怎样做好工程合同管理工作职责.docx

怎样做好工程合同管理工作职责

形成科学的管理方法
(一)对合同进行三阶段评审
评审由企业相关高层领导主持，有关部门参加，以会议形式进行。在投标阶段，由合同管理部门会同投标部、工程管理、机电物资、〔财务〕部门，对招标文件进行全面评审，以决定是否投标，分析中标后的合同风险和难点。要防止为中标而掩盖真实状况，留下隐患。要形成书面的材料，经过相关部门会签，相应领导签批认可。在合同签署阶段，由合同管理部门会同投标部门和工程管理机电物资、财务部门，再次对合同文本进行评审。重点是围绕合同文本反复推敲，对发现的问题进行论证，找出解决问题的办法。要全面衡量权利义务是否均衡;合同是否显失公平;业主是否隐瞒了与合同有关的重要事项;企业是否有能力履行合同，能否达到合同目的。在履行阶段，由合同管理部门会同工程管理等部门，依据施工进展或单位、单元工程、节点工期，定期或不定期地对项目进行评审，及时发现和改正存在的问题，确保全面履行施工合同。
(二)建立评审大纲
为了使评审工作有章可循，确保评审工作科学、细致，不因工作疏漏而影响评审效果，企业应建立合同评审大纲。把相关规定和要求列为大纲标准，以标准衡量各阶段合同内容，凡达不到标准的，则无法通过评审，合同就无法签订，以保证合同始终处于受控状态。评审大纲作为企业内部具有强制性的文件，必须经过企业的严格批准，以确保其刚性和可操作性、稳定性。

(三)履行阶段的监督审核
监督审核工作以合同管理部门为主，工程管理等部门参加，组成内审小组，对合同履行状况进行监督审核。由内审小组依据合同履行状况、履行中的难点、重点和存在的一些问题，以及业主投诉进行定期或不定期的审核。
明确合同管理部门的任务
(一)全面掌握企业合同管理的现状
建立合同台账，要求各部门和下属各单位以报表形式上报合同签署和履行状况、履行结果。合同管理部门要通过合同报表、合同评审、合同履行状况，广泛收集真实可靠的合同信息，有针对性地开展工作。 (二)牢牢把握重点合同
对一些标的较大、难度较大、风险较大的合同，必须进行有效控制。划分风险级别，以便于对合同的日常管理。依据业主信誉、工程难度、外部环境、企业施工能力和经验、项目进展状况、施工成本等，划分合同风险级别。合同管理部门要建立合同风险清单，施工项目上要建立合同风险因素清单。合同风险是在变化的，因此合同风险管理也处于常常调整状态。
(三)建立严格完整的工作程序
应从流程上有序控制合同的签订、履行。应做到合同签订必须通过评审，合同签订前必须经过合同管理部门及相关部门签字确认，然后办理领导签批手续，最后办理用印及其他授权手续。建立责任制，防止工作出现环节失控或走过场。

(四)指导项目的合同管理工作
合同签订后，合同管理部门应指导项目的管理人员认真学习合同，进行讲解、培训和考试。对施工过程中业主、监理单位提出的变更及合同外的项目内容，相关人员必须索要合同规定的手续。
强化建设工程合同管理的措施
(一)把好合同签订关，合同签订审核规范化
企业签订工程合同时，最重要的要依据各工程的特点，应选择恰当的发包方式和价款调整条件(即工程制定变更或工程签证导致工程增减的结算条件和结算方法)，因为不同的发包方式和价款调整条件，直接关系工程造价的控制效果。
在合同正式签订前应进行严格的检察把关。其要点是：施工合同是否合法，业主的审批手续是否完备健全，合同是否必须要公证和批准;合同是否完整无误，包括合同文件的完备和合同条款的完备;合同是否采用了示范文本，与其对照有无差异;合同双方责任和权益是否失衡，确定如何制约;合同实施会带来什么后果，完不成的法律责任是什么以及如何补救;双方合同的理解是否一致，发现歧义及时〔沟通〕。
(二)管理合同履行，合同实施交底制度
在施工项目合同管理中，合同交底更为重要，只有按合同施工才干在执行合同时不出或减少偏差。合同依法签订后，确保合同实施过程中的日常工作有序地进行，使工程建设项目处于受控状态，以确保合同目标的实现。建设单位首先要作合同交底，分解合同责任，按合同的有关条款做质量、进度、投资、安全等目标工作流程图，抓好各目标的事前、事中事后控制，特别是事前控制。对签订的各项条款必须铭记，找合同履行中可能出现的薄弱环节，提前制定各种减少合同纠纷的预防措施。在工程进展中，通过检查发现合同执行过程中存在的问题，并依据法律、法规和合同的规定加以解决，以提升合同的履约率。
(三)做好合同实施管理，强化合同变更管理，合同索赔研究程序化
在合同变更中，最频繁的是工程变更，它在工程索赔中所占的份额也最大。合同变更意味着索赔机会，所以必须强化合同变更管理。合同管理人员应记录、收集、整理所涉及到的各种文件，如图纸、会议纪要、技术说明、规范和业主的变更指令，并对变更部分的内容进行检察和分析。以作为工程变更调整费用、工程索赔的基本依据。
工程合同一经签订，确定了合同价款和结算方式之后，影响工程造价的主要因素便是工程制定变更或签证，以及工程实施过程中的不确定因素，理解合同的每一个条款，作好处理合同纠纷的各种准备，特别是索赔与反索赔的研究在工程造价控制管理中是非常重要的。是合同管理的一个重要内容，是合同双方攻与守的关系，是矛与盾的关系。工程发承包的施行经验证实，没有一个承包商不要求索赔，即要求调增合同价款，因此，要搞好工程造价控制，就必须进行索赔与反索赔的研究。