，可由销售文员手写出库记录，同样办理签名手续后交仓库出货，之后及时补开正式出库单。
4.1.6 销售文员负责将《出库单》交规定人员签字：区域业务员、销售部经理、出纳，并分送仓库、PMC、出纳、客户及销售部留底。
4.2区域业务员和销售部经理分别对《出库单》进行审核签名。区域业务员审核客户名称、货物名称、型号规格、数量、单价、应收金额、实收、应收余额、特别要求等的正确性，销售部经理审核货物名称、型号规格、单价。
4.3出纳依据公司产品价目表，《销售应收帐款明细》，《每月客户汇款到帐明细对该出库单货款的收付方式、货物单价和应收金额、实收金额、应收余额进行审核，遵循款到发货原则，对以下几种状况进行控制：
4.3.1货款没有支付，不签名。如销售部要求发，必需请示总经理签名同意〔如总经理当时不在，可事后补签名〕。
4.3.2货款已汇但未到帐，不签名。如销售部要求发，请示总经理签名同意后在销售出库单上注明：货款已汇，但未到帐〔如总经理当时不在，可事后补签〕。
4货物单价、总额与产品合同或公司控制的实际价格不付，及时与销售部经理及区域业务员联系，并要求销售文员重新开单。
4.4仓库负责验证《出库单》，按单出货。
4仓库验证《出库单》所有签名手续齐全,并且验证一定有出纳的签名方可出货，此外如有总经理亲自签名也可。否则一律不发货。
4.4.2 仓库按4.1.5验证《出库单》上除签名外一定都是电脑制单，否则不予出货，并要求销售文员重新制单。
4.4.3遇有货物名称或型号规格不清楚或有其他疑问，应直接与区域业务员或销售部经理联系，确认无误后才发货。
4.4.4仓库负责货物的准备和安排货物搬运上车工作，在数量较多时可通知生产主管安排员工搬运上车，并对搬运上车过程中的货物品质负责。对搬运过程中出现的可疑的损坏产品可先改换，之后及时通知品检检查处理。
4.5销售文员负责安排货运。
4.5.1 销售文员在与仓库沟通确认货物能按时准备好的状况下，通知货运公司前来提货，并将货运公司到达的大概时间提前通知仓库，以便仓库做好准备。
4.5.2销售文员协助仓库盘点发往各地的货物件数，并负责与货运公司办理《货运交接单》手续。《货运交接单》具体格式见附表2，由销售文员制单，并由仓库、货运公司提货人共同签名确认，留存销售部一份，复印一份交货运公司提货人。
4.5.3关于货物数量较少，货运公司不愿来公司提货的，通知公司生产部经理安排公司的货车发货。销售文员先打印出两份《货运交接单》，经仓库签名后交司机，司机送货至货运公司，办理好签字手续后一份交回销售文员处储存，另一份交货运公司。
4.5.4 如货运公司委托他人来公司提货,一定要有货运公司签名同意他人来提货的委托单,并留下提货人的身份证复印件，照常办理好相关的货运手续。
4.5.5关于特别状况如货款在公司货物到达客户当地或四周的货运处，由客人本人看货后收款的，以及款已汇但未到帐的，销售文员在办理货运手续时务必填写本公司指定的收货人姓名和 ，不得写最终客户处 。销售文员必需先跟深圳货运公司办理书面协议：在货物到达后，如没有我公司指定收货人员的通知，绝对不能让客户取走货物。如货物被取走，追究货运公司责任销售文员未办理协议，导致货物被取走事情发生，将追究销售文员的责任。如货物价值在1万元以内，并且负责的区域业务员愿意担保〔在出库单上注明〕，也可以直接写客户姓名收货。
4.5.6 由于货运途中导致的产品损坏或丢失状况由销售部负责与货运公司及客户方协调解决。
4.6遇有特别紧急状况，如货物价值在2000元以内，业务员可直接在仓库办理货物借出手续，由仓管凭区域业务员的借条出库，之后由区域业务员通知销售文员补办正式《出库单》收回借条，补办手续的时间不同意超过三天。
物出厂由销售文员到会计或出纳、销售部经理处办理货物出厂放行条，放行条要有货物件数、提货人。签名和盖章的规定按：会计签名并盖公司章，出纳签名并盖财务章，销售部经理签名并盖公司业务章。
4.8出库单开好并签名后如必需更改，由销售文员收回原单后交出纳撕毁，并由销售文员重新开单，单号不变，重新办理签名手续。
4.9销售文员在办好托运手续货物出厂后，应及时将货物运输状况输入电脑，最迟在次日早上8：30分以前将《运输日报表》发往各区域业务员、销售经理、生产部经理、PMC、会计、出纳、总经理，以便大家方便查询发货状况。
4.10区域业务员负责将货运单及时 客户，或 通知客户货运状况。
4.11区域业务员通过销售文员每日发送的《运输日报表》跟踪货物运输的实际状况，负责与客户方的沟通和协调。
4.12责任人员不在时的工作替代：
4.12.1销售文员不在时的工作由销售经理或区域业务员按本制度办理。
4.12.2仓管不在时的临时出货由出纳代办。
4.12.3区域业务员或销售经理不在时的签名由其他区域业务员代替。
4.13责任处罚：
4.13.1销售文员开错出库单导致仓管发错货,客户要求退回重发，由销售文员、区域业务员双方方均摊货物重发的运输费用，并罚款销售文员10元/次，区域业务员20元/次。
4.13.2销售文员写错收货人 或姓名,导致货物让他人取走，罚款销售文员20元/次。在1个月时间内不能追回货物或相应货款的，按出库价值由销售文员赔偿30%。
4.13.3销售文员未能办理《货运交接单》或《货物交接单》签名手续不齐全，罚款销售文员20元/次。
4.13.4关于货到当地货运处收款的,由于销售文员没有和货运公司办事人员说明清楚，从而导致客户取走货,罚款销售文员20元/次。在1个月时间内不能追回货物或收回相应货款的按出库价值由销售文员赔偿30%。
4.13.5 仓管没有验证签名手续的完整性，就将货物发走，罚款仓管20元/次，在1个月时间内不能追回货物或收回相应货款的，按出库价值由仓管赔偿30%。
4.13.6仓管发错货导致必需返回重发，由仓管承当货物重发的运输费用，并罚款20元/次。
4.13.7 由于仓管点错数量多发或少发客户货物，罚款仓管20元/次。在1个月时间内不能追回货物或收回相应货款的，按出库价值由仓管赔偿30%。
4.13.8由于出纳失责,实际未能收到货款而签名写“款到,同意出货〞,从而导致销售文员直接写客户收货，罚款出纳50元/次。在1个月时间内不能追回货物或收回相应货款的，按出库价值由出纳全额赔偿。
4.13.9 区域业务员、销售经理、出纳未能审核货物价值的正确性，签名出货，因此导致公司损失，罚款区域业务员、销售经理、出纳各50元/次。在1个月时间内不能追回货物或收回相应货款的，按出库价值由三者均摊赔偿30%。

附表1：《出库单》
实际出货日期：
出库单 要求出货日期：
客户名称： 订单号： □ 库存 □订做 出库单号：
序号
产品编号
产品名称
规格型号
数量
单位
单价
金额
备注
1

2

。。。

合计：

出库(应收)金额: 实收 应收余额:
备注：
经办人： 业务代表： 销售经理： 出纳：
注:本单一式五联，分发仓管、PMC、出纳、客户及销售留底。
制单说明：
1、 出库单规定由销售文员开单。
2、 每张出库单号必需连续。
3、 客户名称统一按“省-市-姓名〞格式填写，以便查询汇总。
4、 在有汇款状况下，“实收〞栏统一按“银行-金额〞填写，比如：建行卡8000元，建行帐户20000元。
5、 出库单上所列货物，均说明已出库。
6、 《每月客户汇款到帐状况表》和《销售应收帐款明细》作为销售文员开单的依据和出纳最终审核此单的依据。

附表2：《货运交接单》
货运交接单 编号：
交货日期: 仓管： 销售文员： 货运公司：
出库单号
收货人
件数

手机
体积
单价
运费总额

。。。。。。　

制单说明：
1、 本单由销售文员制单。
2、 “收货人〞一栏统一按“省-市-姓名〞填写。
3、 本单由仓库、销售文员、货运公司三方签名，以确保货物交接手续的完整及出库的正确性。
4、 本单可作为销售文员制作《运输日报表》的依据。

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