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公司财务部管理手册

57
2020年5月29日
文档仅供参考

财务部管理手册

北京鸣仁别墅装饰有限责任公司
二○○九年一月
目 录
一、部门架构及职能描述 5
1.1 财务部部门架构 5
1.2 部门职能描述 5
二、各岗位职责及权限说明 5
2.1 部门经理职务说明书 5
2.2 会计职务说明书 8
2.3 出纳职务说明书 9
三、财务部日常管理制度 10
3.1 财务部工作职责及行为规范、财务纪律 10
3.2 会计工作管理制度 12
3.3 货币资金管理办法 12
3.4 财务印鉴的使用和保管办法 14
3.5 会计档案管理办法 14
3.6 固定资产、低值易耗品及办公用品管理办法 15
3.7 记账规则及工作程序 16
3.8 费用报销的财务内部规定 17
3.9 资金管理 20
3.10 审计合议制 21
四、附件 21
附件1:<月度财务分析报告模版> 21
附件2:<预算决算表> 24
附件3:<资产负债表> 28
附件4:<质保金资金时点表> 31
附件5:财务周报表 33
附件6:<设计师、经理、经理助理提成比例表> 35
附件7:<材料流量表> 36
附件8:<工程日报表> 38
附件9:<质保金账户收支明细表> 40
附件10:<流动资金占用情况表> 42
附件11:<月费用明细表> 43
附件12:<损益表> 46
附件13:<月度材料库存明细表> 48
附件14:<月度工程施工明细表> 49
附件15:<月度其它应收款明细表> 50
附件16:<月度其它应付款明细表> 51
附件17:<工资、补贴月报表> 52
附件18:<月度应付税金明细表> 53
附件19:<月度摊销费用明细表> 54
附件20:<月度福利费明细表> 55
附件21:<月度预收账款明细表> 55
五、财务部运营体系管理办法 56

<财务部管理手册>
一、部门架构及职能描述
总经理
财务部经理
出纳
会计
1.1 财务部部门架构
1.2 部门职能描述
财务部作为公司的资金管理部门,承担着公司日常财务事务的管理、公司各种费用的审核和报销管理、公司资金管理等事务的责任,因而具有以下几个方面的职责:
1、负责公司各种固定资产的日常管理;
2、负责公司现金流的日常管理和监控;
3、负责为公司员工发放工资;
4、负责公司各种费用的报销;
5、负责公司各种税费的上交和核对;
6、负责公司各种账务的日常管理和监控。

二、各岗位职责及权限说明
2.1 部门经理职务说明书
岗位名称
经理
岗位编号

所在部门
财务部
岗位定员
1人
直接上级
总经理
工资等级

直接下级
会计、出纳
薪酬类型

所辖人员
1-2人
岗位分析日期

本职:负责制定本部门工作计划及工作分工,领导财务部对公司其它部门进行各种日常财务事务的管理,各种费用的审核以及公司资金的管理与运作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:协助总经理,参与经营管理与决策
工作
任务
协助总经理组织制定公司市场发展战略规划,组织并参与公司其它职能战略的制定
参与制定公司年度经营计划、预算方案
参与公司重大财务、人事、业务问题的决策
向总经理和公司管理高层提供各种财务、行政管理及外部政策等各方面信息,为高层决策提供依据和建议
掌握和了解公司内外动态,及时向总经理反映,并提出建议
职
责
二
职责表述:负责公司管理规范的制定执行、负责财务部的建立和完善
工作
任务
领导制定、修改、完善财务部的各种内部管理制度,并监督执行
职
责
三
职责表述:负责财务部工作计划的制定、工作安排及考核
工作
任务
制定本部门工作计划及工作总结、分析
根据本部门工作计划,进行工作安排和分工
根据本部门工作安排,对本部门人员进行绩效考核
随时监督本部门工作执行情况并提供必要的支持和配合
职
责
四
职责表述:负责财务部各种报表、凭证的准确无误
工作
任务
对会计凭证的正确性负责,对会计科目使用的合理性负责,对会计记账的正确性、规范性负责
对会计报表的正确性负责
审核会计凭证及会计账簿,监督检查会计人员工作,检查账簿登录、结转情况,检查核对总账与各明细账汇总金额,每月不定期与出纳盘点现金实物,核对账目,检查记账会计及出纳的账簿登录及结汇情况
负责审定各类业务的会计科目,编制相关业务的转账凭证、审核资金时点表
负责总账的登记,在规定的会计期间内编制、报送会计报表,根据公司管理需要做财务分析报告
职
责
五
职责表述:负责财务部各种日常费用报销的审核、审批
工作
任务
对各类经济活动所发生的收入、支出进行监督
对各项支出的正确性、合理性进行审核、签字
职
责
六
职责表述:负责公司各种财务印章及资料保管
工作
任务
能够根据公司经营管理需要进行财务管理、资金管理
保管财务结算章,在规定权限和范围内使用财务印鉴
保管、监督会计凭证、账簿的存放和使用
职责七
职责表述:完成总经理交办的其它工作任务
权力:
公司重大人事、财务、业务决策建议权
公司发展战略、营销战略建议权
权限内销售合同、供应合同审批权,重大销售合同、供应合同审核权
权限内的财务审批权
对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权,考核评价权
对所属下级的工作的监督、检查权
对所属下级的工作争议有裁决权
工作协作关系:
内部协调关系
总经理、设计部经理、工程部经理、企划部经理、市场部经理、行政部经理、人力资源部经理
外部协调关系
国内外相关政府部门、行业协会等
其它:
使用工具/设备
计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络)、通讯设备
工作环境
办公室,不经常需出差
工作时间特征
工作时间确定,需要加班
所需记录文档
本部门各种计划、各种规章制度、<处罚单>、<奖励单>等
考核指标:
公司现金流合理使用率
各种费用报销准确率
各种印章使用准确率
下属部门预算控制情况、关键人员流失率、下属行为管理
相关部门合作满意度
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注

2.2 会计职务说明书
岗位名称
会计
岗位编号

所在部门
财务部
岗位定员
1人
直接上级
财务部经理
职系

直接下级
无
薪酬类型

所辖人员
无
岗位分析日期

本职:协助经理进行各种账务的制作和管理,保证财务部及公司的良好运作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:协助部门经理,完成各种报表的编制工作
工作
任务
服从工作安排,负责登录、核算各类总账、明细账,并在规定时间内完成
当日经济业务当日处理,当日凭证当日登录,在规定的会计期间终了结算各类账目,核对各级账目之间的钩稽关系,编制会计报表
严格按公司规定及时间要求完成记账、核算、报送报表等工作

职
责
二
职责表述:协助经理进行各类账务凭证的日常管理,并接受监督
工作
任务
对账簿登录的正确性、完整性负责,对报表的正确性、及时性负责
严格按规定保管存放凭证、账簿及其它票据存根
主动接受、配合主管会计查帐、对帐
职
责
三
职责表述:完成公司领导交代的其它事务
权力:
根据公司规章制度对公司账务进行监督的权力
评估公司管理水平并提出改进建议的权力
收集公司员工意见并向行政部经理反馈的权力
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
各合作公司、协会
其它:
使用工具设备
计算机、一般办公设备(电话、打印机、复印机、Internet/Intranet网络)
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间,据需要加班
所需记录文档
汇报文件或各种规章制度等
考核指标:
各种账务制作的准确率
各种账务管理的安全性
考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度
判断与决策能力、分析能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:

2.3 出纳职务说明书
岗位名称
出纳
岗位编号

所在部门
财务部
岗位定员
1人
直接上级
财务部经理
职系

直接下级
无
薪酬类型

所辖人员
无
岗位分析日期

本职:协助经理进行各种日常行政事务的管理、办公用品的保管、来访客户的接待和登记,保证行政部及公司的良好运作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:协助经理处理好公司各种现金及支票事务
工作
任务
负责办理现金、支票的收、支及对现金、支票的保管
负责借款、报销的督促,并对不按规定时间(正常情况下为3天)报销的人,报请分公司总经理给予相应的经济处罚
负责编制资金时点表,财务周报表,经主管会计审核后,报送总公司财务部

职
责
二
职责表述:协助经理进行各类票据的管理
工作
任务
负责票据和有价证券的保管、签发、登记
负责对财务部及各分部的收据使用情况、保管情况进行监督和记录,对其中发现的问题报告分公司主管会计及分公司总经理并及时处理
负责登记现金、银行日记账,填制支出凭证和编制相关会计凭证,当日发生的经济业务须在当日编制凭证并登录账簿,现金日记账及现金必须日清月结,帐实相符,银行日记账必须与银行对账单相符,每月至少编制一张银行对帐调节表
保管、使用银行票据的预留印鉴—人名章
职
责
三
职责表述:协助经理进行账务核对
工作
任务
负责办理物品的入库审核,月末与行政管理账目人员共同盘点出表
每月末或不定期与主管会计清点库存现金,核对日记账,做到账实相符,如果账实不符,需报请领导批准后及时处理,遇有重大空缺必须在第一时间内汇报总公司财务部
职
责
四
职责表述:协助经理进行各种费用报销和审核
工作
任务
负责原始凭证的审核,对不符合公司规定的原始凭证一律不予办理报销和结账手续
负责对客户交纳的存折进行登记、分类保管并返回客户
负责公司员工的工资的发放
负责办理新入职员工的工资卡、折,同时对已离职员工的工资卡、折进行清理
职
责
五
职责表述:完成公司领导交代的其它事务
权力:
根据公司规章制度对公司财务进行监督的权力
评估公司管理水平并提出改进建议的权力
收集公司员工意见并向行政部经理反馈的权力
工作协作关系:
内部协调关系
公司各部门
外部协调关系
各合作公司、协会
其它:
使用工具设备
计算机、一般办公设备(电话、打印机、复印机、Internet/Intranet网络)
工作环境
办公场所
工作时间特征
正常工作时间,据需要加班
所需记录文档
各种财务报表、汇报文件或各种规章制度等
考核指标:
公司各种费用报销的准确率
公司各种银行往来业务办理的准确率
考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度
判断与决策能力、分析能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
三、财务部日常管理制度
3.1 财务部工作职责及行为规范、财务纪律
3.1.1 目的及适用范围
目的:为规范公司财务人员行为,强化内部管理,特制定本制度。
适用范围:公司全体财务人员。
3.1.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.1.3 制度内容
1、会计人员必须熟练掌握、运用国家有关政策、法规、制度、规定及会计核算方法,维护企业利益。对各类经济活动、经济业务进行全面、严格核算和监督。
2、会计人员要克尽职守,严谨工作,严格执行财务制度和会计法规,严格按财务工作程序、规定时间及岗位职责完成本职工作。
3、会计人员要正确、完整、及时的编制会计凭证、登记会计账簿,当天发生的各项经济业务必须在当天处理完毕,并登记各类账簿,做到账账相符,账表相符,账实相符。
4、会计人员应树立为客户服务的意识,主动、热情接待客户,为客户办理各项事宜。为其它部门提供及时、周到的服务,在严格执行财务制度的前提下,保障各部门经营业务的顺利进行。
5、会计人员要严格遵守财务纪律,对公司外部及公司其它部门人员不得谈论公司经营和财务状况,不得谈论财务管理情况,不得谈论与自己本职工作无关的经济业务及账务情况,财务人员有权拒绝支付或报销不合理、用途不清、不符合财务手续、违反财务规定及财务纪律的任何费用。
6、任何人不得以任何理由挪用或向私人借用公款,财务人员必须坚决予以拒绝。
7、总部各级管理人员出差,准许分公司总经理宴请一次,费用不得超过300元,财务人员有权监督。
8、财务人员有权向总部报告财务情况、反映经营状况、汇报违反财务制度的任何人和事,有义务按规定和时间要求向总部填报各种财务报表,分公司会计对报表的真实性和准确性负责。所有的报表须由分公司总经理签字存档。
10、财务各项收款、退款必须填写收入日报表,财务收款日报表中的所有项目必须填写完整,不得有空格、空项。工程款项交付及退款原则上要求客户亲自办理,不允许公司内部人员代理。此规定必须在财务部门明显处放置告示牌向交款人明示。财务收付款项的具体制度分公司应自拟并上报总公司财务备档。
11、分公司不得以任何理由和形式设立”小金库”。
12、违反财务纪律的,一经发现除由责任人承担或赔付全部款项外,并视情节给予处分、罚款、开除等处理。对主动向总部领导反映、汇报违纪情况和人员的员工;对坚持原则、抵制违规行为的财务人员,总部将进行表彰并给予100元至1000元奖励。
13、会计人员对公司的财产有保护、保全、记录、核算的职责和义务。
3.2 会计工作管理制度
3.2.1 目的及适用范围
目的:为规范公司会计日常行为,防止徇私舞弊行为以及规范各种财务报表的编制,特制定本制度。
适用范围:公司会计。
3.2.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.2.3 制度内容
1、会计核算工作要严格遵守财经纪律及相关规定、政策,执行公司的各项规章制度。
2、会计期间分为月、季、年会计核算应按每一个会计期间进行核算,同时编制会计报表,各类经济业务分别反映,会计核算年度自公历1月1日起至12月31日止。
3、会计核算工作按照<企业会计制度>执行。
4、会计记录必须与实际发生的经济业务及证明经济业务的合法凭证为依据,正确、全面、综合地反映各项经济业务及财务状况和经营成果。
5、会计事项处理必须当期进行,收入与成本费用相配比,各类经济业务的收入与成本费用应分别记账内核算。一个会计期间内的各项收入和与其相关联的成本费用在同一个会计期间内核算。同一类经济业务和与其相关联的成本费用进行核算。
6、各项财产物资应按原始成本进行核算,并在取得凭证后进行登记编号造册。
7、会计核算方法前后各期一致,一经确定不得随意更改。
8、每个会计期间结束应进行财务状况分析及下期财务预算,报总公司财务部。具体要求参见公司关于预算报表的相关发文。
9、各类会计账簿、会计凭证分别在指定处保管、存放,每日由主管会计在下班前查点后上锁,账簿与凭证不得离开财务室。每月初装订上月会计凭证,并封章封存,查阅须在主管会计监督下进行。
10、各类报表装订成册,由主管会计统一保管,制作目录,查阅借阅须经总经理批准。
3.3 货币资金管理办法
3.3.1 目的及适用范围
目的:为保护公司资金、防止公司资金流失,特制定本制度。
适用范围:公司财务部全体人员。
3.3.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.3.3 制度内容
1、银行存款
1.1 由出纳保管、购买及签发支票,新购支票一律登记,签发支票时必须在支票登记簿上登记日期、用途、金额、经手人,票根由主管会计、经手人签字,交分公司总经理审核并加盖支票备案名章,后用于支付。
1.2 不得签发空头支票和远期支票,签发支票日期应填写签发当日日期,金额大小写及用途填写齐全。由主管会计复核签字。
1.3 从银行办理信汇、电汇、汇票等业务时,必须报经总经理批准后方可办理。
1.4 千元以上的支出,原则上必须使用支票支付,如不能用支票支付的须经总经理批准。
1.5 领用支票的用于采购付款时,领用人必须即时取得发票,否则支票不得给付对方。
1.6 已签发的支票遗失,使用支票人必须在发现遗失的1小时内报财务部出纳,出纳应立即向银行挂失。由于使用中遗失支票而发生款项损失时,由使用支票人承担全部经济损失。支票遗失由于采取措施果断未造成损失时,也要对责任人处以至少1000元的罚款。
1.7 作废的支票,由出纳进行归档保存。
2、现金
2.1 现金用于支付1000元以下的经济业务支出及离职人员工资、补助、差旅费等。
2.2 收付现金必须核验是否假币,出纳对收付假币负全责。
2.3 不得以白条挂账,借条抵现,不得挪用现金,库存现金不超过5000元。
2.4 当日现金收支必须核算清楚,下班前盘点清楚并与日记账核对,做到账实相符。
2.5 员工办理公司业务借支的现金必须在三天之内归还,如过期不还或未报销者将处以100元罚款。
3、有价票证
3.1 有价票证含:水票、印花税票、发票、收据等。
3.2 有价票证购买时由财务出纳与行政部协同办理入库。
3.3 有价票证由出纳保管,根据分公司规定领用、发放、使用。领用、发放、使用时须有经手人双方签字及明细记录。每月核对账目、盘点实物,统计领用情况,做到帐实相符。
3.4 凡有存根的票据,(发票、收据等)要对存根联进行登记,由责任人保管、稽核。由主管会计进行检查。使用完的票据经出纳、会计人员核对无误后,每本应注明开票金额,整理后交主管会计作为会计档案进行归类保管。凡有缺失的由责任人负全责并处以100元至500元罚款。
3.5 关于收据管理详见<收据管理制度>。
3.6 发票由财务统一购买,由主管会计保管、开据。发票由客户本人持合同原件来公司开,并将与开票金额相符的由财务部开出的收据”客户联”交回。且须在合同上盖”发票已开”字样的章,客户签字办理领取登记。特殊情况下可代开,但须加写委托书。
3.4 财务印鉴的使用和保管办法
3.4.1 目的及适用范围
目的:为规范使用公司财务印章,防止越权或盗用公司印章,维护公司利益,特制定本制度。
适用范围:公司财务部全体人员。
3.4.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.4.3 制度内容
1、财务印鉴指财务专用章和银行票据预留人名章。
2、财务专用章由主管会计保管、盖章。财务专用章只限用于银行支票、发票、财务报表。这三项以外如使用财务专用章须经总经理批准。
3、银行票据预留印鉴人名章,由分公司出纳保管,只限用于银行票据。
4、财务印鉴不得向保管人以外的任何人借用、保管,用印时必须是保管人亲自盖章或在保管人监督下使用。
3.5 会计档案管理办法
3.5.1 目的及适用范围
目的:为妥善保管公司财务档案,防止公司资料流失和外泄,特制定本制度。
适用范围:公司会计。
3.5.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.5.3 制度内容
1、会计档案是指收据、发票、会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料和与财务具体工作有关的合同,每月及每年统一由主管会计负责整理、登记造册,长期保管。
2、对会计档案的管理必须做到妥善保管,存放有序,查找方便,严格执行安全保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
3、会计档案原件上不得借出,如有特殊需要须经总经理批准可提供复印件,交给经办人使用,但不得拆散原有卷册。
4、各类会计档案保管期限分为永久、定期二类。年度会计报表保管期限为永久保存;现金、银行日记账、会计档案保管清册保管期限为25年;会计凭证、明细账、总账、辅助帐保管期限为 ;月、季度会计报表保管期限5年;银行存款余额调节表保管期限3年。
3.6 固定资产、低值易耗品及办公用品管理办法
3.6.1 目的及适用范围
目的:为保护公司财产,防止浪费和徇私舞弊行为,特制定本制度。
适用范围:公司财务部全体人员。
3.6.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.6.3 制度内容
1、各项财产按取得的原始成本计价。购入时必须取得完整、合法的凭证,即时建立、登录财产物品的会计账目,详细登记品名、型号、单价、金额、购置日期等。对实物进行编号登记,领用或使用人或责任人签字负责。
2、固定资产由财务建”固定资产明细账”进行核算,实物由行政部负责监管,并于每季度末对在用固定资产进行盘点,盘点表经财务、行政相关人员签字后上报总公司财务部。
3、低值易耗品和办公用品由财务建二级账目核算,由行政部建三级账目对实物进行监管,双方互相核对,对在用”低值易耗品”季报盘存,对”办公用品等库存材料”月报盘存。
4、办公用耗材应尽量减少库存,以一个月用量为基本采购数量。购买时由行政部办理入库,财务人员监督,凭入库单报销。
5、购置单价在500元以上的固定资产及低值易耗品,须报总公司认可批准后方可购买和报销。
3.7 记账规则及工作程序
3.7.1 目的及适用范围
目的:为规范公司财务部员工日常记账标准和流程,特制定本制度。
适用范围:公司财务部全体人员。
3.7.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.7.3 制度内容
(一)、基本原则
1、我公司采用的记账方法是借贷记账法。
2、出纳人员根据审核无误的原始凭证编制记账凭证,登记现金、银行日记账。
3、会计人员根据主管会计审核后的记账凭证和转账凭证登记明细分类账,编制科目汇总表,登记总账,编制有关的会计报表。
4、主管会计根据各种明细账及相关的汇总资料、报表,编制财务经营状况表和有关各类财务数据及财务报表。
5、一个财务人员能够兼管几个岗位的工作,或将一个岗位的工作分由几个人管理,但必须遵循出纳人员不得兼管稽核,会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作的规定。
6、主管会计对会计工作负全责,其它人员各负其责,互相配合。
(二)、收款的规定和程序
1、日常由出纳负责收款,节假日由主管会计统一安排财务部人员值班。各项经济业务收入的款项须按照类别进行归类登记,在收款日表上登记日期、款项、金额、设计室、开据的收据号及双方经手人等内容一并填写齐全,收入任何款项均须开据公司统一收据。
2、值班人员所收款项应于次日交接给出纳而且双方要做交接记录。
3、由主管会计或主管会计安排的记账会计对收入的款项进行审核。
4、记账会计依据审核后的凭证记账。
(三)、退款的规定和程序
1、工程退款须客户亲自办理,特殊情况可写委托书指定委托人办理。但超过 元的款项不允许代办退款。
2、退款的办理程序应按分公司财务部下发的退款程序办理。
3、分公司自拟的退款制度、程序、表格须报总公司批准。
3.8 费用报销的财务内部规定
3.8.1 目的及适用范围
目的:为规范公司员工报销流程,明确报销标准和要求,特制定本制度。
适用范围:公司全体员工。
3.8.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.8.3 制度内容
(一)、借款
1、部门填写用款的<报请审批单>,经手人、部门经理签字,总经理批准并签字,出纳审核用途、金额及各项签字正确、齐全交主管会计审核签字后付款。
2、财务借款凭证须经手人、出纳、会计主管签字。
3、凡借款款项必须在三日内,立即销账,如财务发现逾期不予销账的情况有权对当事人提出质疑并报批对其进行相应处罚。特殊情况下经分公司总经理允许可适当延期,对于延期的由分公司总经理负全责,若主管会计盘点时发现有超过三天的借款出纳既未销帐又未汇报则对出纳将予以警告、罚款,情节严重的将汇报总公司财务。
填写<报请审批单>
总经理签字
出纳审核
财务部经理审核
借款人领款
所在部门经理签字
借款流程
(二)、报销
1、出纳审核原始凭证后填写支出凭证。原始凭证的要求:抬头、名称、型号、项目、金额、数量、日期、大小写、印章齐全、正确的税务部门发售的统一发票,凡有一项不符不予办理报销手续。固定面额的发票,必须注明日期、实际发生金额。
2、一次性购买数量较多的物品或材料,发票填写不下的可附明细单,明细单需加盖与发票一致的印章。
3、支出凭证须经手人、出纳、主管会计、总经理(按以上顺序)签字后予以报销,凭证加盖”付讫”章。
4、支出凭证大小写金额、名称、项目均不得涂改,凭证金额必须与原始发票金额一致。实际支出小于票面金额的由主管会计在发票上签字注明。实际支出大于票面金额的退回重新开具发票。”付讫”印章不得压在付款金额上。
5、支票付款由出纳制作支出凭证,主管会计、经手人在支出凭证及支票票根签字后,报总经理,总经理在凭证上签字后方能付款。
6、找总经理审批时,凡是事先申请用款的,须带申请表一同交总经理审批。
7、白条和收据一律不得报销入账,如仍查出有白条和收据入账情况则给予相应人员一次性20-50元的罚款。
(三)、关于广告费用、宣传印刷品费用、小区费用、展会费用。
1、每月25日前将与下月预算项目相对应的广告详细计划(包括媒体、登播日期、版式、刊列价及折扣价);印刷宣传品计划(包括用途、厂家、印数、单价、纸质及版式尺寸);小区宣传费计划(包括开发地点、费用构成项目明细、产值效果预期及分析);展会计划(包括展会定位分析,费用构成项目明细,产值效果预期及分析)报外埠管理中心审核。此项目具体要求参见外埠管理中心相关表格。由外埠管理中心审核后交总经理审批,批件传真分公司财务、企划备案,原件由总办转交总公司财务部备档。
2、对于已签订的广告合同、印刷合同、小区开发协议及展会合同必须在签订后及时转分公司财务备档。每笔支出报销由分公司财务严格核对合同与计划中对应的项目、时间、价格,确定无误后制单、总经理签字后支付。须注意媒体广告须由财务保留刊样,印刷品须保留样件。若财务部对不符合本条规定的广告、宣传费用予以报销,总公司财务审计后发现将追究当事人及相关领导的监督责任。
3、临时性广告费用由分公司报总部,经总经理批准后,分公司财务方能付款,须增补入当月预算中进行考核。相关报销手续同上。
4、广告、印刷品、小区费、展会费用支出,每年须控制在预算制度要求内;对于超支情况分公司主管会计必须及时向分公司总经理汇报,分公司总经理应对广告费用的总体比例按总公司要求进行控制。
5、广告价格由分公司总经理与广告公司洽谈。财务部门对广告刊登和播出价格是否合理必须进行监督、检查,对不合理价格必须进行核实。如审计发现价格不合理则直接追究当事人的责任。
6、预交广告费最长不得超过一个月。
7、广告费必须取得广告业专用发票。
8、用于广告宣传和小区的费用不得混用(小区费用分名目、分小区单独申报,单独核销)。
(四)、关于办公费
1、各分公司必须制订办公用品品种、价格标准及分公司和分公司各部门消耗定额,于每年年初报总部批准后备案,并作为分公司办公用品消耗控制指标,如出现超支须报总部审批。
2、各分公司应每月制定办公用品购买计划,由分公司财务主管审核、分公司总经理审批,行政部门按审批后的计划进行购买,对计划外加购的物品应补办计划购买。
3、办公过程所需固定费用开支,如办公费、通讯费,汽车费,水电费,维护修缮费等,各外埠分公司应制定管理制度进行责任管理以降低成本费用水平,对审计过种中发现无制度或管理混乱,费用水平不合理的情况,直接对分公司总经理及责任人做出相应处罚。
(五)、关于业务招待费及特殊性费用
1、业务招待费指分公司为完成分公司某项工作与外界(其它单位)有关部门的负责人、主管人员等就餐或向其赠送礼品的费用,特殊性费用指对员工的临时性、奖励性的奖金、补助、补贴等
2、此项费用需有事项说明、实际发生金额、经办人签字、总经理签字方可报销,凡事项不明、手续不全、发票不合规定的财务人员有权拒绝报销。
3、业务招待费及特殊性费用不得超过月总产值的0.3%(此项费用能够跨月、累计使用、但不得预支)。
4、对此费用支出的明细分公司财务负有监督、审核的义务,总公司财务将进行审计,对审计不合规定可要求责任人退回。
(六)、关于差旅费
1、差旅费指分公司总经理与其它分公司工作人员因工作需要(述职、开会、内调)交通费用,总公司派驻外埠工作的人员每年一次回家的往返交通费用。
2、分公司总经理交通工具为飞机经济舱,火车软卧。其它工作人员为火车硬卧。
3、出租车费为总公司与分公司未接送的,机场到公司的车费。过路、停车费为公司派车接送的过路、过桥及停车费用。
3.9 资金管理
3.9.1 目的及适用范围
目的:为规范公司行为,防止公司资金流失,保护公司资金,特制定本制度。
适用范围:公司全体人员。
3.9.2 执行部门
本制度由公司总经理和财务部经理监督执行。
3.9.3 制度内容
1、净流动资金定额为20万元,流动资金超过20万元时须将超出部分的资金转汇到总公司账户。
2、任何人不得、无权借用或挪用公司资金,财务人员与分公司负责人相互监督,财务人员要严格执行财务纪律。
3、每月末最后一天,会计与出纳须进行库存现金与银行存款的盘点并与日记账和对账单核对,长、短款当时做账务处理,并在三天内找出原因同时向总公司财务报告。
4、每日下班时保险柜内存放现金不得超过5000元。当日收款应当存入银行,如不能当日存入银行,由分公司总经理与财务共同制定处理办法后,报总公司财务,经批准后依规定处理。
5、分公司开立账户时,须选择能够电话查询余额的银行,并将查询号码、密码告知总公司财务。
3.10 审计合议制
3.10.1 目的及适用范围
目的:为规范各直营公司行为,加强总部对各分公司的监控力度,明确总部对分公司的监控方式和方法,特制定本制度。
适用范围:外埠管理中心、各直营公司。
3.10.2 执行部门
本制度由外埠管理中心监督执行。
3.10.3 制度内容
1、总公司外埠管理中心将以季度为单位对各外埠分公司进行审计。
2、由外埠管理中心组织对审计的结果进行合议,出具合议结论。
3、预算支付的各项成本费用,在审计过程中如发现有项目不真实、费用水平不合理、办理手续不齐全的,总公司外埠管理中心将合议对该分公司总经理及相关人员严肃处理。
4、纳入月度预算的成本、费用,对成本、费用的明细计划总公司外埠管理中心将于每月30日前批复,对已批复的预算内支出将不再报批。
四、附件
附件1:<月度财务分析报告模版>
<月度财务分析报告模版>
一、盈亏状况
**月份签单数量**个,总产值为***元,超额完成分公司*月计划产值**万元。比**月产值增加***万元。本月工程毛利率**%,工程毛利为**万元,减去设计师及业务员提成**万元及税金**万元,本月实际毛利额为*万元,减去费用总额**元,**月份亏损/赢利**万元。
本月广告宣传费用总额约**万元,其中广告费支出**万元(为**年应付广告费),宣传费支出**元。另摊销广告费为**元。
**月份为家装淡季,又正逢春节,在大多数客户选择节后装修,客流量减少的情况下,本月签单总额较上月及去年同期明显上升。能够看出:春节前总公司发展中心小组成员领导分公司的宣传准备工作很有成效,及时调整了营销政策,采取多种营销手段继续推出优惠政策,加大广告宣传力度,实现了”节前造势,节后收获”的初期目标。
二、资金状况
本月现金流入总额**万元,为工程款收入**万;现金流出额**万元,包括工程款支出**万元,材料费支出**万元,工资、提成等人员支出**万元,广告宣传支出**万元(其中**万元为预付广告款),税金支出**万元等,现金总收入小于总支出,现金流量净额为**万元。
从**月底的<流动资金占用情况表>看,**月底资金余额为**万元,应收、应付工程款净额为**万元,应收款项为**万元,应付款项总额为**万元,流动资金净额为**万元,资金缺口比上月增加**万元。这主要包括:应收款项中租房押金**万,垫付公司款项**元等;应付款项包括总公司垫付款**万元,**公司借款**万元,应付材料款**万元,应交税金**万元。
在总公司的大力支持下,**月份渡过资金紧张的难关。**月份公司努力提高产值,开源节流,控制好了广告、宣传费支出,做好了资金支付计划,特别是工程款拨付计划。在总公司的各方面支持下,**公司将继续努力在产值提高的基础上控制好各项支出,争取更大赢利。
三、资产、负债
本月资产总值**万元,存货**万元;其中工程施工(在施工程成本)为**万元;固定资产原值**万元,累计折旧**万元,净值**万元。
负债总额为**万元,预收工程款为**万元,应付税费为**万元,应付款项为**万元,包括应付总公司**万元,应付**公司**万元(已于**月**日还款)。
四、质保金结余情况
截止**月**日,质保金帐户累计余额为**元,其中工长质保金**元,罚款合计**元,材料商返款**元;宣传费**元,律师费**元,CEO入展览费**元,扣工长、设计师承包税**元,**年**月**取款**元。

财务部
****年**月**日

附件2:<预算决算表>
<月度预决算表>单位:元
项目
行
贡献预算
预算比例分析
资金预算
贡献决算
决算比例分析
资金决算
备注
人员(人)
1

毛
利
额
部
门
毛
利
工程产值
2

工程收入
3

家居收入
4

设计收入
5

辅材收入
6

主材收入
7

其它收入
8

凡不能列入以上项目的收入可在本行填列,在备注中列明
收入合计
9

填列以上收入的合计数
工程成本
10

家居成本
11

辅材成本
12

主材成本
13

其它成本
14

成本合计
15

综合成本率
16

工程毛利额
17

家居毛利额
18

设计毛利额
19

辅材毛利额
20

主材毛利额
21

由财务填列
其它毛利额
22

由财务填列