物流公司国际货代操作管理规定.docx

国 际货运代理部 操作及文件流程

xx 物流国际货运代理部操作及文件流程

一、操作文件工作职责： (OPERATION AND DOCUMENT RESPONSIBILITY)
1. 负责客户订舱,派车,仓储,报关和报检工作.
2. 负责船期,舱位的确认,跟踪及反馈工作.
3. 负责货物运输过程的跟踪与服务工作.
4. 负责相关单证的审核与制作.
5. 负责相关费用的复核.
6. 负责海运单证的归档与管理工作.
7. 负责放货工作.
8. 负责海运系统所有传真的收发工作.
9. 配合,支持与本部门有业务关联的相关部门工作.
10. 领导交办的其他工作.
二、操作流程(OPERATION)

(一)订舱(BOOKING)
1. 操作部接到操作计划时：
a. 仔细核对操作计划单和客户托运单内容是否相符，避免因市场部 和业务部误填操作计划而造成损失；
b. 审核客户是否有盖章，签字；
c. 审核内容包括：装运港，目的港(码头)，货物名称，体积，重量， 柜型，柜量，截关日期，开船日期，运费预付或到付，船公司，
提单类型。
d. 所有操作计划单必须经过市场部核价并要经办人签名，然后交给 货代部经理审核签字，未经审核的操作计划不予接单。
2. 船公司有特别要求的，如目的港限重，不接受海运费到付，不接受货 代单或做电放的目的港等等， 应及时通知市场部和业务员或客户， 以 避免因个别环节出现误差而带来的损失。
3. 如要求在提单上显示特别内容或出船证等， 须在订舱前与船公司确认

Page 1 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

是否能接受客户要求出具的各种条款， 得到船公司肯定答复后方可订 舱做柜。
4. 如需要我司安排拖车报关的，必须审核装货时间，截关时间，派车类 型和报关类型。
5. 对于赶船或未开舱的单子， 务必提前通知业务员或市场部， 并告之可 能产生的费用及后果，在得到同意或费用确认之后方可派车。
6. 业务员不在公司时， 如果直接电告操作部订舱的， 须经市场部确认并 允许其先订舱后补操作计划单方可接单。
7. 接到操作计划时， 如有不明之处， 务必及时主动联系市场部或业务员， 避免造成损失。
8. 接单还注意：要求客户传真托运单，特殊情况应后补托运单；要求客 户提供尽可能详细的托运资料，以便文件同事做提单。
9. 对于某些特殊商品如食品， 冻货柜应提醒客户是否需要做集装箱适载 检验，检疫。
10. 订舱前首先要分清楚哪些是直接向船公司订舱的， 哪些是通过货代向 船公司订舱的，并使用相应的订舱格式。
11. 一般来说，向船公司订舱的，不需要写价格，而对于有的船公司，不 但要写价格还要注明此价格是由谁确认的。
12. 向货代订舱的就务必写清楚价格。
13. 运费到付的单， 如通过货代订舱并收款的， 一定要注明代我司收海运 费多少，付对方多少，代理费多少，应退我司多少。
14. 订舱内容务必要填写清楚， 包括装运港， 目的港， 货名， 柜型， 柜量， 截关日期，运费预付或到付等。如有特殊要求，务必在订舱单上特别 注明操作人员的电话，传真，订舱日期及公司签章。
15. 所有订舱单必须注明对方公司联络人员及我司操作人员的电话，传 真，订舱日期及公司签章。
16. 对于一些客户急着做柜或舱位特别紧的时候， 订舱单传过去之后， 一 定要第一时间与船公司确认是否收到并随时跟踪， 如因价格问题或爆 舱无法拿到舱位时，需及时通知市场部及相关人员。

Page 2 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

17. 收到 S/O 后，首先看 SHIPPER 是不是 xx 物流(同行订舱除外)，并 核对此 S/O 是否有重复， 然后确认 S/O 上的内容与客户的托运单及我 司的操作计划单是否一致 (主要内容： 柜型， 柜量， 装运港， 目的港， 船名，截关日期等)
18. 当上述内容确认无误后可以直接放号给客户， 但一定要把船公司或货 代的电话，传真，价格及有关公司机密的相关内容涂掉，同时注明开 舱，截关日期，如果是美线必须注明最后补料时间(截单时间) ，并 注明对方公司联络人员及我司操作人员电话，传真，日期等，最后同 客户电话确认是否收到 S/O， 以免客户提前做柜/还柜而产生的仓租或 报关赶不及而耽误船期。
19. 操作过程中， 业务员如带走整套资料 (尤其是操作计划) 进行修改的， 还回来时，操作一定要问清楚改动情况(包括柜型，柜量，目的港， 船名，费用等各项内容)并拿回市场部重新审核。
20. 客户如有更改柜型，目的港，船名等，操作务必及时通知市场部和业 务员重新审核并确认费用， 并及时将正确的运费及相应的改港费， 仓 租，柜租等写在操作计划上。
21. 如特殊柜种及特别货品，应注意以下问题：
a. 危险品：如果装截危险品货物，应提醒客户开舱，截关日期。并 提醒客户在还柜前提前购买危标， 贴危标， 同时提醒客户申报港 监。
b. 冻柜：订舱时必须书面与客户确认装货时间，是否开通风口，预 冷温度， 是否需要带发电机的拖车， 要提供客户如果预冷后而未 做柜的，应支付预冷费用。
c. 食品柜和冻柜必须提前通知船公司做适载检验， 并提醒客户及车 行提柜时必须做适载检验。
d. 若有其它特殊柜种的， 必须先了解清楚所有应注意事项后方可接 单做柜。
(二)派车(TRUCKING/HAULAGE)
1. 注意截关日期及开舱日期，开舱前及截关当日做柜的单一般不予接

Page 3 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

单派车，如有客户书面保函，在明确保证承担可能产生的后果及费 用的情况下，可以派车。
2. 派车前的准备工作：
a. 需与客户核实货物是否备齐， 装货的时间， 地点， 联系人， 电话， 货物重量，报关类型，报关资料是否备齐等；
b. 报关类型为一般贸易还是转关，如是转关，是在当在哪个海关申 报，之后根据报关类型及出口口岸的不同要求把不同的《派车委 托书》与 S/O 一起传真给车行并电话确认是否收到，同时与船公 司确认打单时间及提柜，还柜的有效时间。
3. 下派车单：应要求车行比客户实际要求的装货时间提前半小时(深 圳地区装货) 或一个小时 (外地装货， 以免因塞车等原因耽误时间)。 在派车的同时，还需传真一份《货物出运安排通知》给客户(包括 贸易商和厂家)，并要电话确认是否收到。如转关，必须填写清关口 岸所对应的海关，从蛇口出运的应填写“蛇口海关”，从盐田出运的 应填写“大鹏海关”。
4. 如果是转关要先确定当地海关最晚封关时间，并提醒车行带齐司机 本等资料并在当地海关备案。
c. 如福田保税区的要在福田保税区关；
d. 中山的要在中山市石岐海关(属小榄海关则不用)；
e. 珠海的要在珠海市斗门备案；
f. 在东莞地区(长安，凤岗)报关的，司机需办理 IC 卡(司机本 编号，车头重量，车架，车型等)，刷完 IC 卡之后才可进关场报 关。
5. 所有的司机本都要求三对照及二证；
g. 三对照：司机(海关签发的允许驾驶海关监管货物的车辆的资格 证上有司机的照片)，司机本(上面有车的照片)，车；
h. 二证：合格证(司机，由司机所在车队向海关申请) ，广东省交 通厅签发的上岗证(交警查，有权扣车)。
6. 若客户有特别要求，如提新柜，小柜要摆尾，要做适载检验或 20’

Page 4 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

拖架等，要在《派车委托书》上注明，并与车行电话确认是否收到。
7. 如果派车后有修改或取消派车，必须书面通知车行，并电话确认。
8. 派车过程中，如是异地装货，异地提柜，压车或放空情况要及时通 知客户并与业务员或市场部确认收客户的费用，并与客户书面确认 费用。
9. 派车时，不可随意指派与我司无协议的车行，如因运费价格太低或 因旺季找不到车，则经部门经理同意方可派其它车行。
10. 客户委托我司代办熏蒸，植检或商检的重柜，须等做完熏蒸，植检 或商检之后方可还场， 并且熏蒸的单必须要通知客户有压车费产生。
11. 每日下班前与车行，客户确认第二日派车，装货情况，每日上班时 及时跟踪派车情况，将车牌，柜号，司机的联系电话等相关资料通 知客户，及时督促车行重柜回场，并将重柜纸或报关资料送到指定 的报关行。
12. 操作应及时了解各海关及交通部门的新规定，新动向，如遇国家法 定假期(包括周六，周日)，应于正常上班期间确保派车各个环节已 落实无误，并告之客户海关休假时间以免耽误报关，同时操作人员 必须将自己的联系电话通知到车行，
仓库，报关行及客户，以便随时解决问题。
(三)报关(CUSTOMS CLEARANCE )
1. 收到客户报关资料时，首先检查资料是否完整，一般贸易所需资料 单证；
a. 报关委托书一份(加盖公章/报关专用章)
b. 报关单一份(新版) (加盖公章/报关专用章)
c. 出口合同正本(加盖公章或合同专用章)
d. 装箱单(一式两份，加盖公章)
e. 商业发票(一式两份，加盖公章或财务专用章)
f. 出口结汇核销单(加盖公章)
g. 如果散货入仓，还需填写一份存(出)仓委托书(加盖公章)
h. 如需做商检， 植检的货物， 要与客户确认是否在当地办理好商检，

Page 5 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

植检，并要求及时传送商检换证凭条等资料，对未做柜，但客户 要求提前换证的应提醒客户不得更改出口口岸。
2. 一般贸易的单：
a. 应向客户问清楚生产厂家，有无品牌，是否退税，退税地址，海 关十位数编码，商品八位数编码，商品规格，成份等提供给报关 行；
b. 交给报关行的报关资料必须登记核销号并与取单人员签收；
c. 凡需报关的操作计划单，在有了柜号后要填写准确，详细的《报 关委托书》 给报关行， 字迹要求清晰规范， 并电话确认是否收到。
3. 转关的单：
a. 问清客户在什么海关出口；
b. 提醒客户填写正确的转关口岸，司机纸不能涂改，否则海关会退 单；
c. 如果客户报错清关口岸，应迅速通知客户将转关资料退回修改， 司机纸修改之后要加盖修正章，重新换条形码，将原单作废重新 发送。
4. 报关过程：
a. 要主动询问报关进程，特别是赶船期的急单，如果有问题及时通 知客户或业务员，配合报关工作；如遇海关查货应第一时间通知 业务员和客户；
b. 报关过程中产生的额外费用一定要书面写客户确认。
5. 盐田清关的单，报关行会自行凭重柜纸去船公司码头或外代/外运确 认船名
6. 蛇口清关的单， 必须书面通知报关行配哪天的驳船及具体的驳船名， 否则会耽误上大船。
7. 由于报关原因而需要更改船名的，要及时通知船公司必船名，同时 通知市场部或业务员，以便重新确认运费及所产生的额外费用。
8. 对于一些特殊的单， 如 MAERSK 的重柜可以收到当天晚上九点， 放 行条可收到第二天中午，而外代输单是输到晚上八点，务必提醒报

Page 6 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

关行和客户提前做柜，提前输单，以免误了船期。
9. 原则上不允许车行代为安排报关事宜。
三、文件制单流程( DOCUMENT )

(一)审单
1. 单证同事接到新单时要整个浏览一遍操作计划，看清是哪个客户，
走哪家船公司，到哪个港口，何时截关，何时开船，做到心中有数。
2. 每份单都要及时追客户的补料及确定提单类型，在指定时间内补料 给船公司。
3. 审单时一定要注意分清海运费预付或到付，目的港所在的地区。
4. 在客户确认出何种提单后要及时跟紧做下一步工作。
5. 对于出货代单的，一定要分清用哪个代理，到付的应弄清应收及应 退的费用。
(二)对单和出单
收到提单补料后根据不同的客户要求做不同的处理。
船东单(MB／L)：如客户出船东单
1. 和客户对毛单(如果在结关期前，可以有较充分的时间核对，如已 过结关期的则要尽快核对，并尽快补料)
2. 对完毛单后将正确有补料，加注后传给我公司的订舱船东(在提单 上注明 TO 谁， FM (xx)谁， S/O 号，自己的电话及传真，并加注 时间)。
3. 补料后要及时追要船公司的 COPY 件，一般在船开当天船公司就可 以核对。
4. 船公司传过来的提单应根据已对毛单先核对一遍，修改并传真给船 公司更正，无误后再传给客户作最后确认。严禁机械地将客户补料 及船东 B/L 来回传送。
5. 将提单样本传给客户时，要注明收件人，发件人，发件人的电话及 传真，发件时间，发件主题，同时注明传真页码。
6. 重点是将提单样本传给客户时，一定将运费抹去，才可传给客户核

Page 7 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

对，如将底价传给客户，将造成公司的损失。
7. 提单传给客户后，要在第一时间让财务安排付款同时要问清客户是 否要传 DEBIT NOTE 或开发票。
8. 如需要 DEBIT NOTE，则尽早传
9. 如需税票则通知财务开，并按客户所说的方式将发票寄给他们。
10. 收到客户的回传件时，要注意客户所修改的内容，不明处要先与客 户确认清楚再传回船公司更改。
11. 船公司的回传件要核对是否已更改正确，无误后再传给客户。
12. 收到客户 OK 件后，及时确认给船公司。并问清客户要求拿单时间， 以便合理安排取单。 (确认给船公司前要再次核对客户的补料，有无 客户没有发现的错误，无误后确认并传给船公司)
13. 安排取单或寄单
a. 提单确认后，合理安排外勤取单或让船公司／货代寄单(特殊情 况特殊处理)。
b. 取单前要确认财务已付款或船公司已允许拿单方可安排外勤取 单。
c. 安排取单时要将最后的OK件复印交给外勤， 且复印纸背面无我 司相关资料。
14. 提单正本取回来后，要检查：
a. 一定要查看三正三副是否齐全，且正本上要有 original 字样。
b. 是否都盖了章，签名。
c. 是否都是 original 提单。
15. 寄正本提单给客户：
a. 将正本提单复印一份由文件留底。
b. 如客户要求寄单的一定要提前与财务确认是否可以放单， 财务同 意后才可以寄单。
c. 传一份寄单委托书给客户，让客户填写寄单的详细地址，公司名 称，联络人，联系电话，并加盖公司公章后回传至我司后才可以 寄单。

Page 8 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

d. 如果要前台寄的一定要将地址及寄单费预付或到付情况说清楚。
(三)直接电放(TELEX RELEASE)

1. 补料给船公司时， SHIPPER 要加上 SHENZHEN EXCELLENCE LOGISTICS CO.,LTD. O/B 真正的 SHIPPER (地址， 电话可以省略不 写，以免泄露客户资 料)。
2. 检查操作计划单上应收应付栏是否加收，加付电放费。如有漏收漏 付，应及时通知相关同事并作改正。
3. 有的船公司电话要在OK时传真电话申请，如阳明。
(四)货代单(HB／L)
1. 货代单又分同行单和 xx 单。
2. 出货代单前务必确认船公司接受此种提单， 可以用船公司代理放货。
3. xx 单做单程序如下：
a. 首 先 按 照 客 户的 补 料， 用 我 公 司的 提 单 格式 ( SHENZHEN EXCELLENCE)与客户核对毛单。
b. 尽快与客户核对提单，代理处打上船东的代理。
c. 要求提单资料要严格按照客户提供的资料来做。
d. 在对完提单后要及时传发票，并检查应输的单号是否有漏， OK 后结单。
(五)电放代理
1. 如果我司在目的港有代理，原则上必须采用电放代理的做法。
2. 按照客户的补料打提单。
3. 传 xx 公司的提单格式给客户核对并在提单的代理处打上我司的代 理。
4. 要求提单资料要准确
5. 特别要注意：
6. 不能用错代理
a. 我司代理原则上不可以借给同行使用，如果同行要用我司代理， 就必须使用 xx 提单。

Page 9 of 10
国 际货运代理部 操作及文件流程

b. 所用代理必须经代理部签字确认。
7. 给船东补料时不能在原有的那份提单上更改，而要COPY一份提 单取一个新提单号：
a. 提单托运人 (SHIPPER) 一栏显示为 SHENZHEN EXCELLENCE
LOGISTICS CO.,LTD.
b. 收货人(CNEE)显示我司自己在目的港代理公司的地址
c. 通知人(NOTIFITY PARTY)栏显示 SAME AS CONSIGNEE
8. 等船东MEMO单过来确认(不用传给客户)，确认无误后一起复印 交给电放同事(资料要清楚准确，便于发送给代理)。
9. 涉及到代理收，付运费时，按操作计划单及客保函出 DEBIT NOTE 或 CREDIT NOTE 给代理，并交电放同事扫描通知代理。
(六) SEAWAY-BILL
1. SEAWAY-BILL单的特点是一旦付款，就自动放货，不能扣货。故 此类提单不面对直接客户。
2. SHIPPER 为 xx，收货人(CNEE)为我司目的港代理如果向船公司 申请了 SEAWAY-BILL,则可以做，否则做不了。
3. 对于客户一柜分出两单的， 一定要先与船公司确认是否可以出 PART 单，如果可以出的在提单上一定要显示”ONE PART OF ONE”,”TWO PART OF ONE”,在补料给船公司时，一定要与船公司确认。否则会 引起HB／L与船公司的舱单不一致，目的港清不了关。
4. 在做单过程中，如果产生其它费用，一定要书面确认由谁负责支付， 及时补填操作计划。
Page 10 of 10