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预付账款管理制度

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2020年4月19日
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预付账款管理办法

第一条 预付账款的定义
预付账款是指单位按照各类经济合同的规定预付给供应单位的款项。

第二条 预付账款管理的分工
（一）预付款申请部门负责控制预付款项的发生；检查预付款的必要性，相关内容的全面性，要求的合规性、合理性、金额的准确性；跟踪预付款项的使用情况，并根据财务部门提供的信息及时与供应商、劳务提供方或承包商联系，清理预付款项。
（二）合约管理部负责审核合同或协议中有关预付款项的条款的完整性及合理性；审查预付款的必要性，付款时点的准确性，相关内容的全面性，要求的合规性、合理性、金额的准确性。
（三）成本管理部负责审核预付款金额的合规性,审查预付款的必要性，付款时点的准确性，相关内容的全面性，要求的合规性、合理性、金额的准确性。
（四）财务管理部负责审核预付款项材料的合规性；跟踪统计预付款执行情况，并及时将其反馈到预付款申请部门。
（五）行政人力部负责建立EAP系统中相关表单及数据摘取、汇总的功能，维护相关信息体统的运行维护，并落实相关责任考核等事宜。

第三条 预付账款支付的原则
（一）预付款申请部门应充分利用自身的资信优势，原则上尽量避免采用预付款结算方式。如确需支付预付款项的，则在合同或协议的条款中必须对预付款项支付金额或比例，支付时点、核销或收回时点等有明确的规定。
（二）支付的预付款项不得超过合同约定的合理期限，累计支付的预付款金额应控制在合同标的以内。
（三）除水、电、燃气等特殊部门已出具付款通知书外，其它尚未未签订合同或协议的，一律禁止支付预付款项，更不得签订虚假合同以获取预付款项。

第四条 预付账款的支付流程
（一）工程项目涉及预付账款的
1、申请人填写《项目付款审批表》并在付款性质栏勾选“预付款”，追加列明预付款性质及原因、累计未收回或核销的金额、预计核销或收回时点、责任人等相关要素后提交责任人确认。
2、责任人确认后上述事项后方可正式提交付款审批流程。
3、财务管理部收到审批完成材料后办理付款手续。
（二）其它项目涉及预付账款的
1、填写《预付款申请书》，列明合同名称、合同金额、预付款性质、预付款原因、预计核销或收回时间、责任人等相关要素后提交责任人确认。
2、责任人确认后上述事项后方可正式提交付款审批流程。
3、财务管理部收到审批完成材料后办理付款手续。

第五条 预付账款台账管理
（一）预付款申请部门应安排人员建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动，余额、发生时间、对方负责人、经办人、当前对方的经营状况预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。
（二）财务管理部应建立预付账款台账，分单位、分项目逐笔登记预付账款变动情况，监控预付账款核销及回收情况，定期编制预付账款账龄分析表（最长不超过六个月），并报送财务管理部经理和财务总监。

第六条 预付账款的清理
（一）财务管理部定期开展预付账款核销及回收统计、清理工作，对超过规定账龄的预付账款及时经过EAP系统发起预付款催收流程。
（二）预付款申请部门应在收到催收流程后积极履行相关核查事宜，由部门负责人牵头领导，组织有关人员对清查结果进行分析。对较长时间（半年以上）不处理的预付账款及定金，要在查明原因的基础上，制定清理计划，出现异常情况的要及时处理。
（三）预付款申请部门应于10个工作日内在EAP系统中回复财务管理部并抄送其分管领导。
（四）财务管理部在接到回复后进行复核，并将复核结果经过EAP系统推送财务管理部经理、财务总监及总经理。
（五）如预付款申请部门超过10个工作日才回复财务管理部或存在核查、催收不力的，财务管理部有权将相关情况推送行政人事部。
（六）行政人事部应根据业务部门核查及催收的完成情况及时落实到业务部门的相关绩效考核。
（七）如催收责任人发生职务调动或离职等情况应及时将相关材料移交给新村收责任人。

第七条 预付账款的坏账处理
（一）财务管理部采用单项测试法计提坏账准备，根据业务部门反馈的信息，定期评估预付账款核销或收回的可能性，如有材料证明存在无法核销或收回的款项的，则按照会计准则的要求计提还账准备。
（二）根据经确切材料证实已形成坏账并造成损失的，应由预付款申请部门查明原因，如属于催收不力等原因造成的损失可追究相关责任人的责任。
（三）核销坏账时需经相关责任部门负责人、分管领导、财务总监及总经理审批后方可执行。
（四）对已核销的坏账损失仍需移交专门机构或专人追索，并要另立备查薄登记，做到账销案存。
（五）对己注销的坏账又收回时，财务管理部应及时入账，防止形成账外资金。