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外借产品管理办法

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2020年4月19日
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外借产品管理规范

1 : 目的
对产品外借的用途、产品外借的流程、外借产品的管理、外借产品的归还做明确规定，确保外借产品得到有效控制。

2 : 适用范围
适用于本公司所有外借产品。

3 : 职责
3.1 产品外借人员提出外借产品申请，并对外借产品妥善保管，按期归还；
3.2 业务人员对于客户外借的产品，负责与其签订维护协议，并在约定的时间内收回外借产品或办理销售；
3.3 产品部负责
3.3.1 审核业务员的信用、以及仓库的库存情况，并对外借产品进行监控；
3.3.2 业务专员：负责与客户签订维修收费的协议，以及产品外借或者更换协议，并办理相关商务手续；
3.4 产品供应部仓库负责提供外借产品；
3.5 生产检验部测试组：对外借产品归还后进行检验，并向相关部门提供检测数据和报告。

4 : 外借产品的起因
因为下述用途，公司产品能够实施外借：
4.1 客户试用：客户提出需要对产品进行试用，由业务员办理外借手续，（商务）业务部与客户签订《产品外借协议》，客户应支付产品押金。客户借用公司产品应该在协议期内予以归还，如果超过协议期，应该自动转为产品销售，由业务员督促客户办理相关手续，并收缴货款。
4.2 销售备货：为了提高业务反应速度，各销售中心能够进行适当的备货。备货产品必须是当季畅销产品。备货产品由销售中心经理起草《备货计划》，办事处的备货量，按型号分别计算，不得超过上个月销量的1/3。该计划经综合管理部审核，销售中心分管副总批准后，由产品部组织实施。所有销售中心备货应由销售中心经理个人外借，外借期限为1个月，到期如不能实现销售的，销售中心经理应及时将产品归还公司，或者由产品部组织调拨。销售备货严禁在销售之前进行拆封。
4.3 促销演示：对于公司促销的新品，业务员需要带产品到客户处演示该产品功能的，由销售中心经理统一向公司商务部提出产品外借申请，由产品中心审核。同一型号演示用产品在同一个区域不得超过2个，原则上不提供新产品。演示用产品的借用周期不得超过1个月。
4.4 产品展示：公司及各销售中心展厅、展台所需要的产品，由销售中心实施统一规划，总部的由企划办理借用手续，各销售中心的由客户服务中心办理借用手续，并负责对该产品进行保管。产品展示用的借用周期最长不超过1个月。
4.5 售后服务备品备件：售后服务所需的备品、备件由客户服务中心负责统一规划，客户服务人员（售后服务中心）负责办理借用手续。售后服务用的产品外借周期不得超过1个月。
4.6 参展样品：公司由于参加各种展会，所需要布展的产品，由企划中心统一规划，并办理外借手续。技术总监负责批准参展样品规划书。参展样品在展会结束后的1周之内予以归还。
4.7 测试、检测：因为测试用的产品外借，由产品中心、生产检验部测试人员、产品检测人员，根据工作需要提出申请，产品部主管审核后，办理借用手续。测试、检验用产品的借用不得超过1周。

产品外借事项
借出责任人
外借凭证
外借期限
客户试用
业务员
客户外借协议
协议时间
销售备货
销售中心经理
销售计划/销售备货计划
1个月
促销演示
业务员
产品内部借用申请单
15天
产品展示
业务人员、企划
产品内部借用申请单
15天
售后，备品备件
客户服务人员
售后备货计划
7天
参展样品
技术人员
产品内部借用申请单
15天
测试、检测
技术人员/检测人员
产品内部借用申请单
15天
5 : 产品外借的流程
5.1 因上述原因需要外借公司产品的人员，应该主动填写相关单据，经过部门经理同意后，交产品供应部办理借用手续。
5.2 产品供应部应仔细审核该员工的外借信用，即
a) 该员工之前是否办理过相同产品的外借；
b) 之前外借产品是否按期归还；
c) 之前归还的产品是否有严重的缺损等。
5.3 外借批准后，产品供应部PMC在 ERP 中开调拨单，仓库凭调拨单，开出库单，并办理发货。
5.4 外借人员在收到货物后，应在产品收货单上签字交产品供应部，或者传真至产品供应部。

6 : 外借产品的管理
6.1 产品借用人员对产品妥善保管，建立帐物清单，每周进行清点核对；如有产品序列号，则也应将序列号列入账目核对项目；
6.2 产品外借人员必须在规定的期限内，将所借用的产品进行归还，如果因为特殊原因不能按期归还的，则应重新填写申请单，办理续借手续。续借期限也必须按4.6 的规定执行。
6.3 对于销售备货用的物品，由销售中心经理办理外借手续，销售备货在最终销售给客户之前，一律不得拆封。如有拆封，则由销售中心经理负责销售，不得办理归还或者调拨手续。
6.4 销售备货满一个月依然没有实现销售的，由产品供应部予以统一调拨，或者安排归还公司仓库。

7 ：外借产品归还
7.1 产品归还时，必须随附详细的产品清单，以及归还的事由，该清单应放置在开箱后最显眼处。
7.2 各类产品序列号、保修卡、附件完好无损；产品包装防护完整，外箱必须完整且结实抗压。
7.3 对于板卡、主板等零部件，必须用防静电袋、珍珠棉等包装物进行独立包装和防护，严禁多板叠装同一个内包装盒。
7.4 单笔寄回货物一件以上的，须在外箱上注明哪一个内含随货单。
7.5 产品配件完好，如出现配件缺损，须在清单中注明。

8 ：外回产品的接收流程
8.1 仓库外回管理员收到外回产品后，对照外回产品清单进行核实确认，并与归还人员电话沟通收货情况，如发现疑义应及时予以反馈，并协商解决。
8.2 同时管理员应将外回产品的收货情况登记，内容包括：到货日期、客户名称、物品名称、数量、处理意见、处理结束时间等，该进程表应存放在文件服务器，便于相关人员查询。
8.3 所有物品归还后，外回管理员应交生产检验部进行检测，对于归还的整机产品，外回管理员应确认其配置是否有变更，并在随货所附的《返货清单》中详细注明。
8.4 生产检验部对外回产品进行检测，检测完毕，将检测结果反馈给相关管理员。
8.5 管理员根据检测结果办理退库手续。如因产品缺损不能办理退库手续的，应记录具体的缺损事由，上报部门经理，部门经理汇总后，交人力资源部，在外借人员的工资中实施赔偿。
8.6 外借物品检测返库后，管理员应将外回产品交仓库管理员，仓库管理员核对无误后，将产品进行标识，放置在外回品库区，并在ERP系统中办理销库手续。
8.7 对于产品因为故障原因或者发生缺损，无法实现再次销售或者使用的，由采购部联系供应商，进行翻新/返修处理。

9: 相关文件
9.1 《不合格品控制程序》
9.2 《纠正和预防措施控制程序》

10 : 质量记录
10.1 《检修记录单》
10.2 《办事处备货计划》
10.3 《返货清单》