软件开发文档：内管管理子系统-住房公积金协同办公管理模块用户需求规格说明书V2.2.docx

北京住房公积金管理中心综合信息系统升级改造项目用户需求规格说明书（第三册 内部管理子系统）【协同办公管理模块（办公室）】大连华信计算机技术股份有限公司目录（第三册 内部管理子系统）1【协同办公管理模块（办公室）】11协同办公管理模块41.1总体描述41.1.1业务概述41.1.2业务术语121.1.3涉及岗位/角色151.1.4流程总体要求191.1.5业务规则、特色总体要求361.1.6涉及公式及算法371.1.7功能一览371.1.8内部接口一览381.1.9外部接口一览391.1.10电子档案类别一览401.2业务功能411.2.1收文设置411.2.2收文登记471.2.3收文领导批示501.2.4办公室公文处理人员处理541.2.5部门收文办理571.2.6收文查阅611.2.7发文设置641.2.8公文拟稿和起草711.2.9发文领导批示751.2.10办公室发文处理801.2.11我的收文841.2.12发文查阅861.2.13内部送审签设置891.2.14申报部门报送931.2.15内部送审签领导批示981.2.16办理部门处理1021.2.17办公室工作人员处理1061.2.18监控查阅1111.2.19办理中心1151.2.20督办转办1181.2.21岗位工作委托办理1201.2.22会议设置1251.2.23会议通知查看1311.2.24会议发起1341.225会议领导批示1401.2.26办公室会管处理人员处理1451.2.27部门会议办理1501.2.28会议办理审批查询1561.2.29督办设置1591.2.30督办事项维护1631.2.31督办领导批示1681.2.32督办反馈1731.2.33督办项目查询1771.2.34移动OA流程审批1811.2.35移动OA公文审批1851.2.36移动OA公文查阅1881.2.37移动OA会议通知1901.2.38移动OA协同工作1921.2.39移动OA办理中心1951.2.40会议室基础档案1971.2.41会议室申报锁定2001.2.42会议室查询统计2031 协同办公管理模块1.1 总体描述1.1.1 业务概述办公室（党委办公室）负责机关政务、党务工作；负责公文处理、印签管理、保密、信息、议案、建议、提案、信访、信息公开以及重要会议的组织协调工作；负责起草中心工作总结和工作计划；负责对外接待联络工作；负责承办中心外事有关工作；负责重要文件和会议决定事项的督办工作；负责中心外聘律师管理及服务考核工作；负责协助管委会日常工作。近年来，办公室（党委办公室）始终牢固树立“为领导服好务、为机关服好务、为管理部服好务、为全体职工服好务”的思想，按照中心标准化、规范化、精细化的管理要求，建立健全了涵盖办公室各项业务的管理制度，在推动中心各项行政管理水平提升，贯彻落实中心重大决策部署等方面发挥了积极作用。但从长远发展的角度来看，原有业务流程存在诸多待改进的地方，诸如：收文管理、督办管理、会议管理等仍工作采取传统人工处理方式，存在着重复性劳动多，工作效率不高，办理进度不易控制、办理结果不易统计和查询；已有的发文管理系统与业务系统衔接不紧等问题。办公室（党委办公室）是中心的行政枢纽,对中心的政令畅通、运转有序起着重要的作用。这样的工作性质要求办公室必须紧紧围绕“四个服务”，紧扣中心的重点工作，不断探索和创新适应新形势的工作机制和方式、方法，提高工作质量和效率，推动各项工作的顺利实施。为此，新的综合信息系统中应建立收文管理、发文管理、内部送审签管理、会议管理、督办工作管理等各业务功能模块。在现有标准化的基础上，依托信息化技术手段对各项业务的工作流程及相关制度进行完善和优化，使公文处理系统与核心业务系统无缝衔接，实现对办公室各项业务工作的高效、集中管理。图2.1图1.1.1.1 系统模块关系图收文管理概述北京住房公积金管理中心收文是指收进外部单位送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料和其他文字资料。收文处理指对收到的公文所实施的处置与管理，包括签收、登记、送批、拟办、批办、转办、承办、催办、办复和归档等操作，统计、查询等任务，需要答复的公文和向外转发的公文，从拟稿起又进入发文处理程序。来文单位主要包括上级机关、同级机关、下属单位及相关业务单位等。来文的形式包括传统的纸质文件和通过网络传输的电子公文两种。中心办公室认真落实国家和北京市有关公文处理的文件规定，积极完善收文处理工作规范，保证了中心各项工作的有效开展。但是,由于中心收文处理工作全程采用办公室人员手工登记、人工传递纸质文件方式。日常面对新收到的及正在办理中的大量公文，还存在着工作效率低、文件传阅和退回不及时等问题。为了进一步优化收文流程，实现对收文的有效集中管理，提高工作效率和工作质量，满足中心内部管理及信息化发展的要求，需要建立收文处理系统，依托信息化技术手段进一步促进中心收文处理工作的规范化、制度化和科学化。图1.1.1.2 收文管理模块关系图发文管理概述北京住房公积金管理中心的公文发文主要包括七个方面：一是请示文件；二是批复文件；三是向下发的指导性文件；四是向上级机关反映本部门工作或情况的报告及对上级机关交办事项的回复；五是对平行机关（包括不相隶属机关）商洽工作的问函或复函；六是代上级机关翻印或转发的文件；七是机关编发的简报、刊物。发文处理是指文件从拟稿（翻印、复印）到发出的整个运行过程。发文处理的任务就是完成文件从拟稿到送出的全过程的处理工作。具体节点主要有拟稿、会签、核稿、送审、签发、发文编号、印制、分装、投送等。发文处理的程序，可划分为两个阶段：即成文阶段和发放阶段。成文阶段包括拟稿、会签、核稿、送审、签发、编号、印制等七个节点。发放阶段包括分装、投送等两项工作。目前，中心的办公自动化系统已经具备了发文处理的各项基本功能，在提高中心有关工作的效率方面发挥了重要作用。但还存在系统中经过领导签发的需要对内或对外公开的文件不能同步到中心内网或中心门户网站等问题。新系统的发文功能需要完善信息公开属性的审核流程，对经审核确定为主动公开的文件增加即时同步到网站的功能，通过系统衔接减少人工操作，使发文处理工作加高效、快捷。图1.1.1.3 发文管理模块关系图内部送审签管理概述除了发文、收文用来处理正式的红头文件之外，北京住房公积金管理中心（以下简称中心）日常工作中还有很多请示、汇报、其他一般文档等以非红头文件的形式进行审核流转的文档，此类文档的来源基本上分为三种：一是住房公积金归集、贷款等核心业务工作中产生的需要部门之间进行沟通协调或报送中心领导审批的特殊事项；二是部门日常管理工作中产生的需要与其他部门进行沟通协调或报送中心领导审批的一般事项；三是部门起草的需经中心领导审批后发往外单位的用来商洽工作、报告情况、通知会议等的不带文号的非正式公文。目前中心对上述文档的处理，除了对发往外单位的非正式公文使用办公自动化系统的发文管理模块进行报批外，其余的用来处理特殊事项和一般事项的文档均以人工传递方式进行审核流转。面对纷繁复杂、紧急程度不同的各类事项，人工传递纸质文档的方式存在着重复性劳动多、效率低，办理进度不易控制，办理结果不易统计等问题。为了进一步提高工作效率和工作质量，需要在新系统中建立内部送审签模块，依托信息化技术手段实现对非正式公文和非公文类审批事项（核心业务工作中产生的特殊事项、日常管理工作中产生的一般事项）的有效集中管理，满足中心内部管理及信息化发展的要求。图1.1.1.4 内部送审签管理模块关系图会议管理概述会议是各级党政机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，是进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，交流经验，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。加强会议管理是规范会议行为，提高会议效率，保证会议质量的重要途径。近年来，中心会议管理工作已经形成了比较有效的工作体系和工作机制，各项管理制度逐步得到完善，为推动党中央国务院、市委市政府和中心重大决策部署的贯彻落实及中心的科学发展发挥了积极作用。目前，中心会议管理仍采取传统人工处理方式，没有实现办公自动化，已不能适应中心科学发展的需要。为进一步规范会议行为，提高工作效率，根据北京住房公积金管理中心会议管理办法，运用现代信息技术手段改造和优化会议管理流程，建立科学、规范、高效的会议管理信息系统，更好地促进中心各项工作的开展。图1.1.1.5 会议管理模块关系图督办管理概述督办工作是办公室的一项重要工作内容和工作职责。它是决策执行程序中必不可少的重要环节，是确保政令畅通和党的路线、方针、政策及重要工作部署落到实处的重要手段，是党政领导机关改进工作作风、提高工作效率的有效措施。督办工作总体上可分为三大块：一是各种文件精神贯彻落实的督促检查。二是各种重要会议精神贯彻落实的督促检查。三是各级领导机关、组织和领导直接交办或转交办的各类事项的处理落实。近年来，中心督办工作已经形成了比较有效的工作机制，管理制度逐步得到完善。中心办公室认真开展督办工作，为推动中央、市委市政府和中心重大决策部署的贯彻落实及中心的科学发展发挥了积极作用。但是督办工作还没有实现信息化的支撑， 通过人工处理，工作繁琐，一旦需要督办的对象较多，不容易进行督办效果的统计和反馈。为进一步加强和完善督办工作，运用现代信息技术手段改造和优化督办流程，满足中心内部管理及信息化发展的要求，根据北京住房公积金管理中心督促检查工作实施办法，需要建立督促检查工作信息系统，更好的促进中心各项重点工作的贯彻落实。图1.1.1.6 督办管理模块关系图会议室管理概述中心机关会议室是由行政部门统一管理。为规范公司各项会议室使用流程，统一会议室管理模式，提高会议质量，梳理出了中心机关会议室预定流程。使用部门发起会议申请，为部门预定会议室，预定成功后，物业部短信、邮件或语音通知预定部门，预定部门按照申请使用会议室。图1.1.1.7 会议室管理模块关系图移动OA概述移动OA系统是一套将移动通信元素与协同办公平台有机的结合在一起，集日常办公功能为一体的在线办公沟通工具；帮助中心领导摆脱时间和空间的限制，随时随地连接中心协同办公系统，使得信息化办公可以从此如影随形，顺心自如；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。移动OA需要实现移动终端办公模式（移动终端包括但不限于：手机、Pad、笔记本等）。1.1.2 业务术语政府信息：是指行政机关在履行职责过程中制作或者获取的，以一定形式记录、保存的信息。（公开属性）主动公开：涉及公民、法人或者其他组织切身利益的，需要社会公众广泛知晓或者参与的，反映本机关机构设置、职能、办事程序等情况的，其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的政府信息，应当主动公开。（公开属性）依申请公开：行政机关根据公民、法人或者其他组织的申请，依照法律规定和本机关的职权，向申请人公开政府信息的行政行为。（公开属性）不予公开：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息（经权利人同意公开或者行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的涉及商业秘密、个人隐私的政府信息，可以予以公开）；行政机关公开政府信息，不得危及国家安全、公共安全、经济安全和社会稳定；正在讨论，尚未做出决定的（公开征询意见除外）；与行政执法有关，公开后可能会影响检查、调查、取证等执法活动的；法律、法规规定不予公开的其它情形。内部送审签：除了发文、收文用来处理正式的红头文件之外，日常工作中还有很多请示、汇报、其他一般文档等以非红头文件的形式进行审核流转的文档，对于这些文档的处理使用内部送审签模块功能。管委会全体会议：北京住房公积金管理委员会全体会议，由管理中心负责组织召开，一般每年召开一次，参加人员为管委会委员，市财政局、市审计局、市监察局、北京银监局等有关单位领导，中心领导，中心部分部门负责人。管委会办公室会议：北京住房公积金管理委员会办公室会议，管委会办公室设在管理中心，由管理中心根据工作需要组织召开，参加人员为管委会办公室组成人员。中心工作会：中心召开的年度或半年工作会议，对工作进行总结和部署，每年或每半年召开一次，由办公室负责具体组织，参加人员为中心部门副职以上领导干部，分中心处长以上领导干部。主任办公会：中心主任召集，根据工作需要不定期召开，由办公室负责具体组织，参加人员为中心领导，中心部分部门负责人。党委会：中心党委书记召集，根据工作需要不定期召开，由办公室负责具体组织，参加人员为中心党委委员。中心其他会议：中心召开的各种专题会、培训会等，由有关部门负责具体组织，参加人员为中心有关领导，中心有关部门人员，外单位有关人员及社会公众等。部门会议：部门组织召开的各种专题会、培训会等，有部门以外的人员参加，包括中心有关部门人员，外单位有关人员及社会公众等。部门内部会议：部门召开的内部会议，参加人员为本部门人员。会议申报审批单：是会议申报审批的重要载体，包括会议名称、召开理由或依据、时间（会期）、地点、内容或议程、主持人、参加领导、人员范围及人数、经费预算等内容。督办：督办工作是办公室的一项重要工作内容和工作职责。它是决策执行程序中必不可少的重要环节，是确保政令畅通和党的路线、方针、政策及重要工作部署落到实处的重要手段，是党政领导机关改进工作作风、提高工作效率的有效措施。督办工作是在领导授权下进行的。督查督办通知单：是督办人员报批督办事项、通知承办部门办理督办事项的重要载体，主要包括督办事项名称、督办事项来源、主办部门、协办部门、任务描述、查看范围，督办事项附件、办理起止日期等内容。文件归类：市委、市政府、委办局、中央文件，用以划分所有来文的大类别，方便统计。收文流水号：对收文编制的号码，方便查询统计。拟办：由办公室主任经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。批办：中心主管领导者或主要领导对公文提出处置意见。承办：有关办理部门或人员按照批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。催办：由办公室公文处理人员根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。拟稿：撰写文件的初稿或草稿。会签：承办部门所拟文稿中涉及其他部门的问题时，应事先征得有关部门的同意，并请有关部门的负责人签字。核稿：对文件草稿的审核。文件草稿在送交领导最后审批签发之前，由办公室对文稿的内容、格式、语言表达等作全面的审核检查。核稿的目的是保证文件的质量。送审：将文件草稿送交领导审批。签发：签发是文件形成的关键性节点。文件经过领导核准签发后即已生效。签发人是代表发文单位行使权力的，对文件负有完全责任，应以高度责任感行使这一权力。秘密级别：秘密、机密、绝密。紧急程度：平急、加急、特急会议预定部门：预定会议室申请的部门，任何部门都可以提出会议室预定申请。大型会议：三十人以上的会议，就是大型会议。重点会议：主任办公会同级或高级的会议。特殊会议：临时筹办的特殊会议。预留锁定：行政部门预留的会议室，预留后，其他部门不能再申请该会议室。移动OA：通过手机端处理协同办公管理系统的待办事宜等，移动终端包括但不限于：手机、Pad、笔记本等。1.1.3 涉及岗位/角色序号岗位名称岗位所属机构岗位职责描述收文管理1办公室公文处理人员办公室确保收文处理系统不处理涉密文件；规范准确地填写收文批办单，对于需要上传的纸质公文应扫描成一个PDF格式的文档；对收文处理流程的各节点要保持关注，及时进行催办，避免办理进度在某一节点停滞时间过长。2各级审批领导中心领导及时处理待批事项，认真审核有关内容，在正确的位置填写审批意见。拟办意见要准确可行、简明扼要。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办部门或承办人。3办理部门承办人员业务处室根据领导的审批意见，按照来文的内容和要求，认真办理有关事项和执行来文精神，应做到件件有着落、事事有结果。在办理完毕后，及时填写办理结果或上传办理报告，并向办公室公文处理人员反馈。对于需要几个部门会办的公文，主办部门应主动牵头，做好协商工作，协办部门要积极配合。发文管理1承办部门拟稿人员业务处室规范准确地填写发文签批单，按照国家公文标准起草公文内容2办公室公文处理人员办公室认真按照公文处理有关文件规定对发文签批单上的各项内容进行审核，对发文处理流程的各节点要保持关注，及时进行催办，避免办理进度在某一节点停滞时间过长。编号符合单位对公文编号的基本要求、套红需在领导签发后方可执行，用印严格按照使用，分发按照主送与抄送要求，对发错、漏发的要及时处理3各级审批领导中心领导及时处理待批公文，认真审核发文签批单上的各项内容，在正确的位置填写审批意见4新闻发言人组宣处要按照中华人民共和国政府信息公开条例的规定，认真审核公文的公开属性内部送审签管理1部门办理人员业务处室规范准确地填写内部送审签批单，按照国家公文规范起草非正式公文、认真填写事项内容。按照领导的审批意见，认真办理有关事项，应做到件件有着落、事事有结果。在办理完毕后，及时反馈办理结果，对于需要几个部门会办的事项，主办部门应主动牵头，做好协商工作，协办部门要积极配合。2办公室工作人员办公室认真按照有关规定对内部送审签批单上的各项内容进行审核，对内部送审签处理流程的各节点要保持关注，及时进行催办，避免办理进度在某一节点停滞时间过长。按照领导的审批意见，认真处理有关事项。3各级审批领导中心领导及时处理待批事项，认真审核内部送审签批单上的各项内容，在正确的位置填写审批意见。会议管理1主办部门承办人员业务处室规范准确地填写会议申报审批单，对于需要上传的纸质文档应扫描成一个PDF格式的文档。对会议管理工作流程的各节点要保持关注，避免让办理进度停滞时间过长。2协办部门承办人员业务处室收到部门负责人发送来的会议申报审批事项后，与主办部门保持沟通，在规定时限内完成相关事项的审核确定工作，起草并在本部门内报批审核结果。3各级审批领导中心领导及时处理待批事项，认真审核有关内容，在正确的位置填写审批意见。4办公室会管处理人员办公室根据领导的会议审批意见准确处理会议审批单，对于需要汇总议题的审批单，准确汇总后填写在审批单相应位置，对于外部场所的会议审批单，在外部会议场所栏填写相关确认信息。会后将会议内容选择加入督办任务或是将会议纪要启动发文流程办理。督办管理1办公室督办人员办公室规范准确地填写督查督办通知单，对于需要上传的纸质文档应扫描成一个PDF格式的文档。对督办工作流程的各节点要保持关注，避免让办理进度停滞时间过长。2各级审批领导中心领导及时处理待批事项，认真审核有关内容，在正确的位置填写审批意见。3主办部门承办人员业务处室收到部门负责人发送来的督办事项后，与协办部门保持沟通，在规定时限内完成督办事项的办理工作，起草并在本部门内报批办理报告。4协办部门承办人员业务处室收到部门负责人发送来的督办事项后，与主办部门保持沟通，在规定时限内完成督办事项的协办工作，起草并在本部门内报批办理结果。移动OA1各级审批领导中心领导通过手机端处理待批事项，认真审核流程或公文上的各项内容，在正确的位置填写审批意见。会议室管理1会议室使用人员业务处室会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用；会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作；2行政部会议室专员行政部审批并分配大型会议申报、重点会议申报、特殊会议申报的会议室。做好会议室预留锁定，应对特殊情况。表1.1.3.1 涉及岗位/角色表1.1.4 流程总体要求1、所有申报单填写好后，如不提交领导审批，可点击“保存”按钮保存草稿。2、各级领导审批时，均具备以下两种情况（1）审核同意，提交给下一节点处理；（2）领导对流程相关内容有异议的，点击“退回”按钮退至前面节点的办理人。退回时，列出前面已办的所有节点，支持单选任一节点功能，要求退回时可填写退回意见并提醒相关办理节点的办理人。3、流程提交审批时要求能通过邮件、短信等通知手段对下一节点的办理人进行提醒，可以由用户自己选择，也可以系统设置默认提醒方式。4、流程在执行过程中，如果办理人是需要从组织架构中选人的情况下，支持批量选择办理人功能，可以按照职务或群组批量选择。5、各处理流程具备流程监控查阅功能，可以查看流程的状态，可以对流程进行相应的删除、设置办理人、结束流程、挂起、导出等操作。6、除公文以外，其他处理流程结束后，要求所有单据能自动归入档案系统中，要求流程中所有流转记录以及来文或事项的原始文档能归档。7、所有的流程按照不同状态（待办、在办、办结）集中显示在办理中心。收文管理图1.1.4.1 收文管理流程图流程说明：收文处理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、办复和归档等操作，统计、查询等任务。来文单位主要包括上级机关、同级机关、下属单位及相关业务单位等。来文的形式包括传统的纸质文件和通过网络传输的电子公文两种。收文处理业务流程具体如下：一、公文的接收与登记办公室公文处理人员收到公文后进入收文处理系统，按照来文形式（纸质公文、电子公文）的不同对收到的非涉密公文在收文批办单上进行登记。二、办理收文（一）拟办。办公室主任收到收文批办单后，对公文进行阅读并在收文批办单的“拟办意见”栏内签署拟办意见。办公室主任签署拟办意见后，将收文批办单提交主管领导签署审批意见。简单的业务文件可由办公室主任直接批转业务部门办理。由办公室主任将批示后的收文批办单提交办公室公文处理人员，再由办公室公文处理人员发送业务部门办理。（二）批办。主管领导或主要领导对收文如何办理作出审批意见，填写在收文批办单的“领导批示”栏内。主管领导或主要领导签署审批意见后，将收文批办单提交办公室公文处理人员，由办公室公文处理人员按照审批意见或发送业务部门或有关人员办理或加入督办系统或会议系统。（三）转办。办公室公文处理人员收到领导审批过的收文批办后，按照审批意见将公文转交相关部门或人员办理。（四）承办。承办部门的工作人员收到收文批办单后，根据领导的审批意见，按照来文的内容和要求，具体办理有关事项和执行来文精神。（五）催办。由办公室公文处理人员根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施催促检查。（六）办结回告。承办部门将办理结果填写在收文批办单的“办理结果”栏或将撰写的办理报告上传至收文批办单的“办理结果查看”栏后提交办公室公文处理人员。（七）归档。办公室公文处理人员收到承办部门反馈的办理结果后结束收文处理流程，将办结的公文自动归档。发文管理图1.1.4.2 发文管理流程图流程说明：（一）承办部门拟稿1、承办部门拟稿人进行协同办公系统发文管理模块起草公文并填写发文签批单，确认操作无误后，提交承办部门负责人审核。2、承办部门负责人审核。承办部门负责人收到发文签批单后，对发文签批单上的各项内容进行审核，重点审核待批公文的内容和公开属性。审核同意，承办负责人批示意见后，提交办公室公文处理人员核稿。部门负责人认为待批公文应与相关部门进行会签的，在提交相关部门会签后，提交办公室公文处理人员核稿。承办部门负责人认为应召开会议对待批公文进行研究的，在召开会议研究后提交办公室公文处理人员核稿。（二）办公室公文处理人员核稿办公室公文处理人员收到承办部门负责人提交的发文签批单后，对发文签批单上的各项内容进行审核，重点审核待批公文的格式和公开属性。审核同意后提交办公室主任审批。（三）办公室主任审核办公室主任收到办公室公文处理人员提交的发文签批单后，对发文签批单上的各项内容进行审核，重点审核待批公文的内容和公开属性。审核同意后提交承办部门的主管领导审批。（四）承办部门主管领导审批承办部门的主管领导收到办公室主任提交的发文签批单后，对发文签批单上的各项内容进行审核，重点审核待批公文的内容和公开属性。审核同意后提交办公室公文处理人员，由办公室公文处理人员将发文签批单提交新闻发言人审核公文的公开属性。认为应报送主要领导审批的，在相应位置签署审批意见后提交给办公室主任，由办公室主任转交给主要领导审批。（五）办公室主任处理。办公室主任对发文签批单进行审核，审核同意后提交给主要领导审批。（六）主要领导审批主要领导收到发文签批单后，对发文签批单上的各项内容进行审核，重点审核待批公文的内容和公开属性。审核同意后提交办公室公文处理人员，由办公室公文处理人员将发文签批单提交新闻发言人审核公文的公开属性。（七）办公室公文处理人员送审公文的公开属性办公室公文处理人员收到主要领导或主管领导签发的发文签批单后，提交新闻发言人，由新闻发言人对公文的公开属性进行审定。（八）新闻发言人审核公文的公开属性新闻发言人收到办公室公文处理人员提交的发文签批单后，对公文的公开属性进行审核。审核同意后提交办公室公文处理人员，由办公室公文处理人员对公文进行编号。（九）办公室发文编号办公室公文处理人员收到新闻发言人提交的发文签批单后，完成编号形成正式公文。办公室公文处理人员点击“结束流程”按钮结束此次发文处理流程，公文将自动归档。（十）办公室印制公文办公室公文处理人员按照承办部门要求印制相应份数的正式公文。（十一）部门分装公文拟稿部门按照规定封装公文。（十二）投送公文办公室公文处理人员将已封装完毕的公文以适宜的方式（如走机要交通等）发送给受文单位。内部送审签管理特殊事项、一般事项送审流程图1.1.4.3 特殊事项/一般事项申报流程图非正式公文送审流程图1.1.4.4 非正式公文流程图流程说明：一、核心业务工作中产生的特殊事项、部门日常管理工作中产生的一般事项的处理流程（一）填写内部送审签批单1、核心业务工作中产生的特殊事项2、部门日常管理工作中产生的一般事项（二）核心业务部门负责人审核核心业务部门负责人收到内部送审签批单后，对内部送审签批单上的各项内容进行审核，发送下一节点。（三）相关业务处室负责人审批相关业务处室负责人收到核心业务部门负责人提交的内部送审签批单后，对送审事项进行审批，发送下一节点。（四）主管领导审批相关主管领导收到相关业务处室负责人提交的内部送审签批单后，对送审事项进行审批，发送下一节点。（五）办公室主任审核办公室主任收到相关主管领导提交的内部送审签批单后，对送审事项进行审核，发送下一节点。（六）主要领导审批主要领导收到办公室主任提交的内部送审签批单后，对送审事项进行审批，发送下一节点。（七）办公室主任作出具体处理意见办公室主任收到相关主管领导或主要领导提交的内部送审签批单后，按照领导批示作出具体处理意见并提交办公室工作人员办理。（八）办公室工作人员具体办理办公室工作人员收到办公室主任提交的内部送审签批单后，按照领导批示意见办理。办理结果分为四种情况：1、对于领导审批同意的特殊事项，办公室工作人员结束内部送审签处理流程。2、领导批示要求其他处室共同办理的特殊事项，办公室工作人员将内部送审签批单提交这些部门办理。办理部门将办理结果反馈核心业务系统后，结束内部送审签处理流程。3、领导批示要求对核心业务特殊事项进行督办的，办公室工作人员将该特殊事项加入督办工作模块。4、领导批示要求召开会议对核心业务特殊事项进行研究的，办公室工作人员将该特殊事项加入会议管理模块。二、非正式公文的处理流程（一）部门办理人员填写内部送审签批单（二）部门负责人审核部门负责人收到内部送审签批单后，对内部送审签批单上的各项内容进行审核。（三）相关业务处室负责人审批相关业务处室负责人收到部门负责人提交的内部送审签批单后，对送审的非正式公文或一般事项进行审批。（四）办公室工作人员核稿办公室工作人员收到部门负责人或相关业务处室负责人提交的内部送审签批单后，对非正式公文或一般事项进行核稿。（五）办公室主任审核办公室主任收到办公室工作人员提交的内部送审签批单后，对非正式公文或一般事项进行审核。（六）主管领导审批相关主管领导收到办公室主任提交的内部送审签批单后，对非正式公文或一般事项进行审批。（七）主要领导审批主要领导收到相关主管领导提交的内部送审签批单后，对非正式公文或一般事项进行审批。（八）办公室主任作出具体处理意见办公室主任收到相关主管领导或主要领导提交的内部送审签批单后，按照领导批示作出具体处理意见并提交办公室工作人员办理。（九）办公室工作人员具体办理办公室工作人员收到办公室主任提交的内部送审签批单后，按照领导批示意见办理。1、对于领导签发的非正式公文，办公室工作人员在进行自动排版、分发等操作后，结束内部送审签处理流程。2、领导批示要求对非正式公文进行督办的，办公室工作人员将非正式公文加入督办工作模块。3、领导批示要求召开会议对非正式公文进行研究的，办公室工作人员将非正式公文加入会议管理模块。三、当中心各级员工因故不在岗时，实行岗位工作委托办理制，委托办理机制按照逐级管理的原则进行。会议管理图1.1.4.5 会议管理流程图流程说明：一、议题申报审批阶段（一）各部门一般人员进入会议管理系统，在议题或议程栏目中逐项录入议题名称，并附相关材料，确认无误后，提交部门负责人审批。（二）部门负责人审批，同意后立即提醒发起人，如果会议类别为部门会议，发起人在审批页面确认部门负责人同意信息后可直接进入会议申报审批阶段。其他类别会议，则提交给中心分管领导审批。（三）中心分管领导审批，同意后立即提醒发起人，如果会议类别为其分管工作的单一或专题性的中心其他会议或部门会议，则发起人在审批页面确认中心分管领导的同意信息后可直接进入会议申报审批阶段。其他类别会议，则提交给相关部门汇总。（四）相关部门收集汇总。根据不同会议类别，分别由不同的牵头承办部门一般人员对议题进行汇总，生成会议议题表单，提交中心分管领导或主要领导审批。（五）中心分管（主要）领导审批，同意后立即提醒发起人，发起人可在审批页面确认中心分管（主要）领导同意信息后进入会议申报审批阶段。 此阶段不是必经阶段，用户可跳过此阶段直接进入下一个会议申报审批阶段。二、会议申报审批阶段（一）各部门一般人员进入会议管理系统，填写会议信息，确认无误后，提交部门负责人审批。（二）部门负责人审批，同意后立即提醒发起人，如果会议类别为部门内部会议，且不需支出会议费，则发起人员在审批页面确认部门负责人同意信息后，可直接进入会务管理阶段。其他情况会议，如不需支出会议费则提交给中心分管领导审批，否则提交综合计划处审核经费预算。（三）综合计划处审核经费预算，同意后立即提醒发起人，如经费预算符合要求，则提交给中心分管领导审批。（四）中心分管（主要）领导审批，同意后提交办公室备案审核。（五）办公室备案审核，同意后进入会务管理阶段。三、会务管理阶段（一）会议审批通过后，根据会议审批阶段的会议内部或外部场所的选择，进入会议室申请页面，行保处或办公室落实相关要求。（二）发起人起草会议通知和会议材料，提交部门负责人审批。（三）部门负责人审批，同意后立即提醒发起人，发起人员在审批页面确认部门负责人同意信息后，可发布会议通知和会议材料。（四）发起人发布会议通知和会议材料，向组宣处提出新闻宣传需求。（五）相关部门接收会议通知，并反馈参会人员名单。（六）发起人汇总整理形成参会人员名单和会议签到表。四、召开会议阶段五、会后工作阶段一）会议结束后，发起人进入会后工作页面，进行经费报销系统或整理会议纪要或进入督办流程。（二）会议纪要、领导讲话整理完成后，进入办公室发文流程或内部送审签流程，之后发送相关部门和人员。（三）根据会议纪要、决议或讲话，进入办公室督办流程，形成督办事项。督办管理图1.1.4.6 督办管理流程图流程说明一、督办任务拟定及通知阶段（一）接收督办事项任务。办公室安排专人负责督办工作。（二）新建督办事项。办公室督办人员进入督办系统，在督查督办事项通知单页面中对新建督办事项进行登记，并发起审批流程。（三）办公室主任审批。办公室主任对新建督办事项的审批，并发送至主管领导审批。（四）主管领导审批。主管领导对新建督办事项的审批，发送至主管领导审批。（五）主要领导审批。主要领导对新建督办事项的审批。二、督办事项办理阶段（一）办理部门领导审批。主办部门和协办部门负责人对新增督办事项作出批示，指定本部门具体人员承办。（二）协办部门承办人办理。协办部门承办人按规定时限填写督办事项协办结果并提交至本部门负责人审批。（三）协办部门负责人审批本部门办理结果。（四）主办部门承办人办理。主办部门承办人在规定时限完成督办事项后，综合协办部门办理情况起草办理报告并提交至本部门负责人审批。（五）主办部门负责人审批本部门的督办事项办理报告。三、督办事项办理结果上报阶段（一）上报办理报告。办公室督办人员将督办事项办理报告提交办公室主任审批。（二）办公室主任审批。办公室主任对督办事项办理报告的审批，并提交给主管领导审批。（三）主管领导审批。主管领导对督办事项办理报告的审批，并提交给主要领导审批。（四）主要领导审批。主要领导对督办事项办理结果的审批。会议室管理图1.1.4.7 会议室管理流程图流程描述：会议室预定流程：分为普通会议室申报、大型会议申报、重点会议申报、特殊会议申报。1、普通会议申报为：部门人员提出会议室申报，并且写明会议室申报类型（普通会议申报），同时选择开会地点，物业收到会议室申报信息后，按照申报要求布置会议室，并短信、邮件或语音通知预定部门，预定部门按照申请使用会议室。2、大型会议室申报、重点会议室申报、特殊会议室申报：部门人员提出会议室申报，并且写明会议室申报类型，物业收到会议室申报信息后，若申报类型为大型会议室申报、重点会议室申报、特殊会议室申报，则物