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专项分包招标管理流程概述

11
2020年5月29日
文档仅供参考

1. 流程图:

2. 流程节点说明:
步骤
工作内容的简要叙述
重要输入
重要输出
备注
1
编制<分包工程招标计划>:
1、 组织:项目公司工程管理部
2、 审核:项目公司总经理、总公司工程管理中心
3、 审批:工程管理中心主管副总
4、 备案:集团工程审计中心
<工程采购总体计划>
<工程招标计划>

2
召开标前会议,协调招标准备工作:
1、 组织:项目公司工程管理部
2、 参与:招标工作小组

<招标预备会会议纪要>

3
<招标文件>编制准备:
1、 总公司设计管理中心负责按计划提交确定版施工图设计图纸、材料设备选型参数
2、 总公司物资部负责按计划提供材料样板、甲供材料范围清单
3、 总公司成本管理部负责按计划编制(或委托造价咨询公司编制)并提交工程量清单、标底
4、 项目公司工程管理部负责编制招标文件技术及现场管理部分,总公司工程管理中心提供技术支持
5、 项目公司成本部负责编制招标文件商务经济部分
<总分包工程范围及采购方式建议>

设计图纸、材料设备选型、甲供材范围、工程量清单可提前完成确定
4
汇总编制<招标文件>:
1、 组织:项目公司工程管理部
2、 参与:项目公司成本部
3、 审核:项目公司总经理、工程管理中心
4、 审批:工程管理中心主管副总
5、 <招标文件>内容视工程实际情况不同,一般应包括下列内容:
a) 投标邀请书;
b) 投标须知;
c) 投标保证金;
d) 投标书;
e) 合同文件;
f) 工程规范及技术要求;
g) 工程量计算规则及单价说明;
h) 工程量清单;
i) 招标用图纸;
j) 评标标准及方法;
k) 其它应当说明事项;

<招标文件>、<招标文件审批表>

5
发布招标公告或投标邀请:
1、 属公开招标的,项目公司工程管理部负责发布<招标公告>
2、 属邀请招标的,项目公司工程管理部负责组织考察以初步确定投标单位,或从工程供方信息库(A、B类)中选择,发出<投标邀请>
3、 潜在投标方提交资格预审文件,工程管理部负责组织收集整理<工程供方信息纪录表>
<工程招标计划>
<招标公告>或<投标邀请>、<工程供方信息纪录表>

6
资格预审:
1、 项目公司工程管理部负责组织潜在投标方资格预审,填报<投标资格审批表>
a) 对前期未合作过的单位,项目公司工程管理部组织相关部门实地考察,填写<工程供方考察评分表>,提交招标工作小组
b) 对前期合作过的单位,提取前期合作的<工程供方履约评估表>,供本次投标资格审批参考
c) 对正进行第一次合作,且未做履约评估的单位,原则上不邀请参加本次投标
<工程供方信息纪录表>、<工程供方考察评分表>、<工程供方履约评估表>、<工程招标计划>
<投标资格审批表>
邀请招标工程无需资格预审,直接进入(8)发标阶段
7
入围单位确认:
1、 审核:招标工作小组
2、 审批:招标工作小组组长
<投标资格审批表>、<工程招标计划>

8
发标:
1、 项目公司工程管理部负责发放<招标文件>
a) 自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不少于二十日;
2、 项目公司财务部负责收取投标保证金
a) 投标保证金除现金外,能够是银行出具的银行保函、保兑支票、银行汇票或现金支票;
b) 投标保证金一般不超过投标总价的百分之二,最高不得超过八十万元人民币;
c) 投标保证金有效期应当超出投标有效期三十天;
<工程招标计划>

9
现场踏勘、招标答疑:
1、 项目公司工程管理部组织项目公司设计部、前期部进行现场踏勘,现场解答问题,总公司工程管理中心可选择参与,提供支持
a) 现场踏勘应在发售招标文件后的约定时间统一组织,统一介绍;
b) 对各投标人问题的回复,应在<招标答疑会会议纪要>中予以书面确认,并发放所有投标人,作为招标文件的组成部分;
2、 项目公司工程管理部组织项目公司设计部、前期部进行现场踏勘,现场解答问题,总公司工程管理中心可选择参与,提供支持
a) 设计部负责答复设计方案/技术条款问题;
b) 工程管理部负责答复现场管理问题;
c) 成本部负责答复商务经济条款问题;
d) 工程管理部汇总形成<招标答疑会会议纪要>,发放所有投标人,作为招标文件的组成部分;
<工程招标计划>
<招标答疑会会议纪要>

10
收标、开标:
1、 项目公司工程管理部负责按照<招标文件>的要求接收投标人的<投标文件>,下列情形投标文件不予受理:
a) 投标人未按<招标文件>要求提交投标保证金;
b) 逾期送达或者未送达指定地点;
c) 未按<招标文件>要求密封;
2、 项目公司工程管理部负责按照<招标文件>规定的时间组织召开开标会,当众宣读/宣布:
a) 宣布有效投标人名单;
b) 有标底的招标项目,宣布标底;
c) 宣读各有效投标书中的商务标主要数据;
3、 所有宣读和宣布的事项均应记录在公示板上,招标合约部负责记录开标会情况,形成<开标结果登记表>,由招标工作小组所有成员见证并签名确认
4、 下列情形在招标工作小组初审后确定为废标:
a) 无单位盖章并无法定代表人或法定代表人授权的代理人签字或盖章;
b) 未按规定的格式填写,内容不全或关键字迹模糊、无法辨认;
c) 投标人递交两份或多份内容不同的投标文件,或在一份投标文件中对同一招标项目报有两个或多个报价,且未声明哪一个有效;
d) 投标人名称或组织结构与资格预审时不一致;
<工程招标计划>
<开标会投标单位签到表>、<开标结果登记表>

11
评标
1、 项目公司工程管理部负责编制<技术标评审报告>,提出技术标评审意见,总公司工程管理中心协助
2、 项目公司成本部负责编制<经济标评审报告>,提出经济标评审意见,总公司成本管理部协助
3、 项目公司工程管理部负责综合各方面的评标意见,按<招标文件>的<评标细则>,计算出各投标单位的综合排名
<招标文件>
<技术标评审报告>、<经济标评审报告>

12
澄清性谈判
1、 评标过程中发现的<投标文件>中的疑问,统一由工程管理部组织相关部门与投标人进行澄清性谈判;
a) 澄清性谈判不得对<投标文件>有实质性修改;
b) 澄清性谈判需有不同部门的三人以上共同与投标人展开,谈判内容需全部记录在<合同约谈记录表>中,谈判参与人均需签字确认;

<合同约谈记录表>

13
推荐/确定中标单位
1、 招标工作小组组长组织定标会议:
a) 项目公司工程管理部按<技术标评审报告>宣读评审意见;
b) 项目公司成本部按<经济标评审报告>宣读评审意见;
c) 项目公司工程管理部宣读各投标人综合排名顺序;
2、 工程管理部填报<评标定标审批表>
a) 集团工程审计中心负责当场复核工程管理部对<评标细则>的遵循情况,并在<定标审批表>中签署专项意见;
b) 审核:招标工作小组、工程管理中心主管副总、财务资金中心主管副总
c) 审批:合同金额≦１００万元,由总公司总经理负责审批;合同金额＞１００万元,由集团董事长负责审批,总公司总经理审核;
<技术标评审报告>、<经济标评审报告>
<评标定标审批表>

14
中标/未中标手续
1、 项目公司工程管理部负责发出<中标通知书>,项目公司成本部负责按照<合同管理流程>组织进行合同洽商、合同拟定、合同审批,处理合同条件变更事项
2、 项目公司工程管理部负责发出<未中标通知书>,在规定期限内交回完整图纸资料的,财务部负责返还未中标单位的投标保证金
<评标定标审批表>
<中标通知书>、<未中标通知书>

15
招投标总结报告
1、 项目公司工程管理部负责组织编制<招投标总结报告>,并整理相关资料提交行政法务部存档,报告至少应包括下列内容:
a) 招标范围;
b) 招标方式和发布招标公告的媒介;
c) 招标文件中投标人须知、技术条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容;
d) 招标/评标小组的组成及评标报告;
e) 中标结果;

<招投标总结报告>

3. 记录要求:
序号
记录名称
附表
1
<工程招标计划>

2
<招标预备会会议纪要>

3
<招标文件审批表>

4
<工程供方信息登记表>

5
<工程供方考察评分表>

6
<工程供方履约评估表>

7
<投标资格审批表>

8
<招标答疑会会议纪要>

9
<开标会投标单位签到表>

10
<开标结果登记表>

11
<技术标评审报告>

12
<经济标评审报告>

13
<合同约谈记录表>

14
<评标定标审批表>

15
<中标通知书>