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外协商管理规定最新

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2020年4月19日
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外协商管理规定

为提高公司的服务质量，提高项目执行的工作效率，有效避免造成项目活动中执行过程的失误和过错事件的发生，及时处理客户因质量、管理、态度、服务等原因的投诉、抗议、扣款的事件，公司认为有必要进一步加强对外协商的管理和监督，特对外协商管理规定如下：

1.外协商档案管理办法
1.1 公司对外委托的供货商、租赁方、制作者、劳务人员、合作伙伴等，我们统称为外协商。所有外协商由公司财务部及执行部统一管理，财务部审计员针对外协商，建立起一套多层次、完善、分级管理的资料系统和网络系统；
1.2 审计员建立外协商档案，结合公司预决算管理类型，分为材料物资、系统设备、演艺人员、媒体统筹、服务及其它等五大类；
1.3演艺人员外协资料由公司执行部派专人具体负责，媒体统筹部分资料由客户部负责
1.4完善对供货商、合作伙伴等单位和个人档案资料的分级管理，分等使用的制度，同时扩大对外协商的选择范围。审计部(或行政部)应积极配合业务部门对外协商的档案收集和整理工作，形成系统资源。不断推陈出新，实行优胜劣汰制，优中选优。不但要做横向的比较，还要多做纵向的参考。将性价比提升到一个较高水平，针对不同的客户选择与之相适应的外协商或合作伙伴，以最优的性价比服务于公司的客户。五大类外协商中，根据各外协商的综合水平进行分析，共分为三级：
1.4.1 A级外协商：信誉良好、实力强、服务质量高，有大型活动执行经验，有重大项目活动可指定A级外协商合作，保证项目顺利优质执行；A级外协商必须向公司提供其营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、公司简介、公司业绩表以及相关联系人基本联络信息；
1.4.2 B级外协商：保证公司常规活动的正常进行，性价比优，服务良好，同时也要提其营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、公司简介、公司业绩表以及相关联系人基本联络信息；
1.4.3 C级外协商：新进入公司的外协商。

2．外协商管理办法
2.1 项目工作小组在活动执行前，向执行部提出活动的具体要求，执行部据此向审计员提供适合的供货商和合作伙伴，审计员经对资质及报价审核后批复价格至项目负责人。制作物超过一定金额（具体视项目而定）的项目报价，执行部与审计员需共同提供三家以上外协商进行竞标，力争选用性价比最高，工作责任心最强的单位或个人作为合作者，如为时间较为紧迫的情况下，可由审计员根据以往报价提出两家外协商以供项目负责人选择。对在以往合作过程中，多次发生问题或事故而又无明确改观的单位和个人，要坚决取缔，拒绝合作，严禁拿公司的利益做个人感情交易。一经发现，严肃处理，并赔偿由此而造成的全部直接和间接损失；
2.2 财务部审计员及会计致力于服务公司各业务部门，负责审计和监督业务部门与外协商的合作过程和最终结果。确定合作项目后，审计员配合业务部门与外协商签订专项经济合同，其合同中必须注明对外协项目的专项要求、外协服务标准、违约责任、付款条件等条款，彻底杜绝口头协议或人情合同，所有外协商合同由审计部审定，财务总监签字盖章，方为有效合同；会计员负责审核每个项目中的现金流，根据现金借款额、付款周期、结算周期等对外协商进行评估；所有外协商根据市场情况报价，若有价格变动，需及时以书面形式盖章后报予我公司，原则上为一季度提供一次。
2.3. 对已选用的外协商一经确认，应着力加强管理和督导，并做好与甲方的配合、协调工作，决不能直接交给甲方而放手不论。执行部应委派专人，具体负责此项工作。熟悉、了解并全程跟踪外协商在活动执行中的工作过程和服务质量，对执行过程中发生的失误和过错要及时纠正、尽快弥补；

3.失误处理
3.1在活动的具体执行过程中，项目负责人应随时保持和加强与外协商、客户方代表的联系和沟通，尽可能提高执行力度的精准率；将可能发生的事故或隐患消灭在萌芽状态；
3.2 在活动执行过程中，一旦发生质量问题，项目负责人应及时上报审计部并将该项目管登记在案，严禁隐瞒不报。重点分析、总结事故的原因，查找解决问题的方法，杜绝、预防此类事件的再次发生。作为活动结束后的总结材料和个人综合能力的评价依据；事故原因及过程需由行政人事部通报客户部及执行部，以防下次发生类似事件。
3.3 系外协商故意行为的，公司不再支付任何费用，并保留追究其经济责任和其它法律责任的权利，并将该外协商列为不得使用的外协商名录中；
3.4 系公司管理人员无力及时处理又知情不报，给公司造成经济损失的，该项损失视情况及比例由经办人员和项目小组负责人承担，管理部上报管理层给予相应的经济或行政处罚。
3.5 因外协商而引发的工作纠纷、预算成本增加和工期延误等问题；
3.5.1 双方或多方工作时由于沟通不畅引发的纠纷，项目负责人应帮助具体经办人员解决，解决不了的上报公司负责人层帮助解决，以保证活动的正常进行；
3.5.2 增加的预算；
3.5.2.1执行过程中外协商单方面增加外协合同预算，公司应将视其单位为违约，并保留追究其经济法律责任的权利；
3.5.2.2 因公司方面或客户方面要求增加外协合同预算，项目负责人应及时提交情况说明材料，审计部按责任划分其款项的归属，按补充合同办理相关手续，同时增加项目决算金额；
3.5.2.3 外协商无正当理由延误工期，且甲方又不予确认，公司将视其为违约，并保留追究外协商经济、法律责任的权利。
3.6 因外协商原因发生的甲方扣款事件，财务、审计部除按甲方所扣款项的同等比例扣除外协商的款项外，还要追究内部管理人员的管理责任；
3.7属外协商全部责任的；
3.7.1造成无法挽回的后果，除不再支付尾款外，并按合同规定追究其经济法律责任；
3.7.2 出现失误后及时弥补的，对外协商的扣款大于甲方的扣款比例，其总额以不低于合同总额的30%为限；
3.8 属外协商与公司员工共同承担责任的；
3.8.1 其项目负责人的扣款比例不得少于甲方所扣款额的30%，该款首先在项目奖金里扣出，奖金不够扣，由工资里扣除，直到扣完为止；
3.8.2 其外协商的扣款比例不得少于甲方所扣款额的40%，该款应在合同尾款中扣出。

4.付款条件
4.1 预付款条件
4.1.1 对于制作类外协商，签订合同时，合同额伍仟元以上的，可预付30%的工程款，活动结束后按规定支付尾款。长期合作商不再支付预付款；
4.1.2 对于租赁类外协商，签订合同时，可预付30%的租赁款，活动结束后支付尾款；
4.1.3 对于采购类外协商，签订合同，物品到场经检验合格后付所购物品全款，付款后发生的质量问题由具体检验人员负责；
4.1.4 对于劳务类外协商，签订合同时，一般不支付预付款，活动结束按规定支付。
4.2 尾款支付条件
4.2.1 对已按要求履行合同的外协商，公司财务部应凭已经办理好了项目决算，30个工作日内付请全部尾款，遇法定节假日和每周五、每月末最后两日等时间段，因财务部不办理对外款项的支付手续，采取顺延的办法；
4.2.2 所有报销凭单，都必须帖附国家税务部门认可的正式发票，白条、收据一律
不结算尾款，无特殊情况，不再采取代扣税金的办法。
4.2.3.劳务费的支付：对已按要求履行合同的劳务人员，原则不在现场支付其款项，在活动结束一周，本人或代理人持有效证件，到公司结款；
4.3.此规定同样适用于公司其它部门对外的物品采购和设备的添置工作；
4.4公司各部门、小组和个人不得私自与外协商签定外协合同。若有类似出现，公司将视其为无效合同；
6． 附件
《外协商信息表》
《项目制作考核表》
《外协商半年考核表》
《季度询价表》
《特殊制作留稿》

外协商信息表
公司全称

公司性质

办公地址

电 话

厂 址

电 话

公司网址

联系人1
姓名及职位电话

联系人1
签名及印鉴留存

联系人2
姓名及职位电话

联系人2
签名及印鉴留存

联系人3
姓名及职位电话

联系人3
签名及印鉴留存

公司主营内容：

公司营业执照复印件粘贴处

原件审核： 审核日期：
公司税务登记证复印件粘贴处

原件审核： 审核日期：
公司法人身份证复印件粘贴处

原件审核： 审核日期：
项目制作考核表
项目名称： 项目负责人：
项目时间： 项目决算额：
1.、材料物资制作及购买 填报人：
考核仅针对本项目成本主要构成部分，及主要外协商进行考核；
考核按1-10分进行评分，1-3分为差，4-6分为一般，7-9分为良好，10分为超级优秀
项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

2系统设备及租赁类 填报人：
考核仅针对本项目成本主要构成部分，及主要外协商进行考核；
考核按1-10分进行评分，1-3分为差，4-6分为一般，7-9分为良好，10分为超级优秀
项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

3演艺人员 填报人：
考核仅针对本项目成本主要构成部分，及主要外协商进行考核；
考核按1-10分进行评分，1-3分为差，4-6分为一般，7-9分为良好，10分为超级优秀
项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

4媒体统筹 填报人：
考核仅针对本项目成本主要构成部分，及主要外协商进行考核；
考核按1-10分进行评分，1-3分为差，4-6分为一般，7-9分为良好，10分为超级优秀
项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

5服务 填报人：
考核仅针对本项目成本主要构成部分，及主要外协商进行考核；
考核按1-10分进行评分，1-3分为差，4-6分为一般，7-9分为良好，10分为超级优秀
项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

项目
评分
供应商名称
等级
备注

外协商季度考核表
公司全称

公司性质

办公地址

电 话

考核周期
年 月--- 年 月
当前等级

本期参与项目及评分：
项目一：

项目二：

项目三：

综合评分：

评定等级：

参与评定人

等级条件：

季度询价表

公司签章

公司性质

办公地址

电话传真

询价周期
年 月--- 年 月
当前等级

公司类别：

付款条件

项目
单位
单价
材质
工艺
人工
包装
备注

审计员： 制作归档： 财务归档：

特殊制作留稿
（贴照片处）

（A）

（B）
材质描述：喷绘、桁架、木作、雕刻
工艺描述：喷绘在桁架上做底，上覆木作凸出浅色部分，亚克力雕刻字体粘覆。
工费情况：
项目名称：

制作规格：

成本报价：

填制日期：