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备用金管理的制度
第一章总则
第一条为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管 理，根据《____公司会计制度》的规定，制定本办法。
备用金，是指公司借支给西江引水项目办相关人员的款项，这些款项将用于 支付与项目办相关的以下事项。
1、 日常零星支出，如汽车保管费、路桥费、外勤车费等日常杂项零星支出。
2、 个别事项支出，如招待费、会议费、差旅费、汽车维修费、教育经费等支 出。
3、 采购材料支出，如辅助材料、劳保用品、备品备件等不属于工程项目的材 料支出。
第二章一般规定
第三条公司备用金分为个人备用金及业务款二类。
个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项 (包括现金支票)，主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零 星支出。
业务款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转 帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采 购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第四条公司会计核算设置备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务 款同时计入付款单位及个人帐户。
第五条备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人(以下简称借支人) 所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。

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第三章处理程序
第六条公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金 核销业务的时间同上。
第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用 公司资金。
第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续：
一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。
借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按 申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额(大小写)、预计 还款时间等。个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使 用。
对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责 任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向 公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。
借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一 致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则 不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非 借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签 名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。
二、 业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有 效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办 理，由此产生的责任由借支人负责。
三、备用金借支审批手续应完备。
由经办人提出后交公司本部门负责人、财务部门负责人、总经理审批。

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四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。
借款付出前，主办会计须签名；借款付出时，现金或银行出纳须签名；借款 收到时，收款人须签名。
第九条借支人应按时归还所借备用金。
个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须 提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务 部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现 金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收 据，借支人应妥善保存，以备查询。
第十条原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办 的，财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人)账，金额____ (大写)”字样。否 则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。
第十一条鉴于生产保障部的业务需要，给予定额备用金，定额备用金可以长 期保留余额，但超过部分仍需按以上规定处理。
第十二条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手 续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
第四章会计处理
第十三条公司应在“其他应收款”下设“个人备用金”“业务款”明细科 目，用于核算公司备用金业务。在“个人备用金”下，按照公司员工名字设置明 细管理项目核算个人借支业务。在“业务款”下，按照公司行政部门和员工名字 设置明细管理项目核算个人借支业务。
第十四条支付现金或支票给借支人时，按借款金额，借记其他应收款-备用金 -____个人，贷记现金或银行存款。
第十五条借支人报账冲销备用金账户时，

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借：相关科目 (报账金额)
贷：其他应收款-备用金-____个人
现金(按报账金额超过备用金账户金额部分)
第十六条超过预计还款时间，从工资账户中扣还备用金时，按冲销金额，借 记应付工资，贷记其他应收款-备用金-____个人。
第十七条超过预计还款时间，扣还借支人所应负担利息时，按扣还的利息 数，借记相关科目，贷记财务费用。
第五章
罚则
第十八条财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之 前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的 工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到 结清备用金全款为止。
第十九条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明 原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审 批。
第二十条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本 人承担。
第六章附则
第二十一条以上规定自发出之日起执行，本规定未涉及部分按____公司有关 规定执行。
第二十二条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。
备用金管理的制度(二)

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为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确 借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。
一、备用金的管理
1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零 等以现金方式借用的款项。
2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工 作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和____ ，一经发现将严肃处理，如若丢 失，由本人承担。
3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。
4.备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金 交叉使用。
5.备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负 责本部门备用金的管理。
6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用 金明细账，情况发生变化要及时清理。
二、备用金的范围
备用金使用的范围。
①因公出差所需的费用。
②办公用品等零星的购置。
③因公需要的财务费用 (年检、审计报告等)④领导安排其他应急所需资金。 属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项 支付一律由财务部门进行支付。
三、备用金借款和报销手续

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1.工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日 期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财 务负责人签字，王总批准后，方可到财务办 1
理借款手续。 2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支
人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲 自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负 责。
3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，
出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财 务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。 4.借款人办理报销手续时，财务人员应查____销人员原借款金
额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金 额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代
办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人____)账，金额(大 写)”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人 负责。 6.对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注____
销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如 临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给 借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此 所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。
____公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清

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理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
四、拖欠备用金的处罚措施 1.备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由
借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门 负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接 分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。 2. 恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。
借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度
第一章：流程
一、现金借支流程： 1、 借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需 附经过审核的物品申购单。
1 、部门经理审核借款金额的合理性。
1、 梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1 、财务出纳支付现金。
1 、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。
1、 王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事 后王总补签手续。
二、支票借支流程：
1、借支人填写《借款申请单》
1 、部门经理审核借款金额的合理性。
1 、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、 由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签 字后领取

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第二章：制度
1 、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。
2、 现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符，
3 、不准个人借用公款。
4 、不准公款私存。
5、 当借款人需大量使用现金或汇票时， (超过____万含____万元)需提 前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。
6、 采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理， 不得拖延。
7 、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。 8 、借款不按时报销者不予办理新的借款。 9、 报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部 有权退回。 10、 报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说 明。 11、 公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理 审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。 12、 支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记 表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。
13 、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。
14、 未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票(包括：现金 支票和转帐支票)，使用人对空白支票使用的安全负责。
备用金管理的制度(三)

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为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理，规范借款行为，提高资 金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。
一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。
二、备用金范围
1、采购员零星采购备用金;
2、个人因公出差零星开支备用 ;
3、经常性的零星开支备用金;
4、项目兼任财务人员备用金;
5 、其他备用金。
三、 实行备用金制度有利于各部门工作人员用心灵活地开展业务，从而提高
工作效率，但务必做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发 现，将严肃处理。
四、备用金借款和报销手续程序
1、 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根 据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式资料填写 借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项资料是 否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。
2、 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销 单”的各项规定资料，并经主管领导审批后，再将“报销单”回到财务部，财务 人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。
3、 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员 原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额 款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

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4、 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际状况核定，拨出一 笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门务必设立专人经管定额备用金，备用 金经管人员务必妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用 金登记簿，记录各种零星支出。经管人员务必按月定期向公司财务部申报备用金 使用状况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向 财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。
五、备用金额度
1、 采购员借用的零星采购用款，单次不得超过____元，超过____元的材料采 购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后， 到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过____元的 采购，务必按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。
2、 员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款 额度。
3、 各工程项目备用金，视各项目状况不一样，备用金额度暂定为每周____万 —____万。特殊状况，需由项目经理提前向总经理说明状况，予以审批。
4 、其他借款，根据实际状况核定金额。
六、备用金使用审批权限
备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一职责 人。
七、 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期 建立备用金台账，按月及时清理。
八、 借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一 次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再 另行通知。

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九、 所有各种备用金，务必在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因 特殊原因务必跨年度使用备用金时，年底务必重新办理借款手续，并冲销当年借 款。
十、本制度由公司财务部负责解释和修订。
十一、本制度自下发之日起实施。

备用金管理的制度(四)

1、 目的:为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金 占用，特制定本制度。
2、 名词解释:备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、 差旅费等以现金方式借用的款项。
3、 实行备用金制度有利于各部门工作人员用心灵活地开展业务，从而提高工 作效率，但务必做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。
4 、本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。
5、备用金借款和报销手续
5、 1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财 务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式 资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主 管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手 续。财务人员审核签字后的“借款单”各项资料是否正确和完整，经审核无误后 才能办理付款手续。
5、 2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写 好“报销单”的各项规定资料，并经主管经理审批后，再将“报销单”回到财务 部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

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5、 3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人 员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金 额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
6、备用金的管理
6、 1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际状况核 定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门务必设立专人经管定额备 用金，备用金经管人员务必妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭 证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。
6、 2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注 销日期建立备用金台账，按月及时清理。
6、 3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后 一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵 扣，不再另行通知。备用金管理制度。
6、 4 跨年度使用备用金时，年底务必重新办理借款手续，并冲销年借款。 备用金管理的制度(五)
第一条为了提高公司行政效率，减少零星支出的审批次数，有效控制资金占 用，特制定本制度。
第二条备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费 等以现金方式借用的款项。
第三条允许设备用金的部门：办公室、采购部、科研部、深圳分公司。
第四条备用金限额：办公室____元人民币(含食堂伙食费)，采购部____元人 民币，科研部____元人民币，深圳分公司____元人民币。

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第五条备用金的用途：办公用品、市内交通费、差旅费、零星物品采购费 用、邮政咨询费、其他日常零星支出。备用金务必做到专款专用，不得挪用和用 于私人挤占，一经发现严肃处理。
第六条各部门对备用金实行专人管理，并把管理人员名单报公司财务备案。 备用金管理人员的职责：
(一)办理借款手续;
(二)办理借出手续;
(三)办理报销手续;
(四)负责登记备查账目。
第七条备用金借款。各部门指定专人后，需要到财务部门办理备用金借款手 续，借款人为部门，经办人为部门的备用金管理人。财务人员根据实际需要向借 款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款 部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门领导签字同意、经办人签字 后，交总经理审批后，到财务部办理借款手续。财务经理审核、财务总监复审签 字后的“借款单”交给公司出纳，出纳经复核无误后才能办理付款手续。
第八条备用金的报销。备用金管理人员对其部门使用的备用金，采取用完即 时报销办法。报销时，经办人员到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的 各项规定资料，按公司费用报销办法进行报销。
第九条备用金管理经办人，要认真审核各项报销凭证，对不合法、不合规的 票据拒绝报销。对审查不细，经财务审查出不合格的票据，由备用金经办人个人 承担。
第十条备用金经办人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查 备用金支出是否在原核定的范围，发现不在原核定范围内的支出，财务人员拒绝 报销。

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第十一条备用金的补齐。备用金管理人员在备用金报销后即时按定额补足。
第十二条财务部门按备用金领用部门设立明细账，核算备用金的借、报销、 补足等事项。
第十三条借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金管理人有权 催办，如果催办无效，备用金管理人员可通知财务部门扣款。
第十四条本办法由财务部门解释。
第十六条本办法从下发之日起执行。

备用金管理的制度(六)

备用金(国际上也称暂定金额)是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨 付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的 款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支 用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度， 即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原 定额。
1、备用金借支管理
(1)企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于 管理;另一方面，凭此单据支给现金。
(2)各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门 经理核准。
(3)各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理 人员 (出纳员)手中，冲转借支额或补充备用金。
2、备用金保管

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(1)备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”送交经理查 看。
(2)备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出 状况。
(3)备用金账户应做到逐月结清。
(4) 出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。
备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手 续制度。
3、备用金预借、使用及报销流程
4、备用金的会计核算
(1)预付及补充备用金时 借:其他应收款— 备用金 贷:银行存款
(2)经审核报销时
借:制造费用、管理费用等
贷:其他应收款— 备用金
(3)收回备用金余额时

备用金管理的制度(七)

1。本公司各部门零用周转金的划拨采取定额式，各部门划拨____元，以供日 常零星开支之用。
2。各部门的备用金限用于购置消耗性文具用品及事务性临时开支，其余购置 器具修缮或金额较大的开支，均应先行呈准后始得办理。

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3 。各部门应于每周六抄报本周诸项费用开支，限次周星期一送会计科审核， 次周星期三由会计科按各单位核准金额划拨，但开支申请金额较少者，合并至下 周统一划拨。
4。各部门按周抄报该部门费用时，应按次序编号填制备用金报表，一式两 份，一份自行留底存查，一份送会计科凭以核对。
5。各部门申请核拨时，应将发票或收据贴于原始凭证粘贴页上，在粘贴页右 下端应有部门主管、申请人签章证明。
6 。索取发票或收据时，应注意本公司抬头、厂家及负责人签章品名、金额、 数量等。
7。会计科审核各部门备用金申请，须会同有关单位按其授权范围审核各项费 用，并通知单位。
8。各部门备用金账务处理以不设立账簿记载为原则，仅以备用金周报表代 替。备用金(现金)报表代替现金簿，备用金(各项费用)明细表代替费用明细账。
9 。各部门各项费用应于发生当月报销。
10 。本办法未定事项，按惯例或会计一般处理原则办理。
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