X地产公司采购管理办法.docx

X地产公司采购管理办法
第一、采购管理办法
一、本公司物资部之采购依本办法办理。
二、采购组根据工程部排定之物料，并计算本月应采购数量。
三、根据工程部送来之物料内本月份采购数量填写请购单， 经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。
四、接到请购单后,采购组应根据品名规格积极寻找供应商， 原则上每一物料应寻找三家以上之供应商，进行比价格、比 质量，其必须具备之资格如下：
1、必须是有限公司。
2、必须做过其他公司之物料及零件，且目前尚继续在供应者。
3、必须自备车辆。
采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、 品质情况，并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订 购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之 物料，于采购前尤需注意供应商（协力厂）之调查工作，必要 时得协调工程部、地产部、地盘经理工程师）与品管人员共 同前往考察调查。
五、经比价格、比质量决定供应商后,经双方同意后，与供应 商洽谈合约，合约起草，主管副总经理审定合约后交总经理 （或授权人）签约后方能物料订购。
六、物料进仓及使用前均须抽样检验，以断定物料之水准，依 据品管质量、数量验收合格予以收货;对品管质量不合格者, 不予收货，退回供应商提出交换。
七、物资采购人员（仓库管理验收员）在业务交往上必须遵纪 守法、廉洁奉公,严禁假公济私、索贿受贿，一经发现按公司 规定处理,严重者移交司法部门处理。
第二、采购程序
1、物料管理部门开出采购单，给采购组。
2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。
3、研究市场状况，并找出有利的购买时机。
4、决定物料供应来以进行采购事项。
5、以询价、报价、比价决定有利价格，并选取供应商。
6、与供应商签订采购合约并开立订购单。
7、监督供应商准时交货。
8、核对并完成采购交易行为，根据验收单或品质数量检验报 告，核对供应商交货状况,并对不良品设法加以处理。
9、内购与外购在采购管理之精神大致相同，惟外购程序必须 透过出程序及作业手续。
第三、采购员业务职责
一、寻找物料供应来，并分析物料市场。
二、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商（协力厂）之 资料。
三、要求报价与进行议价。
四、获取所需之物料。
五、查证进公司物料之数量与品质。
六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。
七、了解市场趋势，并搜集市场供给与需求价格等适切资料 加以成本分析。
八、呆料与废料之预防与处理。
第四、仓库管理守则
⑴未经验收之物料不得存于仓库内。
⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐, 放置适当之处，以便领用及查点。
⑶凡有危险易燃物品应特殊储存，并应与其他物料隔离。
⑷凡属仪器及特别贵重之物料，应储存于箱内并予加锁。
⑸物料储存处所应保持清洁干燥，以免物料污染或受潮。
⑹物料之发放或领放，依照公司规定，无关人员不得任意进
入仓储区域，不按公司规定手续办理者，物料不得出库。
⑺仓库不得携入任何易燃物品，并禁止抽烟。
⑻仓库内外附近,应备用消防设备，以策安全。
⑼仓库应加强防卫，以防盗窃。
第五、进料验收管理办法
一、本公司对物料之验收入库均依本办法。
二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联, 详细写明送货内容与订购单据号码，连同统一发票与所送交 之物料送到物资仓库之收料处。
三、收料员核对统一发票、订购单与送货单无误后，再核对 供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后，在 送货单一式二联上签章，将第一联送货单退供应商以为送货 之凭证，第二联收料员留存，之后将送货单之内容转记入供 应商资料卡内。
四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上，同时 在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。
五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联，并 载明下列各项目：⑴物料编号;⑵品名规格;⑶交货者名称；：: ⑷统一发票号码及年月日；⑸交货数量;⑹实际接收数量；⑺ 订购单号码;⑻收料日期。
六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况, 必须在进料验收单接收状况栏内书明，以为品管检验参考。
七、收料员于填入必要内容并核章后，将进料验收单第一、
二、三联送物料员。
八、物料员根据进料验收单在"物料订购、运输、接收记录" 上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收 单第一、二、三联立即送往品质检验员。
九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联，经 品质主管核章后，第一
联进料验收单由进料品质检验单位自存，并送物料员登记良 品总数，计算订购余额于"物料订购、运输接收记录"后将进 料验收单第一联转送帐料员，帐料员根据进料验收单内良品 总数转记存量管制卡入库数量栏，并填具入库日期与进料验 收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商 资料卡交货资料各栏后，将进料验收单二至三联连同统一发 票送仓储员办理入库手续。
十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符，于安排物 料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库 接收章，将进料验收单二至三联送请物料主管核章。
十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。
十二、进料验收单第三联连同统一发票送会计部门以为付款 之凭证。
十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之发票影印一 份给物料组，经物料员登记入"物料订购、运输、接收记录" 后转送收料员。于物料运达时，收料员根据影印之发票，核对 入仓之外购品，并将交货实况填入供应商资料卡，以下进料 验收程序与内购品处理程序相同。
十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料，送交仓库决 定验收前，对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易 条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对，以查验 该批物料允收或拒收，才给予验收进仓。
验收处理程序如下：
（一）先行检查协力厂商或供应商所送来之各种发票、交货证 件是否齐全，交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误 差，如有误差，不应该进一步加以验收。
（二）运到物料卸入验收地时，即应先核对包装箱上所记载之 收件人是否相符；物料名称、数量与交货证件所列是否相同; 包装是否完整（在运货途中，是否被打开过）；每箱物料之毛 重与净重是否与交证件相同 凡此种种均该逐一核对。发 生误差，立即注明清楚，并联络协力厂商（供应商）补足，必要 时须沿请公证。
（三）开箱拆开包装，物料内容与交货文件应该核对物料名称 规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料 或零件短缺，或零件破损不堪，均应加以注意，并将详情写在 物料验收单上，以为验收工作处理当中之重要资料。
（四）依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。
（五）经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质, 其结果写在物料验收单上。
（六）根据物料验收单上品质检验之规定，判定该批物料为允 收或拒收。
（七）如品质验收合格，数量无误，应即办理登帐进库，予以收 货。
十五、超交之物料以退回为原则，但得以考虑让供应商寄存, 而不作进料验收之处理。
十六、收料员根据每天进料情形填写物料外暂收品日报表, 一式四联，第一联收料员自存，第二联送物料员，第三联送品 管员，第四联送采购员。采购员根据日报表，与物资主管商讨 对超交物料的处理办法。
第六、仓库盘点管理办法
一、盘点之目的
（一）资产之管理
1、查明各项物品、材料、固定资产之可用程度，以达到有效 利用资产的目的。
2、利用盘存、清点物品重新妥置库存物品，使之和计数帐顺 序配合达到管理之目的。
3、核对现有存货、固定资产等与帐上记载数目是否一致，以 把握公司资产之准确性。
4、为下期生产（工程）之依据。
5、最低与最高存货量之把握。
6、不良品、呆滞品之发现。
（二）资料金额之确定
1、确定各项资产之真实价值，以利成本之计算。
2、据以编制资产、存货之明细表。
3、精确计算利润中心之利润，以考核各中心之贡献实绩。
二、实施时间规定
每年实施二次:六月三十日及十二月三十一日。
三、人员组织
（一）公司派财务主管人员负责。
（二）物资部经理（或副经理）、采购人员。
（三）仓库管理人员。
四、盘点报告
（一）负责人应将盘点明细表（只限材料、半成品数量表）缴交, 以凭核对而利督导。
（二）盘点完毕当天应将全部盘点卡分类，依编号顺序连同空 白未用之盘点卡交给复检人员交帐务员整理。
（三）各仓管员应于盘点后三日内造具盘点明细表三份，两份 送会计（造册时请按计数帐、材料帐编号及盘点卡顺序填写）, 一份自存。
（四）负责人应将存货、资产逐项检验，若有错误或遗漏之处 应随时会同财务部对其进行更正或复查。
第七、仓库领料及发料管理办法
物料由物资部根据工程（生产），将仓库储存之物料，直接向 生产现场发放之现象，称为发料。物料由生产部门现场人员 在某项工程制造之前填写领料单向物资部领取物料之现象 称为领料。
一、本公司材料、零件领用、发放依本办法办理。
二、工程（生产）人员根据工程所需填制领料单，核章后向物 料仓库之管理人员洽领物料。
三、物料管理人员接获领
料单后，一面核对一面准备物料，将物料送往工程部门。
四、工程领料人员核对物料数量、规格与领料单相符，在领 料单上签收。
五、物料管理人员在无特殊情况时，备料与发料应优先发料 送往工程单位。
六、在备料发料过程中，发现物料短缺或待料情形，物料管理 员必须立即采取行动，一方面将缺料情形告知采购部门，一 方面向供应商催货。若短缺之物料已进仓，物料管理人员应 立即安排检验，将检验后之物料送往工程部门，无论如何严 禁工程部门人员自行向进料检验人员领料，进料检验人员亦 不得擅自发料。
七、其他单位请求物料支持，借用本公司之物料零件,物料管 理人员必须核对领料单是否有总经理批准，在确保不影响工 程之情形下，始得办理转报转帐手续，其余领料作业与一般 领料手续相同。