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申购管理制度

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2020年4月19日
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酒店物资采购管理制度
物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。
采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其它部门应予以支持、配合、监督。
l、采购的计划管理
加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。
(1)房务部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，并于每月末报下月份“物资需求计划”交财务成本控制审核，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后转采购员；
(2)仓库补充请购，由仓库保管根据业务需要提出申请，填写物品申购单，交财务成本控制审核，送财务经理审批，报总经理批准后，转采购部；
(3)其它零星物品的申购，由使用部门提出申请，经理根据库存情况审核签字，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员；
(4)食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，交财务成本控制审核，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员；
(5)餐饮部每天需购入的鲜活原料，由厨师长、餐饮总监签字后，于下午5：00前将采购单报采购员。
2、采购物资的择商和价格管理
采购物品坚持货比三家，严格价格控制。
(1)所有申购计划或申购单送到采购员后，由其具体负责对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；
(2)采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务治谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员；
(3)供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明；
(4)所有采购物资的择商报价,必须由采购部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应厂商；
(5)鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，市场询价小组（财务人员）每周需作市场询价，根据市场价格和采购价格对比并作出分析，上报主管副总、总经理。
3、采购物资的审批
所有采购物资经审批手续齐全后，方能实施购买。
(1)采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”对申购物资进行审核签字后，送财务经理，主管副总审批,送总经理批准后，转采购员进行采购；
（2）采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员进行采购；

（3）采购原材料由各厨房于每日下午3点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日上午9点前准时到货。
5、采购物资的验收和运输
把好物资验收关，对不符合采购申请单内容的物资一律拒收或补办手续。
(1)无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，必须首先与仓管员联系验收，不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门；
(2)各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，所有进货均应过磅点数；
(3)进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收；
(4)验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，验收合格仓管员开据“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认；
(5)验收入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格由保管员开据“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认；
(6)验收食品原材料，按照开好的“收货记录”（为了方便收货“收货记录”是按“采购单”事先填制好的），收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格收货员、厨师长、供货商同时签字确认；
(7)所有进货如发现与申购单内容不符，收货员或仓管员有权拒收，并及时上报，对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据；
6、特殊采购物资
(1)对一些技术性强，或有特殊要求的采购物资，采购员能够邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买；
(2)一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。
7、采购物资的结算方式
物资验收后，以“收货记录”做为结算依据，结算方式一律采用定期支付，特殊情况可支付现金，如青菜、农副产品供货商可根据情况特殊处理。