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办公室5S管理制度
1 目的
1.1 为营造干净、 整洁、 舒适、 温馨的办公环境, 合理配置、 使用各种资源, 减少浪费, 降低办公成本, 提升员工工作热情, 塑造良好的企业形象, 特制定本制度。
2 适用范围
2.1 本制度适用于金杯集团公司全体员工。
3 定义与目的
3.1 整理( SEIRI) : 工作现场, 区别要与不要的东西, 只保留有用的东西, 撤除不需要的东西; 目的是把”空间”腾出来活用;
3.2 整顿( SEITON) : 把要用的东西, 按规定位置摆放整齐, 并做好标识进行管理; 目的是不浪费时间找东西;
3.3 清扫( SEISO) : 将不要的东西清除掉, 保持工作现场无垃圾, 无污秽状态; 目的是消除"脏污", 保持职场干净、 明亮;
3.4 清洁( SEIKETSU) : 将前3S实施的做法做到制度化、 规范化, 维持其成果; 目的是经过制度化来维持成果;
3.5 修养( SHITSUKDE) : 培养文明礼貌习惯, 自觉遵守各项规章制度, 养成良好的工作习惯; 目的是提升”人的品质”, 成为对任何工作都讲究认真的人。
4 5S推行成员构成
4.1 特设兼职5S专员( 由集团督察组行政督察专员担任) ;
4.2 5S检查小组成员: 行政人力资源部部长、 行政主管、 5S专员; ( 直属企业由行政人力资源部部长牵头, 行政助理协作)
5 职责与权利
5.1 5S专员: 负责牵头5S实施过程中的各项工作, 如实施、 检查、 评比、 督促与改进跟进等;
5.2 5S检查考核小组: 负责5S管理活动的组织、 策划、 实施、 检查、 评比等, 对员工开展5S的培训和宣导, 推动5S的顺利进展; 协调5S实施过程的巡查和问题处理; 处理其它5S有关的活动事务; 按制度执行规定区域内的各项5S检查及评比工作;
5.3 各部门主管: 配合5S推行小组, 监督并落实本部门的5S管理;
5.4 员工: 积极参与并执行5S管理, 根据5S管理要求持续改进工作现场。
6 推行区域
6.1 公司所有的办公场地及附 属设施( 如停车场、 大门附近公共区域) 。

7 5S推行要领及规范内容
7.1、 行为:
7.1.1 提前3—5分钟进入工作岗位, 做好工作准备。
目标: 能及时进入工作状态。
7.1.2 上下班按时打卡, 事假有请假条, 工作外出填定外出登记表。 
目标: 不迟到、 不早退、 不代打卡、 不无故缺岗。
7.1.3 参加会议或培训不无故缺席, 按时到会, 不打瞌睡, 认真听讲、 记录。因公务或工作不能出席的需向部门负责人请假。
目标: 遵守会场纪律。
7.1.4 上班正确佩戴上岗证, 不在上岗证里夹装杂物, 保持整洁、 规范。
目标: 工作态度端正, 上岗规范。
7.1.5 上班着装应干净、 大方、 得体, 不穿奇装异服、 不穿拖鞋、 办公期间不脱鞋。
目标: 保持职场个人仪表。
7.1.6 不在公共场所吸烟, 不抽流动烟( 如楼梯、 过道或进入她人办公室) , 来客时, 不在不吸烟的客人面前吸烟。
目标: 减少公共环境污染, 尊重她人健康。
7.1.7 上班时不看与工作无关的报纸、 杂志, 不浏览与工作无关的网站或娱乐网站, 了解政治、 经济方面的新闻应适时适度。
目标: 集中工作精力, 提高工作效果。
7.1.8 不随地吐痰、 不随地乱扔杂物或垃圾、 不踩踏或采摘花木。
目标: 环境卫生靠大家, 共同维护职场环境。
7.1.9 尽可能不饮酒或不酗酒上班, 陪客应以客人为主。
目标: 做到上班时个人语言、 行为符合职场需要, 不影响办公环境和公司形象。
7.1.10 上班不随意串岗, 非因工作需要, 不占用或使用她人工作台和办公电脑, 不聚众闲聊。进入办公区应将手机铃声调小或调入振动状态。
目标: 纯净工作环境和秩序。
7.2、 物品:
7.2.1 办公台、 椅、 柜( 橱) 、 茶几、 衣架、 报架、 花盆架等物品放置要规划有序, 布局美观。
目标: 对内: 营造一个有序高效的工作环境。对外: 成为一个让客户信任的公司。
7.2.2 办公台面可放置办公设的电脑、 电话、 茶杯、 台历、 文件夹、 正在使用的文件、 票据、 资料等物品, 要求分类放置、 定位放置, 整齐有序。不放置与工作无关的物品(手提包、 饭盒等) 。
目标: 使自己工作面环境整洁、 有序, 提高办事效率。
7.2.3 办公台抽屉内物品应清理出没用或与工作无需的物品, 一、 二层放置办公物品, 最低一层可放置个人需用物品。柜( 厨) 放置的物品不零乱。
目标: 一眼所见并能立即取出所需要的东西。
7.2.4 将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。将经常使用的文件资料进行分类整理, 整齐放于办公台抽屉或台面文件架。将正在使用的文件资料分为待处理、 正处理、 已处理三类, 整齐放于办公台面或专用文件架。
目标: 能在30秒内做到需要的文件资料能快速找到。
7.2.5 文件柜、 空调等顶上不放置杂物, 水壶、 瓶, 清洁工具放入固定位置。
目标: 保障公共工作区域内整洁、 有序。
7.2.6 工作中途离开办公室超过半小时的, 应关闭电脑; 超过10分钟的, 应关闭电灯、 空调等。下班应隔断电源。
目标: 减少浪费, 消灭安全隐患。
7.2.7 报纸、 杂志等阅读资料看完后要收起, 不留台面, 需留存的要入柜或报架上, 无需送存办公室。技术性资料应整理登记入柜。
目标: 克服工作杂乱无章现象。
7.2.8 座椅靠背不搭挂毛巾等物品, 离开工作位应将椅推入工作台下, 且紧挨工作台平行放置。
目标: 养成良好的工作紧凑感和个人涵养。
7.3、 卫生
7.3.1 办公公共区域卫生有专门的保洁人员, 各部门办公区各自负责打扫。对公共区域卫生负有维护的责任, 不随地吐痰、 不乱扔烟头、 不乱扔垃圾等杂物。
目标: 先进的办公条件, 洁净的办公职场, 温馨的办公环境。
7.3.2 办公室内地面每天清擦一次, 需要时, 应随时。沙发、 茶几下面应”搬家式”清扫一次。
目标: 地面干净清洁、 明亮, 无灰尘、 水渍、 污迹、 纸屑等杂物。
7.3.3 门窗及玻璃应经常清擦, 每周不少于二次。
目标: 窗玻璃干净透明, 无水迹、 雨迹、 污迹; 窗框洁净无污迹; 窗台无杂物、 无灰尘; 窗推拉轨道无杂物。窗帘整齐洁净、 无灰尘, 悬挂整齐。
7.3.4 屋面、 墙壁及墙角往往是卫生的盲区, 要重点清扫, 晚上加班要关好门窗。
目标: 无灰尘、 无蚊虫、 无蜘蛛网、 无脚印等人为因素污染。
7.3.5 墙面不得随意悬挂、 张贴物品, 不得乱画、 乱钉。确需工作或宣传之用, 应审批后, 由公司统一规划设计、 施工。
目标: 保持整体环境。
7.3.6 办公台面、 挡板两面、 电脑、 空调、 柜( 厨) 、 文件架( 夹) 、 复印机、 点钞机、 电话机、 传真机等办公工具要经常清擦、 做好保养。
目标: 无灰尘、 无污迹、 无锈迹, 保障工作正常开展。
7.3.7 电水壶、 热水瓶、 清洁工具, 要随时清擦, 保持干净。
目标: 无水垢、 无锈迹、 无污水迹, 延长使用寿命。
7.3.8 垃圾篓要及时倾倒, 不能装的太满, 要随时带入楼下垃圾箱, 更不能随手放入过道垃圾桶或扔放洗脸间。
目标: 要共同维护公共区域卫生, 并珍惜她人劳动。
7.4、 素养:
7.4.1 努力提高自身修养, 自觉养成严格遵守公司规章制度的习惯和作风。
7.4.2 工作安排科学有序, 工作时精神饱满, 时间观念强。
7.4.3 言谈举止文明有礼, 对客人、 同事热情大方( 如上楼梯或电梯遇到客人应让行、 遇见上级应主动问好等) , 不随易使用”不、 不知道、 不论我的事”等拒绝性词汇。
7.4.4 自觉遵守社会公德和和树立正确的人生价值观。
7.4.5 努力发扬团队精神, 积极参加公司的义务劳动。
7.4.6 同事间应团结友爱, 乐于助人。
目标: 素养的高低体现自己如何对待自己, 如何对待她人, 如何对待环境, 只有经过个人的才智、 能力和内在涵养, 提高个人品质, 最终达成全员”品质”的提升。

8 建立5S亮点和5S暗点奖惩机制
8.1 针对5S亮点, 以通报、 表扬的形式, 对相关人员进行表扬和鼓励;
8.2 针对5S暗点, 以对比、 公布的形式, 对不合理地方进行改进和完善。
8.3 建立5S合理化建议: 鼓励员工提出5S合理化建议, 对建议被采纳者给予一定程度的加分。
8.4 对此方法消极应对, 不积极落实, 落实效果差的部门和个人, 部门主管管理能力考核项减分2分, 处罚100元。当事人发现一次处罚50元。
8.5 行政人力资源部的督查工作必须及时跟进, 发现督查不及时或者不做为情况, 除追究当事人责任外, 督查人员处罚100元, 主管管理能力考核项减2分, 并承担连带责任。

9 支持表单

附件
附件名称
文件链接
001
《判别”要”与”不要”基准表》

002
《办公室5S评定标准表》

附件:
判别”要”与”不要”基准表:

常见程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品, 而且不能再用
丢弃
中
在过去的6个月中只使用过一次的物品
集中存放( 例如归档或存放在文件柜中)
一个月使用一次的物品
高
一周使用一次的物品
保存在办公桌或随身携带
每天都使用的物品
每小时都要使用的物品

10 考核
10.1 按周评价, 不定期检查。月评价总扣分数为0, 公司表杨通报; 总扣分在10分以上的, 超出部分按2元/分进处罚。
11 附则
11.1 本制度解释权归金杯集团公司行政人力资源部。
11.2 本制度自颁布之日起执行。

二〇一二年二月二十九日