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资料档案管理程序制度

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1. 目的: 对开展经营业务所需的供应商、 品种、 客户档案资料进行收集、 审核、 管理。
2. 适用范围: 适用于供应商、 客户、 品种档案资料的管理。
3. 职责: 对供应商、 客户、 品种档案资料进行整理、 归档、 管理。
4. 工作内容:
4.1供应商档案资料的管理
4.1.1供应商档案资料包括: 供应商所在单位加盖红章的《企业法人营业执照》复印件、 《药品经营企业许可证》复印件或《药品生产企业许可证》复印件、 GMP或GSP证书、 质量保证协议书、 法人委托书、 销售人员身份证复印件、 销售人员岗位证书( 限北京地区)
4.1.2新增供应商应填写”首营企业资格审核表”, 并对供应商资料进行认真审核。
4.1.3变更供应商信息应填写”货品、 供应商、 生产厂家系统信息变更( 补充) 卡”。
4.1.4将供应商资料及首营企业资格审核表一起放入供应商资料夹中, 专夹、 专架管理, 并按照供应商的名称编号排列。
4.1.5随时将新增、 变更资料放入相应资料夹中保管, 并确保资料在有效期内。
4.1.6定期检查供应商的编号, 看是否按顺序排放, 是否有缺漏, 及时调整、 补充。
4.2品种资料档案管理
4.2.1品种资料档案包括: 药品生产批件、 质量标准、 商品名批件、 商标注册证、 说明书、 新药证书、 省、 市级药检、 或《进口药品检验报告书》、 厂检报告、 《进口药品注册证》、 《生物制品进口批件》、 《精神药品进口许可证》、 物价批文、 生产厂家的《企业法人营业执照》复印件、 《药品生产企业许可证》复印件、 GMP证书。
4.2.2新增品种应填写首次经营品种审核表, 并对品种资料进行认真审核。
4.2.3变更品种信息需要填写”货品、 供应商、 生产厂家系统信息变更( 补充) 卡”。
4.2.4将品种资料和首次经营品种审核表一起放入品种资料夹中, 专夹、 专架管理, 并按照品种的商品名称编号排列。
4.2.5随时将新增、 变更资料放入相应资料夹中保管, 并确保资料在有效期内。
4.2.6定期检查品种的编号, 看是否按顺序排放, 是否有缺漏, 及时调整、 补充。
4.3客户资料档案管理
4.3.1客户资料档案包括: 药品经营企业和药品零售企业需要提供加盖公章的营业执照和药品经营企业许可证, 医疗机构需要提供医疗机构职业许可证。
4.3.2 新增或变更客户需要填写”客户资料卡”, 并对客户资料进行审核。
4.3.3将客户资料和”客户信息卡”一起放入品种资料夹中, 专夹、 专架管理, 并按照品种的商品名称编号排列。
4.3.4随时将新增、 变更资料放入相应资料夹中保管, 并确保资料在有效期内。
4.3.5定期检查客户的编号, 看是否按顺序排放, 是否有缺漏, 及时调整、 补充。
5.质量记录
《货品、 供应商、 生产厂家系统信息变更( 补充) 卡》
《客户资料卡》