怎样做好工程资料管理员.docx

怎样做好工程资料管理员

1、资料收集
关于资料的收集，必须要了解资料的时间和施工过程资料的区分。每个施工阶段都相应的有工程管理资料和工程质量控制资料，清楚每个阶段的资料都有哪一级别的单位组成。如，前期所必须的准备资料，由勘察单位、建设单位、制定单位、施工单位所形成的。建设单位所包涵的有土地的使用、工程勘察制定、建设的规划、施工许可证、施工制定图检察等等。监理单位则由监理大纲、规划、实施等组成。施工单位则由施工组织制定、施工准备、工程定位放线、开工报审、施工单位资质及人员资质等组成。而资料管理员要做好收集、整理每个阶段的资料，以确保工程顺利的进行，及建筑的使用、质量的确保。

2、资料的填写，确保准确性与及时性
在施工过程中跟踪施工进度进行资料的填写，称为承建单位的工程资料填写。资料更新包涵原材料、施工设备的检测报告、各施工试验检验以及现场工序验收报告等资料。施工过程中，资料管理员要做到手勤、嘴勤、脚勤，以确保工程资料紧跟工程的进度和准确性。腿勤则指资料管理员勤跑施工现场，及时的了解材料的进场、设备的使用、使用规格型号、产地以及数量、检验报告等。工程施工进行到哪个节点，必须要填写哪些资料，并跟随工程进度与监理、甲方以及技术负责人、质检员对建筑进行验收，对验收建筑的质量与标准进行核对，验收结果可以与标准数值有一点的偏差。嘴勤，则为资料管理员多与制定单位、监理单位、建设单位等领导进行〔沟通〕，掌握各级领导对工程进度的要求与规定。也与现场技术人员多进行沟通联系，对工程进度的变化状况进行具体了解，使所记录的资料准确真实。手勤，则是把所了解到的各种信息及时地记录下来。避免在填写报验时有所疏漏，以确保资料的完整性。

而在资料填写时，必须按照当地政府相关部门统一规定的格式进行填写。所填写资料中原材料，必须写明材料名称、规格型号、产地、进场数量以及材料进场时所附有的生产厂家合格证、检验报告、生产许可证、质量证实文件等等，在进场后必须进行复试，复试必须及时填写复试委托单，与现场监理工程师一起进行现场取样和复试，复试合格的材料才干使用于工程中工程建设过程中必须进行检验批报审，要写明工程名称、部位外，主控项目要逐条审核是否符合验收规范条款规定，一般项目必须写清楚现场记录的真实数据偏差，不能随意填写。所填写的资料必须确保真实有效性。
3、资料分类归档整理
施工资料必须按照土建、节能、采暖、电气、消防等专业进行区分。要按管理资料、质量控制资料、安全和功能检验资料、环保节能、工程完工验收资料等分类整理。从原材料、各施工工序验收、施工、完工、工程交验等跟随施工进度进行资料的整理。各专业必须按照归档的要求盘点份数进行汇总。资料必须依据专业进行分类，并一一列出资料归档的目录，便于资料完工进行验收审核。整理的资料必须跟随工程实体一起进行验收，验收合格后必须各职能部门管理和本单位保管的资料交于相应保管部门进行储存。
2工程资料管理使命

(1)工程资料的形成应符合国家的相关法律、法规、标准、工程合同和制定文件等。
(2)工程资料的收集、整理工作和检察工作应有专人负责，该人应按规定取得相应的岗位资格。
(3)工程资料的收集、整理等工作应与工程进度同步。
(4)工程各参建单位应将工程资料的形成和积存纳进工程建设管理各个环节和过程。
(5)工程各参建单位应保证各自所收集、整理出来的资料真实、有效、完整，严禁对工程资料进行随意撕毁、换页、修改、涂写、伪造等。资料的原始记录应为真实的现实原始记录，当必须要某种资料而无法取得原件时，可以采纳"有效复印件'。所谓有效复印件，即使用原件复印，可以清楚加以辩认，加盖原件有效单位公章、有效经手人签字并注明原件存放地的复印件。
(6)工程资料移交期限规定：建设单位应在工程完工验收后三个月内将工程资料移交城建档案管;监理单位应在完工验收后两个月把资料移交建设单位;施工单位执行技术负责制，负责编制两套施工资料，其中移交建设单位一套，自行存放一套，移交时间一般是在完工后一个月内。
3工程资料管理方法

①工程资料的系统化管理。
工程资料和档案文件材料具有数量大、种类繁多、涉及面广等特点,同时国家建设行政主管部门对工程资料编制和档案管理工作提出了全新的、高层次的、多样化的管理要求,传统的管理方式已经很难满足工程技术人员对资料编制和档案管理的要求,这就必须要在工程实施中充分利用〔计算机〕信息技术,全面实现资料档案编制、管理、统计、编目、检索和归档等工作的自动化,推动传统的资料档案管理技术和方法的变革,提升施工技术资料编制及管理水平。例如,我们可以采纳基于J2EE技术的工程资料管理软件开发项目。
它通过对基于WEB的办公、项目、文档管理等活动进行具体、具体的必须求分析,从高效、安全、稳定、有用的角度出发进行系统制定,在分析和制定的基础上组织开发,达到优良的资料分类及整理工作。系统分为远程办公、〔项目管理〕、文档管理三大功能模块,集办公、管理和资源建设于一体,各个模块的功能相对独立,但是在整个系统中的关系又十分紧密。该系统采纳UML方法进行系统分析,建立系统的功能模型和对象模型,采纳Java、Servlet、JsP、JavaBeans组件等技术进行系统开发,在充分发挥这些技术特点的基础上,结合J2EE平台对它们强有力的支持,提升了开发效率和开发质量,缩短了开发周期,提升了代码的复重用性,减少了维护工作量,而且,通过J2EE和CORBA技术(具有开放性、跨平台、跨语言的特性)的结合,很好地解决了〔企业〕应用中各种分布式对象的互操作,方便了各个不同单位资料及信息采集后的集成。

②工程资料的网络化整理。
技术资料信息的汇总、归档和管理应依据建设单位档案管理的具体要求,参照国家和省市、建设单位对档案管理的实施办法,并结合工程特点进行整理、分类、造册、归档,科学系统地整理合同文件和各种技术档案资料,保证工程综合信息档案分类清楚、合理、完整,法律性文件手续齐备,做到技术档案、图纸资料和工程实物同步,以实现施工技术资料的动态整理。这项任务可以通过WEB方式实施现代工程资料管理,例如通过一个完整地支持基于WEB工程资料管理的系统,通过基于WEB的档案管理系统可以从网页开发工具和网站建设角度出发,进行项目管理和资料分析,实现对工程资料的网络化管理。

由于施工资料管理系统与办公自动化中,收、发文处理的对象都是文件,收、发文拓展了施工资料管理系统工程OA(工程办公自动化)的功能,而施工资料管理系统为收、发文直接提供文件编辑、传送与归档的功能。这项网络化的优势在于:系统网络化的实现采纳C/S与B/S组合结构,支持多用户并行操作,能够满足公路建设项目管理模式的必须要;OOP技术、COM技术、数据库技术、WEB技术和GIS(地理信息系统)技术等是提升工程管理方面软件开发水平的主要手段,实现工程资料的网络化管理。
③强化工程资料的归档管理。
在系统化和网络化的基础上,我们应同时强化工程资料中纸质文档的归档管理。工程技术资料的归档质量和时效直接影响单位工程的资科交接和完工决算,所以施工资料必须严格按照文件归档标准进行归档。归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程。归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
在工程资料的归档中,立卷应遵循工程文件的自然形成规律,坚持卷内文件的有机联系,便于档案的管理和利用。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;完工图按单位工程、专业组卷、完工验收文件按单位工程、专业等组卷,通过以上方式,我们可以实现工程资料保管和查找中的便捷。
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