股份公司费用报销制度资料.doc

XXXXXX股份有限公司 费用管理制度

XXXXXX公司管理制度
—————————————————————————————

费用管理制度

XXXXXX股份有限公司

1、目的
为加强公司流动资金管理，提高财务管理效率，规范员工借款及费用报销行为，特制订本管理制度。
2、适用范围
本规定适用于管理企业员工借款及费用报销行为。
3、术语定义
无
4、职责
4.1财务部是员工借款及费用报销管理的归口部门。
4.1.1负责员工借款及费用报销的审核及办理。
4.1.2负责监督各部门、各项目费用预算的执行。
4.2其他部门
4.2.1负责编制本部门的年度费用预算；
4.2.2负责编制各项目费用预算；
5、管理内容和规定
5.1借款:
5.1.1借款原则
5.1.1.1严格执行“前款不清，后款不借”原则。
5.1.1.2常规借款均采用电汇方式汇入借款人银行卡内（默认员工工资卡）。
5.1.1.3现金借款金额超过5000元（含5000元），需提前一天通知财务部。
5.1.1.4 500元以上招待费借款需填写招待费审批表。
5.1.1.5差旅费借款需填写出差计划表。
5.1.1.6首次借款及汇款信息发生变更的员工，需在借款单据上列明：收款人姓名/单位名称、账号、具体开户行。
5.1.2审批权限

级别
部门经理
副总监
总监/副总工程师
副总经理/总工程师
副总裁
总裁
财务经理
财务总监
审批流程
审核
审批
审批
审批
审批
审批
审核
审批
5.2费用报销：
5.2.1报销原则：
5.2.1.1项目施工期间,项目组成员采用项目报销标准报销。
5.2.1.2项目已完工，后续服务期间，员工到项目所在地出差，按常规出差标准报销。
5.2.1.3员工借款报销期限为业务发生后15日内（其中：差旅费报销为返回公司后7日内）。
5.2.1.4员工非借款报销期限为业务发生后30日内（发生日期以票据日期为准；报销日期以信息化填写日期为准）。
5.2.1.5报销单据必须是经国家税务机关监制的正规发票，白条或收据不予报销。
5.2.1.6跨年度发票需在次年1月31日前报销。
5.2.1.7财务部每月初将员工个人欠款明细发邮件告知本人及其上级主管，自邮件发送之日起30日内未清理欠款又无合理解释者，从其工资中扣除所欠款项。
5.2.1.8项目施工现场费用,当月发生的费用，于次月5日前寄至公司,统一报销。项目经理对所报销票据的真实性、合理性、合法性负责。
5.2.1.9为单一项目出差时，单据填写要求如下：
5.2.1.9.1报销单上注明出差起始日、结束日及出差天数；
5.2.1.9.2按票据费用类别填写金额；
5.2.1.9.3原始单据按发生日期顺序分类粘贴；
5.2.1.9.4招待费注明发生日期，住宿费注明发生日期、金额、人数、房间数。
5.2.1.10为多项目出差时，除上述要求外，还需分别列示各项目费用发生明细。
5.2.1.11超期一个月不足两个月的票据按原标准的90%报销，超期两个月不足三个月，按原标准的80%报销，超期三个月的票据不予报销。（超期依据：票据日期及信息化填写日期）。
5.2.2项目报销标准：
5.2.2.1项目施工期间，交通费、伙食费、住宿费，采用包干方式报销，标准如下：

职位
类别
员工
项目总工
项目经理
金额（元/天）
A
150.00
170.00
180.00
B
130.00
150.00
160.00
5.2.2.1.1 A区:华中、华东、华南、华北、东北。
5.2.2.1.2 B区:西北、西南。
5.2.2.1.3 特殊地区，特殊规定。（如高原地区、高寒地区、高温地区等）
5.2.2.2项目施工期间，如公司统一提供住宿，包干方式报销标准如下：

职位
类别
员工
项目总工
项目经理
金额（元/天）
A
70.00
90.00
100.00
B
50.00
70.00
80.00

5.2.2.3为便于财务管理，采用包干方式进行报销的员工需提供包干费用内容对应票据。（如交通费发票、住宿费发票等）
5.2.2.4已报销项目费用总额接近项目费用预算总额时（差额≤20000元），由财务部告知工程部加以警示，当已报销项目费用总额超出项目费用预算总额时，停止项目费用报销。
5.2.2.5总监及总监以上人员去项目施工现场出差，按出差标准报销，不按项目报销标准报销（兼任项目经理除外）。
5.2.2.6项目组成员根据公司或项目需要，到异地出差，按照项目报销标准报销，不按出差标准报销，出差费用列入项目部总包费用内。
5.2.2.7技术中心、设计部、采购部、综合管理部等与项目实施相关的部门人员，在项目所在地出差，单次出差时间超过30天，按项目报销标准报销。
5.2.2.8员工去异地出差，乘坐交通工具途中，不再报销其他交通费用。
5.2.2.9项目组成员报销项目费用，严格按现场考勤表记录的人员及天数计算。且提供的往返交通票据要与考勤记录相一致。
5.3通讯费及市内交通费报销规定：
5.3.1通讯费凭电信、联通、移动专用话费发票报销，充值发票不予报销。
5.3.2通讯费、交通费按标准报销，超出标准按标准，不足标准据实报销。按月报销，不予累计。因出差产生的漫游费用另作规定。
5.3.3为节约通讯费，长驻项目施工现场人员，移动电话尽量办理当地卡，并报公司备案。
5.3.4通讯费及交通费标准的调整：
5.3.4.1因人员岗位变动或实际业务发展需对原标准进行调整时，需填写《通讯费及交通费调整申请表》（具体格式见附表3），经部门主管、副总裁、总裁、人事行政总监签字审批，报财务部及信息化备案。
5.3.4.2执行日期以签字人最晚签字日期为准。（最晚签字日期为当月15日前，当月始按新标准报销，最晚签字日期为15日后，次月始按新标准报销。）
5.3.5某岗位人员执行特殊任务，需要较高的话费或交通费支出时，可由岗位人员提出申请，经部门主管、副总裁、总裁、人事行政总监签字审批,单独核定特殊任务通讯费或交通费，报财务部及信息化备案。待任务完成后，再按正常标准报销。
5.3.6所有报销通讯费人员必须保持24小时开机，凡发现随意关机者，第一次提醒，第二次警告，第三次则取消其该月通讯费报销资格。
5.3.7因出差产生的漫游长途通话费报销作以下规定：
5.3.7.1报销人当月话费超过额定标准时，从话费总额中减除长途话费及漫游费金额，其余额加7.2所算金额，合计金额即为本月可报销话费金额。
5.3.7.2长途话费小于等于漫游费金额时,按两项金额合计的80%计算；大于漫游费金额时,按漫游费两倍金额的80％计算。
5.3.7.3试用期员工不能报销日常话费,如因公出差,可按以下标准报销漫游长途通话费。
5.3.7.3.1 长途话费小于等于漫游费金额时,按两项金额合计的70%报销。
5.3.7.3.2 长途话费大于漫游费金额时,按漫游费两倍金额的70％报销。
5.3.8一般情况下不允许乘坐出租车,以下情况经部门主管同意后，允许单程乘坐。
5.3.8.1加班时间晚，没有公交车。
5.3.8.2携带20公斤以上公物或大额现金、支票、有价证券等。
5.3.8.3时间紧迫或接送公司客人。
5.3.9报销出租车费时,当事人应注明时间、起止地点 、事由，再按流程报销。
5.3.10乘坐飞机出差，允许乘坐机场巴士抵达机场，不得乘坐出租车或包车，特殊情况需经部门主管批准，并于报销票据背面签字确认。
5.3.11附表1：手机话费、交通费标准：

人员类别
话费
（元/月）
交通费
（元/月）
副总经理/总工程师/分公司总经理
业务管理
500
600
职能管理
400
500
总监/副总工程师/分公司副总经理/分公司总工程师
业务管理
400
500
职能管理
300
400
副总监/分公司总监/分公司副总工程师
业务管理
300
400
职能管理
260
300
部门经理
业务管理
300
300
职能管理
200
200
销售人员
A类
200
300
B类
200
260
C类
150
200
其他
A类
200
具体核定
B类
100
具体核定
C类
50
具体核定
备注：
5.3.11.1其他人员由各部门主管根据其工作内容判断是否给予手机话费报销。
5.3.11.2业务管理包含部门：销售部、工程部、技术中心、设计部。
5.3.11.3职能管理包含部门：人力资源部、总经理办公室、财务部、审计部、采购部、战略规划与市场部、项目执行部、投资发展部、融资部。
5.3.12附表2：项目部人员话费标准：

人员类别
公司
（元/月）
项目现场
（元/月）
标准说明
项目经理
A类
0
260
移动电话报销标准
B类
50
260
C类
100
260
项目总工
A类
0
200
移动电话报销标准
B类
50
200
C类
100
200
员工
A类
0
100
移动电话报销标准
B类
50
100
项目施工现场固定电话
500

5.3.13附表3：《通讯费及交通费调整申请表》

通讯费及交通费调整申请表
部门名称：
序号
姓名
职务
类别
手机号码
原标准
（元/月）
新标准
（元/月）
备注说明
1

2

3

部门主管 ： 　　　 总裁 ：
人事行政总监： 副总裁:

5.4外出差旅费报销规定：
5.4.1分地区住宿、交通、伙食标准

单位:元/天
母公司
分（子）公司
A
B
C
D
住宿
交通
伙食
住宿
交通
伙食
住宿
交通
伙食
住宿
交通
伙食
副总裁

400
50
60
340
40
50
290
30
40
250
30
30
副总经理、总工程师
总经理
320
50
60
260
40
50
210
30
40
170
30
30
总监、副总工程师
副总经理、总工程师
290
50
60
230
40
50
180
30
40
150
30
30
副总监
总监、副总工程师
260
50
60
200
40
50
160
30
40
130
30
30
部门经理
部门经理
240
50
60
180
40
50
140
30
40
120
30
30
其他员工
其他员工
220
50
60
160
40
50
130
30
40
120
30
30

5.4.2地区类别划分
5.4.2.1 A区:北京、上海、广州及深圳、珠海、等特区。
5.4.2.2 B区:省会城市及天津、重庆。
5.4.2.3 C区:除上述A、B城市以外的其他城市。
5.4.2.4 D区:县级市、县城。
5.4.3食宿报销规定
5.4.3.1住宿费按照实际住宿天数(凭有效住宿发票)限额内据实报销，超额自负。伙食费、交通费按规定标准报销。
5.4.3.2员工参加培训班或开会，如会务组统一安排食宿，公司不再另行报销伙食及交通费用；培训班或会议所在地员工不报销伙食及交通费用。
5.4.3.3司机因工连夜开车，按出差目的地住宿标准的40%报销住宿费。
5.4.3.4多人出差，两位同性别员工需住一间房，副总裁及以上人员除外。不同级别住宿标准本着从低原则。
5.4.3.5出差期间当日有招待费发生,则当日不再报销其他伙食费用。
5.4.4交通费用报销规定
5.4.4.1乘坐火车晚8时至次日晨7时之间，在火车上过夜六小时以上，或连续乘车时间超过12小时，方可购买卧铺火车票。
5.4.4.2公司员工符合乘坐硬卧条件而购买硬座车票时，分别按火车慢车和直快列车硬座票价的60%，特快列车硬座票价的50%报销费用，乘坐新型空调特快列车和新型空调直达特快列车的，分别按硬座车票的30%报销费用。火车订票费每人每票在35元内，准予报销。
5.4.4.3乘坐长途汽车要有当地公交运输部门正式票据，并要求填写说明起止地、乘车时间。长途包车及包出租车不予报销。
5.4.4.4公司员工一般情况下乘坐火车,必要时乘坐飞机(经济舱)或高铁,事先需经总裁同意。
5.4.4.5公司总裁以下人员出差最高可乘坐轮船三等舱。
5.4.4.6出差时间计算：起程时间在当日12时前按全天计算，12时后按半天计算,返程时间在当日12时前按半天计算，12时后按全天计算。
5.4.4.7双人出差，其交通费用为单人规定标准的1.2倍，三人出差为单人规定标准的1.5倍。
5.4.4.8员工出差有公司派车，不再报销其他交通费用。
5.4.5其他规定：
5.4.5.1员工到外地出差不慎将票据丢失，当事人需书面递交申请, 说明丢失原因,经总裁签字后, 伙食费用、往来机票或火车票按票价金额全额报销,住宿及当地交通费用按标准减半报销,员工到外地出差住宿亲友家,根据本人书面说明, 由总裁签字后,按住宿标准的50%报销。
5.4.5.2公司员工（含司机）在咸阳、铜川，闫良等西安市区外的各周边县、市出差，当天返回的，每天中午报销伙食费10元，当天不能返回的，按出差标准报销。
5.4.5.3出差期间，因非工作需要的参观费用均由个人承担，未经总裁批准，不能以公款请客送礼。
5.4.5.4公司已为经常出差的员工办理“世纪行人身意外伤害保险”，如出差途中，人员及车辆发生意外事故，均由保险公司支付相关费用，公司不再支付其他费用。
5.5车辆使用费报销规定：
5.5.1司机报销过桥费，停车费应注明地点，时间，验证人，方可报销。
5.5.2客户及公司内部用车需填写出车单，费用由人事总经理办公室按派车记录、公里数分摊计入各部门，按月核计。
5.5.3按照公司车改方案报销车辆交通费的各级管理人员在公司住地市区（含附近相同电话区号的区域）内业务用车，一律使用个人车辆，公司不再报销其他费用。
5.5.4在公司住地市区（含附近相同电话区号的区域）以外业务用车，若因公司无法派车，使用其他人员车辆，需报总经理办公室门备案，油费报销标准为每100公里10升油，同时享受每公里0.3元的汽车损耗费。报销票据抬头必须填写公司名称“XXXXXX股份有限公司”方可报销。油价随所在地市场油价（93＃汽油）浮动调整。附表为部分地区公里数明细：
陕西周边业务点公里数及油费明细表
序号
地点(往返)
公里数
备注
1
西安-宝鸡
400
1.公里数为业务点往返公里数；
2.近期油价7.41元/升（93#汽油），油价随市场油价浮动调整；

2
西安-田王
80
3
西安-蓝田
160
4
西安-兴平
140
5
西安-咸阳
80
6
西安-临潼
100
7
西安-铜川
260
8
西安-永济
600
9
西安-咸阳机场
120
10
西安-闫良
160
11
西安-眉县
265
5.5.5司机的各项罚款一般不予报销,特殊情况需总裁签字后方可报销。
5.5.6出差期间，自驾车出行人员必须安全行驶，遵守交通规则；出行车辆必须购买商业保险。
5.5.7司机及员工自驾车出差报销费用，报销人需注明出差期间行车区间。过路过桥费实报实销，油费报销以过路过桥费的票据发生地及起讫日期，驾驶车辆的车型及排量为审核依据，据实报销。如油费报销异常，公里数以“百度地图”公里数（偏差±10公里内），耗油量以百公里10升为参考依据。非出差期间发生的油费不予报销。
5.6办公用品购买及报销规定：
5.6.1公司办公用品由人事总经理办公室统一采购，各部门不得擅自购买。
5.6.2人事总经理办公室应将办公用品,根据各部门人数,纳入定额管理,需要采购时,应列明采购计划清单,按照审批程序，同意后方可购买,并及时办理入库报账手续。
5.6.3办公用品发放时,应严格控制在定额内发放,此外对单位价值在50元以上的耐用办公用品,人事总经理办公室门在发放办公用品的同时,还应按使用时间,登记个人使用备查册。
5.6.4员工离职时,50元以上办公用品应及时交回人事总经理办公室,否则,不予办理离职手续。
5.6.5项目施工现场，需购买办公用品，应列明采购计划清单,按照审批程序，同意后方可购买。发票随其他票据一起寄回公司报销。
5.7费用报销审批权限同借款审批权限。
5.8公司员工在借款或费用报销时，如遇总裁出差或其他事由，无法在信息化及票据纸面进行审批，将需办理业务的相关票据交由财务部，并向财务部描述需办理业务的相关信息，统一由财务部与总裁沟通，再根据总裁审批结果办理业务。
6.1附则
6.1.1本制度由财务部负责编制、解释并检查、考核。
6.1.2 本制度报总裁办公室批准后颁布实施。
6.1.3本制度实施后，原有的类似制度自行终止，与本制度有抵触的规定以制度为准。
6.1.4本办法自下发之日起实施。
7.1、引用文件
无
8.1附件
无
--------------------------------------------
附加说明：
本规定提出部门：财务部
本规定归口部门：财务部
本规定起草人：曹孟源
本规定审核人：徐 艺
本规定批准人：邢玉民
本文件使用范围：公司各部门