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采购管理制度及流程

采购管理制度及流程 1
一、请购及其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据需要确定一种或多种物料，并按照规定的格 式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
(1)请购的部门；
(2)请购单填写人；
(3)请购的日期及需求时间；
(4)请购的物品名；
(5)请购的物品数量；
(6)请购的物品规格；
(7)请购的物品用途；
(8)请购如有特殊需要请备注；
(9)请购部门主管；
(10)请购单审核人；
(11)公司总经理。
3、请购单及其提报规定
(1)请购单应按照要素填写完整、清晰，由部门主管审核批准后报采购部 门；
(2)食品采购是根据警戒库存按月销量在网店管家新建采购订单，办公用 品及包材采购物料的请购应统一填写《物料申请表》；
(3)食品的采购订单应由采购主管审核后再由采购专员提报至供应商，与 供应商确认到货信息后填写计划到货日期，如遇缺货要及时通知采购主管从其 它渠道调货。请购部门提报的其它请购单应按照要素填写完整、清晰，由部门 主管审核批准后报采购部门，待采购部签字后，请购部门备份；
(4)其它涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，该清单的 电子文档也需一并提交；
(5)遇公司经营、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其 他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
(6)单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面 说明。
(7)其它请购单的更改和补充应以书面形式由部门主管签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、 清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购， 库存已超储积压的物资不采购的原则；
(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有超储库存；
(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
(2)对于紧急请购项目应优先处理；
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
三、询价及其规定
1、询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，遇到问题应及时的 与请购部门沟通；
2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3、对于紧急请购项目应优先处理；
4、对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替 代品；
5、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
6 、在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
四、比价、议价
1 、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他供应商的价格最 低，所报价格的综合条件更加突出；
3、收到供应单位第一次报价应向公司领导汇报情况，设定议价目标；
4、重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审 查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
五、入库
(1)采购物资到达仓库后，由仓库验货员严格按照验收标准查看物品的包 装与日期，散装食品应做质量判定，再按照采购清单验收物资；
(2)仓库验收发现不合格品应不予入库，并及时通知采购部作退换货处 理；
(3)已经验收的产品，仓库应及时的办理入库。
六、付款
采购部凭收货单及入库单填写《付款申请审批单》，最终审批后由财务付 款。
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一、请购极其规定
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定 的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素：
请购的部门；
请购物品所属项目
请购的用途
请购的物品名称、规格、数量
请购物品的样品、图纸和技术资料
请购物品的需求时间
请购如有特殊请备注
请购单填写人
请购部门主管
请购单审核人
采购副总审核
财务审核人
公司总经理
3、请购单及其提报规定
请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核审核批准后报采购部 门；
请购部门在提报申请单时应要求采购部接收人签字并备份；
涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的 电子文档也需一并提交；
遇公司生产、生活急需的.物资，公司领导不在的情况下可以电话请示，征 得同意后提报采购部门，签字确认后手续后补
如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书 面说明
请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
二、请购单的接收及分发规定
1、请购的接收要点
采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清 晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整不清晰不采购，图 纸及技术资料不全不采购，库存已超储值积压的物资不采购的原则；
通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；
对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、请购单的分发规定
对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 对于紧急请购项目应优先处理；
无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。
重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
三、询价及其规定
1、询价前应认真查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技
术要求，遇到问题应及时与请购部门沟通； 2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购； 3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价； 4、比价采购的单位均应具备一定的资质和实力，具有提供或完成我公司所
需物资的能力；
四、比价、议价
1 、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
2.对于合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的 综合条件更加突出；
五、合同的签订及其规定
1、合同正文应包含的要素
(1)合同名称、编号、签订时间、签订地点；
(2)采购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术 文件与确认图纸是合同部可分割的部分；
(3)付款方式
(4)工期
(5)质量保证期
(6)其他约定
2、合同签订及其规定
(1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
(2)拟定合同条款时一定将各种风险降至最低；
3、合同执行
(1)已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监 督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及 相关领导；
(2)已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任 的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；
(3)合同在履行期间应按照双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应及时协 商并签订补充合同；
六：报验与入库
1 、供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时通知质检部门进行验收；
2、标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排 卸货与搬运。
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第一条采购部门的划分
1 ．生产原材料采购：由采购部门负责办理。
2 ．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。
3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作 业。
第二条采购作业方式
一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式 进行采购：
1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有 利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先 选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材料供应 商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应 商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予 认可价格；由此引起后果由责任人负全责。
5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人 员办理。
第三条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处 理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。
采购作业处理
第四条询价、比价、议价
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电 话或其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单 中注明，经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急， 并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商 进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购 情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采 购程序优先办理。
第五条审核及批准
附注：凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进 行上报。
第六条订购
(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂 商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单” 上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。
(二)若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交
货”以供识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借 款采购”，以供识别。
第七条整理付款
1．面辅材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误 后，于第二日将原始单送会计部门。
2 ．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
3．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货 数付款。
价格及质量的复核
第八条价格复核与市场行情资料提供
1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及 价格审核的参考。
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一、目的
为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必 要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。
二、工作程序
(一)采购原则
1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重 视。
2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质 量、价格”的竞争，择优选取。
3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购，需求时 填写《物品申请单》；
4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购，需求时填写《物 品申请单》或《采购订单》，入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编 码，送综合办资产管理专员处备案。
5 、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。
6、单次采购在金额在 20 某某元以上的，有两名采购人员一同进行采购， 单次采购金额在 10000 元以上的有财务部派人一同进行采购。
(二)采购申请
1、需采购部门填写《物品申请单》，填写清楚物件的品名、规格、数量， 需求日期及注意事项，经部门负责人签字确认后交由综合办公室处；原材料及 设备的《物品申请单》或《采购订单》交财务部审核。
2 、采购之前，采购经办人进行统一汇总采购原则。
3、紧急采购时，由需求部门在《物品申请单》或《采购订单》上注明“紧 急采购”字样，以便及时处理。
4、若撤销采购，应立即通知综合办公室或采购人员，以免造成不必要的损 失。
(三)采购流程
1、采购经办人根据《物品申请单》或《采购订单》内需填写所购物品和数 量进行估算价格。
2、原材料及设备的采购在采购之前必须把《物品申请单》或《采购定单》 交到财务部进行审核，审核后报分管负责人或总经理审批后，方能给采购人员 进行采购。
3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定 PO 单号报总经理审批 后复印一份交与财务。
(四)采购经办人职责
1 、建立供应商资料与价格记录。
2 、做好采内参市场行情的经常性调查。
3 、询价、比价、议价及定购作业。
4 、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。
5 、做好平时的采购记录及对帐工作。
(五)采购方式
1 、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。
2 、长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3 、与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审。
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一 总则
为加强 采购 工作的管理，提高 采购工作的效率，制定本制度。所有的 采购 人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
二 采购 部人员职责及管理制度
1. 热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2. 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3. 负责公司生产所需材料的 采购 工作。
4. 负责供应商的开发、管理及维护工作。
5. 坚决执行各项 采购 工作制度及公司各项规章制度。
6. 大项材料必须做招标工作，其他材料询价必须三家供应商以上参与。
7. 积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
8. 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。
9. 做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
10. 完成领导交办的其他工作。 三 采购 工作流程
采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责 任， 采购工作的好坏，直接影响了工程的质量、工期、成本。建立高效、实 用、完善的采购 工作流程 是提高 采购效率，较低成本最有效的方法。在项目 实施的过程中， 采购 部需要生产、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺 利的完成 采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效 率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。
1. 在项目的初始运作阶段， 采购部根据项目部、投标部的具体要求，配 合进行投标的材料报价，以更好的达到在以后的生产中控制成本的目的，更要 避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。
2. 项目正式运作后， 采购 部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准
备工作。生产计划部门依据工程合同和对比库存后的实际需求，对 采购 部下 达《材料申购单》 (附表 1 )此单由申请人填写，生产或者项目负责人签字后生 效，一试三份，一份申请人留存，一份发往 采购部，一份发往工厂或者生产基 地。
3. 采购部接到《材料申购单》后，根据所需材料的规格，质量要求，数 量，生产地址等实际情况，向公司已经确定的合格供应商中的 3 家— 5 家发 出《材料询价单》 (附表 2 )。供应商根据要求确认价格后对我司的《材料询价 单》签字，盖公章后回传，签字盖章的《材料询价单》会做为以后向供应商付 款的依据之一，需妥善保存。采购部根据几家供应商的对比研究后确定其中的 一家或者几家进行供货。向其发出《材料订购单》 (附表 3 ) ，同时向收货的工 厂或者生产基地发送传真件通知其准备收货。
4. 供应商根据《材料订购单》安排生产运输，各项具体要求以与我司签订 的供货合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。
5. 工厂和生产基地在所需材料到场后，应由专人负责材料的质量、数量检 查，检查中必须将供应商的送货单与我司的《材料申购单》和《材料订购单》 相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写《材料到货单》 (附 表 4 )，相关责任人签字后回传 采购 部。
6. 工厂或者生产基地完成生产任务后，及时通知采购 部，由 采购部根据 货物情况和送货地址等安排物流公司进行运输。建议物流公司相对固定，便于 统一定价，统一结算，节约运输成本。
7. 项目完成后， 采购 部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款 时，采购部填写统一的《付款申请单》或者《支票领用单》，同时向财务部递交 此批次材料的《材料订购单》和《到货确认单》 ，如有需要， 采购部有义务向 财务部提供《材料订购单》以及各家供应商签字盖章的《材料询价单》。由财务 部根据实际情况安排付款额度。
8. 供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务部在收 到发票后即向供应商付款。
四 采购 部发展规划
原材料 采购在任何一个公司都是决定生产、销售的关键环节，早在几年 前，资深的管理专家就提出了：采购 成本降低 5% 企业利润提升 10% 的战略 观点。但是时至今日，又有多少个公司能真正的做到这点呢?
降低 采购成本不是一个短期的目标，也不是短期内就可以达成的目标，而 是一个公司必须要规划、重视的长远发展策略，是需要长期的工作经验的积累 和公司整体的采购流程， 采购 制度的规范化来支撑的。需要公司的各个部门 精诚合作，来完成这一共同目标。
我们 采购部的初步计划如下，其中的时间和工作目标根据实际情况会作出 相应调整，但是保证前进的大方向永远不变
(一)在 3 个月内完成 采购 体系的建立，包括 采购制度， 工作流程 ， 供应商管理等制度。进行供应商资格的初步审核，每种材料确定出 5 — 10 家 候选供应商。开始逐步实施 采购 工作流程 。
(二)在 6 个月内完善 采购体系，修正具体工作中出现的问题。进一步完 善供应商系统的开发和维护。让 采购 工作流程走入正轨，高效，准确的运 行。
(三)在 1 年内建立高效的 采购团队，杜绝缺货、少货、次品、残品、送 货不及时、报验不及时等工作失误，不出现一起由于 采购 工作失误造成的公 司损失，建立完善的采购管理体系，能初步感受到 采购 工作流程 高效、准确 带来的便利，能看到 采购 成本降低带来的实际效果。
(四)在 2 年内建立起相对固定的 采购团队和供应商队伍。能切实看到由 于 采购 成本降低而带来的公司利润上涨。
(五)大胆设想： 5 — 10 年后，公司以自主设计，自主研发牵头，以符合 科技进步的产品、技术为主打，以完善的组织结构，人员搭配为根基，以高 效、先进的管理体系为依托，建立一个集研发、设计、生产、安装、调试、售 后服务为主线，涉及钢结构工程设计、施工，通信工程设计、施工，物流，工 业品贸易等跨行业的集团公司。争取到时候每个省份和各大城市都能有我们公 司的供应商，为公司的发展提供最大限度地支持。
目前起草的《 采购 部管理制度和 工作流程 》与《供应商管理办法》只
是依据原来在工程项目公司及生产厂家的 采购 工作中所积累的经验做的一个 现行的暂时性的文件。还需要在试行的过程中不断的发现问题，修改失误，争 取在几个月内修改出一套完整的，适合公司具体情况的 采购 系统体系。希望 公司领导，各个部门同事在具体实施中，多提宝贵意见，指出我们工作中的不 足，促进我们 采购 部工作的进步，真正达到降低 采购 成本，推动公司发展 的目标
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制定明确的产品标识管理规定，以便于能区别产品和便于追溯和回收产 品。适用于所有食品、调料等。化验室负责对制定产品标识的落实情况进行检 查。
我方所提供的产品，各项指标必须符合国家、行业有关标准，为国内正规 厂家所生产的合格产品，包装不易破损、易于保存，不得提供超过近效期(供 货日期不得超过保质期二分之一)产品。
在确保符合国家相关质量标准和食品卫生标准的基础上，必须确保食材足 够新鲜，供应商配送的每批次的食材均要提供相关机构出具的食品质检报告， 严格把关，确保食品安全。
为了保证项目能安全稳定的进行，我公司根据食品质量保证体系制定了保 证所配送食品质量的措施及体系。主要包括卫生管理组织机构及食品采购查 验、场所环境卫生管理、设施设备卫生管理、人员卫生管理、人员培训管理、 加工操作管理等各类管理制度。
我们公司蔬菜供应基地、肉类食品和原材料(米、肉、调味品等)属于定 点一级供应商，拒绝一切“三无”商品进入公司仓库。
我们公司经过“供应商评定程序”，符合国家相关法律法规要求，同时公 司管理层对我单位自有的生产加工场地及其它延生环节不定期进行随机抽查， 确保其所的商品符合国家卫生标准及质量标准。
物流采购部质检组根据不同的食材所对应的不同的检验标准对来料进行严 格的验收，并根据食材品种、批量、抽样数量、检验结果、不合格处理结果、 来料日期、储存舱位、分发单位名称及分发数量进行详细的记录，以便于出现
质量问题的追朔。
经物流采购部质检组检验合格后送到各现场的食材，由现场仓管员进行再 次检验，合格后方能流入加工过程。
蔬菜当天购进食用，并采用“农药测试卡”检测农药含量。
原材料在分发前严格按“搬运、储存、包装、防护程序”进行操作，确保 因为人为因素导致质量问题的风险降到最低。
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