宁波市数字档案馆应用系统建设方案.doc

宁波市数字档案馆建设项目

宁波市数字档案馆

应用系统建设初步设想

（2007年5月）

目 录
第一章 概述 3
第二章 需求分析 4
第一节 现状分析 4
2.1.1 网络现状 4
2.1.2 基础设施现状 4
2.1.3 资源建设现状 4
2.1.4 应用系统现状 5
第二节 需求分析 5
2.2.1 功能分析 5
2.2.2 用户分析 8
2.2.3 接口/整合需求 9
第三节 建设目标 10
第三章 总体设计 11
第一节 设计原则 11
第二节 网络架构设计 12
第三节 技术架构设计 13
3.3.1 Java B/S开发技术 13
3.3.2 J2EE中间件技术 14
3.3.3 MVC开发模式 14
第四节 基础设施要求 15
3.4.1 硬件设施要求 15
3.4.2 安全保障体系 17
3.4.3 系统软件/平台软件 18
第五节 标准体系建设 20
第六节 应用架构设计 21
第四章 应用设计 24
第一节 办公自动化系统 24
4.1.1中信办公自动化系统 24
4.1.2 日常办公管理 26
4.1.3 组织人事管理 32
4.1.4 办公资源管理 33
第二节 档案业务综合管理系统 35
4.2.1“光典”档案信息资源管理系统 35
4.2.2 扫描加工管理 36
4.2.3 档案资源建库 37
4.2.4 档案资源管理 38
4.2.5 档案资源利用 41
4.2.6 虚拟档案室 41
4.2.7 分布式目录中心 43
第一章 概述
21世纪，经济全球化、社会信息化的浪潮不仅深刻地影响着人类社会历史发展的进程，而且深刻地改变着人们工作、生活和思维的方式。作为人类社会不可或缺的信息资源之一的档案，面临着全球信息化趋势的巨大冲击：以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境逐渐形成，电子文件的大量产生和应用，使得档案信息迅速地向电子化、数字化、网络化的方向发展。面对这种严峻的挑战，如果缺乏相对完善的档案信息化管理方案，不仅将造成档案工作与社会发展的严重脱节、影响和制约社会各个领域的信息化进程，而且将存在电子政务中产生的浩瀚的电子文件资源因缺乏有效管理而流失、损毁的危机。
宁波市档案局（馆）是中共宁波市委、宁波市人民政府直属事业单位，履行全市档案事业行政管理和市级档案保管、利用职能，按照“统一领导、分级管理”原则，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导；负责征集、接收和保管宁波市直属（包括原宁波地区）各机关、团体、企事业单位、著名人物形成的档案，以及建国前本地革命历史档案和旧政权档案，并提供档案为社会主义各项事业建设服务。
宁波市档案事业发展“十一五”规划已列入宁波市“十一五”规划体系。在宁波市建设“文化大市”的大好时机，宁波市档案局（馆）将大力推进档案信息化建设的进程，通过“宁波市数字档案馆”的建设，把档案馆建设纳入“文明城市”测评标准，同时完善服务机制，改进服务方式，丰富服务手段，加强档案馆的功能建设，全面增强档案馆的社会服务能力，充分发挥档案馆“四位一体”的功能，不断提高创新能力，探索整合档案资源的新模式，提高档案服务的深度和广度，使档案工作在为领导服务、为社会服务、为群众服务的过程中实现自身价值，真正发挥档案在经济建设、政治建设、文化建设、社会建设和党的建设等各个方面的独特作用。
“宁波市数字档案馆”建设既要体现档案事业行政管理的要求，也要满足档案业务管理的要求，切实为宁波市档案局（馆）的各级工作人员服务，提高工作效率，降低劳动强度，全面增强宁波市档案局（馆）的行政管理能力和档案业务管理能力。
第二章 需求分析
第一节 现状分析
2.1.1 网络现状
宁波市档案局已经建成了局馆内部的局域网，并且将局域网整网接入了宁波市政务外网，便于将来档案信息资源的采集、管理和利用。按照宁波市的统一部署，政务外网采用MPLS VPN技术划分为公众服务专网和资源共享专网两个子网。公众服务专网用于给广大社会公众提供信息发布服务，社会公众通过因特网可以访问公众服务专网，但公众服务专网内的用户或系统不能访问因特网。资源共享专网用于为宁波市各委办局提供相互信息资源共享服务，位于资源共享专网上的用户及应用系统可以通过统一的因特网出口访问因特网，但因特网上的用户及应用不能访问资源共享专网。资源共享专网上的用户及应用可以访问公众服务专网，但公众服务专网则不能访问资源共享专网。
宁波市数字档案馆项目建成之后，其主要部分将依托宁波市政务外网网络平台面向各委办局单位（资源共享专网）和广大社会公众（公众服务专网）提供信息服务。
2.1.2 基础设施现状
宁波市档案局的信息化基础设施相对比较薄弱，目前除了网络和PC终端已经配备、机房场地已经预留之外，信息化建设所必须的主机设备、存储设备、安全设备以及系统软件等基础设施尚未建设。基础设施建设需要在应用系统建设之前完成，本方案不专门针对基础设施建设进行描述，只是提出应用系统建设对基础设施的要求。
2.1.3 资源建设现状
宁波市档案局现有馆藏档案15万卷，采用自行扫描加工的方式进行数字化建设，预计到2010年，将完成10,000,000页的扫描任务。按照600K/页（按照扫描图片Tiff格式400K/页，转换成PDF格式之后200K/页，两份同时保存）计算，总共需要6TB的容量。
宁波市档案局下属立档单位达到200多家，以政府委办局单位为主，主要通过政务外网相连。在数字档案馆项目实施之后，这些单位将通过政务外网上报档案目录、现行文件、电子公文等数据。截止到2010年按照每家单位20GB数据计算，200家单位共计需要4TB的容量。
以上数据量总共10TB左右，再加上数据冗余的开销，主存储系统至少需要11TB的裸存储容量。
2.1.4 应用系统现状
宁波市档案局现有一套档案目录管理软件，采用SQL Server数据库，由于开发时间较早，在数字档案馆项目建成之后将不再使用现有系统，但需要将现有的170多万条目数据导入新系统。
下属立档单位情况差别较大，大部分单位使用全市统一的政务内网上的公文收发系统，但在政务外网上有自己的OA系统、没有OA系统、有自己的档案室管理软件、没有档案软件等各种情况都有，而且OA系统、档案系统的版本、技术架构、开发单位都不一致。
第二节 需求分析
2.2.1 功能分析
宁波市数字档案馆项目将分成二期建设。一期建设目标在2006年12月—2007年12月底完成，建设内容包括：数字档案馆网络基础设施及软硬件平台建设；档案资源库建设；初步搭建公众服务专网网站、资源共享专网网站；档案业务应用系统建设；开展馆藏档案数字化加工等。二期建设目标在2008年1月—2008年12月底完成，建设内容包括：完善公众服务专网网站和资源共享专网网站功能，扩充二个网站的内容，形成宁波市电子政务信息集中与发布中心；建设宁波市档案目录和电子公文接收中心；建立和健全宁波市档案信息交换系统；进一步完善和扩大档案资源库和数字化加工建设等。
从应用系统功能上来说，主要包括三个网站（门户）、两个应用（办公自动化系统和档案业务综合管理系统）和一个系统（安防和环境监控系统）。应用系统的部署以及相互之间的关系如下图所示：

其中安防和环境监控系统相对比较独立，三个网站（门户）的技术路线自成一派，本方案将重点对办公自动化系统和档案业务综合管理系统这两个应用系统进行描述。
2.2.1.1 办公自动化系统
办公自动化系统包括日常办公管理、组织人事管理和办公资源管理三部分，每部分又包括若干功能模块，功能模块结构图如下所示：

2.2.1.2 档案业务综合管理系统
档案业务综合管理系统是宁波市数字档案馆的核心业务系统，从功能上覆盖了档案信息资源的采集、加工、管理和利用，从范围上涵盖了市局馆内部、各委办局档案室以及各区县档案局馆。档案业务综合管理系统可以包括以下六个子系统：

各子系统大致的功能需求如下：
ü 扫描加工管理：实现纸质档案数字化加工全过程的流程化管理，包括扫描加工、图像处理、质检管理、OCR识别、格式转换、打包上传、文件合并、目录关联等功能；
ü 档案资源建库：各种类型档案的著录、校对、入库功能，电子公文和现行文件的收集功能、立档单位的数据上报和接收功能，档案移交接收功能，并且提供历史数据的导入功能；
ü 档案资源管理：对各种类型档案进行归档、整理、编目、编研、查询、统计、鉴定等管理功能，其中含专题档案的管理功能；
ü 档案资源利用：提供实体档案和电子档案的查询、借阅管理，包括借阅权限的控制、借阅审批、调归卷管理等功能；
ü 虚拟档案室：主要针对各市级机关单位档案室，在政务外网上提供管理本单位公开现行文件、公开档案目录，及与市档案局进行业务咨询与指导的交互功能，提高档案信息规范化管理与一体化管理水平；
ü 分布式目录中心：主要面向各区县档案局馆，在政务外网上建立一门式档案目录检索系统，采用先进的Web Service技术实现全市各级档案目录数据库的一门式联网检索，实现分散异构档案数据的逻辑整合和共享。
2.2.2 用户分析
宁波市数字档案馆应用系统需要面向局馆内部（50~60人）、各委办局立档单位（约200家）、各区县档案局馆（6区3市2县）和广大公众提供档案信息服务，OA系统和档案系统的用户简要分析如下表所示：

子系统
面向用户
主要角色
办公自动化系统
局馆内部用户
局领导、处室领导、业务人员、系统管理员
扫描加工管理子系统
局馆数字化加工中心
负责人、质检员、著录员、扫描员
档案资源建库子系统
局馆内部用户（接收征集为主）、立档单位用户
业务人员、档案管理员、系统管理员
档案资源管理子系统
局馆内部用户（档案管理为主）
业务人员、档案管理员、系统管理员
档案资源利用子系统
局馆内部用户、立档单位用户、其他合法用户
普通利用者、授权利用者、特许用户、档案管理员等
虚拟档案室子系统
立档单位用户
业务人员、档案管理员
分布式目录中心子系统
局馆内部用户、区县档案局馆用户、其他合法用户
上报人员、接收人员、管理人员、利用人员

2.2.3 接口/整合需求
在宁波市数字档案馆应用系统的建设过程中，需要实现以下方面的接口：
1. 完成用户权限平台和CA认证系统的接口，实现单点登录功能；
2. 完成应用系统和邮件系统、短信平台的接口，实现即时消息提醒功能；
3. 完成外网门户和宁波市政府门户的接口，实现部分信息向宁波市政务门户的发布；
4. 完成市局OA系统和区县局OA系统的接口，实现部分文件资料的收发；
5. 实现市局档案系统和区县局、各委办局立档单位档案系统的接口，实现现行文件、电子文件的移交接收；
6. 实现市局OA系统和内网门户系统的接口，将内网门户接收到的市委、市府文件导入OA系统。

除了接口之外，还需要实现以下方面的整合需求：
1. 完成政务门户和OA系统、档案系统的整合，在统一的用户权限平台基础上实现统一用户管理、统一身份认证、统一权限控制和单点登录；
2. 完成OA系统和档案系统的无缝整合，实现电子公文文档一体化功能；
3. 集成一体化信息发布平台，实现三网信息门户的多站点管理和一档多发功能；
4. 集成电子签章系统，实现电子文档的签章功能；
5. 集成全文检索引擎，实现全文检索功能；
6. 集成即时通讯工具，实现多种形式的消息提醒。
第三节 建设目标
宁波市数字档案馆总体建设目标是：利用现代网络技术、海量数据存储和非结构化数据库技术及智能检索技术，开发一套与数字档案馆相配套的应用系统，提供数字档案管理的整套方法及相关软件；建立超大规模的、高度有序的分布式数字档案资源库群；加强档案资源的利用，并通过网络向政府和公众提供高效服务；根据国际和国家相关的标准规范，研究制定一套相关标准规范；力争通过3年的努力，建设成管理标准化、服务网络化、安全可靠与宁波市经济社会发展相适应，具有先进水平的数字档案馆。
本方案主要针对宁波市数字档案馆的应用系统建设进行描述，重点介绍办公自动化系统和档案综合业务管理系统这两个核心应用系统。

第三章 总体设计
第一节 设计原则
宁波市数字档案馆应用系统的建设应遵循下述原则：
l 易用性
界面友好，易学易用，具较好的互操作性，便于系统的集成。在整体设计思想上要具备适度的超前性，并具有强劲的文档管理、搜索等功能。各功能模块均要有简单实用的在线帮助功能。
l 安全性
系统应结合身份认证等安全手段，将用户分级管理，设置不同的访问权限，建立良好的安全保障机制，确保系统安全。
l 经济性
系统设计要充分考虑宁波市档案局信息化建设的现状，结合业务需求和投资规模，力求达到最佳性能价格比和最优的平衡点。
l 开放性
必须要与相关系统实现无缝连接，要使系统具有很大的开放性，方便进行数据交换，数据交换的格式按国家/省档案局的相关标准格式定义，保证在将来较长时间内可以达到通用的目的。
l 可扩展性
在系统的设计中，应充分考虑到整体系统的可扩展性。满足随着业务的不断发展而随时增加的数据量和用户的需求。能通过自扩展的方式适应新类型的文件、文件和资料；业务处理功能在一定程度内的增加或变更等需求不会影响系统的体系结构，并能在最短的时间内实现新的需求。
l 可管理性
系统的设计必须考虑到工程实施完成后系统的操作与维护，因此，该系统必须具备较强的可管理性和易维护性，便于系统管理人员能够尽快熟练地掌握该系统的操作和管理技术，以保证系统能安全可靠地运行。
第二节 网络架构设计
宁波市数字档案馆建设过程中，可以将网络划分成三个部分：
1. 资源共享专网（局域网）：宁波市档案局局域网整网接入宁波市政务外网的资源共享专网，在物理上为一个网，通过政务外网和上级档案局馆、各区县档案局馆以及各委办局立档单位相连，可以进行数据交换和档案信息服务；
2. 公众服务专网：是宁波市政务外网上的一个专网，和资源共享专网逻辑隔离，资源共享专网上的用户及应用可以访问公众服务专网，但公众服务专网则不能访问资源共享专网；资源共享专网和因特网逻辑隔离，社会公众通过因特网可以访问公众服务专网，但公众服务专网内的用户或系统不能访问因特网；
3. 政务内网：现在的政务内网即为原来的政务专网，应用主要有内网公文接收，内网公文接收功能主要是为档案局领导及机要人员服务，用于接收宁波市委、市政府的涉密文件等。政务内网和政务外网物理隔离，两者之间的数据交换只能通过移动介质进行。

三部分网络的架构示意图以及应用系统的部署情况如下所示：

第三节 技术架构设计
3.3.1 Java B/S开发技术
Java B/S模式是因网络而产生的最适合于网络社会的应用开发模式，具有标准化、高效率、易操作、易实现等优点，可以完成跨空间、实时的信息传输和数据共享。基于该模式的应用既可以运行在局域网上，也可以运行在因特网上，可以实现真正意义上的超远程办公和查询，对客户端的要求极低，只需要一台PC机和一个浏览器，易于使用，客户端无需维护，这些优势都是传统的C/S模式所不具备的。
另外，考虑到系统的移植性和将来的扩展性，有可能在Unix、Windows、Linux等操作系统环境下移植，因此我们采用跨平台的Java B/S开发技术进行建设。
3.3.2 J2EE中间件技术
J2EE是以中间件技术EJB为基石的一整套开发B/M/S（浏览器/中间件/服务器）多层架构的跨平台高性能的技术框架，以下是J2EE的基本原理图：

操作过程如下：
² 用户通过表示层JSP界面向WEB服务器发出请求；
² 通过WEB服务器控制层的调度，调用对应的JavaBean；
² JavaBean再去调用EJB容器中的EJB组件，两者之间的通讯采用远程过程调用（RMI——Remote Method Invocation）方式；
² EJB从数据库中取得数据，返回给JavaBean；
² JavaBean再返回给JSP页面，响应用户的请求。
3.3.3 MVC开发模式
MVC简单地说就是Model（业务模型）、View（界面表示）和Controller（页面控制），是SUN公司倡导的最新B/S开发模式，已经在国外大型B/S应用系统中得到广泛应用。MVC开发模式的应用可以大大提高应用软件的产品化程度，缩短软件开发周期，减少后期维护工作量，提高应用软件开发的效率和质量。
以下是MVC开发模式用UML类图和协作图的表示情况：
类图：

协作图：

第四节 基础设施要求
3.4.1 硬件设施要求
3.4.1.1 网络和主机要求
任何应用系统的建设都脱离不了网络和硬件的支持，而且不同的应用系统对网络和硬件有不同的要求，本系统对网络和硬件设施的要求大致如下表所示（最低配置、推荐配置和理想配置）：
分类
最低配置
推荐配置
理想配置
网络
10兆以上局域网，相关的接入设备、路由设备、安全设备
千兆主干，百兆桌面，相关的接入设备、路由设备、安全设备
千兆主干，百兆桌面，核心交换机冗余，完备的接入设备、路由设备、安全设备
硬件
服务器
数据库、应用服务器共用一台PC服务器：CPU至强1G以上，内存1G以上，硬盘80G以上（数据库服务器带磁盘阵列）
数据库、应用服务器独立PC服务器或同等配置小型机：CPU 至强2G以上，内存2G以上，硬盘143G raid1（数据库服务器带磁盘阵列）
数据库、应用服务器独立PC服务器双机集群或同等配置小型机集群：CPU 至强2G以上，内存4G以上，硬盘143G raid1（数据库、应用服务器接入SAN存储系统）
客户端
CPU PIII800以上，内存128M以上，硬盘10G以上，显示器分辨率800*600以上PC机；IE5.5以上浏览器
CPU PIV以上，内存256M以上，硬盘20G以上，显示器分辨率800*600以上PC机；IE5.5以上浏览器
CPU PIV以上，内存256M以上，硬盘40G以上，显示器分辨率1024*768以上PC机；IE6.0以上浏览器

3.4.1.2 存储系统设计
SAN（Storage Area Network，存储区域网络）是近年来比较流行的存储理念，它为业务数据的级数增长和应用系统的高速扩展提供了广阔的天地。SAN是指独立于服务器网络系统之外的高速存储网络，这种网络采用高速的光纤通道作为传输媒体，以FC+SCSI的应用协议作为存储访问协议，使用户获得不低于100MB/s的数据系统访问速率。SAN是计算机系统和存储系统的一种理想的配置方式，它把诸多LAN/WAN的概念应用于计算机系统和存储设备之间的连接，因而为存储设备之间以及主机与存储设备之间提供了强大而灵活的互连能力，有利于数据的集中管理和数据的无限扩展。可以说，SAN充分体现了数据对企业的价值，它使得数据系统彻底摆脱了传统的分散式管理格局，走向一体化的信息管理。
SAN体系结构为以下问题提供有效的解决方案：
Ø 存储容量的爆炸性增长；
Ø 数据存储的集中管理；
Ø 多服务器的数据直接高速备份的要求（与网络无关的备份），这种备份可以克服传统备份的令人难以忍受的对应用网络效率的冲击；
Ø 集中式备份和恢复；
Ø 多机集群系统的要求；
Ø 数据高度扩展能力的要求；
Ø 本地服务器与远程存储连接的要求；
Ø 对数据访问性能的要求，如视频系统，图像调用等。

根据2.1.3中的数据量估算，本项目需要建立裸存储容量达到11T的存储系统，我们建议在局域网核心资源库的存储中建立SAN高速存储区域网络，满足核心资源库集中管理、高速访问、数据安全的需求。
另外，还需要充分考虑完善的备份策略，配备相关的备份设备，通过备份软件实现自动化备份，通过多种备份方式的组合达到确保数据安全的目的。
3.4.2 安全保障体系
尽管在本项目建设过程中，基本不涉及到涉密数据的管理（涉密数据不能接入政务外网），但应用系统的权限控制、日志审计以及系统的高可用性保障、防病毒措施等安全保障措施还是必不可少的。
整个系统需要从物理层、系统层、应用层和管理层等各个层面保障系统安全，大致的措施简要说明如下：
1. 物理层安全：屏蔽机房、屏蔽综合布线系统、干扰器、加密机等；
2. 系统层安全：入侵检测、防火墙、网闸、漏洞扫描、防病毒系统、网络审计系统等；
3. 应用层安全： 身份认证系统、访问控制、应用审计、数字签名、数字信封、加密传输、数字水印等；
4. 管理层安全：制定安全管理与标准法规 、采取网间逻辑隔离和物理隔离、强化网络管理、运行管理、业务管理、用户管理等。
3.4.3 系统软件/平台软件
3.4.3.1 系统软件
系统软件主要包括操作系统、数据库、应用服务器和门户服务器四部分。
1. 操作系统
由于本系统的开发拟采用跨平台的Java开发技术，因此对于操作系统没有什么依赖性，并且可以实现在不同的平台上进行无缝移植，具体根据主服务器的选型决定，如果采用小型机则建议采用UNIX操作系统，如果采用PC Server则建议采用Windows 2003 Server操作系统。
2. 数据库
选择一个性能卓越、价格合理、安全稳定、可移植的数据库对于系统的稳定性、容错性、安全性、高效率和可扩展等性能将产生重要影响，而且考虑到以后应用系统的扩展和数据量的成倍增加，还需要考虑数据库的开放性和处理能力。在流行的关系型数据库中，占市场份额最大的数据库主要有五种，被称为五大数据库：IBM DB2、Informix、Sybase Adaptive Server、MS SQL Server和Oracle。经过对这些数据库的比较，我们推荐采用目前市场占有率最高、同时也是性价比最高的Oracle数据库。
3. 应用服务器
目前，世界上应用服务器品种繁多，性能也各有差别，市场占有率最高的J2EE应用服务器主要有BEA WebLogic Server、IBM WebSphere Application Server和Oracle 10g Application Server三种，这三种应用服务器基本上都能满足本项目建设的需求。
还有一些国产的中间件软件，比如金蝶的Apusic和东方通的Tongweb以及开源的Tomcat，在前期用户访问量和数据量不是很大的情况下基本上也能满足要求，但随着业务量的上升，全市各单位的推广应用，则可能会出现性能瓶颈。
4. 门户服务器
信息门户的意义体现在对后台系统的有效集成。通过和后台系统集成，将信息和业务处理过程在门户系统中进行展示，各种业务过程能够流畅地通过门户系统中进行处理，实现自动化和流水化。
在宁波市数字档案馆项目的建设过程中，三个网站（门户）的建设将采用JSR#168 Portlet技术，特别是需要集成OA系统和档案业务系统的档案局政务门户，而对于被集成的OA系统和档案业务系统而言，采用门户技术意味着需要对系统的页面展现方式进行修改，将原先的JSP/HTML展现方式改成Portlet展现方式，并部署到Portal Server的Portlet容器中。
在门户服务器方面，IBM无疑是业界的领袖，IBM WebSphere Portal Server（WPS）正在迅速成为构建企业类应用程序的标准平台。
3.4.3.2 平台软件
在办公自动化系统和档案业务系统的建设过程中，除了系统软件的支持之外，还需要集成以下方面的应用基础平台软件和工具软件：
1. 用户权限平台：是所有应用系统的基础，负责整个信息系统的组织机构管理、用户管理、权限管理和系统初始化任务，是整个信息系统的关键和基础部分。另外，用户权限平台还可以和第三方CA服务器进行集成，实现统一身份认证和单点登录功能；用户权限平台一般由应用开发商自己提供，比如中信系统管理平台CES-SYS3.0；
2. 工作流平台：包括工作流引擎、定义工具、工作流监控、管理工具、用户接口等功能模块，主要实现数字化加工、公文流转、档案鉴定、审批事项、信息发布等各种流程的自定义流转；工作流平台作为OA系统的核心组件，一般由应用开发商自己提供，比如中信工作流平台Coflow3.0；
3. 即时通讯平台：消息提醒是一个很具人性化特色的功能，不管是邮件提醒、声音提醒、提示信息还是手机短信、PDA提醒都能够让用户第一时间掌握他所关注的或者别人需要他关注的事情，从而加强信息沟通，提高工作效率。即时通讯平台的核心就是消息引擎，它可以集成到应用模块中去，使其成为应用系统的一部分，为各种消息提醒方式提供底层的支持。即时通讯平台的消息引擎部分可以采用RTX（QQ企业版）、LCS（MSN企业版）或者由应用开发商自己提供，比如中信即时通讯平台Wotalk1.0；其中邮件系统、短信平台、PDA终端需要另外配备；
4. 全文检索引擎：档案系统中有很多各种各样的文件资料，比如电子公文、红头文件、图书资料、电子刊物等等，为了快捷有效的从海量全文信息中检索出用户所需要的内容，需要实现文档资料的全文检索功能。中文全文检索是在海量非结构化信息中快速、准确获得用户所需中文信息的必备功能。全文检索引擎可以采用商品化的TRS或者天宇产品，在前期数据量不是很大（百万级以下）的情况下也可以采用开源的Lucene；
5. 电子签章系统：电子签章主要用于公文印章、档案鉴定签名和领导批示签名等场合，通过电子签章验证电子文档的完整性和真实性。电子签章可加盖在常见格式文档文件、Web页面、邮件等文件之上，可实现文档内分区域签章。可以集成第三方公司的成熟产品，比如金格科技的电子签章系统（iSignature5.0），可以将电子印章技术和电子签名技术完整的结合在一起，用来检测文档完整性和验证签章用户身份；
第五节 标准体系建设
“得标准者得天下”是IT行业的基本规则。档案信息化标准体系的建设，更是实现档案管理现代化、信息资源利用网络化的首要前提和必要基础。长期以来，由于档案信息资源库缺乏统一标准，给数据的集中和交流、资源的共享带来了极大的障碍，各单位、各部位档案信息化建设速度越快，“信息孤岛现象”就越严重。
在本系统建设过程中，将遵照以下三方面的标准：
1. 技术标准
n J2EE技术规范：从当前技术架构的发展方向、技术的成熟度和先进性、技术的扩展性和移植性等方面出发，系统采用J2EE为基本技术架构；
n XML技术标准：采用XML技术标准，作为数据交换的基本载体，实现和其它系统之间的数据交换和共享；
n MVC开发规范：MVC开发模式是一种先进的技术构架，有助于软件构件化的实现，提高系统的复用性和可维护性；
n JSR168标准：在信息门户构建和应用系统门户集成过程中，将参照JSR168规范中的Portlet技术进行构建。
2. 开发标准
n CMM规范：在需求、设计、开发、测试、实施等阶段严格遵守CMM-L3规范；
n 软件工程规范：在设计采用Rational Rose可视化建模工具统一建模。采用RUP进行需求、设计、编码、测试等软件开发过程的统一管理；
n 文档规范：严格遵循CMM-L3规范中的要求，对技术文档和管理文档进行管理。
3. 业务标准
n 编码标准：在业务数据编码上将参照国家和浙江省有关数据标准进行规范化定义，在通用编码上将参照国家标准进行规范化定义，比如地区编码、人员基本信息等；
n 公文标准：参照中华人民共和国国家标准GB/T XXX.1—2003，基于XML的电子公文格式规范以及国家档案局2005年颁布的《电子公文文档一体化业务流程管理规范(征求意见稿)》；
n 档案标准：参照国家档案局、浙江省档案局和宁波市档案局的相关标准，包括文件保存格式标准、电子文件元数据标准、电子文件和纸质文件归档管理标准、档案目录数据格式标准等等。
第六节 应用架构设计
在开发技术、系统软件确定之后，整个应用系统的架构也略具雏形，如下图所示：

总体架构描述如下：
n 系统层：也是整个系统的支撑平台，包括网络平台、硬件平台和系统软件平台，这是任何应用系统得以部署和运行的基础条件；另外还包括各种网络协议：HTTP/SSL/FTP/SMTP/XMPP/SOAP/LDAP/MMS/X.509等，分别为超文本传输、传输加密、大文件传输、收发邮件、消息提醒、数据交换、目录访问、流媒体播放、身份认证等B/S架构下的应用提供技术支撑；
n 数据层：也就是档案信息资源库，基本上和应用对应，大致可以分成：
l 目录数据库：存放各种档案目录数据；
l 全文数据库：存放各种档案全文数据；
l 多媒体数据库：存放各种多媒体档案数据；
l 办公信息数据库：存放OA系统中产生的各种办公数据；
l 网站数据库：存放三网网站（门户）的数据；
l 系统维护库：各应用系统的公共维护类数据，包括用户权限、操作日志、数据字典、初始化数据、系统配置信息等等。
n 平台层：主要是指应用基础平台和第三方工具，包括系统管理平台、信息发布平台（用于网站建设）、工作流平台和即时通讯平台四个应用基础平台以及全文检索引擎、电子签章系统、短信平台、邮件服务器、CA认证系统第三方工具，架构在平台上的应用系统一方面可以大大缩短开发周期，降低系统建设风险，另一方面可以大大提升系统的性能和稳定性；
n 应用层：也即本期项目需要建设各个应用子系统，主要是指办公自动化系统和档案业务综合管理系统两大系统，将来还可以扩展；
n 表示层：三网网站（信息门户），其中档案局政务门户同时作为局域网应用的应用集成门户，其他两个主要是网站信息发布；
n 安全保障体系：完善的安全系统是本项目成功实现的保障，系统安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面；
n 实施保障体系：系统建设的同时，应从人才、技术、资金、标准和制度等方面保证项目的顺利实施。
第四章 应用设计
本章主要对照需求对办公自动化系统和档案业务综合管理系统这两大系统进行简要的功能介绍。
第一节 办公自动化系统
办公自动化系统系统提供网上办公平台，实现日常办公、组织人事和办公资源管理功能，将在成熟OA系统基础上进行二次开发。
办公自动化系统的核心功能是公文流转办理，基于工作流平台实现，用户管理和权限管理控制功能则基于系统管理平台（预留CA认证接口），各种消息提醒基于即时通讯平台（同时集成邮件系统、短信平台和PDA终端），数字签名和电子印章的实现则基于第三方电子签章系统。
4.1.1中信办公自动化系统
中信协同办公平台(Coffice3.0)是一套遵循现代管理理念，采用先进技术开发的办公自动化软件产品，利用先进的通讯、协作技术，以便企业整合各类数据、知识与工作流程。同时，提供丰富的通讯手段，可以实现跨地域、跨空间、跨时间的通讯交流，进一步整合了人力资源，大大提高了企事业单位办公效率，节约了企业人力物力资源。
中信协同办公系统的主要功能模块如下：
a)     公文管理，公文管理模块是支持政府和企事业单位日常公文办理的一个主要模块，开发过程中参考了国家公文管理流程标准和公文格式标准，基于中信工作流平台3.0开发，支持图形化的流程定义及界面定义，支持流程实例的动态图形跟踪，而且可以方便支持各种客户化需求的二次开发。
b)     会议管理，会议管理模块主要的功能是处理会议管理需求，提供会议室管理、会议审批管理和会议室使用查询等功能,使用会议管理系统,可以帮助企事业单位更好地进行会议的组织、召开。
c)     值班管理，值班安排模块只要包括值班安排、值班登记及值班安排发布等功能，是日常办公中涉及到值班工作的得力助手。
d)     日程安排管理，日程安排管理为用户提供了日常工作和生活事件安排管理的功能，每个用户可以把自己的每天需要处理事情通过非常方便的登记功能登记到系统，系统会自动在合适的时间向用户发出提醒。日程安排模块提供了按照日、周、月以及列表四种方式的安排管理界面。
e)     通讯录及管理，通讯录是协同办公系统非常重要的通讯交流辅助模块，中信通讯录管理模块的主要特色是使用、管理方便，通讯录使用查询一改以往传统的查询方式，采用三维快速查找法，使用户仅通过鼠标简单的操作就可以找到想找的通讯记录信息。
f)     信息发布，信息发布平台是用于企事业单位内网及外网信息发布的一个基础平台，通过信息发布平台，可以为企事业单位提供齐全内网所有的信息发布和外网网站的管理发布功能。
g)     系统管理，系统管理平台是协同办公系统的一个基础平台，由它来维护和管理协同办公系统的基础数据信息。
系统主页如下所示：

4.1.2 日常办公管理
4.1.2.1 公文处理
包括公文台帐、收文管理、发文管理、内部文件和系统设置等功能模块。公文处理流程在工作流平台中定义，比如：
（一）收文处理流程

（二）发文处理流程

在流转过程中，可以直观地以图形方式查看公文流转信息，如下图所示：

在公文办理过程中，可以增加手写批注和数字签名：

也可以加盖电子印章：

4.1.2.2 计划管理
可以对计划进行登记、修改、查询、提醒、跟踪等操作。

4.1.2.3 财务管理
实现和财务系统的接口，可以在权限允许的情况下在OA系统中查询财务系统中的数据。
另外可以对各种项目经费进行管理。经费管理不同于财务管理，主要是根据项目经费预算对项目开展过程中经费的使用情况进行跟踪管理。主要功能模块包括经费预算、经费收支、经费统计等。
4.1.2.4 会议管理
会议是政府单位日常工作中经常需要的事情，对会议室的有效管理可以提高会议效率。会议室管理主要包括如下几方面的功能：
1、会议室基本信息的管理：办公室负责统一管理全院的会议室，负责登记办公室的信息并实现日常维护管理。
2、会议室预约：对需要使用会议室的单位或个人，可以直接通过该模块预约会议室，说明会议级别、参加人数、会议主题、使用时间等内容。
3、会议室安排：管理人员可以随时调阅会议室的使用安排日程，合理调配和安排会议室。
4、预约反馈：办公室在安排好会议室后，要及时发送消息或回复，通知相关单位，以做好相关准备。相关单位能够及时查询和了解相关信息。
4.1.2.5 请示管理
请示管理可以纳入公文处理中内部文件的范畴，同样基本工作流平台进行自定义流转，大致的处理流程定义如下：

4.1.2.6 信访管理
主要对来信来访信息进行登记、修改、查询、跟踪管理。包括来信管理、来访管理、统计分析、组合查询等功能模块。
4.1.2.7 宣传管理
宣传管理主要是对宁波市档案局的对外宣传工作进行登记、修改、查询、统计管理。
4.1.2.8 调研管理
宣传管理主要是对宁波市档案局各部门人员特别是领导的调研工作工作进行登记、修改、查询、统计管理。

4.1.3 组织人事管理
4.1.3.1 人事管理
将按照国家人事信息标准，实现人事信息管理，包括人事基本信息、工作简历、培训情况、病历、级别变动情况、工资变动情况等的管理。由人事部门将信息录入系统，供相关领导查询。

4.1.3.2 教育管理
主要实现岗位培训、继续教育信息管理，包括：
1． 各教学点登记录入各自的报名信息并上报至市档案局；
2． 市档案局在接收到报名信息后由系统自动生成考试编号，然后下发到各教学点；
3． 各教学点接接收考试编号信息，在考试结束后登记录入考试成绩并上报至市档案局；
4． 市档案局在接收到考试成绩后，打印证书。
4.1.3.3 党群管理
党群工作主要针对机关党委，包