HC-QP-10采购控制程序(质量管理体系)-陶瓷厂.docx

ISO9001： 2015 质量管理体系文件
采购控制程序
A0 / 2017 年 10 月 12 日
文件编号： HC-QP-10 版本号： A
2017 年 10 月 26 日
文件名称 ：
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发文日期

1.0 目的
为确保外购物资符合规定要求， 满足公司生产和质量控制的需要， 使采购过程处于受控状态，特制定并执行本程序。
2.0 适应范围
本程序适应于公司各类物资的采购控制。
3.0 术语
3.1 本程序采用 ISO9000:2015 《质量管理体系 ·基础和术语》以及 公司《质量手册》中的术语及其定义。
3.2 重要物资 (A 类)： 指与产品质量有较大影响的物资。 如矿物料、 瓷泥、瓷釉、色料、采购的陶瓷半成品、纸板、彩盒、主要配件等。
3.3 一般物资(B 类)：指与产品质量影响不大的物资。如辅助材料 和辅助物资等。
4.0 职责
4.1 采购部负责组织对物资供方的评价、选择、控制和重新评价，负 责采购计划编制、签订采购合同/协议、实施采购活动。
4.2 质检部和仓库负责采购物资的验证。
4.3 销售部协助采购部实施采购活动。 5.0 工作程序
5.1 供方的评定
5.1.1 采购部建立“采购物资分类表”，界定重要物资和一般物资。 对重要物资， 应对其进行调查或考察， 条件许可时应获取相关证书或 相关资料。
5.1.2 供方调查和考察方面：
(1)供方的生产条件、供货能力；
(2)供方的质量管理状况和产品质量控制状况；
(3)供方的经营状况及信誉。
(4)供方的质量体系及人员素质；
(5)供方的地理位置(关系到采购成本)。
5.1.3 供方的评价准则：
(1)重要物资供方应经调查评价： 在产品质量控制等项目评价的总分
达到 70 分以上，方可作为合格供方。在年度的重新评价中，前一年 的来货合格率应达到 90%以上，能保持较好的服务，未发生因供货不 及时影响公司生产等问题，方可重新评价为合格供方；
(2)一般辅助物资的供方， 由采购员在采购前评价其样品质量和价格。

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采购人员可根据采购物资的特性， 确定需要增加的评价内容和评价准 则；
(3)外包方的控制
公司目前外包的产品有白胎瓷。 白胎瓷供应商的评价除按重要物 资供方评价要求外， 还应考察供方的窑炉和产品成型生产能力是否达 到公司供货及时性和产品质量要求， 供方应能按公司要求的型号浆泥 进行生产， 确保产品质地和尺寸的符合。 供货方的各批产品由公司进 行检验合格后交收，后续的再加工和最终产品质量由本公司负责。 (4)承担公司产品货柜运输的供方(指公司负责叫柜的)，应具备经 营资格，具备一定实力，能确保良好服务。
(5)陶瓷配件等供方， 在首次合作时应提供产品符合质量要求的检验 报告。
5.1.4 供方评定方式
(1)重要物资的评定由采购部组织进行。 评价一般采用调查、 了解和
讨论、评议等方式。评价结果记录在“对供货方调查/评价记录表”， 由采购部主管作审批。
(2)一般物资由采购员对供货方进行了解，验证样品。
5.2 合格供方的选择与审批
5.2.1 由采购部将评价合格的重要物资供方列入“合格供方名录”，
由采购部主管审批。经审批同意的“合格供货方名录”由采购部保存 备查，复制送采购员、质检部和仓库。
5.2.2 一般物资的合格供方不列入“合格供方名录”，由采购员记录 供方的地址、联系人、联系电话。
5.3 合格供方的监督、控制与重新评价
5.3.1 对列入“合格供方名录”的供方进行监督和控制：
(1)采购部组织对在册的合格供方进行年度重新评价， 评价结果记录 在该供货方的“对供货方调查/评价记录表”，由采购部主管作审核。
(2)评价内容包括：前一年的供货质量及服务情况等(按 5.1.3(1) 条件中重新评价准则) ，可否继续作为合格供方等。
(3)采购部对被列为不合格供方的，应在“合格供方名录”上除名。
(4)供货和合作过程中， 采购员应对供方的供货和协作给予监督， 保 持与供方的沟通， 进行必要的协调工作， 发现可能影响质量和交货期 的潜在问题，应及时向供方负责人提出，并向采购部汇报，以便及时 采取对应措施 (因公司或供货方原因需对供货期作调整时， 采购人员

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应与供货方作沟通， 确保不因此而影响公司产品出货期。 经公司同意 的供货期推迟，可不视为供货期的误期)。
(5) 当供方交付的产品质量出现 3 次异常情况或出现 1 次严重事故时， 采购部应报告管理者代表，以取消其供货资格，另选新的合格供方。
(6)采购部应对供方的供货质量及相关方面进行跟踪并对信息作搜 集，每年 1 月份对各供方的来货批次及质量进行统计，记录在“对供 方调查/评价记录表”的供货情况栏目中，作为对供方重新评定的重 要依据。
(7)采购部每年应对采购活动作总结，包括对采购活动的数据分析， 可参照《数据分析控制程序》的规定。
5.3.2 生产部应建立供方档案， 包括“对供方调查/评价记录表”、“合 格供货方名录”、“采购物资分类表”等。
5.4 采购信息
5.4.1 采购信息通常包括以下方面：
(1)品名、型号、规格品种、数量；
(2)质量要求或用途、交货时间、地点等；
(3)对于有过程、设备、人员资格及质量体系等特殊要求的应明确；
(4)非常年固定的供货,应同时明确价格。
5.4.2 采购部负责确定采购要求。 与供方洽谈前， 采购员应确保规定 的采购要求是充分适宜的。
5.4.3 采购合同(订货单)
(1)与公司未有长期交往的重要物资供方，应签定采购合同书。
(2) 白胎瓷采购每批均用“定货单”写明产品型号、品名、规格、数
量、交货期等。定货单一式二联，供需双方各持一联。
(3)纸板等物料采用“订货合同”，写明品名、规格及要求供需双方 各持一份。
(4)常年连续供货的物资， 如生产原料， 由采购部或原料使用部门制 定月度或季度采购计划， 经采购部同意并通知供应方备货。 原料分批 送货，各次送货前由采购员以电话方式通知供方。
(5)辅助物资的采购前由各使用部门向采购部提出， 由采购部派出采 购员，采购后将发票或收据送交采购审批。
(6)对外采购合同， 订货单原则上由采购部主管审批， 当采购部主管 外出时，可由公司其它领导审批。白胎瓷采购委托销售部主管审批； 纸板委托包装车间主管审批。

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(7)重要生产设备的采购由采购部与供方订立合同， 一般的设备、 工 具采购，由生产部向采购部提出要求，由采购部直接采购，采购的相 关发票、单据送采购部审核。
5.5 例外采购
重要物资必须从公司的合格供方采购， 如因合格供方的客观原因 暂时无法供应，而生产又不能耽误时，由采购员提出，经采购部主管 同意后，可实行例外采购。例外采购时，应经样品评价环节，并派出 采购员跟踪监督供方的供货，由质检部派员对供货进行严格检验。
5.6 采购物资的检验
5.6.1 采购物资检验由质检部组织和控制。质检部设立质检组。属设 备等特殊物资，由生产部组织技术人员协助检验。
5.6.2 当公司需要在供方的货源处进行物资验证时，应在采购合同中 加以说明，或提前征得供方的同意。验证工作由采购部组织，质检部 派员参加，验证结果应作记录。
5.6.3 采购物资的验证依据物资的特性和物资的重要性，采用检验、 测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式，按《监视与测量 控制程序》的相关规定执行。
5.6.4 对验证中发现的不合格品，由采购员与供方联系处理，具体见 《不合格品控制程序》的规定。
5.7 采购物资的交收
5.7.1 经检验合格的采购物资(产品)方可办理交收手续。仓管员核 对送货单后签名，一份交采购部，另一份留底。
5.7.2 部分进厂物资未能马上检验的， 可先清点数量， 存放于待检品 存放区，经检验后合格品数量为实收数量，重新开单办理入库手续。
5.7.3 公司白胎仓库(原料仓)的收、发工作按本程序附录： 《白胎 仓产品验收和管理规定》。
5.7.4 涉及花纸、色釉制作和使用部门，应建立花纸、色釉档案，明 确领用时间、数量和使用去向。
5.8 与采购有关的质量记录， 由采购部和相关分厂采购组按《质量记 录控制程序》规定收集和保存。
6.0 主要相关文件
6.1 监视与测量控制程序
6.2 质量记录控制程序
6.3 不合格品控制程序

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6.4 数据分析控制程序
6.5 本程序附录：白胎仓产品验收和管理规定 7.0 主要记录表格
7.1 对供方调查/评价记录表
7.2 合格供货方名录
7.3 定货单
7.4 采购物资分类表
7.5 采购计划(生产原料)
7.6 采购合同书
7.7 订货合同
7.8 进货产品验收单
7.9 生产日报表(白胎收发登记)
7.10 成品、原料入库单
7.11 成品、原料出库(货)单
8.0 附录：白胎仓产品验收和管理规定
白胎仓(原称为“材料仓”)，负责外购白胎瓷的检验、交收和发 放。
8.1 采购部对各供货方开出“定货单”，各供货方各次送货时，随产 品付来定货单，仓管人员根据定货单内容对产品进行核对。
8.2 质检人员对产品进行质量检验，采用 100%检方式。检验项目包 括规格尺寸、变型、外观质量等。检验中发现一项不合格则视为该件 产品不合格。
8.3 经检验合格产品作交收， 不合格产品原则上退还供方。 需要让步 接收或留生产分选使用(降级使用)的，需经质检部授权人员审核同 意。
8.4 产品检验结果记录在“进货产品验收单”上，由仓库质检人员保 存。
8.5 仓管人员在定货单上记录合格品数量， 将定货单交还供货方作结 算依据。
8.6 白胎瓷从仓库发出生产部门时， 由仓管人员将各次领用的品名规 格、花面号、数量等记录在“生产日报表”上，领用白胎的分厂在各 批产品完成后与仓库进行结算。
8.7 仓管员负责对存放物资进行管理，定期盘点。发现数量差错时， 应及时向采购部报告。

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8.8 仓管员和质检人员有责任对供方的供货及时性和质量进行监督， 对供货中出现的问题及时向供方提出， 监督供方采取纠正或预防措施。 8.9 仓管人员应对仓库实施管理，包括安全、防火、防盗等。应做做 好产品标识，产品应有序和条理化存放，防止产品受损。
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