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酒店管理酒店综合办管理实务

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2020年4月19日
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综合办公室管理实务

部门慨述

协助总经理管理好总经理室的日常行政事务; 协助总经理协调好各部门工作; 主持酒店行政会; 审核管理好行政费用开支; 审核签章及酒店法律事务协调; 组织制定、 修改、 充实各项规章制度, 做好招聘、 培训工作; 制定酒店工资结构、 员工福利的标准; 管理酒店人事档案及酒店后勤工作 , 确保酒店经营活动正常进行。

一、 具体工作内容:
1、 全面领导办公室工作并具体主持酒店行政事务工作。
2、 负责召集部门例会并做好记录。
3、 审核批准酒店1000元以下行政费用开支报告。
4、 审核上报酒店1000元以上行政费用开支计划。
5、 负责酒店防火、 防盗及交通安全管理工作。
6、 管理酒店员工食宿问题。
7、 负责对外经济合同的审核签章及酒店法律事务协调。
8、 管理好总经理室人员编制。
9、 负责对外联系的工作计划的制定与实施。

二、 岗位职责:
A、 行政办公室主任:
1、 协调各部门的工作, 协助总经理监督, 检查对各项方针政策、 上级指示的落实与执行情况。
2、 掌握市场情况, 收集行业信息, 为总经理决策提供咨询, 当好参谋。
3、 安排总经理办公会议, 并减产会议决定事项的执行情况。

4、 按照总经理的意图, 组织起草综合性的报告, 规划、 总结、 请示、 通知等信涵, 并审查签发前的文稿。
5、 领导本部门工作人员做好文件的归档、 收发、 打字、 接待、 用车管理和印章管理工作。
6、 抓自身管理、 本部门的学习、 考评等提高工作效益。
7、 协调、 平衡各部门关系, 发生矛盾, 应及时疏导, 调查研究, 明确责任, 必要时报告总经理处理。
8、 组织制定酒店行文管理的各项规定, 努力使公文规范化、 科学化、 提高办事效率、
9、 完成总经理临时交办的各项工作。

B、 行政主管:
1、 按合同实施物资采购和小型用品采购;
2、 计划安排好酒店员工午餐;
3、 协助主任做好日常工作及管理好酒店环境卫生和绿化工作
4、 安排好外来宾客的食宿和活动
5、 具体办理酒店车辆的年检、 年审、 保险、 维修并与管理部门做好联系工作;
6、 办理酒店员工的暂住证、 体检证;
7、 负责与保安部联系有关工作;
8、 办理上级领导交办的工作。

三、 行政办公室纪律管理制度:
1、 上班着制服及配戴员工名牌。不能穿超短裙与无袖上衣和休闲装。
2、 坚守岗位不串岗;
3、 上班时间不看书、 看报, 不玩电脑游戏; 不打磕睡及做与工作无关的事;
4、 不准在岗位上化妆;
5、 接待来访和业务洽谈应在会议室进行;
6、 不准因私事占用电话;
7、 不经同意不准随意上网, 更不能用酒店的电脑发送私人邮件或上网聊天, 未经批准不得使用酒店其它部门的电脑;
8、 所有电子邮件的发出, 必须经部门经理的批准; 以酒店名义发出的邮件需经总经理或主管副总经理的批准;
9、 未经总经理或部门经理的授意, 不能索要、 打印、 复印其它部门的资料;
10、 不迟到、 早退;
11、 平时加班、 请假需经部门经理批准;
12、 更要严格遵守打卡制度, 不论任何理由, 不得代她人打卡, 违者开除。
13、 无工作需要不得随意进入总经理办公室、 计算机房、 客户服务中心、 档案室、 打字室、 财务室、 会议室及接待室。

四、 印章使用管理制度
1、 酒店印章由集团驻店经理保管, 各部门的印章应由各部门经理或各部门指定人员保管。未经领导批准, 印章保管员不得委托 她人代管, 而且不得带出办公室使用;
2、 以酒店名义签署的意见书、 协议书、 合同书, 各部门以酒店上使用酒店公章。
3、 未经允许, 不得私自使用酒店公章。

五、 电脑室岗位职责
1、 业务培训:
( 1) 组织对电脑操作人员、 前台收银员的技术培训、 考评员工工作质量和工作效率;
( 2) 结合电脑、 收印机操作过程中出现的各类问题, 组织制定相应的注意事项和操作规程;
( 3) 更多地掌握电脑新技术, 参加有关电脑的学术活动, 不断提高业务能力, 更好地为酒店服务;
2、 硬件维护:
( 1) 负责酒店电脑设备、 收银设备的管理和维修, 及时组织排除各设备出现的故障, 修理更换损坏的零件;
( 2) 负责酒店电脑设备、 收银设备的日常保养, 定期检查、 清洁各设备及线路, 防止尘埃、 虫害的损害, 确保各设备正常运行, 以保证酒店营业的需要;
( 3) 对酒店各电脑设备的更新换代及技术引进提出可行性建议, 并负责组织实施。
3、 软件维护
( 1) 处理电脑系统、 收银机在使用过程中出现的故障, 确保运算数据的正确性和系统正常运行的可靠性;
( 2) 按电脑使用部门的要求, 逐步实行自编软件, 修改、 扩充、 完善电脑系统的功能, 以适应酒店业务发展规律的需要;
( 3) 扩大电脑应用范围, 为各部门装置电脑, 开发设计管理程序。
( 4) 管理电脑室内部事务, 包括工作安排、 调配、 检查、 落实等。
( 5) 完成总经理临时交办的其它工作。

六、 会议管理规定
1、 酒店会议是由: 办公例会、 日常工作会议组成。
2、 最高级会议一般情况下每月至少召开一次, 就一定时期工作事项作出研究和决策。
会议由酒店总经理主持、 参加人员为: 总经理、 副总经理、 各部门经理等领导。
3、 酒店办公例会是为贯彻落实作出的决议、 决定召开的会议。会议由总经理组持, 参加人员为: 各部门经理及有关人员。
4、 酒店办公例会由酒店行政办公室组织。应于会前3天将主要内容通知于会人员, 会后14小时之内整理、 发布《会议纪要》。 ( 1) 会议纪要的形成与签发
A、 公例会会议纪要、 决议, 由行政办整理成文。
B、 行政办根据会议内容需要在限定时间内完成纪要的整理工作。
C、 会议纪要和决议形成后, 由与会的酒店成员签字确认。
D、 纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》, 审批单内容包括纪要编号、 发放范围、 主管领导( 或主持会议的领导) 审批意见。
E、 纪要应有发文号, 发放时应填写《文件签收记录表》, 并由接受人签字。
F、 纪要应分类存档, 并按重要程度确定保存限。
( 2) 会议纪要作为酒店的重要文件, 备忘已研究决定的事项, 发给与会人员, 以便对照核查落实。
5、 日常工作会议由会议召集人填写《会议申请单》, 经主管副总经理批准方可召开, 会议通知由行政办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要, 由会议召集部门撰写完毕后报有关及行政办公室。

七、 酒店每周例会制度
1、 部门领导例会每周举行一次, 由总经理主持, 副总经理及各部门经理级人员参加。
2、 主要内容:
( 1) 总经理传达上级主管部门有关部门文件和总经理室有关精神。
( 2) 各部门经理汇报工作情况, 以及提出需要提请总经理或其它部门协调解决的问题。
( 3) 总经理对各部门工作进行讲评, 布置和安排下周工作。
( 4) 其它需要解决的问题。
3、 例会参加者在会上要踊跃发言, 允许持有不同意见、 不同看法、 不同观点和保留意见, 但会上一旦形成决议, 无论个人同意与否, 都应认真执行。
4、 严格会议纪律, 保守会议秘密, 在会议决议未正式公布前, 不得私自泄露会议记录。

八、 日常部门经理例会制度
1、 部门经理必须提前五分钟到达会场。
2、 与会期间, 所有人员必须保持安静, 认真听取总经理的指示。
3、 各部门经理按顺时针方向逐个限时汇报本部门的工作情况, 各部门经理汇报应用规范语言, 汇报内容为前一天部门工作情况、 存在问题、 建议等, 汇报完毕请总经理指示。总经理做指示时, 相应的部门经理应做好记录。

九、 档案管理: ( 见工作流程)

十、 人事经理岗位职责:
1、 组织制定人事计划, 经酒店总经理批准后执行。
2、 负责酒店人事工作, 掌握业务计划, 拟定工作计划, 及时向有关部门领导汇报并共同研究、 讨论。
3、 抓好管理工作, 经常深入基层, 掌握情况, 合理安排使用干部, 发现人才, 及时提出调整意见。
4、 组织本部门工作人员学习, 提高管理水平和业务能力, 做到管理规范化。
5、 根据用工计划组织招聘工作, 负责招聘、 辞退、 停薪留职员工的审核, 负责员工内部调配的审核,
6、 结合酒店实际, 制定本酒店工资、 奖金、 福利标准, 报领导审核批准; 负责工资、 奖金、 福利、 加班夜班费及各种津贴报表的审核。
7、 负责审核、 办理各类休假期的期限和有关费用报销标准;
8负责人事档案的管理工作。
9、 完成总经理交给的其它各项工作。

十一、 培训管理制度
培训内容:
( 1) 员工培训应根据其所从事的工作, 以专业对口培训和岗位培训为主;
( 2) 管理人员应充分了解政府的方针、 政策规定、 学习现代管理理论和技术, 提高市场预测能力、 控制能力, 决策能力;
( 3) 专业人员和财务人员、 工程人员, 厨师等, 应接受各自的专业对口技术培训, 提高专业技能。
( 4) 基层管理人员应经过培训充实知识, 提高实际工作能力。
2、 培训形式
( 1) 脱产学习。主要是培养有发展前途的骨干力量。
( 2) 半脱产培训。主要是专业对口培训。
( 3) 业余培训。鼓励员工积极参加各种不同类型的, 与本职工作有关的培训。

十二、 酒店总值班制度
1、 由总经理办公室负责安排。值班者为: 部门经理以上的管理干部。
2、 值班时间为: 晚上八时至次日早上八时。值班时应巡视酒店各公共场所, 检查酒店防火、 防盗设施、 设备等是否完好, 有无事故苗头。
3、 值班人员应检查各部门当值人员履行职责情况, 负责处理违纪行为。
4、 当值时间不得无故离开酒店, 不得做与当值无关的事情。
5、 当值时应尽职尽责, 及时处理酒店当晚发生的各种问题, 遇有重大的突发性事件, 应在第一时间内向总经理请示、 汇报。
6、 做好值班记录。