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单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,本资料仅供参考，不能作为科学依据。谢谢。本资料仅供参考，不能作为科学依据。本资料仅供参考，不能作为科学依据。谢谢。本资料仅供参考，不能作为科学依据。,应 用 文 写 作 第 一 讲,贰零壹贰年拾壹月拾柒日,1/36,第一节 应用文基本知识,第二节 三种主要应用文写作,2/36,第一节 应用文基本知识,1,何为应用文,2,应用文分类,3,应用文特点,4,应用文写作要求,3/36,第一节 应用文基本知识,1.1,什么是应用文？,应用文是国家机关、企事业单位、社会团体和个人在日常生活、学习、工作中处理公私事物、交流传递信息、处理实际问题时所使用含有直接实用价值和惯用格式文章总称。,4/36,应用文,详细作用,传达指导,宣传教育,交流信息,总结经验,凭证依据,资料积累,1.2,应用文有什么作用？,5/36,应用文写作能力、水平现实状况,不会订计划,不会写总结,不会写请示、汇报,写不好请假条,写得花里胡哨、华而不实,该突出不强调,不主要写一大堆,1.3,应用文写作现实状况：,6/36,1.4,应用文分类,（一）通用类：指人们在办公或办事中普遍使用文书。,1,、行政公文类：指,国家行政机关公文处理方法,中所要求文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用法定文书。,包含命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、汇报、请示、批复、意见、函和会议纪要等。,2,、通用事务类：,包含调查汇报、工作总结、述职汇报、简报、计划、规章制度和会议材料等。,3,、个人事务类：,如日志、读书笔记及各类信函等。,7/36,（二）专用类：指专业性较强文书。,1,、科技类：,如毕业论文、学术论文、专利申请书和试验汇报等。,2,、财经类：,如市场预测汇报、市场调查汇报、经济活动分析汇报及经济协议等。,3,、司法类：,如诉状、辩护词、公证书和判决书等。,4,、传输类：,如消息、通讯、特写和广告等。,另外，专用类还有外交、军事等方面文书。,1.4,应用文分类,8/36,9/36,公文格式项目,公文格式,/,要素,文 头,（眉首）,6,项,主 体,6,项,版 记,3,项,份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、,公文版头,、,发文字号,、签发人等。,公文标题,、,主送机关,、,正文,、附件、,成文时间,、,印章,等。,主题词、抄送、印发机关和印发,时间,等。,为指定项目,为选择项目,（,）,10/36,标 题,成文时间,正 文,（题 注）,主送机关,结束语,发文机关,附 件,附注,建立主体框架,11/36,正文：,3,号体，仿宋字，黑色,眉首,主体,版记,标题：空,2,行，,2,号体，宋体字，加粗，黑色，可,1,行或多行，居中,主送机关：标题之下空,1,行左侧顶格标注，回行时仍定格。冒号,附件：附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点,成文日期：用汉字书写，零写为,0,12/36,公文格式要求,附注：,公文如有需要说明事项，左空,2,个宇标识在成文日期之下适当位置，用圆括号括起。,附件：,公文附件应在正文之后另起一面排布，附件左上角第,1,行顶格标识“附件”二字并加全符冒号，如有序号在序号后加全符冒号。附件名称应与附件说明附件名称保持一致,主题词：,“主题词”,3,字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用小标宋体宇，词目之间空,1,个宇。,抄送机关：,主题词之下左空,1,字标识“抄送”,2,字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送机关对齐；最终一个抄送机关后标句号。,印发机关和印发时间抄送机关之下占一行位置。印发机关左空,1,宇；印发日期右空,1,字，用阿拉伯数码标识。,13/36,1.6,应用文写作要求,1,）实：内容真实，文风朴实。,材料要真实可靠，数字要确实无误，判断要符合实际，方法要切实可行。,2,）准：文如其事，恰如其分。,文种要选准，语气要得体，用词要准确。不能词不达意，或生歧义，古有“一字入公文，九牛拔不出”之说。,3）简：言简意赅，陈言务去。,写作要精炼，惜字如金。做到篇幅简短，内容简明，表述简明，“字则期少，意则期多。”,14/36,1,函,2,请示,3,邮件,第二节 三种主要应用文写作,15/36,2.1,函,函是不相隶属机关之间相互商洽工作、问询和回复问题，或者向相关主管部门请求同意事项时所使用一个公文。,不相隶属性是指,：,1),机关之间不属于同一组织系统，不存在上下级关系，无管辖与被管辖关系。,如：,四川大学与成都中医药大学之间不存在上下级关系,2),同一组织系统下同层级机关，即同级机关之间。,如：,国务院下属各部委之间，某省人民政府下属各厅之间,16/36,2.1,函,适用范围：,1,）,申请函。,这是向相关业务主管部门请求同意事项函。,(,与请示区分在于：与行文对象有没有行政隶属关系或业务指导关系。有，用请示；无则用函。）,2,）商洽函。,这是不相隶属机关之间商洽工作、联络相关事宜时使用函。,3,）问询函。,这是上、下级或无隶属关系单位之间问询相关情况或咨询意见时使用函。,4,）通知函,。这是不相隶属机关之间相互通知某一事项或情况时使用函。,5,）回复函。,这是上级回复下级，或不相隶属机关之间相互回复问询事宜时使用函。,17/36,2.1,函,注意事项：,1,）“函代通知”：,发文机关和受文机关虽有上下级关系，但因为所涉事项或是事务性，或是非指令性（有一定变通余地，不一定强求下级机关办理、执行），或是受文面较窄（只是下级机关中个别单位），这种情况下可用“函”而不用“通知”。,2,）“函代批复”：,上级回复下级，普通都是针对下级问询函而行文。但有时，对下级请示所批复内容是非指令性意见，也能够用“函”代行“批复”之职。,3,）,下级回复上级问询函不能用“复函”，只能用“汇报”。,18/36,2.1,函,规范性公函结构、内容和写法,公函由首部、正文和尾部三部分组成。,详细要求以下：,1,首部,:,主要包含标题、发文字号、主送机关三项内容。,、标题,公函标题普通有三种形式,:,单位名称,+,事由,+,文种,辽宁省财政厅、辽宁省物价局关于调整普通高校毕业生就业收费项目标复函,事由,+,文种,关于请求安排专业技术人员进修培训函,单位名称,+,文种,中共中央办公厅秘书函,19/36,2.1,函,规范性公函结构、内容和写法,、发文字号,公函要有正规发文字号,，“机关代字,+,年号,+,次序号”，,大机关函能够在发文字号中显示“函”。如国家环境保护总局办公厅以“,环办函,2,号,”为发文字号。发文字号位于标题下方，居中。,、主送机关,即受文并办理来函事项机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。,函主送机关普通只有一个，但有时内容包括两个单位，也能够把两个单位同时写上。,20/36,2.1,函,规范性公函结构、内容和写法,2,正文,:,函正文要依据是发函还是复函来确定其写法。,发函（去函）,1,开头,:,发函原因,主要说明发函缘由。普通要求概括交代发函目标、依据、原因等内容,.,2,主体,:,详细事项,函事项部分内容单一，,一函一事,，行文要直陈其事。不论是商洽工作，问询和回复问题，还是向相关主管部门请求同意事项等，都要用简练得体语言把需要告诉对方问题、意见叙写清楚。,假如是商洽函，要表明自己态度和意见。,假如是问询函，应明确说明要对方回复问题。,假如是请批函，要写明请求同意事项。,3,：结尾,惯用话语有：“可否，请函复”、“盼予函复”、“特此函达”“请予支持，并盼复”等。,21/36,2.1,函,规范性公函结构、内容和写法,2,正文,:,函正文要依据是发函还是复函来确定其写法。,复函（回函）,1,开头,普通引据对方来函日期和标题或发文字号，使对方收文后清楚明白。,如“某月某日来函收悉”，或“你单位关于,函收悉”，以表明本函针对性。,再采取“现将相关事项函复以下”等过渡语衔接到回复意见2,主体,针对对方来函内容进行回复，态度鲜明，事项要表述清楚。,3,结尾,结尾可依据内容用“特此函复”、“此复”等惯用语，也能够自然收尾。,22/36,2.1,函,规范性公函结构、内容和写法,3,尾部,尾部包含生效标识、日期两大部分。,署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。,23/36,2.1,函之实例,24/36,适用范围：,适合用于下级组织在碰到自己职权范围内无法处理问题、困难，需要上级给予回复、处理、帮助、审核和同意，能够用请示行文。,请示与汇报区分,1,）目标、性质不一样。,请示目标是为了处理某一问题而请求上级机关指示或审核同意，属于请求性公文；汇报目标只是为了让上级机关了解、掌握情况，无需上级回复，属于陈说性公文。,2,）行文时间要求不一样。,请示必须在事前行文，得到上级机关必定性批复后方可开展工作；汇报则事前、事后和事中均可行文。,3,）内容侧重点不一样。,请示重在讲清请示缘由和请示事项，而汇报则重在讲清做了什么和怎样做。,2.2,请 示,25/36,写作要求：,1,）主送机关。,请示主送只能是一个，不要同时主送两个以上机关。受双重领导单位不要齐头报送请示。,普通不得越级请示，因特殊情况，必须越级行文时，应抄报越过机关。,除领导直接交办事项外，不要直接送领导者个人，也不得同时抄送同级和下级机关。,2,）正文。,请示正文普通由三部分组成，即请示原由、请示事项和请示结尾。,请示原由，是请示开头部分。这部分是将请示原因、问题来由等情况写清楚，通常扼要说明提请上级机关指示和同意问题。,请示事项，是请示主要部分，是公文重点，要从实际出发，中肯而明确地提出请示事项，要突出关键问题，将需要上级机关审核、同意事项加以详细细致地分析，并提出看法和切实可行处理意见，供领导筛选。切忌“一文数事”，不然其中一件办不成其它几件都要被卡住，影响急需办理事。,请示结语，提出必定请求，语气中肯，普通惯用“以上请示当否，请指示”、“妥否，请批复”，“以上请示如无不妥，请同意”等语作结。,2.2,请 示,26/36,2.2,请示之实例,27/36,2.3,电子邮件,使用,基本标准：,面对面抄送是为了明晰责任,假如当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳可能就忘了，许多事情从此,“,死无对证,”,。,电邮存在企业服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉,。,作用,使全部参加方对于所讨论论题、事实依据和结论，以及达成共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。,能准确及时地统计事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案功效。,充当意见不和、起争端时证实。,Email,能帮人关注于事实而不是感受，或其它个性和工作格调上差异，并以合理方式处理意见不和以及争端。,28/36,2.3,电子邮件之实例,29/36,2.3,电子邮件,邮件格式,邮件一定要注明标题,通常人们会依据主题判断邮件主要性,，,一定不要空白标题。,标题要简短，,不要让,outlook,用,.,才能显示完标题。,标题要能真实反应文章内容和主要性，切忌使用含义不清标题。,最好写上来自,XX,企业邮件，方便对方一目了然，又便于留存。,一封信尽可能只针对一个主题，,不在一封信内谈及多件事情，方便日后整理。,回复对方邮件时，应该依据回复内容需要更改标题，不要,RE,一大串。,标题千万不可出现错别字和不通顺之处。,邮件一定要有称呼,恰当地称呼收件者，拿捏尺度。,邮件开头要称呼收件人。在多个收件人情况下能够称呼大家、,ALL,。,Email,开头、结尾最好要有问候语。,标题：,人事部肖江读书心得：读,管理十诫,有感,关于统计员工资格证书和相关职业资格通知,恭喜王然同志荣获集团廉洁文化演讲比赛二等奖,30/36,2.3,电子邮件,邮件格式,邮件,正文,一次邮件交待完整信息,，不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类邮件。,写电子邮件,切忌长篇大论，,多用,1234,之类列表，,应尽可能简单明了地表示,。,不要在邮件中写与主题、工作无关内容，保持专业性，防止引发无须要麻烦。,勿任意或无心地浪费频宽,，,传送冗长文字与大型图,像,均会占用大量频宽，造成网络塞车,不要向上司频繁发送没有确定结果邮件。,合理提醒主要信息。,在语气方面，要尽可能保持正式和尊敬，,不要有情绪性语言。,当对方邮件有情绪时，能够不回邮件，采取面对面回应。,对发件人提出问题不清楚、或有不一样意见，应该,与发件人单独沟通，,不要当着全部些人面，不停交互邮件与发件人讨论。,有意见要提时，请先思索，这个问题都需要哪些相关人知道，,防止将事态扩大。,注意,字体大小要适中,、字体尽可能统一。,假如写英文邮件，尤其注意不要全用大写,。,注意编码,：,有些语言用不一样客户端会出现乱码现象，汉字邮件应该选择,GB2312,编码,最好不要用背景信纸,，尤其对公务邮件。,31/36,2.3,电子邮件,邮件格式,邮件,附件,假如邮件带有附件，,应在正文里面提醒收件人查看附件。,附件文件应按,有意义名字命名,，最好能够概括附件内容，方便收件人下载后管理。,正文中应对附件内容做简明说明，尤其是带有多个附件时。,附件数目不宜超出,4,个，,数目较多时应打包压缩,成一个文件。,假如附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。,假如附件过大（不宜超出,2MB,），应分割成几个小文件分别发送。,结尾署名,署名信息不宜过多。,电子邮件消息末尾加上署名是必要。署名档可包含姓名、职务、企业、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，普通不超出,4,行。,不要只用一个署名档。,对内、对私、对熟悉客户等群体邮件往来，署名档应该进行简化。过于正式署名档会让对方显得疏远。你能够在,OUTLOOK,中设置多个署名档，灵活调用。,署名档文字应选择与正文文字匹配，,字号普通应选择比正文字体小一些。,电子邮件署名是一个企业品牌形象组成部分,。,32/36,2,.3,电子,邮件,注意事项之发送对象,工作计划,类邮件,发送对象,经理人工作计划主送工作计划下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人,为保持部门内部计划对外一致性，部门内部计划标准上只有一个计划能够跨部门传达，特殊情况能够依据需要处理,项目通报类邮件,发送对象,主送给项目小组组员,抄送给项目小组组员直接上级、项目主要领导,寻求跨部门支持邮件,发送对象,普通主送给寻求支持人,，抄送给他直接上级,同时抄送本部门直接上级,小心使用抄送（,CC,）,/,密送（,BCC,）功效将,CC,人数降至最低,，,确认收信对象是否,需要收到这封信,，,以免造成无须要困扰,和,垃圾,转发敏感或者机密信息要小心慎重：,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权接收人,33/36,2.3,电子邮件注意事项之回复邮件,及时回复Email,收到他人主要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少，这是对他人尊重，理想回复时间是2小时内，尤其是对一些紧急主要邮件。,对于一些优先级低邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超出二十四小时。,假如事情复杂，你无法及时确切回复，那最少应该及时回复收到，说明正在处理。,假如你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提醒发件人，以免影响工作。,进行针对性回复,答复问题时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案。,回信时注意保持线索,想回复对方回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间关联（“线索”）.一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件次序，尤其是经过屡次收发邮件,沟通确认和反馈,对主要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引发关注；或请对方确认收到Email,34/36,向一切有审批权机关请求同意时均应写“请示”?,35/36,第 一讲结束,多 谢 聆 听 ！,36/36,